跨校区多馆分配模式的研究

跨校区多馆分配模式的研究

近年来，随着国家对高等教育的日益重视，大学的数量不断增加。为满足教学科研的需求,很多高校在原来校区之外另建新校区,或者通过合并形成新的更具实力的学校,从而导致多分校现象大量出现,并且校区之间的距离往往较远。作为高等教育重要辅助机构的图书馆自然也会相应出现多分馆的现象,这种现象给图书馆文献资源的典藏分配带来了很大的挑战。由于文献资源采购经费总量有限,对文献采购总量及复本数必须有所控制,而各分馆的物理存储空间也是有限的,再加上各分校专业设置的不同,等等,面对这些制约因素,如何形成合理的典藏分配机制,使资源得到最大化利用,已成为图书馆工作中不容忽视的问题。1合理分配文献资源藏与用是图书馆历来面对的矛盾,二者既统一又对立。在多分馆的情况下,图书馆馆藏地点增多,并且不同分馆下设不同部门,如阅览室、借阅处、样本库、密集库等,文献资源典藏分配变得更加复杂化。图书馆的典藏分配工作不仅要使文献资源分配到各个校区的分馆,而且要具体分配到各个分馆的下设部门。毋庸置疑,图书馆对文献资源的分配方式是否合理将会对文献利用率产生很大的影响。以内蒙古师范大学图书馆为例,该馆通过对阅览室的重新规划、文献的重新调配,使文献的使用率从原来的40%提高到50-60%。合理的典藏分配是提高文献利用率的重要保证,在强调以用为主的时代,图书馆应致力于提高馆藏文献的利用率,重视典藏与利用的关系,并且需要不断地在实践中总结经验教训,合理典藏文献资源,充分发挥文献的利用价值。典藏工作做不好,文献资源就不能聚合在最能方便用户利用的地方,导致需要使用的人找不到所需要的文献资源,造成很多有价值的高质量书籍只是摆放在无人问津的地方,长时间占据空间却不能发挥应有的作用,图书馆花费大量人力物力购买的文献资源成为低利用率和零利用率文献。因此,科学合理的典藏分配模式对提高文献资源利用率起着重要作用。2高校跨校区的布局特点由于我国跨校区高校的布局形式多样,因此多分馆典藏分配的模式也是种类繁多,就目前情况来看,高校跨校区的布局常见的主要情况如表1所示。在此基础上,出现了不同的跨校区多分馆典藏分配模式。不同的典藏分配模式适合不同的多分馆组织形式,并且存在各自的优缺点。2.1以学科为划分的文献资源藏书根据不同学科而设立的分校区,文献资源的典藏分配基本上是按照文献所属学科类别来分配的,以上海大学图书馆为例,其3个校区:延长、嘉定和宝山校区分别设有不同的专业,比如计算机通信技术、新闻影视传媒及工业技术等专业主要设在延长校区,其它大多数专业设在宝山校区。3个校区分别有本科生、研究生和教师。资源典藏主要根据学科类型来划分,因此计算机、通信、影视传媒等类文献主要分配到延长校区图书馆。并且,3个校区的用户通过一卡通在各校区之间可以实现通借通还。以学科进行文献资源典藏分配模式的主要优点:专业性文献资源收藏集中,能就近满足用户的专业性需求,为用户的专业学习营造良好的条件。但是如果严格按照学科来划分,也存在下列矛盾:如计算机类、英语类书籍的典藏工作就是一个比较复杂的过程,这类书籍有普及类和专深程度之分,普及类包括的基础知识、四六级考试等书籍不应仅限于计算机和英语专业的读者使用,因为其他专业的读者相对而言对这些书籍的需求更多一些,而真正计算机和英语专业的读者对基本读物的利用率反而没有非此类专业的读者使用率高,他们需要的是更专深些的专业书籍。文学类文献也是这样,从专业分类上讲,他们是属于中文专业的,但是理工科类的学生对文学类作品的需求也很高,随着高校对人文素质教育的重视以及专业交叉现象的普遍性,很多书籍是无法严格按照专业来典藏的。2.2文献复本量和元量区的选择和管理有些专业性较强的高校图书馆因为所属专业性质的原因,采取各馆平均分配资源的模式,比如安徽中医学院图书馆,属于专业性图书馆,有东西两个校区,总体上东校区偏重于医学,西校区偏重于药学。由于学校专业之间关联性比较强,专业交叉现象比较普遍,购买的书籍等很难具体分到某个专业,因此基本上采用了平均分配模式,购买的文献复本数量基本上是考虑平均分配的要求,很少从服务用户数量以及部门设置情况对复本量提出要求。