公司文件管理制度

单位名称XX公司文件编号KC01/RL-01文件名称文件管理制度版次A00页次1OF5批准：XX审核：XX编制：XX文件密级：受控文件生效日期：2021.12.231.目的 规范公司内部文件行文规范及签发管理，提高公司文件执行效率及质量，特制定本制度。 2.适用范围适用于宁波XX技术有限公司及其所属分公司、子公司，各业务单元参照执行。3.定义3.1文件：指公司内部的红头文件、管理制度、其他公文文件（公告、通告、通知、通报等）以及以公司名义对外发放的文件（包括但不限于联络函、告知书等加盖有“XX”字样印章的公文）。3.1.1上行文：请示、申请、报告、计划、方案、总结等呈文;3.1.2下行文：批复、决定、通知、通告、通报、规定、办法等告知;3.1.3平行文：制度、信(复)函、工作联系单、会签（评审）表、会议纪要等用作流转、规范或具有记录、参考意义的文件。3.2文件类别：3.2.1公司级文件：主要指红头文件、涉及多个职能管理部门的制度文件、追责（问责）通告、奖惩通告、调配任免通知等。3.2.2中心或部门级文件：主要是指不涉及其他中心或部门的、独立应用于职能中心或部门内部管理规范类文件。3.3文件保密级别：分为受控文件、秘密文件两类。受控文件指可在公司范围内公开发行的文件；秘密文件指限定在公司内部部分职能部门或特定人员范围内公开的文件。3.4文件代码：公司级文件，代码01；中心级文件，代码02；子公司级、职能部门级，代码03。3.5中心级文件代码：以职能中心拼音开头两个字母的缩写来标识，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报人力行政中心备查：人力行政中心RL、财务中心CW、市场商务中心SC、运营中心YY、工程技术中心GC、采购供应中心CG、研发中心YF、审计部SJ、证代部ZD等，中心下属部门文件代码参照归属中心文件代码。4.指导文件《内部控制管理手册》5.职责5.1各职能中心负责人负责管理职责及业务权限范围内的文件编制和优化，以及组织跨中心/部门级文件的解读、培训学习和意见反馈。5.2人力行政中心负责公司级文件的审核、发文流转管理及组织解读。5.3总经理负责公司级文件的审批，分管领导负责分管职能中心及部门文件的审批，涉及重要职能单位名称XX公司文件编号KC01/RL-01文件名称文件管理制度版次A00页次2OF5批准：XX审核：XX编制：XX文件密级：受控文件生效日期：2021.12.23调整的或重要人事调整的，还需要董事会成员讨论，必要时提请董事长签字。6.文件要求6.1制度文件6.1.1制度文件内容6.1.1.1目的6.1.1.2适用范围6.1.1.3定义6.1.1.4指导文件6.1.1.5职责6.1.1.6文件要求: a具体内容及实施的步骤、方法和手段。 b执行、监督、检查、解释、修订该项制度的部门及其相互关系。c违反该项制度的处罚办法。6.1.1.7附件及要求：文件实施时间、解释权、附件表单等明确。6.1.2行文规范（具体格式参见附件一：《制度文件模板》）6.1.2.1各级标题均用阿拉伯数字（1，1.1，1.1.1，……）区别。6.1.2.2文件名称、一级标题及核心内容的二级标题字体用楷体小四号字加粗，其他均用小四楷体字体。6.1.2.3页面设置：页边距为上1.5厘米，下1.5厘米，左1.4厘米，右1.4厘米；字间距为标准距离，行距为最小值22磅。6.1.2.4文件编号规则：XX+文件级别/部门代码-序号，如公司级人力资源部（归属人力行政中心）序号为01的制度，则文件编号为KC01/RL-01。6.1.2.5版次：由大写字母+2位数字组成，如制度局部修订，版次数字变化，可依次为A00，A01，A02，……；如遇制度重大调整，版次字母变化，依次为A00，B00，……。6.1.2.6页次：采用XOFX的页次形式。6.1.2.7文件密级：一般选择受控文件或秘密文件。6.1.2.8生效日期：日期格式采用20XX.X.X的形式。6.1.2.9审核批准权限：公司制度文件均执行会签评审，并由分管领导审核、总经理签发；各类红头文件一律由董事长签发；其他类文件由分管领导或其授权人签发；各分、子公司各类文件由分、子公司总经理签发。单位名称XX公司文件编号KC01/RL-01文件名称文件管理制度版次A00页次3OF5批准：XX审核：XX编制：XX文件密级：受控文件生效日期：2021.12.236.1.3制度文件编制程序6.1.3.1制度文件起草各中心/部门制度由相应的职能中心/部门起草，在起草过程中起草部门应当广泛征询部门员工、分管领导、相关联部门负责人以及员工的意见和建议。6.1.3.2制度文件审核a初审：初审的重点是把握制度内容是否符合国家的方针、政策、法律、法规；提法是否同已出台的有关制度重复或冲突；规定是否符合实际，是否具有合理性和可操作性；涉及的部门是否经过协调，意见是否一致；定义是否准确、措辞是否恰当、条理是否清楚、语法是否规范。