我院磁性载体档案的精细化管理与保养维护

我院磁性载体档案的精细化管理与保养维护

0录像录像档案的内涵录音记录文件，即磁体文件，是指国家机构、社会组织和个人通过社会活动和科学实践直接生成的具有保存价值的磁体文件，即以磁体材料（如计算机磁带、软磁盘、视频记录、录音、磁带、唱片）为信息载体的文件。录音录像档案简称声像档案。人类社会从工业社会向信息社会过渡时，声像档案有了很大的变化，声音档案由唱片档案发展到磁带录音档案，而图像档案由照片档案发展到录像档案和激光电视唱片档案，前者是声音档案在存储介质上的进步，而后者则远远超出了图像档案的定义，是声音和图像二者的结合。声像档案是以音响、图像方式记录各种信息的特殊形式载体的档案。1视听文件管理1.1对送审人员的资料要求卫生事业单位档案人员需注意把反映单位基本活动、领导同志重要讲话、社会知名人士的演讲等的声像资料及时收集归档，防止磁带录音、录像轻率地消磁、删除，造成不可弥补的损失。对送审的归档声像资料要说明声像来源、声像内容、录制地点、原录日期、复制日期、录音效果、机速、时间以及消磁情况。经过检查后才能向档案室归档。在向档案室归档时，盒内要装有登记表(目录式、卡片式均可)，登记表记载磁带、录像带录制的有关情况，如单位、地点、作者、内容、开始语、结束语、节目时间、盘数、使用机器型号、磁带(录像带)号、技术质量、录音人员、检查人、审听意见等。有关磁带(录像带)内容的文字材料应与磁带(录像带)同时归档。1.2明确录像及数据安全的检查要求接收声像档案时首先要进行验收工作，验收的手续是，先检查录音、录像登记表中各项内容是否填写清楚，手续是否完备，随后根据其文字材料听音，校对录音、录像档案的内容和录音、录像的技术状况，手续完备方能签收。保存声像档案的部门应备有听音室及其音响设备，在接收时要进行几种性能的检查：1.2.1物理性能检查检查磁带、录像的机械变形，拉伸变形，耐温耐潮性能，层问粘着性，磁性层耐磨性，磁粉是否脱落，以及是否有粘磁头缝隙或粘带等等现象。1.2.2磁性能检查磁性能是磁带的重要指标，用磁性参数测量仪器测量磁带的磁性能参数。1.2.3电磁性能检查检查磁带相对灵敏度、磁带最高磁率、频率特性、信噪比和失真度等。1.2.4对消磁程度、复印效应进行测试检查。1.3分类声像档案，若数量较多可按内容分类。卫生事业单位通常是参照纸制文件分为若干类别。并将密级不同的，永久保存的和临时保存的录音档案分开。1.4《物权法》第20条第1款是用总登记簿或者“第四支”声像档案的分类、排架、登记与编号等应互相协调，取得一致，便于保管与使用。档案室对验收并经分类入库的声像档案，应该建立登记人册的手续。若声像档案数量少，内容单一，并未进行分类，只建立总登记簿即可。总登记簿对声像档案可按收到的先后次序人册。它包括如下项目：编号、收到日期、内容、责任者、机器速度、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况(消磁情况)、数量、备注等。1.5提出处理意见档案室在接收声像档案时需对其保存价值进行鉴定，对某些没有保存价值或技术上有明显缺点的，可以提出处理意见。一旦被接收人室，便不能轻易消磁。若确有消磁的必要，须十分慎重，征得业务部门同意后，再送领导审批，并在登记目录中注销。声像档案在保管一段时间后，要进定的批准手续后可以消磁。2纪念和保护2.1准备好的准备2.1.1录像及录音带提取剂应使用有背涂层的磁带；被存磁带不应损坏、污染；磁带上不允许有皱折；磁带应缠绕在刚性轮毂上，绝不能缠绕在有橡胶轴套的轮毂上，并且应卷绕平整、松紧适度。录像带、录音带各项指标应符合GB/T14306—93、GB7309—87、GBll956—89的要求。对磁带的筛选参见附录A。