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文档简介

学院管理制度学院管理制度

第一条管理

〔一〕接打规范

1、接听规范用语

〔1〕"您好！安徽外国语学院部门'

〔2〕"请稍等，......'

〔3〕"对不起，他〔她〕不在，请打他〔她〕手机或改日再打'

2、拨打规范用语

"您好，我是安徽外国语学院的......'

3、接听原则

接听要迅速、准确、用语简练、清楚、耐心。接听应在铃响2-3声之间就拿起话筒。

4、挂断

尊、长者优先挂断；打者先挂。

〔二〕记录及处理

1、接听时要做好记录准备，主要是六大要素：何人、何地、何时、何因、何事、何果。

2、要及时将记录内容转告当事人。

〔三〕的开通〔移机、停机〕

因工作必须要，由部门提出开通〔移机、停机〕申请，交总务处审核，报分管院长批准。批准后交后勤服务中心负责办理。

〔四〕故障处理

1、机及内部线路在使用过程中出现故障，由各使用部门向后勤服务大厅报修。

2、信号等出现故障时，由后勤服务中心负责及时与运营商协商解决。

〔五〕费用结算

1、各部门每部每学期都有一定的话费标准，超支由部门负责人承当，结余部分由部门负责人自由支配。话费标准另行制定。

2、后勤服务中心派员每月到电信局打印费用清单，凭清单到财务办理结算手续。缴费须及时，避免因欠费而停机。

第二条管理

〔一〕操作规范

1、发送时明确对方的号码、姓名，向对方简单说明发送的事由及接收人员的姓名。重要发送后，必须确认。

2、接收时问清对方发送给何部门何人，假设是纯商业性的可以拒收。收到后及时通知相关部门人员领取，并做好登记和签收。

3、院办公室文员负责机维护，保证纸张的充足。

〔二〕使用要求

1、由院办公室文员操作，其他人员严禁接发。

2、严格登记制度，发往外地或发送量超过5页的须经院办公

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