行政部的档案管理办法要点

总则第一条为确保公司行政管理各项统计的真实性、系统性、有效性和完整性，通过对档案材料的管理，更加好地维护公司形象与利益，完善建档归档工作，特制订本方法。第二条本方法合用于公司行政管理活动中形成的文献、资料、报告、批件、证书、各类文字、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档案的管理。档案材料的生成第三条各职能部门负责将行政有关的档案材料，对其分类，在规定时间内交行政部进行保存。档案材料的保管第四条行政部应指定专（兼）职资料员保管档案材料，将档案材料放入专门的文献橱内，并达成防火、防盗、防虫、防潮、防尘的规定。第五条档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失，查清责任后由负责人填写遗失单，并接受公司对应处分，重要资料及时报案查找。第六条公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交接工作，避免遗失、泄密现象的发生。档案材料的移交第七条各职能部门形成的行政档案材料要认真进行整顿组卷、登记造册，在规定时间内向行政部保存人员移交。第八条公司的红头文献、重要告知、人员的任免等文书类档案原件即日移交到行政部。第九条专利申报材料及专利证书等文献在专利证书领取后3个工作日周内向行政部移交。第十条荣誉实物、设备资料类档案应在接受实物后7个工作日内向行政部移交。档案立卷归档第十一条移交档案材料按规定分类、组卷、编目、编号、归档。根据档案管理目录体系，建立档案备查簿及有关子目录体系，填写文献卷内目录，并按其归档类型、基本状况（如时间、名称等）、保存时间等进行统一管理。归档材料应严格按照规定整顿，装订成册，编号入档，分类寄存。档案借阅、使用权限第十二条各部门人员根据工作需要，按照使用权限，可到行政部查阅使用。第十三条查阅档案资料要办理借阅登记手续，查阅完毕后及时偿还。查阅普通资料，经有关部门领导同意并填写借阅/复印统计（见附表三）后方可借阅或复印。第十四条档案资料不得外借，如因工作需要，经行政主管同意并填写借阅/复印统计（见附表三）后方可借阅或复印。档案鉴定销毁第十五条公司成立档案鉴定小组，根据档案内容的重要程度和保存期限对到期档案进行鉴定。第十六条根据鉴定小组的鉴定结论，由行政部填写到期档案销毁目录统计（见附表四），报总经理同意后，予以销毁。违反档案规定的处分方法第十七条对应归档文献材料迟延不归档的负责人，视状况予以罚款解决。第十八条损坏、丢失、涂改、伪造或私自销毁公司含有保存价值档案的，予以负责人行政处分。第十九条工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节严重状况，予以负责人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。第二十条其它违反公司档案管理规定的有关行为根据公司对应处分制度执行。档案分类及管理规定第二十一条档案分类：一、行政文书档案分类1、集团有关行政工作的红头文献、年度经济方针目的和重大问题的临时告知。2、我司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。3、会议纪要、收文和发文登记薄。4、领导或中层干部代表我司在多个表决会议上的重要讲话材料。5、公司大事记、史志。6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文献资料。7、集团有关劳开工资管理工作的批示、规定、告知。8、我司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。9、集团公司有关干部人事工作的批示、规定、重要干部任免的告知。10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。11、专利申请资料和专利证书。12、公司多个办公和设备资料。第二十二条档案管理规定：（一）档案编号1、档案分类各级名称经拟定后，应编制《档案登记目录表》，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用一定次序依次排列，方便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经拟定，不适宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3、公司档案员负责对各部门文献材料的收集、整顿，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要主动配合公司档案管理工作。4、档案编号阐明：001--集团有关行政工作的红头文献、年度经济方针目的和重大问题的临时告知。002--我司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。003--会议纪要、收文和发文登记薄。004--领导或中层干部代表我司在多个表决会议上的重要讲话材料。005--公司大事记、史志。006--公司组织机构代码营业执照以及增减更改名称、启用印章等文献资料。007--集团行政有关的多个合同类文献。008--公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。009--专利申请资料和专利证书。010--公司多个办公和设备资料。011—公司办公用品申领单等办公用品记录表单。012—公司行政有关的其它类型文献。

（二）归档及保存年限1、归档的文献资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档规定特性及文献内容进行归档，在一种卷内要按问题或者文献形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。2、归档的同类文献资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定时和永久。定时按文献材料的保持价值分为1年，5年，。1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）组织规程及办事细则（3）不动产全部权及其它债权凭证（4）公司规章制度（5）其它经核定须永久保存的文书（6）专利、设备资料。2、保存：（1）会议纪要、讲话材料等（2）其它经核定须保存的文书3、1年至5年保存：（1）期满或解除之合约（2）其它经核定保存5年的文书4、1年下列临时保存：（1）结案后无长久保存必要者。（三）公司、各部门可根据实际状况拟订文献资料保存期限的补充规定。（四）归档的文献资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文献的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文献与原件，多个文字形成的同一文献，均不得分开。（五）按归档规定进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案构成后，要对档案做统一排列并编写档号。档案日常管理第二十三条借阅管理规定（一）借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，借阅人必须在公司借阅记录表上签字，重要文献需行政主管签字同意后方可借阅。（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅记录表上注明借出日期和偿还日期，以备及时催还。（3）档案偿还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写偿还日期，取消借阅统计。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文献上圈点、画线和涂改，未经同意不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作因素需要复印文献或摘抄文献，需行政主管同意。4、借阅人应于规定时限内偿还。如有其别人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。第二十四条档案销毁管理规定1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报行政主管审核同意，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、部门负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销状况报告我司负责人。《档案销毁清册》需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列三种：未结清的债权债务；未了事项；经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。第二十五条档案借阅管理规定1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交记录表》，报部门负责人审核同意后，方可进行移交。《档案移交记录表》需注明：移交档案目录、移交方签章、接受方签章、移交时间、移交因素。2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交记录表》一式两份，移交方和接受方各一份并永久保管。第二十六条档案保密管理1、档案员应忠于职守，恪守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，精确，快速地为运用者提供档案资料。2、爱惜档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。第二十七条本制度自颁布之日起执行。二0一三年六月二十日附件一：档案管理流程一、档案管理流程图附表二：文献卷内目录序号档案名称档案编号归档时间归档人保存时间备注附表三：文献借阅/复印统计原文献借阅/复印经办人部门使用时间偿还时间同意人文献名文献号页号附表四：文献销毁统计原文献（页）替代文献（页）销毁人同意人文献名文献号页号文献名文献号页号每日新闻速递2月17日星期一今天视点民生百态超20省份或年内启动单独两孩北京最快3月实施去年全国人均税负近万元报告建议慎征房产税33个都市元宵节现重度污染天京津冀污染最重新疆于田地震已致逾40万人受灾20万间房屋倒损节后新春招聘会扎堆举办住房公积金修法持续2年推迟被指再造不公平龙岩：高速两车追尾撤离不及时16车连环撞2死8伤广东去年1081人死于传染病艾滋病死亡数最多财经新闻时政热点时政热点Politicshot超20省份或年内启动单独两孩北京最快3月实施-02-1606:29:19来源：京华时报随着湖南人代会昨天闭幕，历时一种月有余的省级地方两会全

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