公文处理管理制度

公文处理管理制度1目的1.1实现公文管理的规范化、制度化、科学化，提高公文的运转效率，确保国家和企业机要文件秘密安全。2适用范围2.1适用公司及各部门。3依据3.1依据《本国电力投资集团公司公文管理制度》。4职责4.1总经理工作是公文管理的归口管理部门，主要职责是：4.1.1指导公司各部门的公文流转工作。4.1.2负责公司收文的统一接收、登记、编号、文印、用印、归档、立卷等工作。4.2公司各部门为公文的承办部门，其职责是：4.2.1按照公司领导批示和文件的要求，对承办事项予以执行落实。4.2.2公文的起草、会签和分发传递工作。5管理内容要求和程序5.1公司常用的公文种类主要有：5.1.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。5.1.2通知：适用于发布规章；要求办理和需要有关部门周知和共同执行的事项，任免和聘用干部。5.1.3通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。5.1.4报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。5.1.5请示：适用于向上级单位请示、批准。5.1.6函：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”。5.1.7会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。5.1.8意见：适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。5.2公文格式5.2.1公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。5.2.2主送单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。5.2.3有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角标明“机密”、“秘密”。5.2.4紧急公文，应根据紧程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。同时需要标明保密程度和紧急程度的公文，应将保密程度与紧急程度上下排列，保密程度在上，紧急程度在下。5.2.5发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。5.2.6上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人，如有会签单位，应注明会签姓名。5.2.7公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中一般不用标点符号。5.2.8公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。5.2.9公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。联合发文，联合单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。5.2.10成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。5.2.11文件应当标注主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标主题词表中规定的词，一般不超过五个词。5.2.12文字从左至右横写、横排；用纸应按国际标准为A4型，左侧装订。标题用2号小标宋体（宋体18030）字，正文用3号仿宋体字。5.3行文规则5.3.1一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。向下级单位的重要行文，应同时抄送直接上级单位。5.3.2请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。5.3.3报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导人。5.4公文办理5.4.1收文处理收文一般包括签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。收到所属部门拟文，文秘管理人员应当进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则；文种、格式是否规范。对不符合规定的文件，应退回来文单位；对不符合规范但需要集团公司办理的急文，可先通知承办部门办理。5.4.2承办承办部门对交办的公文应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限办理。确有困难的，应当及时向来文单位和文秘管理人员予以说明。5.4.3催办5.4.3.1对重要的和有时限要求的文电，文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。5.4.3.2除文秘人员负责催办外，承办单位的领导也要及时催办，并将办理情况向有关方面及时反馈。5.4.4发文处理发文一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。5.4.5拟稿公司发文，均应通过办公自动化系统按照“发文稿纸”格式拟稿，机密文件参照有关保密规定办理。拟稿人应按发文稿纸上的栏目要求填写清楚。草拟公文应做到：5.4.5.1要符合国家的法律、法规和方针、政策，符合电力工业的实际情况，符合集团公司的有关规定。5.4.5.2情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。5.4.5.3人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。5.4.5.4结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。5.4.5.5必须使用国家法定计量单位。5.4.5.6公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。5.4.6会签5.4.6.1公司发文，几涉及其他部门业务的，应有关部门领导会签，会签部门需表明意见。5.4.6.2规范性文件需经总经理工作部会签。5.4.7核稿公司领导要对文电稿进行全面审核，严格把关。公司发文在送领导签发之前，必须经总经理工作部核稿；各部门必须指定专人负责对本单位草拟的文件进行初核，起到审核把关作用，对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。核稿的重点是：5.4.7.1是否需要行文；5.4.7.2有关部门、单位是否已协商、会签；5.4.7.3提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；5.4.7.4公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。5.4.8签发5.4.8.1重要请示、报告先送主管副总经理审核，再送总经理签发。5.4.8.2一般发文按分工送副总经理签发。发文内容如涉及两位以上领导，应先送分管领导核签，再送主管领导签发。5.4.9电报收发和处理5.4.9.1明码、密码电报由总经理工作部机要人员签收，集中分办、管理，注明“亲收”的“绝密”文件，指人译电报，必须由收电人或收电人指定的人亲自启封；5.4.9.2属于需要办复的电报，应及时送公司领导，急电随到随办，不得积压。5.4.9.3草拟电报稿，坚持一事一电、密来密复、明来明复、不得明密混用的原则，做到简明扼要，文字清楚，说明问题。5.4.9.4密码电报是经密码隐蔽过的公文。几属秘密和紧急、重要的事项，应按规定采用密码加密译发。5.4.9.5密码电报要严格管理，不准擅自抄录、翻印、复制，不得在不利保密的场合存放、交接密码电报。不得携带密码电报到公共场所或作为出差、办事的证明。5.5公文立卷及销毁公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《本国电力投资集团公司档案管理办法》和其他有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料（包括音像）整理好，文件由总经部文书立卷。5.5.1公文归档要根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证归档文件材料的齐全、完整，能准确反映本部门主要工作情况，以便于保管和利用。5.5.2联合办理的公文，定稿由主办单位立卷。5.5.3具有长期或永久保存价值的电子文件，必须制成纸质文件。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。5.5.4整理好的案卷，应当按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保管应归档的公文。5.5.5没有归档和无存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，保证不丢失，不漏销。5.6机要文件管理5.6.1公司要建立机要室，配备专用保险柜。要建立机要阅文室，阅读机要文件应在阅文室阅读。不得私自携带机要文件外出，如工作需要携带机要文件外出时，必须经总经理工作部经理同意，主管领导批准，并采取必要的保密措施。5.6.2严格按规定的阅读范围阅读机要文件，不准私自扩大阅读范围。5.6.3严格执行规章制度和保密纪律，公司保密委员会办公室应定期检查上级文件的分发、阅读、保管、清退情况，及时研究解决存在问题，充分发挥文件的作用，严防失、泄密现象发生。5.6.4密级为秘密以上的上级不得复印。如确需复印和扩大传达范围，必须经公司机要人员请示领导批准后方可复印，复印的机要文件一律登记，并按正式文件清退、销毁。其他上级单位标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，可经总经理工作部经理批准后复印，复印件同正式文件一样管理。翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和