外事管理办法

外事管理办法1目的规范管理XX发电股份有限公司（简称公司）的外事工作，加强外事工作的政策性、科学性、计划性和时效性，贯彻落实“统一领导、归口管理、分级负责、协调配合”的原则。2定义公司外事是指公司主办或参与的在境内、外（含港、澳、台，以下同）执行的、涉及境外机构、人员或项目的事务，包括但不限于因公出国（境）考察与培训、组织或参加国际会议与展览、涉外业务洽谈、邀请和接待国外人员访华等事务。3适用范围本办法适用于公司。4职责范围公司对外事实行统一归口管理。公司总经理工作部为统一归口管理部门。5涉外事项请示与审批5.1公司重要涉外事项实行请示制度。主办部门须提交书面申请并附带详实资料，经总经理工作部审核后报请公司领导批准。涉及2个以上部门的，由主办部门事先征求相关部门的意见。5.2以下事项属请示范畴：5.2.1拟请公司领导出席的外事活动；5.2.2拟请公司部门主要负责人出席的外事活动；5.2.3拟以公司名义与境外机构或个人签署合同与协议；5.2.4拟以公司名义举办国际性会议及参加国际性展览；5.2.5拟在境外设立分支机构；5.2.6派遣临时因公出国（境）和长期驻外人员；5.2.7拟邀请、接待境外代表团来访；5.2.8其它涉外事项；5.2.9各主办部门要求请示的其它涉外事项。5.3外事请示事项的办理程序:5.3.1公司领导出席的外事活动：主办部门应至少提前3个工作日向总经理工作部提出书面意见，并提交详实的背景资料，由总经理工作部提出初步意见，经公司总经理工作部会签后，报请公司总经理审批，然后上报中电投江西分公司。如需出席活动的公司领导讲话，主办部门应提前2个工作日向总经理工作部提交讲话稿备案。5.3.2公司部门主要负责人出席的外事活动：主办部门应提前3个工作日向总经理工作部提出书面意见，并提交详实的背景资料，由总经理工作部拟签报请示公司领导。5.3.3以公司名义与境外机构或个人签署合同与协议：依照公司合同管理的规定程序，办理向公司领导请示手续。5.3.4以公司名义举办大型国际性会议及参加国际性展览：业务归口部门应至少提前6个月会商总经理工作部，并由总经理工作部报请公司领导批准后向分公司提出申请。获得批复同意后，业务归口部门方可依据批文对外发放通知和资料。活动结束后2周内，业务归口部门应将书面总结报告和多媒体资料交总经理工作部备案。5.3.5在境外设立分支机构和派遣临时及长驻人员：由总经理工作部会商公司人事劳动部，并按照职责分工请示公司领导。5.3.6邀请、接待境外代表团来访：主办部门应提前3周书面商总经理工作部，并附接待方案和代表团成员名单及单位简介。总经理工作部在3个工作日内提出审核意见后签报请示公司领导。获得批准后，总经理工作部负责签发签证通知和接待通知。5.4临时因公出国（境）任务审批和管理:5.4.1公司党委书记、总经理的出访任务按照外交部（港澳办、台办）的有关规定报政府主管部门审核后，呈分公司审批。5.4.2公司其他领导班子成员的出访任务由公司总经理审核、公司总经理审批（赴台湾地区的，由总经理签署意见，报台办审批），并由总经理工作部报上级备案。5.4.3公司各部门人员的出访任务由组团业务部门提出书面意见。总经理工作部提出初步审核意见后，报请分公司审批。其中，部门主要负责人部门副职领导及以下人员的出访任务报请公司总经理审核，再呈请分公司总经理工作部审批。5.4.4出访任务批准后，由总经理工作部出具公司出国（境）任务通知书正式通知相关部门准备出国（境）所需材料，包括照片、《公司因公出国（境）人员审查一览表》、《签证明细表》等必要材料。由总经理工作部负责办理护照（港澳通行证）和签证（签注）等出国（境）手续。5.4.5公司人员应在出访前2个工作日到总经理工作部办理领用护照（港澳通行证）的相关手续。出访任务结束后，应于1周内将护照（港澳通行证）交回总经理工作部管理，并自回国之日起1个月内向所在部门和总经理工作部提交团组出访报告。5.5其它未尽事宜，由业务归口部门事前商总经理工作部处理。需向公司领导请示的，报请公司领导批准。公司员工不得擅自对外联系或承诺有关事宜。6涉外函电管理公司对国际往来函电实行归口管理，由总经理工作部会同相关部门负责。公司领导的国际往来函电由总经理工作部商总经理工作部处理，总经理工作部负责存档。