b评审或会签：起草部门根据制度内容需要，负责组织评审或会签，评审或会签部门由制度内容所涉及的相关部门组成，人力行政中心参与所有制度评审或会签，会签详见附件二《会签记录表》，会签结论由评审或会签组织部门负责人填写。c复核：制度会签后由起草部门送人力行政中心（电子文档）进行复核。复核的重点是：制度内容是否全面、审核会签手续是否齐全规范、格式、编号是否符合标准、发布范围是否合理。凡经复核不合格的，人力行政中心有权要求起草部门按照规定标准进行修改、补充、完善。d讨论公示：制度草案经复核基本成文后，根据文件需要(涉及员工切身利益)由人力行政中心提报工会委员会，由工会组织在制度生效范围内进行讨论或公示，广泛征询员工意见，并将员工意见反馈书面至人力行政中心。e审批和签发：制度草案讨论公示结束，由人力行政中心将制度送总裁/总经理审批，审批通过后由人力行政中心组织下发各部门，原件留存。6.1.3.3制度文件发放管理a制度文件由人力行政中心加盖公章后才能发放，同时将作废文件回收，发、收文件均由文件管理人员做好签收登记工作,填写附件三:《文件收发记录表》。b原则上受控文件直接在OA系统里发布、生产车间公告张贴等；秘密文件采用纸质发布至当事人。c制度文件均由各部门负责人在原稿上签收，部门负责人可根据内容需要决定是否进行传阅或组织部门人员学习，不涉及本部门其他员工或带有保密性的文件，应做好保密工作。d当事人需做好文件的签收记录及存档。6.1.3.4制度文件的修订管理a原则上制度文件修订每三年集中修订一次，如公司实际情况发生重大变化，可及时对制度文件进行修订。单位名称XX公司文件编号KC01/RL-01文件名称文件管理制度版次A00页次4OF5批准：XX审核：XX编制：XX文件密级：受控文件生效日期：2021.12.23b制度文件修订的前提：与国家规章制度相冲突或制度文件实施过程中发现问题则需对现有制度进行修订、完善。c制度文件修订可由人力行政中心发起，也可由制度文件起草部门发起。6.1.3.5制度文件的存档管理a所有的制度文件发放完毕后，人力行政中心文件管理人员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新附件四：《公司内部制度文件清单》。 b作废文件应进行定期处理。并将作废文件保留一份，并另加盖“作废存留”标识，一级文件归档保存二年备查，其他多余文件及时销毁。6.2红头文件6.2.1红头文件的条件6.2.1.1人力行政中心及下属子、分公司负责人力行政管理的部门或个人有权拟订和发布所属范围内生效的红头文件，其他部门和个人均无权发布红头文件。6.2.1.2红头文件仅限于公司发布对内对外重要的公文和文件：a公司股东会、董事会、监事会相关的决议性文件。b公布公司体制机构变动或中层以上管理人员任免事项。 c公布公司的重大开发、项目、经营管理等工作的决定。 d发布有关重大奖惩决定和通报。6.2.2红头文件行文规范（具体格式参见附件五：《红头文件模板》）6.2.2.1红头文件编码规则：公司+年份+序号，序号从001开始，以此类推。如宁波XX技术有限公司2021年第一份红头文件：XX【2021】001号。6.2.2.2各子公司的编码：XX：XX；XX；XX；XX等依次类推。6.2.2.3标题为三号宋体加黑,正文及其它为四号宋体。6.2.2.4页面设置：页边距为上3厘米，下2.6厘米，左2.3厘米，右1.8厘米；行距为单倍行距。6.2.2.5主题词：指红头文件中关键的词语，一般从标题里摘取关键词。6.2.2.6发送：指与红头文件直接相关的部门或人员。6.2.2.7抄送：指与红头文件非直接相关的部门或人员，但有必要让其知悉的部门或人员。6.2.3红头文件管理6.2.3.1所有的红头文件由各部门提供原始材料，人力行政中心起草、经民主程序定稿后，由董事长/总经理审批，盖章后在OA系统、企业微信群里公示发布，如有必要则由各部门负责人负责传单位名称XX公司文件编号KC01/RL-01文件名称文件管理制度版次A00页次5OF5批准：XX审核：XX编制：XX文件密级：受控文件生效日期：2021.12.23达至每位员工。6.2.3.2红头文件的存档、销毁管理参照制度文件的管理要求。6.3其他公文文件的管理6.3.1其他公文文件由各部门参照制度文件、红头文件的行文规范自行设计，自行发布和存档管理，必要时提交人力行政中心备案。7.附件及要求7.1本制度自2021年12月23日起实施，以前与此相抵触的各类文件废止。7.2本制度中与《内部控制管理手册》相冲突的条款，以《内部控制管理手册》条款为准。7.3本制度最终解释权归人力行政中心所有。7.4附件表单7.4.1《公司内部制度文件清单》附件一7.4.2《会签记录表》