供方管理制度

供方管理制度【第1篇】某物业公司供方控制管理作业指导书

目的

通过对物业管理中各服务项目的供方进行有效控制,确保公司为顾客所提供的服务

符正当律法规和有关的规定,为顾客提供满意的服务。

合用范畴

合用于对我司全部供方的控制。

定义

供方:提供产品(涉及服务、软件、硬件、流程性材料)的组织或个人。

职责

总经理负责对供方评价、物资申购单和采购合同的审批。

行政办公室负责公司所需物资的供方及其职责权限内的服务供方的选择、评价、环境/安全规定的控制工作,并负责公司所需物资的采购实施工作。

各部门、管理处负责对其职责权限内的服务供方进行选择、评价、环境/安全规定的控制,并对供方的服务质量进行监控。

内容

合格供方应含有的条件(不限于下列条件)

1)应含有正当经营资格;

2)有从事过类似工作的优良业绩;

3)有良好的信誉;

4)有对应的工作条件和技术实力或专业资质证书;

5)价格合理;

6)提供的产品(涉及服务)符合环境和职业健康安全有关的法律法规规定和我司的规定。

各类供方的评价与选择

服务供方

根据合格供方应含有的条件,有关部门自行组织对其职责权限内的服务供方进行评价,并填写《供方评价统计》,必要时附有关证明资料,报总经理审批。若该次服务不需签定合同,有关部门可根据服务原则的规定来选择供方,不需另填《供方评价统计》,

物资供方

根据合格供方应含有的条件,由行政办公室组织对长久的物资供方进行评价,并填写《供方评价统计》,必要时附有关证明资料,报总经理审批。对于零星的单次小批量采购可由行政办公室根据采购信息的规定并结合合格供方的规定进行采购,不需另填《供方评价统计》。

对于政府有关部门指定的单位可不进行供方评价。对于其它服务与物资的供方评价时还应尽量从下列方面进行考虑来选择供方:

(1)各类管理体系与否健全,安全方法与否贯彻;

(2)规定其承诺恪守有关的法律法规及我司的hse方面的规定;

(3)规定其提供的产品或服务尽量符合环保及其职业健康安全规定并执行之等。

经总经理同意的合格供方,各部门负责将其职责范畴内的合格供方登记在《合格供方记录表》中。

合格供方资格的定时评价

对已选定合格的供方,有关部门每年对长久供方其进行一次复评(如果是一次性或短期没有一年的不需进行复评),并填写《保存或取消合格供方报告》报总经理审批。评价除按前述第条执行外,重点审查各供方在一年内提供的服务或物资的及时性、合格批次等综合状况。如服务供方在一年内出现一次严重不合格或持续三次普通不合格或累计十次普通不合格服务,采购供方在一年内出现两个批次不合格供货,有关部门应填写《保存或取消合格供方报告》,经总经理同意后,更新《合格供方记录表》。

合格供方档案管理

评价方应对其合格供方建立独立档案,档案应涉及下列材料(不限于):

1)正当经营资格证明材料(如危险废物解决站有关许可证明);

2)专业服务资质证明;(如水池清洗、电梯维保、消防系统维修等)

3)合同;

4)《供方评价统计》、《采购合同审批表》;

5)《保存或取消合格供方报告》等。

采购的实施与对供方的控制

采购文献的审批

1)物资申购部门对拟采购物资,填写《物资申购单》。必要时,对专业技术较强的物资采购,申购部门应编制《采购技术阐明书》作为采购和验收的根据附在《物资申购单》后,经部门经理确认,报财务部、分管领导、总经理审批后,行政办公室实施采购。

2)对急需物资的申购,由使用部门填写《物资申购单》,注明'急需'字样,直接报总经理审批后,行政办公室实施采购。

2)各类采购合同(涉及服务分包合同),由有关部门组织与供方起草拟制,并填写《采购合同审批表》经总经理审批后,授权人员与供方签定生效,以确保规定的规定是适宜的。

3)当公司或业户提出在供方现场实施验证时,公司必须在采购文献中对要开展验证的安排和产品的放行做出规定。

行政办公室在实施采购时应在满足采购信息规定的前提下,尽量按下列原则进行选择。

1)尽量采用低能耗资源的产品;

2)尽量采用能够循环使用的产品;

3)尽量采用报废后污染小的产品。

采购物资的检查

对采购来的物资,使用部门、仓管要负责进行验收,验收合格后办理入库手续,由仓管员在《入库单》上签名,使用部门领料时在《领料单》上签名做为领料和验收合格确实认。

验收内容涉及数量、规格、型号与否符合采购文献的规定,包装与否完好,与否有合格证书,质量与否满足使用规定,有环保规定的产品与否符合国家有关的法律法规规定等。

验收办法采用抽样法:对同品种批量超出10件的物资,抽验5%~10%;对批量少于10件的要全部检查。如果检查发现一件不合格品,则该批为不合格批,不得验收入库投入使用,交由采购员解决,只有验收合格的物资方可办理入库手续。对新购机电设备必须逐件验收。

