GJB文件控制程序

文献控制程序公布日期：3月1日实施日期：6月1日审签单序号职责签名日期1编制.62审核3批准 发放状态统计序号持文部门份数分发号文档格式备注1总经理1/电子版2管代1/电子版3综合管理部101纸制版4生产制造中心102纸制版5计划财务部103纸制版6技术质量部104纸制版7经营发展部105纸制版修订统计文献名称文献控制工序文献编号AW/QP-01序号更改章节更改日期更改单编号更改后标记1.目的与范畴对与公司质量管理体系有关的文献进行管控制，确保各有关场合使用文献的有效和合用。本程序合用于公司与质量管理体系有关的文献的控制管理，涉及电子媒介形式的文献资料。2.术语和定义本程序采用GB/T19000-《质量管理体系基础和术语》、GJB9001C-《质量管理体系规定》及GJB1405A-《装备质量管理术语》确立的术语和定义。3职责3.1内部文献（编制、审核、同意）权责表文献层级文献类别编制审核同意收发控制质量方针、质量目的管理者代表总经理总经理综合管理部一级质量手册技术质量部管理者代表总经理二级程序文献技质部组织三级管理原则有关部门或科室部门最高领导总经理岗位阐明书部门或科室主管部门主管副总作业规范或指导书部门或科室主管部门主管副总各部门文献管控人员技术资料/设计文献部门最高领导管理者代表四级统计/表单随对应的二、三级文献一同审批其它外来文献有关部门及部门主管注：1.设计和工艺文献为四级签字，即经审核后须由检查部门（必要时还可增加其它有关部门）进行会签，以确保文献的合用性和可实施性。2.程序文献由各职能部门负责自行编写，技术质量部负责检查内容的完整规范性，合格后上报管理者代表审核，经总经理同意后生效。3.2综合管理部重要负责对公司一二层级文献、管理性文献、内外公文解决、外来法律法规类等文献的管理、控制和销毁工作。3.3按照“谁主管，谁负责”的原则，各部门主管负责组织对本部门有关业务信息的收集、分析整顿、编制、传递和妥善保护，并对所提供的成文信息进行审核。3.4各部文献管控人员负责对本部门或有关的成文信息的管理、控制和销毁工作。4.定义与分类公司环境和质量文献包含（但不仅限于）有：手册、程序、作业规范/指导书、表单；技术类文献、测试/实验/检查数据报告、多个变更文献及公司各类经营管理原则、工作原则等。4.1按文献性质分类4.1.1一级文献---手册质量手册：是形成文献的质量方针、目的和管理方案，规定管理体系文献的基本构造及其互相之间的作用。管理手册：是环境/职业健康安全管理的大纲性文献（使用执行Q/8DJH1001-中航西安制动下发的环境/职业健康安全管理体系有关文献原则）。4.1.2二级文献---程序程序文献：是手册的支持性文献，也是体系运行的基本文献，用于各项体系要素及所涉及的活动的目的、范畴、职责、控制规定等。4.1.3三级文献---作业规范、原则作业文献：分为管理类、技术类和行政类文献。具体以下：a）管理类文献：如质量策划形成的文献涉及质量计划、岗位职责、规章制度等文献，以及原则和顾客规定而形成的其它管理性文献；b）技术类文献：如产品设计图纸、工艺文献、作业指导书、产品原则、检查准则、实验规程，以及其它有关产品生产过程中的技术文献；c）行政性文献：如与质量管理体系有关的聘任书、奖罚通报等。4.1.4四级文献---统计/表单统计/表单：应使用固定格式，有表单编号及版本管控，用以质量、环境及有关数据、资讯的收集和传递，以控制作业过程或证明作业符合规定的文献统计。4.1.5其它---外来文献各个单位因业务需求所使用的各类法律法规、行业原则、顾客提供的图样及知识产权类资料和第三方提供的有关资料或证明文献等。