数字档案管理系统

数字档案管理系统局域网档案资源管理系统档案资源管理系统布署在局域网中，以建立档案核心资源总库为目的，涵盖信息资源的采集、接受、整顿、保管、鉴定、统计、运用等全过程规范化管理，由此建立档案数字化综合应用平台，提高档案馆业务管理的效率和资源服务的安全可靠性，满足运用者和档案管理者需求。1）档案整顿应实现对档案的录入整顿、电子档案元数据项进行补录与修改、对著录目录和对应的档案数字资源进行自动挂接解决（逐条挂接、批量上载挂接）、整编等功效。2）鉴定解决系统应提供建立鉴定任务、拟写鉴定意见、鉴定审批流程，并对于通过鉴定的档案，系统自动保存档案的鉴定成果等重要功效。3）专项管理系统应提供专项管理功效，能够根据某一主题，建立档案专项库并对专项库进行维护。4）档案运用系统应提供对档案数字资源的检索和阅览功效。支持分类导航检索、含糊检索、高级组合检索、跨库跨类检索、关联检索、全文检索等方式，对检索成果可进行排序、导出、打印以及在成果中再次检索操作。支持txt、Office、PDF、HTML、图像、音频、视频等文献的在线阅览。系统应提供接口与档案馆内查档服务大厅的自助查询一体机进行数据对接，为自助查询一体机提供可公开公布的档案数据。5）档案统计系统应提供对档案数据的统计功效，涉及馆藏档案统计、接受状况统计、借阅运用状况统计、鉴定状况统计等，通过自定义统计公式和表格样式，最后形成统计报表。6）系统管理系统应提供顾客管理、权限管理、日志管理、元数据管理、代码管理、格式转换、介质管理等功效，对系统中数据和使用进行配备。7）档案实体保管系统应实现对档案库房和档案实体进行精确、实时、高效的全方面动态管理，提高实体库房的安全性、管理效率和精确性，实现库房管理方式无纸化、档案存储位置图形化和数字化、进出库手续自动化的当代化档案库房管理工作。系统应提供库房配备、虚拟库房展示、对实体档案在库房中的保存位置信息进行维护及库房设备管理等功效。系统应提供档案出入库、接受入库、永久出库等有关功效。系统应提供对档案库房各项防备技术，对档案原件保护和运用安全的监督检查、对档案数据安全保管、对档案库房数据消毒、统计库房维修等工作日常台账统计，与库房温湿度监控系统接口，对档案库房的温度和湿度状态进行登记并对所统计数据进行分析等功效。系统应与智能密集架集成联动，实现密集架移动、合架、通风等功效。电子阅览室，重要是布署在局域网中，为来馆查询人员服务。8）运用登记规定通过对二代身份证识别，实现对来访人员身份的验证，并进行登记。涉及登记的证件类型、证件号码、姓名、运用类型等信息。9）运用服务来馆人员进行登记后，对来访登记分派来访人员的权限以及所使用计算机的终端。来馆人员可自行查询有关信息。通过含糊检索、条件检索、属性检索、全文检索、在成果中检索来实现对档案的检索。系统应提供档案篮功效，存储顾客本人添加的统计到档案篮，方便进行批量的申请借阅。对来访人员根据其运用需求可向管理员提出的电子档案浏览、电子档案打印、实物档案调卷、实物档案复印等有关申请，阅览室管理人员需要根据来访人员信息以及所申请档案的开放程度进行审批，审批通过后方可进行对应操作。10）统计报表应实现对档案管理、档案运用、档案人员等有关状况的日常统计。政务网电子文献中心、档案接受、档案运用系统电子文献中心系统以全宗为单位，为每个立档单位提供档案采集、整顿、管理、运用和系统管理服务。各个立档单位能够通过电子文献中心系统管理本单位的档案，与其它单位的档案互相不冲突。电子文献中心系统，应支持云计算设计，可觉得每个立档单位设立独立的存储空间，使数据资源在有效运用的同时，能够确保各立档单位数据资源的安全性。1）收集归档为各立档单位的档案管理提供档案数据的采集功效，涉及档案的手工录入、数据导入、批量修改等。2）档案整顿为各立档单位提供档案整顿功效，涉及退回、编目打印、档案检查、编号、归档等功效。3）档案管理为各立档单位提供档案管理功效，涉及虚拟库房、退回整顿、上架、下架、导出等功效。4）档案鉴定各立档单位档案管理员对保管期满的档案进行价值鉴定，对尚有保存价值的档案重新修改其保管期限进行保存，无保存价值的档案归入销毁库。5）借阅管理为各立档单位提供电子借阅和实体借阅管理。借阅人员能够直接通过计算机申请运用电子档案，通过一定的流程审批，管理人员为借阅人员授予对应的权限（浏览、下载、打印）。权限规定支持分别授予，并能够有时间限制，到期自动收回权限。对于要借阅实体档案的人员，系统需提供实物档案借阅登记、偿还、催还等功效，对到期应偿还的档案，进行消息或短信形式的催还。需提供借阅统计的检索查询，可对借阅状况进行统计分析。6）档案运用应为各立档单位提供档案运用功效，涉及档案检索、浏览、下载、打印等功效。（1）分类检索：提供资源导航树，进行资源逐级展开浏览式检索。（2）属性检索：按照题名、核心字、日期等任意一种或多个字段进行属性检索。