公司各部门的国际往来函电由业务归口部门负责管理并归档。7外事会见、宴请及礼品7.1公司总部设立外事会议室，由总经理工作部统一调配，公司外事活动优先使用。7.2外事会见安排7.2.1公司领导会见外宾，由总经理工作部负责商有关部门准备会谈背景资料和对外表态口径，安排陪见人员、译员、会见场所和外宾迎送，并安排专人负责记录会谈内容和整理会谈纪要。7.2.2公司各部门主要负责人与外宾会谈的会谈纪要应及时呈报公司有关领导并抄送总经理工作部备案。7.2.3公司各部门其他人员会见外宾，主办部门须事先将会见安排意见送交总经理工作部登记，其外事会谈纪要由主办部门管理并存档。7.3外事宴请安排7.3.1因工作需要宴请外宾，应本着“讲求实效，规格对等，维护形象，勤俭节约”的原则进行。7.3.2外事宴请应履行相应手续。公司领导出面宴请外宾，由总经理工作部按照外事会见程序安排。7.4外事礼品7.4.1根据国际惯例和外事工作需要，公司总部人员在对外交往时可以与外方互赠礼品。公司外事礼品由总经理工作部统一管理。7.4.2在涉外公务活动中，对方赠送礼金或其它有价证券，应当婉言谢绝。确属难以谢绝的，所收礼金或有价证券须经总经理工作部交与公司财务管理部门管理。7.4.3公司总部人员代表公司接受外方赠送的贵重礼品，应及时交总经理工作部登记后统一保管。总经理工作部应向交回礼品者出具《外事礼品上交回执》。8出国（境）团组费用管理8.1公司各部门根据工作需要，于每年年底前将下一年度的出国（境）计划及总费用预算建议以书面形式交与总经理工作部汇总，并按照公司机关费用预算管理规定履行报批手续。各部门根据批准预算控制使用出国（境）费用。8.2公司领导出差可乘飞机公务舱，其他人员出差乘坐飞机需经公司领导同意。8.3出国（境）团组在外的食宿、公杂、交通及零用费参照国家财政部、外交部颁发的《临时出国人员费用开支标准和管理办法》（财行〔2001〕73号文件）执行。公司领导团组在外的住宿费本着节约的原则安排，据实报销。8.4出国（境）团组经办人需在成行前7天编制所需费用预算表。该费用预算如符合财政部规定的标准，由团组主办部门和总经理工作部负责人签字后办理借款手续。该费用预算如超出财政部规定的额度，须由团组主办部门以签报方式提出申请，经总经理工作部会签后报公司分管外事工作领导审批，并按上述程序办理借款手续。8.5出国（境）团组经办人凭本国电力投资公司出国（境）任务批件或确认件、费用预算表和借款单到机关财务办理借款手续，并按国家外汇管理局的规定办理换汇手续。8.6出国（境）团组在回国后2周内凭有效票据履行报销手续，由出国（境）团组经办人填写出国（境）费用结算表和报销单后依次报团组负责人、所在部门和总经理工作部负责人审核同意后报销。8.7有效票据必须有各项开支的明细，凡外文部分必须用中文注明。结算汇率按有关规定执行。9外事礼仪9.1公司人员参加外事活动时，应着装整齐，并保持良好的精神风貌。男士应着西装，系领带；女士应着职业套装。9.2遵照中央近年来实行的领导人迎送“讲求实效，从简安排”的礼宾制度改革原则，公司领导出访的迎送礼仪从简，并由总经理工作部负责人代表公司前往机场迎送。9.3公司领导出访，由总经理工作部负责按照机场及出入境管理等有关规定，办理公司领导出入境手续。9.4应公司邀请并负责接待的境外代表团抵离境时，业务归口部门可视情况派人赴机场迎送。9.5公司来访的外宾一般应由专人凭总经理工作部签发的《外宾来访通知单》在公司大门口迎送；重要外宾可专车迎送。10外事纪律10.1公司总部人员在外事活动中应保守国家秘密和集团公司商业秘密。10.2在涉外公务活动中，不得私自接受外方礼品、礼金或其它有价证券。严禁明示或暗示外方赠送礼品、礼金或其它有价证券。10.3对违反外事纪律和保密规定的事件，总经理工作部将协助公司纪检、监察等有关部门依照相关规定进行处理。11支持性文件和相关表单11.1支持性文件11.1.1中供中壤、国五院关于印发《关于全国外事管理工作的若干规定》的通知（中发〔2000〕17号）。11.1.2国资委《关于印发〈国五院国有资产监督管理委员会外事工作管理办法〉（试行）的通知》（国资外事〔2003〕44号）。11.1.3财政部、外交部关于《临时