4.2按文献载体分类：a)纸介质文献；b)非纸介质文献。5工作程序5.1文献的编制5.1.1书写规定5.1.1.1二、三级程序和管理性文献根据下列标题模式编写：（1）目的和范畴；（2）引用文献；（3）权责；（4）定义（也可根据实际需求编写标题）；（5）工作程序；（6）有关文献；（7）有关表单；（8）附录。5.1.1.2文献页次格式：表单格式采用“第X页共X页”；文章页码：新版文献的页码依次为：1、2、3…等，当某页的内容发生更改,需要换页时该页码标注依次为：1A、1B；2A、2B…等。5.1.1.3标题格式文章层次普通不超出四级，其标题均在文章左侧顶格书写，“层级下列”标题首字与上级标题空两格对其，字体规格以下所示：第一级---“1.”---“序号和标题”内容均为黑体“四号”字，字体左侧顶格；第二级---“1.1”---“序号”为黑体“四号”字，“标题”为宋体正文“小四”字；第三级---“1.1.1”---“序号”为黑体“小四”字，“标题”为宋体正文“小四”字；第四级---“1.1.1.1”---“序号”为黑体“小四”字，“标题”为宋体正文“小四”字；层级下列：普通先“a），b），c）……”，再“1），2），3）……”以这类推，字体为宋体“小四”号字。5.1.2文献的制订需经“3.1权责表”有关权责主管核准后方可实施，以确保文献的必要、充足、完整性和适应性。5.2文献的编号5.2.1文献类型代码文献类型质量手册程序文献作业规范/指导书技术质量文献代码QMQPSPSOP文献类型外来文献管理原则岗位阐明公司代码用（XX）表达；文献代码WLMSJS5.2.2部门代码部门管理者代表综合管理部经营管理部计划财务部技术质量部部门代号MCZHJYCWJZ部门研发中心生产制造中心21车间51车间保密办部门代号YFZZ2151BM5.2.3编号规则a)编号字体使用规定：“3.1内部文献（编制、审核、同意）权责表”中“一、二级”编号使用黑体字，流水号用两位阿拉伯数字表达；“三、四级和外来文献”编号使用宋体字，流水号用三位阿拉伯数字表达。b)“一、二级”文献初始版本号为A，升级版本后变更变更版本号按B、C……以这类推；文献经修订次数号初始为“0”，后期经修订后“修订次数号”按编号“1、2、3……”以这类推动行编制。c)页码的编制：新版文献的页码依次为：1、2、3…等，当某页的内容发生更改,需要换页时该页码标注依次为：1A、1B；2A、2B…等。`d)各类文献编号：“三、四级和外来文献”编号不加公司代码，流水号用三位阿拉伯数字表达。示例：1）质量手册：2）程序文献：程序文献表单：3）作业文献：原则上只更换原有单位或部门的代码，各单位（部门）的编号规则办法不变。4）统计/表单：统计编号在《统计控制程序》中规定。5）外来文献：识别解决部门为外来文献（除3.2条款中综合管理部受理文献以外）的受理、归档部门。5.2.4文献的编制、审核、同意、发放（流程图见附录）a)质量手册由技术质量部负责编制，管理者代表负责审核，经总经理同意后由综合管理部负责登记备案、发放和管控。b)程序文献由技术质量部负责组织有关部门编制，管理者代表负责审核，经总经理同意后由综合管理部负责登记备案、发放和管控。c)作业文献（如生产作业、设备维护维修类作业文献）由有关部门人员编制，部门或科室主管负责人审核，报各部门主管副总经理同意，由有关部门自行登记备案、发放和管控。d)设计文献普通应推行编制、审核、会签（含标检）、同意手续，应确保设计输出的文献符合技术合同、合同及顾客的规定。e)工艺文献编制、审核、会签、同意、发放恪守《工艺管理制度》的规定，应确保工艺文献符合设计文献的规定，并协调一致。