版权说明:本文档由用户提供并上传,收益归属内容提供方,若内容存在侵权,请进行举报或认领
文档简介
人事档案管理制度总则第一条:为规范人事档案管理工作,提高档案管理水平,有效的保护和利用档案,使之科学化、规范化、制度化,在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用,更好地为公司各项工作服务,特制定本管理制度。第二条:人事档案工作是公司组织人事工作的重要组成部分,也是公司档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行公司战略、方针、政策服务的;是全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。第三条:本制度适用于公司及其各个部门。管理职责第四条:人力资源部(一)负责制定、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范;(二)负责本制度在各部门实施执行的具体指导和监督检查;(三)负责公司全体员工的人事档案管理工作;(四)负责对员工人事档案管理工作进行检查与督导;(五)人力资源部人事档案管理的职责具体如下:1)收集、鉴别和整理档案材料;2)办理档案的查阅、借阅和转递手续;3)登记职务及工资变动情况;4)为有关部门提供档案信息情况及有关材料;5)做好人事档案的安全、保密、保护工作;6)办理人事档案有关的其他事宜。第五条:人事档案管理人员工作要求和职责(一)坚持四项基本原则,贯彻党的路线、方针、政策,认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论,努力提高政治思想水平;(二)热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,熟练掌握员工人事档案管理工作的专业知识,不断提高业务水平和工作能力;(三)严格执行保密守则,不向无关人员泄露员工人事档案内容;(四)贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例,管理好本单位员工人事档案,接受上级的监督、检查与指导;(五)负责本单位人事档案信息的维护与管理,负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查(借)阅等工作;(六)调查研究员工人事档案工作情况,制定各项规章制度及工作流程;(七)采取防盗、防火、防晒、防潮、防蛀等各项预防措施,确保员工人事档案的安全保管,防止各类事故的发生。人事档案内容第六条:员工人事档案正本的内容和分类:第一类履历材料:个人简历表,各类人员登记表;第三类鉴定、考核、考察材料:鉴定(含自我鉴定),调动、任免的考核材料等;第四类评定岗位技能和学历材料:指国家教委认可的学历、学位及学习成绩,专业技术职务评定的考核、审批材料,毕业生登记表,选拔留学生审查登记表,创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目录;培训内容、考试成绩以及“培训证书”复印件等材料;第五类政审材料:指入党入团、应征入伍等各类政审材料及更改民族、年龄、国籍、参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料;第六类参加及退出中国共产党、共青团及民主党派的材料:入党入团志愿书、申请书、转正报告,取消预备党员及党员资格的材料,退团材料,中国共产党党员登记表,加入民主党派的有关材料;第七类奖励材料:包括科技、业务及政治等方面的奖励材料;第八类处分材料:处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料,法院刑事审判工作中形成的判决书等材料;第九类录用、任免、聘用(含劳动合同书)、复员退伍、转业工资、保险福利待遇、出国、退(离)休、退职、各种代表会代表登记表等材料;第十类其他可供组织参考的材料:体检表、评残材料、法院审判的离婚判决书,员工逝世后的有关材料,非正常死亡的调查报告及相关材料。第七条:员工人事档案副本的内容:第一类的近期履历材料;第三类的主要鉴定、干部考核材料;第四类的学历、学位、及专业技术职务的材料;第五类的重要政历材料;第七类的奖励材料;第八类的处分材料;第九类的任免、工资、待遇、出国审批材料。其他类别如有重复的材料,也可归入副本。第四章档案的整理第八条:整理员工人事档案,必须做到档案材料认真鉴别,分类准确,材料齐全,编排有序,目录清楚,装订整齐,达到每卷档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。第九条:每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序,并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号,在其右下角编写页码。第十条:档案材料排序的方法:(一)按档案材料形成时间排序的有第一、二、三、四、七、九、十类:(二)按档案材料内容主次关系排序的有第五、六、八类。其中第五类及第八类应将同一件事的结论性材料排在前;第六类材料,入团志愿书应排在入团其他材料之前,入党志愿书应排在入党其他材料之前,先排入团后排入党材料。第十一条:档案材料目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写,具体要求如下:(一)题目与材料相符,过长的可简化,但要反映材料的主要内容,无题目的可自行拟题目;(二)材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间;(三)档案材料页码按图书编页法进行编页,每面为一页,已印有页码的材料应如数填写。第十二条:档案材料统一使用十六开规格办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写。第五章人事档案的收集、保管和销毁第十三条:员工所在单位的组织、人力资源部对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集,整理立卷,保持档案的完整。第十四条:立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。第十五条:按规定需要销毁档案材料时,必须认真履行登记手续并经单位主管领导批准,方可销毁。第十六条:档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格应统一使用国家有关规定的标准。第十七条:严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者,应视情节轻重,严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的,要依法处理。第十八条:档案管理单位应建立健全查(借)阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的八项制度及各项工作程序,并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。第十九条:人力资源部的档案管理人员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。1、新员工报到时;新员工报到后,收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后,统一装入新建的档案袋内,并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号(同员工的工号相同)、员工姓名、性别。办理完试岗派遣手续后的三个工作日之内,将以下档案、证件和资料进行再次归档:⑴、《职位申请书》(必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的彩色照片);⑵、身份证(双面都印在同一页上,A4纸)、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件。2、员工办理正式入职手续时;办理完入职手续后的三个工作日之内,将以下档案、证件和资料进行再次归档:⑴、签署好的《担保书》;⑵、《试岗通知单》(必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价);⑶、《录用通知单》、《实习协议》。3、员工办理转正手续时;员工转正手续完成后,各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后,归入该员工的档案袋:⑴、员工保管的《实习协议》和《录用通知单》;⑵、该员工的《转正申请表》、《转正通知单》;⑶、《劳动合同》;⑷、《竞业禁止合同书》。