财务部工作手册

财务部工作手册会计档案管理规定针对会计档案的重要性，根据企业会计管理规定，制定以下管理规定。1.会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要凭证和证据。具体包括：1.1会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;1.2会计账薄类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿;1.3报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;3.财务部保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务部经理批准，方可代查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。4.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度终结后的第一天开始计算。定期保管期限为10年、15年两类。5.本规定的会计保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本规定附表所列期限执行。会计档案的具体名称如有同本规定附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。6.保管期满的会计档案，除第(七)条规定的情形外，可以按照以下程序销毁；6.1由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名6.2总物业经理在会计档案销毁清册上签署意见;6.3销毁会计档案时，应当由行政和财务部共同派员监销;6.4监销人在监销会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总物业经理。7.保管期满但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。8.采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。财务预算制定规定为确保管理正常运作，提高财务收支预算的合理性及加强成本控制，制定预算制定方案。1.相关职责1.1财务部经理负责协助总物业经理编制公司每一年度财务预算，每年11月份着手编制下年度的财务收支预算。1.5总物业经理提供下一年度人员编制计划与调资计划表。2.编制要求2.1坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以集团公司/业主委员会审批的收费标准为准则；2.4预算编制按规定格式进行，对于预算中的项目须附上注解，并提交总物业经理和总公司审核；2.5提交集团公司/业主委员会审批；管理费支出管理规定管理费的支出应体现管理费“取之于客户，用之于客户”的原则。制定本规定，是为加强对管理费用开支的管理，确保管理费支出的合理性。1.管理费主要支出项目1.1共用设备、设施的维修及保养费；1.2公共区域消耗的公共事业费用；1.3公共区域绿化费及节日装饰费；1.4公共区域清洁、杀虫费用；1.5管理人员支出，包括工资、福利、制服及装备等；1.6物业管理公司酬金（按管理合同规定）；1.7公共、公众等保险费用；1.8审计费、律师费及聘请专业人员费用；1.9固定资产折旧费；1.10应急及不可预测费用；1.11税费；1.12行政办公费用；1.13其他为管理的合理支出。2.管理费支出监管2.1每年度的管理费开支必须按年度预算项目执行；2.2每月的管理费用支出应按本预算执行，如每一具体项目的费用支出超过2.3预算金额，物业管理公司必须在季度和年度财务报表做出合理解释。2.4每年度管理费开支原则上应按照预算项目执行；2.5凡发生与会计制度和税法相违背的费用支出严禁在管理费中列支；2.6财务部负责对每年度管理费支出用途进行审核和监督。存_________入保证金管理规定为规范对客户所缴交的押金、保证金的管理，正确反映其变动状况，特制定本管理规定。1.装修保证金收缴管理1.1为客户进行装修的施工单位，必须缴纳装修保证金，装修保证金按照管理公司有关装修管理规定收取。1.2装修保证金退还管理1.2.1装修保证金退还的前提条件为工程验收合格。客户装修工程完工，提出验收申请，工程部系统工程师、管业部经理及保安部经理会同设计单位、施工单位、建设单位、监理单位对其进行验收并在单位工程验收记录上签署合格，方可申请退还押金。1.2.2财务部根据工程部、管理部及保安部签署的验收合格及退还保证金的意见，核实其保证金缴交情况，签署意见。1.2.3办理退款时，出纳人员应认真审核用户退款手续的完备性，要求客户在收据或说明书上签收确认，并登记其有效证件的号码；1.2.4经核实无误后，进入办理退款程序。2.施工出入证押金管理为客户进行装修的施工人员，必须办理施工出入证，同时按规定缴交施工出入证押金。2.1施工出入证押金收缴管理根据管理公司装修管理规定，向施工人员收取施工出入证押金。