一般在主校区的样本书库保留一本,其他各校区一本阅览一本流通。在复本量不够的情况下,保证样本库以及主校区的完整性,然后再考虑其它分馆。这种分配模式的优点:均衡分配有利于各个校区用户就近获得文献,不受跨校区的限制,减少了跨校区之间的文献互借程序,节省了运费和用户的时间。但是该模式对复本量要求较高,因为每个校区都有流通部和阅览部,会造成一定的资源浪费,一般只适合小型的仅有两个校区的专业性高校图书馆,不适合拥有多个分馆的综合性大学图书馆。2.3确保文献的完整性和满足文献需求的全面性一全多专的分配模式主要在总分馆分布格局的条件下产生。总馆设在主校区,它针对用户相对集中、专业覆盖面宽的特点,收录所有种类的馆藏,以保证馆藏文献的完整性和满足用户文献需求的全面性。各分馆则根据各分校专业特点,保存那些和分校专业贴近以及用户需求紧密的文献。这种分配模式的优点:在一个中心馆中聚集全部的文献,能满足主校区多数用户的就近需求。任何分馆用户通过馆藏目录查找到的所需文献,如果分馆没能找到都可以在中心馆找到。分馆用户对文献的大部分需求在分馆一般都可以就近满足,从而避免了跨馆借阅造成的时间浪费。但是分馆用户的非专业性需求往往不能够就近照顾到,需要跨校借阅和浏览。3节省样品模型的优化3.1各因子分析管理部门合理分配文献资源。根据学校发展政策,将文献分配到各馆跨校区多分馆的典藏分配需要平衡多方面的因素来提高文献的利用率。首先,典藏分配人员需要对各分校的学科专业设置、学科建设的差异、分校用户数量、用户层次等进行深入了解,同时结合学校发展政策,将文献分配到各个分馆。其次,各分馆下设阅览部、流通部以及其它部门,典藏人员要根据文献复本量、用户使用量等将文献合理地分配到各个分馆下设部门。下面我们通过核心元素射线图(图1)来展现多分馆文献典藏分配的权衡因素:科学的典藏分配必须要综合考虑各方面的因素,并且对这些因素要设立权重,进行优先级别的区分,权重大小需要根据学校具体的发展目标以及文献基础等多方面因素来确定。3.2动态藏书机制不同的典藏分配模式适用于不同的校区分布组织形式,但是任何分配模式都不应该是静止的状态。以用为主的时代,优化的典藏分配模式应该是密切联系用户,从用户的需求出发,对文献资源进行动态典藏分配。虽然按学科、专业进行典藏的确大致反映出了用户的需求,但是用户的真正需求并不仅仅局限于专业范围,因为需求是一个复杂的概念,包括显性和隐性需求,因此很难客观地界定用户的需求,而且不同用户的需求差异性很大。故而,跨校区多分馆的文献典藏分配应该确立大流通理念,即馆藏外借图书的馆藏地点不固定,随着读者借阅情况的变化做相应自动的改变。文献分配根据各学院专业设置和读者阅读需求倾向的原则确定典藏初始状态,利用文献的自然流动,逐步使典藏结构趋于合理,实现典藏与用户需求的动态平衡,即在通借通还的基础上形成一种动态典藏机制。所谓动态典藏机制,是指图书馆在进行文献整合完毕、各校区分馆馆藏与用户群相对稳定的条件下,对于仍发生在各馆间跨馆流通的异地图书实行在还书地就近上架,而不再实行人为的回归原馆的藏书机制。动态典藏是建立在目录索引数字化基础上的一种新的典藏模式,由于有机读目录的引导,文献典藏位置的改变可以随时提供给用户知道,因而不会影响到用户对已经阅览过的文献的借阅。通过动态典藏,能实现更合理的文献配置,从而可以最大限度地满足用户的需求。动态典藏机制能够很好地解决多校区图书馆文献典藏工作中初次典藏造成的不科学现象,使典藏文献在各校区图书馆达到最优化的配置。动态典藏利用了文献的自然流向,可以使典藏文献随着用户需要在各校区分馆流动,逐步使典藏结构趋于合理。经过一个时期的自动调整,从而最终达到动态平衡。动态典藏机制中需要注意的是,并不是任何流动的文献都应该盲目地随着流动就近上架,必须要对其进行具体的分析,判断其是否是偶然的个别需求现象,要针对该文献在原馆藏地的利用情况来具体分析。如果在原藏地利用率高,而且仅属偶然的跨馆借阅的图书,还是有必要将其回归原馆藏地的。笔者通过简单的流程图(图2)将动态典藏模型表示如下:跨校区多分馆的典藏分配是一项艰巨而复杂的工作,做好这项工作需要典藏人员具有强烈的责任心,不断总结典藏工作经验,把握学科发展的新动向,