4、员工办理调动手续时;各级人力资源部门,在完成员工调动手续的三个工作日内,将员工调动手续资料装入该员工的档案内,具体的资料有:⑴、《人事异动审批表》;⑵、《员工调动工作移交表》;⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作(事宜)移交明细表》;⑷、《调令》。5、员工办理离职手续时;人事处在办完员工离职手续的三个工作日内,将离职相关资料装入该员工的档案内,必须装入的资料有:⑴、该员工的书面离职申请书;⑵、该员工交回的自己保存的《劳动合同》、《竞业禁止合同书》、《转正通知单》;⑶、《离职申批表》;⑷、《员工离职工作移交表》;⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作(事宜)移交明细表》。6、公司对员工进行表彰或处罚时,需要归档的资料必须第一时间(三天以内)归档。第二十条:每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围:本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。第二十一条:在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。第六章档案的提供和利用第二十二条:因工作需要查阅和借用档案,须遵守下列规定:(一)查阅本单位人员档案应填写审批表,按规定程序逐级审批,方便查阅。(二)如需要本公司领导干部档案,应携带工作证、单位介绍信或内部审批表,经人力资源部领导同意后方可查阅。(三)人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时,应事先提交报告,说明理由,经人力资源总监批准,并严格履行登记手续。(四)任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。(五)查阅档案必须严格遵守保密制度,严禁涂改、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者,应视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分,或追究法律责任。(六)因工作需要从档案中取证的,须请示档案所在单位(部门)主管领导批准后才可复制办理。第七章档案的转递第二十三条:员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,工作交接并办清所有手续后,如无特殊情况,所在单位应在一个月内将档案交其新的工作单位或其户口所在地的劳动(组织、人事)部门。所在单位领导如有职务调整,无特殊情况,接到任免通知后,10天内必须办理档案转递。第二十四条:转递档案应遵守下列规定:(一)通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。(二)对转出的档案,必须填写人事档案转递通知单,并密封包装。(三)对转出的档案材料,应齐全,不得扣留或分批转出。(四)接收单位收到档案经核对无误后,应在回执单上签名盖章,并将回执单立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问,以防档案丢失。第八章其他规定第二十五条:凡是公司的员工(正式员工、试用员工和临时员工)都必须建立档案正本,是否建立副本,根据工作需要由人力资源部自行确定。第二十六条:人事档案管理由人力资源部负责,档案管理岗位人员应具有良好的思想素养,接受过正规的档案管理培训,在工作中须严格遵守保密制度(原则上安排中共党员从事此项专项工作)。第二十七条:不得擅自处理或销毁档案材料,应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。第二十八条:本制度最终解释权归公司人力资源部。人事档案借阅申请表日期:20年月日申请单位申请部门申请人借用查阅人事档案事由借用查阅人事档案内容被查阅单位部门被查阅人查阅档案编号部门经理意见部门总监意见人力资源总监意见总经理意见总裁意见人事档案借阅登记表序日期时间档案借阅人信息档案归属人信息归还日期归还时间档案保管人单位/部门借阅人单位被借阅人档案编号人事档案移交表需调动档案信息单位部门档案归属人档案编号1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、手续会签档案调出单位档案管理员档案调出档案人力资源部门负责人签字档案调入单位档案管理员档案调入档案人力资源部门负责人签字公司人事档案管理制度集团公司人事档案管理制度第一条为了规范人事档案的管理和利用,为人力资源管理工作提供有效的信息依据,特制订本制度。第二条集团公司员工档案实行分级管理由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。(一)原始档案:员工入司时随转的人事档案材料,员工转正后调入公司管理。(二)新建档案:员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。(三)电子档案:员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导,该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理,并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。二、人事档案的建立第四条新建人事档案收集范围由人力资源部门直接形成的材料:(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括:报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检,且出具的体检证明须真实有效)等材料。(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。(三)工资调整审批表。(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。(五)考核、考勤或其它类材料。(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。通过其它渠道形成的材料:(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。(六)在原工作单位形成的有关档案材料。(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。第五条人事档案归档材料要求归档材料应具备的条件:(一)必须是已经处理完毕,而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料,应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料,方可归入个人档案。(三)凡归档材料必须具有凭证性标记,如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料,应先将手续补齐,并在办理完备后再行归档。(四)档案内容必须实事求是,不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。(五)档案内容应当完整,对头尾不清、来源时间不明的材料,要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料,如需查清,应转交相关部门处理后,方能归档。确定材料能否归档时,应针对具体问题具体分析,不能一概而论;同时,还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记,并有计划地进行收集补充。应妥善处理不应归档的材料:(一)经过鉴别,凡应转往有关单位保存或处理的材料,应填制《人事档案转递通知单》(此指干部或重要人员档案)。(二)接收单位清点核对后,应按程序办理接收手续。(三)凡属退还本人的材料、证章等,应开列详细清单,证明材料(物品)名称及份(件)数,经批准后退还本人,并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。(四)对不直接退还本人的材料,可经批准后给予销毁,并应对其本人说明。(五)销毁人事档案履行一定审批手续,任何个人都不得擅自销毁。第六条人事档案的整理要求:(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。(四)材料增减时应进行重新整理。(五)人事档案原件作为正本,对于机密性较高的人事档案,可根据工作需要和人员管理情况建立副本。