f)为确保文献使用的各场合都得到有关文献的合用版本，各部门都应建立各自的“受控文献目录”对文献进行控制。5.3文献的修订的办法和规定5.3.1文献的修订a)各部门对体系文献（如质量手册、程序文献、管理性文献、作业指导书等）认为需更改时，填写《文献更改审批表》并注明更改前后内容和、更改因素、与否需要通过验证、验证成果等项目，经主管领导确认后，按“3.1内部文献责权表”的规定进行审批；审批合格后填写下发《文献更改单》，由原编制单位负责进行修改；文献经换页、换版更改后的审批手续与原文献相似。b)文献更改时应将更改的修订状况、日期、页次及版次等内容统计于修订页的“修订统计”栏，文献更改的版本和版次按本程序“5.2.3编号规则”执行。三阶文献修订时可在“首页的修订栏”或“修订统计”中反映修订状况、日期、页次及版次。c)质量手册、程序文献、管理性文献编制或修订完毕后，由综合管理部负责对文献编号、版本核对，确认无误后在《文献总表》上统计并下发。d）新文献同意出版后，全部被撤换的旧版文献应收回，以确保现场使用文献的有效性和唯一性。e）工艺文献的修订、更改按《工艺管理制度》执行。f）统计表格的更改及作废按《统计控制程序》执行。5.3.2文献的修订办法a）“一、二、三级文献”的版次修订次数为5次或一次修订内容超出文献总量的30%时（含单页），须升级换版（单页换页）。b）“一、二级文献”只采用换页修改，三级及下列可采用文献中签章修改，但达成修订次数后需经升级换版。c）手写更改的办法是：用单实线划去更改前内容，写上更改后内容，更改人签字并进行标记，如（①,②,③，……），单页更改超出五处，应进行换页更改；d）勘误性更改，普通采用手写更改。5.3.3文献修订的条件5.3.3.1质量手册在以下状况时应予以对应的修订：a)根据的国标或法律法规已修改；b)公司组织机构已变化或质量方针已变更；c)质量管理体系有了改善；d)修订次数为5次或一次修订内容超出文献总量的30%时；e)手册中存在多处不合用或其它必要时。5.3.3.2程序文献在质量手册更改后或在军品质量管理体系运行中需进行修改时。5.3.3.3三层文献的更改由编制部门根据需求提出并更改。5.4文献的会审5.4.1文献新制或修订后，由文献编制部门将文献连同《文稿会审意见表》送有关部门进行会审，以确保文献的合用性、有效性。5.4.2各部门将会审意见填写在《文稿会审意见表》内，并连同文献一并返还给文献编制部门，方便进一步修改完善。5.5文献的评审当公司的组织架构、产品、工作流程等内外部环境发生变化时，有关部门应对有关文献进行评审。管理代表应每年对质量手册、程序文献和管理性作业指导书评审一次，拟定文献与否需要更改。5.6文献发放、回收、作废和管理5.6.1文献的发放与回收5.6.1.1手册、程序文献和行政管理性文献的文本文献由综合管理部负责分发到经营发展部、技术质量部、计划财务部、生产制造中心、研发中心、21车间与51车间各一份。各类作业指导书、规范、规定、制度、方法以及技术图纸等三层级文献由各部门负责只将文本文献分发给需要使用的有关部门。5.6.1.2由综合管理部和各部门文控人员负责对应各层级文献的复印、发放和管理，受控文献需要在复印件的正面右上角位置加盖红色“受控”印章并编出分发号；文献接受人在《文献资料发放/回收记录表》中签收（还需标明签收时间和份数）；文献分发或回收后应及时登记并更新“文献总表”（或台帐）。5.6.1.3电子版文献资料下发时，由文控人员负责将审批后的最新版本受控文献转换成PDF格式文档，寄存于公司公共盘中，再由各部门人员拷贝后参考使用。5.6.1.4文献原件由文控人员在文献的背面加盖红色“文献原稿”印章后归档保存。