2.2施工出入证押金退还管理2.2.1施工人员凭完好无缺的施工出入证及有关申请表退还押金；2.2.2管理公司应根据审查后的施工证件，在申请表上签署意见后转交财务部办理退款手续。2.2.3财务部人员审核无误后，方可办理退款。有偿服务收费管理规定为提高服务质量，加强对有偿服务收费的管理，特制定本规定。1.工作程序1.1先服务后收费1.1.1物业部对客户所需维修项目的相关内容详细填写记录并输入电脑，根据物业管理公司的有偿服务价目表标准计费后填入维修单;1.1.2维修人员在征询业户同意服务价格后，为业户提供有偿服务，最后请业户对维修效果进行验收并在维修单上签字确认，第一联给物业部，第二联返工程部，第三联交财务部；1.1.3各服务项目完成后，工程人员应填写维修时间、耗料情况，并签署后交仓库管理员进行库存登记；1.1.4当工程维修单与工程部核对后，财务部每月15日前将上月的维修费用列入有关客户的缴费通知书计费收取。2.其他要求2.1维修人员对客户提供服务后，不能直接向客户收取现金，更不能接受客户的小费或其他馈赠物品;2.3根据市场价格及实际情况的费用变化和客户服务需求，物业管理公司应及时增减服务项目或修订收费标准。应收帐款管理规定物业管理中心根据《管理规约》及项目的具体实际情况，特制订应收账款收取的原则、方法、管理制度及相关措施如下：〈项目名称〉根据《〈项目名称〉管理规约》，及现在〈项目名称〉应收账款具体实际情况，特制订应收账款收取的原则、方法、管理制度及相关措施如下：1.收取原则及计算标准管理费的收取原则，实行上收费的原则管理费收取的标准为RMB/m2/月。公共事业费及相关杂费的收取原则，实行下收费的原则即每月发送出的账单是上月的电费、水费、煤气费等实际消耗量发生的金额。电费的收取标准为RMB/kwh；水费收取标准冷水和中水为RMB/ton；煤气费的收取标准为RMB/m3。2.收取方法业主（租户）可以将管理费或公共事业费以现金或支票形式直接交到管理中心的财务部，也可以通过银行转账。我中心的开户行及账号名称如下：开户名称：东莞光大物业管理服务有限公司开户行：银行地址：银行帐号：3.应收账款管理制度及相关措施3.1管理中心实行应收账款账单准时发送及时收回的原则。每月有关部门将准确无误的相关数据15日前送到财务部。财务部每月15至16日将原始数据录入计算并和制作账单，每月20日将所有的管理费、公共事业费账单发送完毕。每月底的最后一天为付款的最后期限。3.2交费期限：自发出账单之日起，两个星期内交纳。付款人如遇特殊情况不能及时付款，应以书面形式通知管理中心财务部。财务部将酌情向公司申请适当延长付款人的付款期限。3.3逾期管理：如果业主（租户）未有特殊情况，在规定的付款期限内没有交纳相关费用，本处将在账单付款最后交款日过后的第日发送催款单。催款单发送日后，即应付款项的最后期限。仍未付款的，管理中心将采取进一步措施即开始计算滞纳金。滞纳金的计算标准为：3.4按天计算滞纳金每天滞纳金金额=付款人应付金额总数某滞纳金总额=每天滞纳金金额某逾期天数逾期天数包括国家法定假日和每周的休息日。3.5如果逾期超过个月（从付款的最后期限之日起），在收取滞纳金的同时，物业公司将向集团公司或业委会提出书面报告，经集团公司或业主委员会同意后，对未支付管理费和公共事业费的业户发出书面通知，明确在通知的7日后，将采取相应的措施，以避免共同业主及物业公司在经济上的损失。对恶意拖欠费用的业户，坚决采取相应的法律措施。3.6手续费的收取：针对逾期付款超过个月以上的业户。物业公司将收取必要的手续费，作为因业户违约引起管理者额外工作及相关费用的补偿。3.7超过付款期限个月以上的，每次收取手续费￥元。为了严格遵守税务局关于发票的使用和管理规定，对管理公司的各项代收款项进行有效的管理，现对管理公司的代收款项的条件做出明确规定：2.1收款人必须是与管理公司签订合同的分包商或者与管理公司签订正式的委托代收款合同，否则，将不予代收。2.2必须有付款人同意付款的确认函。2.3代收款项到达管理公司的账户后，收款人才能向管理公司申请支取款项。收款人所提供给管理公司的发票，必须是符合税务部门颁布发票使用和管理规定的正式发票，而且发票必须真实有效。管理公司将按发票上的财务章的名称作为付款支票的抬头。2.4在收到代收款项后，管理公司将代扣代缴营业税，税率为5%。银行收取的手续费以及代收款项属于外币的汇兑损益由收款人自己承担，管理中心不予承担。财务公开监督制度制定财务管理公开监督制度，是为增加财务管理的透明度，真正体现财务管理公平、公开、公正的有效性。1.年度预算编报的规定1.1物业管理公司每年的财务预算编报必须遵循“量出而入，以支定收，收支平衡”的基本原则;1.2年度预算中费用支出特定项目的变动程度，如员工薪金、福利增减的变动幅度等，将结合中华人民共和国劳动保障部的规定及管理公司的实际情况指定，同时，还要征得集团公司/业主委员会的同意，方能列入预算;1.3年度预算报表中每一项目应附有详细的注释及说明;1.4年度预算报表须经集团公司/业主委员会审批后，方可执行。2.收费标准公开化2.1物业管理公司所有的收费标准均向业户和集团公司公开，并且在有关物价管理部门备案。同时，在执行过程中，严格按公开的收费标准统一尺度收费如有收费项目须向物价部门申请审批的，就要按相关规定办理申请审批手续。