2.1.2采用清洁机，存储数据安全长期贮存的磁性载体档案的信息要用经过调整、清洁的设备录制；贮存前，检查磁带缠绕是否规整、边缘有无损坏，并应将磁带在存储环境中平衡1～3天，然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续地重新缠绕，缠绕张力为1.7-2.2N(牛顿)；应将磁带在干燥的环境中(相对湿度小于40%)快封到塑料袋中和(或)密封容器中，以防粘和剂、润滑剂挥发。2.2存储要求2.2.1温度、湿度测定温、湿度变化范围：应在温度15～27℃、相对湿度40～60%范围内选定一组值，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过5%。最佳环境湿度是18℃、相对湿度是40%。2.2.2数据安全的要求不要用手触摸磁带(软磁盘)，应戴非棉制手套操作；不要使磁带(软磁盘)接触不清洁表面，如地面、桌面等；装磁带(软磁盘)的装具应洁净无尘；库房地面不应打蜡、铺地毯；吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外；库房中禁止使用打印机。2.2.3风压要求库房宜保持为正压，减少灰尘对环境的污染；库房中应无腐蚀性气体，并保证通风良好。2.2.4防水要求库房内的设备要避免水淹；磁带(软磁盘)架最低一层搁板应高于地面30cm以上。2.2.5必须消灭火库库房及装具应使用耐火材料，库房内及附近不得有易燃物品；库房内严禁出现明火；库房中应备有二氧化碳型灭火器；库房物品如纸张、木材、洗涤液等应尽量少，并且应摆放整齐，不能有路障；对重要档案应专柜存放。2.2.6容器、箱柜，屏蔽磁性材料磁性载体档案与磁场源(永久磁铁、马达、变压器等)之间的距离不得少于76mm；可使用软磁物质(软铁、铁淦氧、镍铁合金等)构成容器、箱柜，对磁场进行屏蔽；磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中，应距容器内壁至少26mm；使用无屏蔽的容器运输时，磁性载体档案距容器外壁至少76mm；不得将任何磁性材料及其制品(包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等)带入库房；在存有重要档案的库区，应设置测磁设备，以查出隐蔽的磁场。2.2.7抗紫外要求不允许紫外线直接照射磁性载体档案。2.2.8配置要求磁带(软磁盘)应放人磁带(软磁盘)盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置。2.2.9输时要轻拿轻放磁带(软磁盘)应封装在塑料袋中，再放入容器里运输，运输时要轻拿轻放，严禁剧烈震动和翻滚。应防潮、防曝晒、防重压。运输环境的温度、相对湿度范围分别为4～32℃，20～80%。应避免使用金属探测器进行探测(X射线除外)。2.2.1数据安全的使用除遵守前面各项内容外，还应注意：磁带拿取卷轴时，要拿轮毂处，不要挤压法兰盘；剪掉磁带末端已经损坏的部分；不能将磁带末端接触脏的地方(如：不能将磁带拖到地面上等)；应仔细将磁带装在卷轴上，防止它的末端皱折；开始记录之前，应留出不少于lm的空白带；至少用15分钟时间运转磁带，检查带边的卷曲情况，并观察装在卷轴上的磁带是否平坦整齐，带边有任何变形迹象都是不允许的；贮存前应将磁带在贮存环境中重新卷绕。软磁盘不要弯折软磁盘；不要用像皮筋、曲别针来固定软磁盘的纸套；应先将标签写好，再贴到软磁盘上。如软磁盘上已有标签，不要用硬笔如圆珠笔在盘上写；软磁盘上不能放置重物；如要修改盘上标签内容，应划改。录像带除遵守前面各项内容外，还应注意，不要将录像带放在电视机壳顶上。磁带机、软盘驱动器及工作间，应定期检查及清洗磁带机、软盘驱动器；磁带机及软盘驱动器应放在上风口，而易产生碎屑的设备如打印机、穿孔机等应置下风处。