5.6.1.5临时文献需注明使用期限，并下发前需加盖“临时”印章；临时文献使用期普通不得超出3个月。5.6.1.6各部门收到新版文献后应在一种工作日内将旧版文献交回文控人员，文控人员应在需要回收的旧版文献原稿背面加盖“文献回收统计”印章并对回收到的文献进行签收；对无法正常回收旧版文献的部门，按5.11“文献/资料管控处分条例”执行处分。涉及涉密文献的必须按保密程序规定，及时上报保密办进行解决。5.6.1.7综合管理部每年定时更新文献（汇）总表，并根据文献总表核对检查各部文献管控状况。5.6.1.8员工在离职、退休或工作调动时，必须将所保管的文献资料和账册做完整交接，否则不予办理有关手续。5.6.2受控文献的发放和管理5.6.2.1文献受控管理的办法a)加盖受控印章；b）鲜（红色或蓝色）章有效，复印无效；c）发放/借阅/回收均需登记；d）发放采用编号管理；e）原件归档保存，发放时复印加盖受控印章。5.6.2.2印章的授权、建档管理a）印章的授权、建档管理由综合管理部负责，印章授权的同意由总经理负责。b）专人注册领取使用，其别人员无权使用。c）印章管理者因故需转交使用权时，必须由总经理书面同意授权。d）印章应有编号，若遗失后应及时报告，由综合管理部负责补发新印章，并将原印章及编号作废。e）印章的使用、文献发放/回收均需建档登记并保持统计。5.6.2.3受控文献的发放和回收a)文献的编制或发放部门持订立完整的文献原件和复印件，交对应的文控人员管理。b)文控人员保存原件，在复印件的正面右上角位置加盖红色“受控”印章，并编制填写受控分发号；文献按册发放时，可只在封皮上盖“受控”文献印章填写使用部门编号。c)受控文献发放按3.1权责表由有关部门负责，发放时登记填写《文献资料发放/回收记录表》，使用单位必须在记录表上签收。d)当文献因修订、作废等因素回收时，需核对回收文献的编号与否与下发时编号相对应一致，编号核对无误后在回收文献上加盖“作废”印章，并在“文献资料发放/回收记录表”对应编号的回收栏中签注回收人和日期。e)因文献丢失、缺页、破（污）损、私图乱改等状况影响使用的，可申请重新制作补发的新文献，但有关下发部门应重新编制登记分发号，并在“文献资料发放/回收记录表”和补发文献上注明已丢失文献的分发号失效及失效因素。f）涉密文献借阅、发放都必须需单独建账登记，方便保密核查和管理。g）因文献丢失、缺页、破（污）损、私图乱改等状况，按“文献/资料管控处分条例”进行解决；涉及涉密文献的必须按保密程序规定，及时上报保密办进行解决。h）各部门文控人员每月应核对下方资料的有效性，达成使用寿命的文献资料需按规定时效时间进行回收，避免无效使用。5.6.2.4对承载媒体不是纸张的文献（如磁盘）的控制，也应参考上述规定执行。5.6.2.5非受控文献经部门负责人同意后，由部门文控人员负责登记分发或张贴公布。必要时可在文献封面加盖“非受控文献”章以示区别。非受控文献在文献变更时不予更换和回收。5.6.3文献的申请5.6.3.1如所使用的文献不慎丢失、破损而影响使用时，应由部门负责人员以《文献/资料借阅申请表》提出，并阐明因素与用途，经对应权责部门领导核准后补发，发放时也应参考5.6的有关规定执行。5.6.3.2需向公司以外的组织提供体系文献时,应填写《文献/资料借阅申请表》经管理代表审后交综合管理部编号登记后发放，发放文献时须按5.6有关规定进行管控。涉密信息或资料必须经保密办审核同意。5.7文献的保存、作废与销毁5.7.1文献的保存对所保存的证据性、技术性的文献资料应予识别编号和保护，避免非预期的更改和使用。