公司人事档案管理制度

公司人事档案管理制度公司人事档案管理制度一、制度目的本人事档案管理制度的目的是为了规范公司的人事档案管理工作，加强对各项人事档案资料的归档、保管、更新和利用，保障公司人事管理工作的正常运行，保护员工的合法权益，促进公司人力资源的持续发展。二、制度适用范围本制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作。三、档案种类公司人事档案分为以下几种：1.员工招聘档案：包括应聘者的简历、面试记录、体检报告、录用通知书、入职登记表等。2.员工基本信息档案：包括员工个人信息，如姓名、性别、出生日期、文化程度、婚姻状况、住址、联系电话等。3.员工劳动合同档案：包括员工签订的劳动合同及相关附件。4.员工考勤档案：包括员工的考勤记录、请假记录等。5.员工培训档案：包括员工的培训记录、培训证书、培训评估等。6.员工绩效评估档案：包括员工的年度绩效评估结果及相关记录。7.员工离职档案：包括员工离职申请、离职手续办理记录等。8.其他人事档案：包括员工的奖惩记录、职称晋升申请记录、薪资调整记录等。四、档案管理责任1.人力资源部门负责员工各种人事档案资料的汇总、归档、保管、更新和利用。2.各部门负责员工的日常信息记录及证明文件的收集工作，并按照规定时间将文件提交人力资源部门进行汇总归档。3.人力资源部门定期对人事档案进行审核，对不合格的档案及时进行整改。4.公司领导对人事档案管理工作进行监督和检查。五、档案的保管和存放1.人事档案应当保存完整、真实、准确，对员工的个人隐私信息进行保密。2.人事档案应当按照文件分类、编号、归档、排列和保护，建立档案目录和档案登记簿。3.人事档案应当保存备份资料，以免档案丢失或损毁。4.人事档案的存放需采取防火、防潮、防腐蚀等措施，防止文件受到损坏。5.员工个人信息必须严格保密，人事档案不得随意外借、泄露或变造。六、档案查阅复制1.人事档案应当遵循审批、申报、审核、复印、授权、登记、取回的程序要求。2.查询人事档案必须经过授权，并按照规定的流程进行申请和审批，同时必须亲自前往人事档案库查阅。3.外单位或外部人员的查询，需经过授权，并符合法律、法规和有关规定，填写查询申请表，并提交相应的证明文件。4.人事档案复印必须经过授权，复印文件必须标注“复印件”并加盖公司公章。七、档案销毁1.人事档案的保管期限应根据国家相关法律、法规及公司文件规定执行。2.保管期限届满的人事档案应及时进行鉴定、整理并予以销毁。3.人事档案的销毁必须经过程序的审批和领导的批准，并做好相应的记录。4.对于因历史、学术、艺术等方面具有重大价值的人事档案，公司应当及时转移至所在地的相关机构或单位。八、违规责任1.对于有违规操作造成员工人事档案资料丢失、泄密、损毁等情况，依据公司的相关规定进行处理；同时依据有关法律法规给予相应的处罚。2.对于有违规操作造成业务单位人事档案资料丢失、泄密、损毁等情况，责令其承担相应的责任并赔偿相应的损失。3.对于有意篡改、私自毁坏、盗用人事档案资料的行为，依据有关法律法规进行处理。九、制度修改本制度的修改需经公司领导同意并建立新的制度标准。十、附则本制度自发布之日起实施，如有未尽事项按照公司实际情况执行。公司领导应当定期对本制度