会议的意义作用与种类

第一讲当今会议面面观会议的意义会议的目的会议的作用会议的种类会议的频率会议的本钱形成决策集思广益会议的意义会议是一个集思广益的渠道会议显示不部门的存在会议是一种群体的沟通方式思考思考会议的目的传达资讯开展有效的沟通达成协义监督员工、协调矛盾资源共享鼓励员士气开发创意稳固主管地位会议目的会议的作用会议种类按人数分团体会议一对一会议

按层次分规模：大会、中会、小会、小组会、一对一手段：会、播送会、网络会、视频会、现场会内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、对象：内部、外部、国际、层次时间：例会年会、季度、周会、晨会、临时会会议的频率会议的频率会议频率会议频率一对一会议第二讲会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议标准效率不高的原因项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。高效会议预防性管理高效会议的特征如何会议标准时间安排方面的标准固定的会议流程标准会议本身要遵守的规那么会议流程图会务准备会议实施开会方法内容对象时间地点费用会务提出问题应急性信息性决策性议程和程序各项会务文件内容执行策略保障控制工具效果归档纪要发布编制预算分工落实后续工作筹划方案批准会议设计和布置设施环境评估反响补充会议预算执行场所配套第三方参谋

会议制度和文化专家咨询领导和机构组织保障者结算会议管理机构会议本身要遵守的规那么第三讲开会前的准备工作是否要开会准备工作的作用5W1H准备工作核对单主持人的准备工作开会的条件必须把信息同时传递给很多的人听取部门工作汇报、并委派任务树立典范、发挥典范作用突发意外事件需要解决的问题共同讨论、集思广益外部环境要求如果准备工作的必要性会议准备的5W1H法Whywherewhatwhowhenhow会议准备工作内容了解会议的目的是否一定要开会确定会议的形式安排会议的议程决定会议的时间确定会议的主持人决定会议的地点研究会场如何布置确定出度人数安排出度者座位会议准备工作内容是否准备会议名签是否安排与会者住宿是否安排交通工具是否发出了会议通知确定视听教材确定辅助教材准备会场周边位置图是否要求与会者准备资料确定自己人的相关资料是否安排会后娱乐工程并并做好事先通知设定沟通目标

制订行动方案预备可能的争执…

进行SWOT分析…

主持人的准备四个准备工作…25SWOT分析优势strength

劣势weakness时机opportanitg威胁threat自身环境26第四章成功会议的六种策略如何做开场白………如何掌握议事进度如何分配发言时间如何形成决策如何圆满结束会议如何达成共识如何做开场白

定义内容开会目的，时间安排，议事方式，纪律规那么等程序概观程序、提供资讯、会议记录、征求意见3-5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨会议时间分配主持人的发言发言时间要占到20%畅所欲言会议进程的控制权力方式语言方式非语言方式如何组织达成共识邀请议案执行的监督单位在“论议纷纷〞根底做成的，而不是在“众口一词〞的根底上做成的。会议决策方法相互交流权威决策共识决策少数服从多数决策无异议决策

群体决策法头脑风暴法德尔菲法思想转换法易地思考法

团队决策法第五章会议的有效沟通与反响技巧会议中的沟通会议中的反响技巧沟通的定义：

为了实现一个目标，将信息、思想和情感在个体或者群体之间相互交流，达成共识的过程。会议中的沟通执行的20%听懂的40%会议中的沟通听到的60%说出了80%理想的100%沟通的漏斗会议中的沟通沟通的金三角设身处地自己对方会议中的沟通沟通的冰山理论有效沟通努力达成目标有明确的时间约束有明确的沟通目标积极倾听重视每一个细节会议中的沟通找共同点适当展示自己的能力和水平坦诚相待沟通的桥梁不必说出所有的真象适当暴露自己脆弱的地方会议中的沟通如何建立信任反响的两种类型正面指导反响建设性反响会议中的反响技巧会议中的反响技巧三部曲第六章主持人的会议管理技巧倾听的技巧实际的说话技巧倾听的技巧

倾听：

是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。倾听的技巧倾听的技巧第七章如何对待会议中的意外情况与“cicada蝉〞相遇与“shark鲨鱼〞相遇与“donkey驴〞相遇遭遇“rabbittracking兔子般追踪〞与“crab螃蟹〔跑题者〕〞相遇与“cicada蝉〞相遇

蝉的病症：讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点主持人对策：采用非语言性暗示探询、总结、测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言与蝉相遇与“shark鲨鱼〞相遇

与鲨鱼相遇鲨鱼的病症：有攻击别人的倾向总是给予消极的、否认的意见主持人对策：理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢送采用非语言性方式打断与“donkey驴〞相遇

与驴相遇驴的病症：过于敏感防卫性很强，心中有面“墙〞不能站在别人的立场看问题主持人对策：突出他的奉献重复问题短暂沉默遭遇“rabbittracking兔子般追踪〞与兔子相遇兔子的病症：质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议主持人对策：突出他的奉献重申可以先试用现在的程序，如不奏效，那么马上按他的方法实施与“crab螃蟹〔跑题者〕〞相遇与螃蟹相遇螃蟹的病