（3）条件检索：指定一种或多个字段的查阅方式（不不大于、不大于、等于、含糊匹配等），通过“并且”、“或者”、“（）”等逻辑符号定义任意复杂的检索条件进行检索。（4）跨库检索：在多个库间进行检索，输入要检索的信息，自动在选择的库中进行检索。（5）全文检索：挂接全文检索支撑平台，支持自然语言断词、词索引、同义词检索、中英文容错等特性，支持文本文献txt、Office文档、PDF、HTML等格式文献。（6）档案浏览：实现档案的在线浏览，无需下载插件，浏览时不在本地生成缓存文献。7）档案移交应根据国家档案局《电子档案移交与接受方法》规定，为各立档单位提供档案移交功效，对于需要移交档案馆的档案，能够导出形成档案信息包进行移交。8）系统管理各立档单位能够通过系统管理，建设属于本单位自己的档案管理业务。涉及顾客管理、权限管理、档案类型管理、元数据管理、代码管理、规则管理等。9）顾客管理顾客能够通过人员管理功效，管理系统中组织机构、角色和顾客信息。顾客管理采用树构造形式管理组织，组织机构下能够创立下属组织机构，机构中新建人员，角色下能够添加人员。10）权限管理权限应划分得很细致，应含有权限管理、角色授权功效，为使用者提供系统顾客和系统基本功效连接起来的桥梁。11）档案类型管理应能够根据实际的业务状况，建立多个目录、文档库等来组织和管理自己的档案数据。12）元数据管理应能够根据档案管理规定，自定义各类档案库的元数据信息。13）代码管理在档案管理过程中，需要使用代码（枚举值）对某些数据和内容进行分类管理。使用代码管理功效，能够在系统中建立某些基本的枚举值，方便在录入数据时使用这些已存在的枚举值。14）规则管理应提供业务规则自定义功效，能够对多个档案类型的整顿规则、字段对应规则、排序规则进行设立。15）档案接受要实现对各委办局的电子档案进行接受，涉及在线接受和数据导入。规定支持不同的数据来源的对接，为各委办局自己的档案管理系统提供数据接口，实现对各委办局的档案数据的在线接受。规定针对不含有在线归档的立档单位进行数据包导入接受。系统应提供接受检查、接受处置、接受手续、接受入库等重要功效。16）数据审核要对于接受的数据进行数据审核，完毕“四性检查”，即对电子文献的真实性、有效性、完整性、安全性进行检查，给出检查报告，逐条统计不符合项。17）安全管理系统应提供权限管理、审计跟踪、数字水印等安全管理有关功效和档案类型管理、全宗信息管理等配备管理功效。18）移交入库对审核通过整顿后的档案，进行进馆移交，将档案导出成符合规定的数据包，能够通过介质，转移到局域网的档案资源管理系统中。在政务网上要建设档案资源运用平台，实现对政务网上信息资源的公布，为政务网上的顾客提供共享服务。系统需提供顾客登录、信息查询、借阅申请等功效。19）顾客登录政务网上的顾客能够通过顾客名和口令登录到档案资源运用系统中，查询有关信息资源。20）信息查询政务网上的顾客能够通过系统提供的含糊检索、卡片检索、条件检索、分类检索、目录检索和全文检索等检索方式，根据实际需要选择最适宜的检索方式进行档案查找，以提高检索效率和精确度。21）借阅申请政务网上的顾客对于某些档案的全文，需要通过申请、审批后才干查阅。互联网档案信息门户网站、检索平台档案资源展示门户，统一为互联网顾客提供档案信息服务业务。在后台实现系统各栏目信息的编辑、审批与公布功效。在前台实现各类信息的浏览查看。1）信息编辑系统需可在新闻动态、馆藏介绍、原则规范、运用指南、编研成果、专项展示、档案展览等栏目下分别编辑想要公布的信息。对已创立的信息能够进行预览，显示该信息公布时普通顾客所能看到的实际页面。对已创立的信息能够进行提交公布审核，如审核通过将直接公布到门户网站上。2）信息审批系统需提供信息审批功效，审批负责人能够预览要审批的内容，审批通过则公布到门户网站，审批不通过则退回给编辑者。系统还需提供撤销公布的功效，将已公布的信息撤回，使普通顾客无法再在门户网站上看到被撤销的信息。3）信息浏览系统需为互联网上的普通顾客提供信息浏览的功效，随时能够浏览查看新闻动态、馆藏介绍、原则规范、运用指南、编研成果、专项展示、档案展览等信息。档案资源检索平台，为互联网顾客提供档案检索运用业务，检索运用的是从档案数字资源库中公布的公开的档案信息。需提供档案检索、档案阅览、运用数据导入、运用数据审核、数据解决等有关功效模块。同时，该平台应可在政务服务大厅布署，方便老百姓查档，少跑腿。4）运用数据导入系统需提供运用数据导入功效，对从局域网的档案数字资源库中导出的要公布到互联网档案资源检索平台的内容，进行管理维护。系统需支持对档案目录、数字化副本、电子档案、文书、照片、音像等各类档案数字资源的批量导入。导入过程中对数据进行自动校验，对校验出错的数据进行跳过并生成导入错误报告，可运用导入错误报告重新导出对应数据。档案数字资源导入过程中自动完毕条目与原文的挂接。5）运用数据审核对导入的数据进行批量审核，审核通过的数据提供前台检索、阅览。未通过的数据不提供前台检索、阅览。6）数据解决提供对互联网数字档案资源运用库中的条