2.2管理费收费标准须按物业管理委托合同中规定的标准收取或者按经集团公司/业主委员会审批通过。2.3物业管理公司对客户有偿服务收费标准，在执行前，将要向所有的客户公示。各项服务收费标准具体包括材料费、人工费、税金和适当的企业利润。3.费用支出公开化3.1年度的各项费用开支必须控制在年度预算内；若个别支出出现超支情况，物业管理公司需要做出书面的合理解释。3.2日常运行设备的改善、维修保养及重大的楼宇设备需对外分包的，应通过招标方式公平竞争，择优选择承包商。3.3各项费用支出坚持专款专用，不可挪作他用，特别是维修基金的使用和管理。3.4关于维修基金的缴存和使用可按东莞市相关的维修基金的管理办法执行。4.经营状况与财务报表公开化4.1每月20日给集团公司/业主委员会报送财务报表，包括资产负债表、损益表、应收账款分析、现金流量表等。4.2每年度年底向集团公司/全体业主公示管理中心的经营成果及财务状况。4.3每年的财务状况须经会计师事务所进行年度审计，审计结果报送集团公司/业主委员会并接受所有业主的查询。5.维修基金公开化应急及不可预测费用管理制度物业管理公司每月提取的应急及不可预测费用在当年支付所有不可预见事故的费用后，剩余部分作为以后楼盘项目应急事件的准备金。为规范应急及不可预测费用的使用和管理，结合实际情况，特制定本管理制度。1.提取管理1.1事故基金的计提列入年度管理费预算，属于管理预算的一部分，按月预提或者实际发生时一次性使用。1.2应急及不可预测费用不单独设立专户储存，但账务处理时，单独列示反映。2.支出管理2.1应急及不可预测费用应专款专用;2.2应急及不可预测费用主要用于企业正常经营不能考虑到的应急费用或者意外损失，更侧重于社会公共物品的支出，如预防SARS购买的各种消毒用品用具；某些恐怖活动造成的损失等。3.结存管理3.1应急及不可预测费用的结存应在每月会计报表中反映，并在财务报告中说明其使用项目、使用情况等；3.2应急及不可预测费用的结余部分将作为以后小区应急事件的准备金。维修基金管理制度1.1所有同业主按照国家规定的比例缴纳的房屋维修基金；1.2物业管理公司对维修基金的使用；物业管理公司需要使用维修基金时，须经集团公司/（业主大会/业主委员）会批准和书面授权。2.基金用途维修基金仅用于支付共用设施及共用设备大型维修及更换的大型开支。3.基金使用管理维修基金的使用由物业公司提出年度计划，经集团公司/业主大会/业主委员会审定后实施，且使用时不能超出审批限额，如若超出需要单独向集团公司/业主大会/业主委员会申请。4.结存管理4.1公司应根据运作情况，对基金进行合理的管理，实行专款专用，不准挪作他用。4.2物业管理公司应及时向集团公司/业主大会/业主委员会反映其增减变动情况，在财务报告中予以说明；其结余情况应报送集团公司/业主大会/业主委员会，接受业主监督。库存管理制度1.供货商选择的原则1.1采购前的准备工作：第一要填写商品/物料采购申请单，经部门经理确认后报总物业经理批准。第二要根据采购的内容确认比价的程序，不同的金额比较的标准不同，具体的比较标准如下：1.1.1RMB1,00以下的可以直接购买。1.1.2RMB1,00-RMB10,00的需填写报价单。1.1.3RMB1,000-RMB10,000的至少需要三家报价，已经签订了供应服务合同的不需要每月都进行比较，只需在续签新合同时进行比较。1.1.4RMB10,000-RMB100,000的采购至少需要四家报价。1.1.5RMB100,000以上的采购至少需要五家的报价。以上的比价不包括政府垄断的项目，比价的目的不只是价格的比较还要比较相应的售后服务，产品质量情况等。另外，根据采购合同的性质不同，签订合同的代表人也有所不同，比如：需要动用维修基金的需要经过业主委员会或者集团公司的同意，合同金额比较大（合同金额30万以上的），必须由总公司的总经理级的负责人签署；一般日常运行合同可以由项目总物业经理签署。1.2在对供货商进行比价的同时，要填写商品/物料采购对比表。对比表的填写项目与采购金额相关，同时在表上要体现出申请人、申请部门经理、总物业经理的意见，填写选择此供货商的原因。1.3结账方式主要以月结的方式，即每月供货商按照我司提供的材料订购单，送货然后每月底，由库房管理员与财务部、供货商核对，每月底核对正确后，由库房管理员申请付款。1.4除特殊情况外，所有维修材料应尽可能从公司指定供应商处购买。2.工程材料采购及管理2.1材料采购需要履行的手续2.1.1工程部根据实际工作安排，填写材料采购计划，递交总物业经理审批。只有经过总物业经理审批同意的材料采购计划，才能实施采购，工程部不得擅自通知供货商采购材料。2.1.2总物业经理可以根据具体实际情况决定是否进行采购，以及选择材料供货商。2.1.3供货商将材料送达项目后，应第一时间通知工程部经理，工程部经理亲自或责成相关人员进行验收入库。2.2材料出入库的管理2.2.1设置专人管理工程部材料库房，直接受工程部经理的领导。2.2.2每次材料入库，库管员必须按照材料类别填写入库单和登记库房账本，详细填写入库数量，金额，并在入库单上注明供应商名称，并且将入库单及时送交财务部进行账务处理，以便于财务记帐。2.2.3材料出库时