工作间的要求见附录C。磁性载体档案数据的保护，避免机械原因损坏磁带、软磁盘；在使用时，严格遵守操作规程；避开强磁场；使用工具软件查阅文件内容时，应谨慎，防止破坏文件。2.3数据安全的使用接收入库的声像档案，对于盘式磁带要装入特制的磁带盒内，在盒内要有固定盘心的定位装置。磁带装入盒后应松紧适度，不应过紧，磁带盒应有一定的硬度，以防变形。对于已有包装的盒式磁带可免重新包装。声像档案的保护条件与方法，主要有下面几种：2.3.1温度和湿度磁带和录像带受潮容易变形，所以要防潮，但库房也不要太干燥，太干燥则易于使磁带变脆。库内温度保持在15℃～25℃，相对湿度保持在45%～60%为宜。库房内应有空调设备和温湿度测量仪器，以便随时记录和调整温、湿度，及时改善库房的环境与条件。2.3.2奥斯特以上的磁场保存磁带的库房，要避开磁场强度为30奥斯特以上的磁场，若超过此值，磁带信息有可能丢失或破坏。也不要将磁带放置在有对塑料有害的液体和挥发性液体的地方。2.3.3抗癫痫措施盒式磁带长期保存时，要将“防误抹片”拆掉，以防误抹。2.3.4保持清洁库房内必须采取防尘措施，使空气净化。要经常保持清洁卫生，对长期保存的声响档案，在盒外面还可再套上塑料袋将它封闭起来。2.3.5右重绕，注意变形长期保存的声像档案中，磁带应每隔半年左右重绕一遍，以防磁带粘连、变形。倒带时，遇到断接处可用清洗溶剂“苯”洗一下，重新接好，倒带的转速以2米/秒左右为宜。2.3.6加强在注浆环境较好的磁粒贮藏磁性载体档案，并应建立磁性载体档案检测、保养卡(格式见表2)，包括：清洁要保证磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，除要定期清洗磁带外，当发现运行磁带(软磁盘)有碎片脱落时，应立即对全系统进行清洗；磁带盘、磁带盒清洗溶剂可选用二氯二氟甲烷、异丙醇、甲醇等，并在通风良好的环境中操作。倒带倒带间隔在温度为18±1℃、相对湿度为40±5%的环境中贮存的磁带，建议倒带间隔为3.5年。如果不能保持上述温、湿度范围，倒带间隔应视保存环境不同相应缩短。倒带卷绕张力，倒带速度要慢，张力要恒定，保持1.7～2.2N(牛顿)，倒带后，磁带要保持在标准的读/写(录/放)状态。检查及修复检查及修复包括：磁带(软磁盘)外观检查、计算机磁带漏码/误差检查及受损磁带(软磁盘)修复。遭受高温、水泡的磁带，其处理方法见附录B。复制每年对大型磁性载体档案按3%的比例随机抽样该检，如发现有永久误差，则应对整套磁性载体档案重新检查，对发生永久误差的磁性载体档案进行复制；极重要磁性载体档案的复制周期由单位自定；正常保存的磁性载体档案，可每10年复制一次。2.3.7数据安全的平衡磁性载体档案再使用场所的温度、相对湿度与库房的温度、相对湿度相差范围应分别为±3℃，±5%。否则，应在再使用前，将计算机磁带在使用环境中平衡3天以上，录音带、录像带需平衡24小时以上。在读带前还应将磁带按正常速度全程进带、倒带各两次。3录像档案的技术原理声像档案是以音响、图像方式记录各种信息的特殊形式载体的档案。其主要特点是：(1)直感性录音档案通常以音乐、语言记录人们的社会活动，传播文化知识，它是会发声的档案。录像档案以声音和图像使利用者宛如“身临其境”。音像档案的直感性超过其他任何类型的档案。(2)真实性声像档案是人们的社会活动中形成的原始记录，它能把当时的时间、空间、环境、气氛以及当事人如实地记录下来，成为最有说服力的历史确证。根据声音的存储介质和存储技术，声音档案可采用两种记录、重放的方法。唱片是采用机械录音和唱机重放的方法，磁带是根据磁性录音的原理来实现录音与重放的。录音档案是以音响方式把信息记录在不同载体上的，按其载体材料和形状大体分为唱片档