第七条人事档案的建立(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料,并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建档要求,经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案,并对员工在职期间相关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。第八条人事档案的编号(一)人事档案编号构成:档案代码+四位数字,按顺序编号。(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母(大写),如采购管理中心,其人事档案编号为CGG。(三)员工辞职后的档案编号继续保留,不重复使用。(四)同一部门员工的档案要求放在一起,每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内,调动或辞职抽出后不添加新的员工档案,若档案袋中员工档案已抽完,此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。第九条人事档案建立的具体程序(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求。(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。(三))在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。(四)将新的材料存入档案。第十条员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与归档。(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材料,由所在公司、部门每半年整理一次,后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次,统一交集团公司人力资源中心存档。(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理,并要求归档。三、人事档案的转递第十一条人事档案转递的具体程序(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等)及转入地点。(三)填写《人事档案转递通知单》。(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起,并将档案袋密封后转往相应公司、部门。(五)收档公司、部门在收到档案,核对无误后,必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章,且及时反馈到转出公司、部门。第十二条人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度,按要求装袋密封交接,并在封口处加盖公章,且不能由员工本人带走,携带人员严禁私自拆封偷阅档案。第十三条员工晋升科级(含)以上级别,转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后,其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。第十四条员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出,装订成册存档,并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》,经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。四、人事档案的查询、借阅第十五条档案查询和借阅应按程序办理(一)档案的查询应先申请,说明查询的对象、理由和范围,所在公司、部门人事负责人批准后,方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准,并办理借档登记。最长借阅期限为一星期。若需延长,需办理续借手续。(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料,由所在公司、部门开具介绍信,说明理由,再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。五、人事档案的保管第十六条人事档案保管必须严格遵守保密的原则。第十七条人事档案管理必须由专人负责,定期检查核对,确保档案完整、准确。第十八条人事档案存放必须配备专门设备,不得与其它档案混放一起。第十九条人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。第二十条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。六、考核办法第二十一条凡出现以下情况,将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次:(一)人事档案不全的。(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。(三)不遵守人事档案保密制度的。(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。(五)不按规定销毁人事档案的。公司人事档案管理办法规章制度一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理,有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理办法。二、档案管理内容1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。三、档案相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查,如有虚假,可不予录用和解聘处理。1.3对人事档案按入职时间分类归档,按在职人员、离职人员进行整理,并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》,并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原则上是永久保存。1.4当在职员工的基
温馨提示
- 1. 本站所有资源如无特殊说明,都需要本地电脑安装OFFICE2007和PDF阅读器。图纸软件为CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
- 2. 本站的文档不包含任何第三方提供的附件图纸等,如果需要附件,请联系上传者。文件的所有权益归上传用户所有。
- 3. 本站RAR压缩包中若带图纸,网页内容里面会有图纸预览,若没有图纸预览就没有图纸。
- 4. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。
- 5. 人人文库网仅提供信息存储空间,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对用户上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑,并不能对任何下载内容负责。
- 6. 下载文件中如有侵权或不适当内容,请与我们联系,我们立即纠正。
- 7. 本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。
最新文档
- 2024年墙纸销售交易协议
- 2024年不动产权益转让确认协议
- 2024建筑转让协议格式
- 2024年度工程劳务分包招标协议细则
- 定制型防盗窗加工与安装服务协议
- 2024桶装矿泉水销售协议样本
- 2024年挡土墙工程承包协议格式
- 2024物流承运协议规范文本
- 冀教版八年级上册生物全册教案
- 篮球课外训练教案
- 期中 (试题) -2024-2025学年人教PEP版英语六年级上册
- 大学与文化传承智慧树知到期末考试答案章节答案2024年浙江大学
- 2024春形势与政策课件当前国际形势与中国原则立场
- 2024年舟山继续教育公需课考试题库
- 一年级拼音默写表
- 2024届高考英语阅读理解命题说题课件
- 软件正版化培训课件
- 第二单元 遵守社会规则 复习课件 部编版道德与法治八年级上册
- 《思想道德与法治》 课件 第四章 明确价值要求 践行价值准则
- 蒸汽锅炉安装施工方案
- CJJ_T286-2018土壤固化剂应用技术标准
评论
0/150
提交评论