a)与质量管理体系有关的文献都必须分类寄存在干燥通风，安全的地方；b)各部门文献由各部门保管,技术质量部每年对各部门文献保管状况进行检查；c)任何人不得在受控文献上乱涂画改，不准私自外借，确保文献的清晰可辨、易检索。5.7.2非纸介质的技术、设备、电脑程序等文献由技术质量部负责管理并备份，贮存在适宜的环境条件下，如防潮、防尘、防阳光直射、防压、防消磁等。5.7.3对通过纸介质同意而存入电脑中的文献要进行加密控制使用，使用人应只能“阅读”，不得进行修改和复制。5.7.4对产品质量形成过程中需要保存的文献，设计、工艺文献由技术质量部负责进行建档管理；质量文献及统计由检查室负责进行建档管理。5.7.5文献的作废与销毁a)各部门因需决定取消或废止某文献时，由部门负责人提请填写《文献/资料借阅申请表》，经核、同意（按内部文献权责表3.1）后，告知对应部门回收和销毁失效文献；涉密文献必须由保密办审批并负责销毁解决。b)全部失效文献由对应部门文控人员负责及时回收解决，并在失效作废文献上加盖“作废”印章，避免作废文献的二次使用。c)设计、工艺、技术、设备、首件鉴定资料（含试制、实验、检查报告）及其它需要保存的档案性已失效或作废的文献，只销毁复印件，原件必须保存，并建档登记和标记。涉及军品项目的检查报告等过程统计保存时间与产品同寿。d）销毁失效或作废文献前，由有关部门文控人员负责填写“文献资料销毁清单”，经各部门主管领导审核，管理者代表同意后，由综合管理部负责监督统计，由有关部门文控人员负责进行销毁。e）文献资料的销毁必须采用粉碎机粉碎或焚烧的方式，确保其不可恢复。5.7.6文献的借阅、复制a)借阅、复制与质量管理体系有关的文献，应填写“文献/资料借阅申请表”，由借阅者的部门负责人审批后借阅、复制；文献的复制必须由文控人员编号、登记后下发；涉密文献资料的借阅还需经保密办审批、登记后下发。b)全部受控文献不允许带“受控章”复印。受控文献不允许私自借别人或复印给别人，一旦发现按5.11条款给以处分，造成技术泄密、经济或其它重大损失的将追究其法律责任。5.8外来文献的控制5.8.1技术质量部负责识别公司合用的法律法规文献，采用的国家（际）原则、国家军用原则及行业原则、地方原则和有关的其它原则、规定以及顾客的规范、图样等，建立公司“法律法规与原则一览表”，定时公布目录并提供有关文献、原则。5.8.2顾客提供的技术文献、图纸资料及其更改告知，由技术质量部在2～5个工作日内完毕评审，填写在“外来文献记录表”后分发、实施，并统计顾客更改告知在生产中实施的日期、时间。5.8.3经营管理部负责收集顾客的资料和供方提供的有关凭证资料。5.8.4为确保外来文献现行有效，技术质量部应每六个月要对外来文献进行检索，确保外来文献合用、有效并处在受控状态。5.10统计规定5.10.1统计是一种特殊文献，各部门在编制程序文献和三级文献时应根据质量活动过程所需提供的证据的记载，设计编制对应地统计表样，统计表样应符合过程的程序规定和管理的控制规定。5.10.2统计表格设计后，由部门负责人审核，技术质量部同意后给出表格标记号，具体内容见《统计控制程序》，没有标记号的统计表格不能使用。5.10.3技术质量部定时公布“统计/表格清单”，明确统计名称、标记、责任部门和保存期限，并作为受控文献管理。必要时“统计/表格清单”后附有表样。只有被同意并标记的表样才是受控文献，方可在公司质量管理体系各过程中使用。5.11文献/资料管控处分条例a）对未按规定规定发放、登记、回收、销毁文献资料的，对直接负责人和其上一级主管领导按50元/次处分，造成经济损失、生产停滞或重大影响的按200元/次处分。b）对文献资料丢失的直接负责人，按30元/次处分；缺页的按5元/页进行处分，但最高