论科技电子文件的整理

论科技电子文件的整理

随着计算机的普及和电子信息技术的快速发展，世界已经进入了数字化时代。作为一个收集信息的文件部门，我们必须适应时代的潮流，进行数字化改革，即实现文件的数字化。电子文件是一种具有调查和使用价值的电子文件。电子文件是电子文件的转换剂，具有电子文件的所有技术特征。因此，在管理上与传统文件有很大不同。电子文件是指人们在社会中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化磁性材料为载体的文字材料,这主要包括电子文书、电子信件、电子图表等。电子文件是伴随着纸制文件而广泛形成的,它是电子形成存在的具有动态特点的一种虚拟文件。是用软件把各种类型的数据有机结合的产物,是由计算机处理和管理的数字化形态的信息。面对电子文件信息爆炸性增长的现实,如何管理好这些信息资源,以方便教学、科研、生产、基建的需要,使电子文件档案具有长期利用价值,档案部门只有及早介入电子文件的管理,才能适应现代化信息的要求,跟上时代发展的步伐。1电子文件分类目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带等,为了做好电子档案的整理工作,应按档案的种类分别进行整理组盘。1.1统一文书电子文件的组盘和归档一是内部文件。以年度、组织机构、保期限进行组盘。按不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查处。二是外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。1.2科技电子文件处理科技电子文件档案种类较多,可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。1.2.1纸质文件的输出,按档案管理要求输入基建档案的形成一般是利用计算机打印,使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。1.2.2电子文件的外观设计。在合同企业引进技术和购置各种设备时,外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计,而且企业的总图管理也采用了电子化。所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项。1.2.3附移交清单、账薄接入计算(1)工资单。工资数据以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方接交清单和交接的凭证。(2)账薄。企业会计账薄内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账薄的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档案时必须启用账薄交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账薄的真实性和凭证作用。2电子文件的保存由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存。2.1数据安全措施(1)统一软盘的规格,使用3.5寸高密度软盘。(2)把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到一年,就读不出数据。(3)规范管理条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%～50%,温度控制在14℃～24℃。(4)加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。(5)对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或急含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开,所以对这类文件应该解密或显现文件名再归档保存。(6)在条件允许的情况下,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,利于长久保存。2.2盘盘和盘保存环境的改善,是影响电子文件使用长期延长长期使用时间因素的因素之一光盘的保管措施主要包括减少使用次数,缩短使用时间、防止空气污染物、调控空气温度和湿度、保持信息读取面的清洁和防止标记面的机械损伤等。(1)要规范排放和使用。光盘寿命的长短,与光盘累计使用时间的长短息息相关。激光光能对光盘制成材料稳定性的影响是随光盘累计使用时间的延长而加大的。(2)要防止有害气体的腐蚀。工业区的空气中常有氟化氢(HF)、氯化氢(HCI)等气体有害物质。在靠近海洋的地方,空气中含有较多的海盐微粒,光盘保存环境要注意远离以上场所和产生卤化物的场所,必要时须采取空气过滤措施。(3)要保护良好的温、湿度环境。高温、潮湿都会使光盘老化,降低光盘使用寿命或直接损坏光盘。因此光盘存放的温度应控制在14℃～24℃,相对湿度40%～60%。(4)要保持信息读取面的清洁,不能有过大的脏污和划痕。在每次拿取光盘时,只能接触光盘的内沿,不能触摸光盘的数据区,以免油渍和指纹落在读取面的数据读取区。总之,不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施。磁盘每2年、光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。3建立和完善规章制度，促进电子文件管理的良好发展3.1监督和监管原则建立和健全各项规章制度并在工作中严格执行,把握好电子文件的形成、鉴定和保管、利用等各个环节,做到责任到人,互相制约,进行有效的监督,监管,以确保电子档案的原始性和真实性。3.2制定相关标准，加强对电子文件的监督管理在电子档案的收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面作出较细的规定,以维护档案的信息资源的有效性、可靠性和实时性。3.3加强档案工作人员的培训电子档案的出现,对人们来说还是一件新鲜事物,对这样的新鲜事物只有通过宣传和开发利用,才能提高人们的认识。档案部门要加大宣传力度,强化依法治档的意识。尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识,才能保证档案材料的顺利归档。加强对档案工作者的电子档案管理等知识的培训。从电子档案发展方向来看,档案工作者要逐步做到运用计算机和现代化通讯设备进行电子信息的制作、使用和维护,介入文件的形成和保管,参与电子档案管理检索系统的设计规划,保证电子档案的真实、