对服务供方提供服务质量的检查:各部门应对其职责范畴内的服务供方所提供服务的质量进行监控,并填写《供方服务质量检查表》并以此作为付费的根据。

对于进入公司所辖范畴内的供方的活动,由责任部门对其在质量、环境和职业健康安全方面的体现进行监控,并作为定时复评的参考资料之一。

文献和统计的归档保管

全部供方评价选择与评价的有关统计,由有关部门按《统计控制》统一归档保管。

有关文献

《统计控制》

统计

《供方评价统计》

《合格供方记录表》(不定格式)

《采购合同审批表》

《供方服务质量检查表》

《保存或取消合格供方报告》

《入库单》(外购)

【第2篇】项目管理处分供方选择评审程序

目的

确保所选定的分供方能提供满足合同规定物物资和服务。

合用范畴

合用于管理处物资供应商(即分供方)和物业管理服务项目分承包方的选择。

职责

各部门组织对分供方进行资格审查、质量审查和档案的建立及管理。

管理者代表组织对物业管理服务项目分承包方进行质量评审。

总经理负责拟定合格分供方名单,并与物业管理服务项目分承包方订立分包合同。

工作程序

物资供应商的选择和评审

供应商的资格规定

a必须有合格的营业执照

b供应的物资必须能确保符合所需物资的型号、规格、质量规定等;

c我司与其在以往的采购活动中未发现过质量问题纠纷。

各部门或管理处拟出能符合上述规定的若干家供应高,对其评审等从下列几方面进行:

a供应商的资质,以往与其交往的信誉状况;

b供应高的质量确保能力或质量体系的现场评价;

c供应商的品牌;

d产品样品的评价;

e对比类似产品使用的历史状况;

f对比类似产品的实验成果;

g供应商售后服务状况等。

各部门或管理处对评审成果进行统计,并将两家以上人选的供应商评审统计报管理代表审核和部经理确认同意。

物业管理服务项目分承包方的选择和评审

分承包方的资格规定

a有合格的营业执照、行为资格证书及相称的工作经验;

b提供的服务能满足我司管理和质量的规定;

c在在到质量规定的状况下,价格适宜。

各部门或管理处拟出符合上述规定的若干家分承包方,由管理者代表组织有关部门或人员对其进行初审,内容涉及:

a分承包方的资质,以往与其业务往来的信誉状况;

b分承包方的质量确保体系资料;

c分承包方的技术力量、人员素质;

d服务价格;

e有无服务质量方面的承诺等。

各部门或管理处对评审成果进行统计,入选的分承包方评审统计由管理者代表确认后,报总经理同意。

合格分供方的年度复审

管理者代表每年12月组织对合格供应商和合同期在1年以上的合格分承包方进行一第二年度复审,审核内容涉及:

a过去一年分供方的业绩;

b过去一年供应的物资质量状况/分承包服务的质量管理状况;

c各部门对有关分供方工作的检查和评定统计;

(注:提供一次性服务的分供方无需进行该项复审。)

凡在评审中拟定没有达成合同规定的分承包方,经总经理同意,下列列方式解决:

a取消其合格分供方资格;

b规定其限期作出整治,对未能在限期内改善的,终止承包合同,取消其合格分承包方资格。

各部门或管理处建立合格分供档案,并将《合格分供方一览表》按受控文献的方式发放到管理者代表和有关部门。合格分供方档案重要涉及下列内容:

a分供方提供初审时的资料;

b供应商的产品介绍或阐明/分承包方年度复审统计;

c分供方提供的其它资料。

有关文献和资料

《质量手册》

《分供方评审表》

《合格分供方一览表》

【第3篇】物业公司供方环境因素管理作业指导书

合用范畴:

合用于公司各供方或有关方提供服务过程中环境因素的管理。

供方分类:

物料供应商、服务提供方、外委工程承包商和其它有关方。

物料供方环境因素的管理

由公司物料管理部门将物料的环保规定通报给供方,供方按规定提供物料。

物料使用部门需采购物料时,应在《采购申请单》中注明环保的规定,经审批后提交物料采购部门进行采购。

物料使用部门对采购物料进行验收,检查物料与否符合公司环保的规定,并规定供方提供符合规定的产品,如不符合则按对应程序解决。

公司物料采购管理部门将物料验收不合格状况反馈给物料供方,并规定物料供方整治,确保物料供方提供符合公司环保规定的合格产品。

服务供方环境因素的管理

有关部门负责人根据文献规定识别服务供方在公司范畴内活动产生的环境因素,如公司已对其制订了有关管理方案,则规定服务供方按照方案实施活动,如未制订,则与服务供方共同制订有关管理方案。

有关部门负责人对服务供方环境活动进行日常检查,填写有关检查统计,对不符合公司环境体系或法规规定的服务供方开具《纠正告知单》,限其及时纠正,并对整治状况进行验证。

外委供方环境因素的管理

工程技术部立项时,在《外委工程项目立项申请表》上注明可能的环境因素影响的防备规定。

公司管理者代表组织审查外委工程项目环境因素控制方法。

工程技术部负责人将对应环境管理方案及公司的有关规定,提交外委工程承包商,可将内容写入合同中,并严格按管理方案内容监督外委供方执行。

工程技术部负责人或其指定的负责人随时监督外委供方在公司范畴内