新形势下职业院校财务管理转型的思考

大多数职业院校都是由原来的高职院校或独立学院转型或合并而来，由于受到学校历史发展的影响，职业院校的财务管理及财务信息化水平相较于普通本科院校有很明显的差距。加上职业院校的特殊性，当前职业院校财务数字化发展趋势不够明显，亟须进行财务管理转型。一般情况下，职业院校需要对多个校区同时进行运营管理，而且上级部门对职业院校增加了财政专项资金投入并提高了资金管理水平，职业院校科研项目和经费也有所增加，政府会计制度在职业院校中得到有效贯彻实施，职业院校具有发展壮大的现实需求，其还加强了电子发票的应用、电子档案的建设，这些都要求职业院校必须优化现有的财务管理模式，积极推动财务管理转型。一、新形势下职业院校财务管理存在的问题当前，职业院校的财务管理仍采用传统的管理模式，投入产出的绩效意识不强，有时甚至是不计成本、急功近利地增加项目，重复配置专项资金，难以充分发挥财政专项资金作用。此外，职业院校存在领导层不重视财务管理、财务管理理念落后、财务管理信息化水平低下等问题，财务人员核心工作只停留在会计核算上，他们将大量精力投入报销审核和手工记账中，无法将更多时间和精力投入管理会计实践和内部控制等工作中。业务和财务不融合，很多系统相互独立，财务信息与业务信息难以实现共享，造成“信息孤岛”现象。当前，财务管理工作存在很多问题，在很大程度上限制了职业院校的发展。职业院校进行财务管理转型，对提高财务管理水平和教学质量具有重要的意义。(一)对财务管理认知存在偏差，重视度不高职业院校是非营利性事业组织，不以营利为目的，中心任务不是创造经济价值。领导层将重点放在教学、科研、人才队伍等方面，将财务管理定位在提供财力保障上，认为财务部门的工作仅限于汇总财务信息、编制预算、收学费、负责日常报销、记账及审计等方面，对财务管理认知存在偏差。职业院校管理层对财务管理不够重视，近几年职业院校都会设置总会计师岗位，但总会计师形同虚设，没有发挥出总会计师专业化财务管理和有效控制财务风险的作用。校内管理人员对财务管理制度和财务信息化建设未能给予足够重视，忽略了财务部门在学校运营管理中至关重要的作用。(二)财务管理效率低下首先，由于财务信息化水平低，职业院校的财务人员很多工作还是依靠手工完成。例如，职业院校每年需要上报预算报表、决算报表、教育经费统计报表、大量科研项目结题时的经费支出数据及国有资产管理报告等，这些报表数据只能依靠财务人员手动进行统计和填报，导致财务人员非常忙碌。其次，报销不顺畅。职业院校的报销业务量很大，虽然很多职业院校购买了网络报销系统，但是教职工不会扫描、上传发票，报销审批还是传统的手动线下审批模式，报销人员找专门负责人签字报销难，财务人员找院领导审批签字难。而职业院校报销业务量又特别大，财务人员每天重复着附加值低的审核单据和打电话反馈不符合报销要求的单据等工作，工作量大，但效率没有提高。职业院校财务报销模式、数据处理模式逐渐难以满足学校现代化财务管理要求。最后，风险控制能力较弱。职业院校多项支出受中央八项规定的约束，职业院校内部自定许多财务制度，但是没有人认真看，加上内部审计全面化、巡视常态化监管等要求，由此产生的风险全在“事后”报销环节来控制，风险未在可防范的环节控制住。只有当有关部门对职业院校财务情况进行巡视、审计时，学校内部才开始重视财务管理，这种情况对于职业院校提高内控能力来说十分不利。内部控制是职业院校财务管理的重要组成部分，但学校领导层不重视内控建设，导致其控制效果不甚理想。(三)各部门系统相互独立，产生“信息孤岛”现象因职业院校内部没有信息化建设的统筹部门，职业院校行政、教学、后勤等各业务部门的业务系统规划、建设的进度不一致，信息化程度参差不齐，使各系统之间融合力度不足，各系统互相独立，存在“信息孤岛”、数据难以共享的现象，财务系统与业务系统之间无法有效连接。业务部门的系统无法与财务系统平台联通，很多数据采集、填报都要财务人员人工填报，工作量很大。例如，财务薪资计税系统和人事处的工资核算系统没有形成一体化系统，相关数据需要人工导入财务系统中；职业院校资产管理系统与财务核算系统的数据难以实现共享，每个月财务人员开展固定资产对账和计提折旧工作都需要重复操作；职业院校科研管控系统和财务核算系统之间的数据不共享，许多课题项目支出数据无法推送到科研管控系统中，科研项目结题时的支出数据都是依赖财务人员跨年度查账统计得来的；职业院校采购系统与财务预算系统不对接，采购立项内容及金额控制都需要人工进行，这容易出现没有采购预算方案但通过了采购立项并签了合同的情况；学费欠费数据也需要财务处定期发送给各院系或各班班主任；预算执行进度数据也需要财务处定期发布预算执行情况并进行通报，各院系无法动态了解数据，预算执行统计工作量很大，同时也影响各业务部门的预算执行管理工作。二、新形势下职业院校财务管理转型的策略(一)发挥职业院校总会计师专业化管理作用近年来，职业院校虽然设置了总会计师岗位，但学校领导层对财务管理不重视，没能将《高等学校总会计师管理办法》条款真正落到实处，总会计师难以发挥专业化管理及风险防控的作用。职业院校大多数是从高职高专院校合并转设而来，新的职业院校管理人员应该转变观念，认识到财务管理对职业院校运营发展的重要作用。职业院校管理层应该加强财务管理顶层设计，实行总会计师制度，这样才能使总会计师充分发挥专业化管理、风险防控的作用。此外，要在职业院校管理层的带动下大力进行财务管理改革，向具有职业院校特色的管理型财务管理模式转变。职业院校内部财务管理涉及财务、资产、采购、审计等多个部门，也涉及预算管理、预算执行、现金流量、筹资管理、资金管理、成绩控制及绩效评价等多条线，这些部门如果缺少有效的沟通交流机制，必然影响财务管理工作的开展和财务管理目标的实现。但职业院校制定内部总会计师制度，明确总会计师的职责范围，通过总会计师职责履行来协调各部门的职责权限，理顺校内财务管理关系，就能推动职业院校“大财务”“职业院校财经管理机制”合理运行的格局形成。(二)职业院校要做好内控、服务、数据及业务等方面的工作职业院校财务管理和企业财务管理具有一定区别，职业院校财务管理如何实施，以及如何把共享财务、业务财务、战略财务的概念运用到职业院校财务管理上，是职业院校亟须解决的重要问题。职业院校要想实现财务管理转型，应做好4个方面的工作。一是内控。通常企业财务管理转型的目标是提高效率、降低成本，但是对职业院校财务管理来说，内部控制建设应放在重要位置，重点进行内控信息化建设，通过优化内控流程和内控机制来提高财务管理水平。二是服务。对职业院校来说，财务人员应该做好服务，尽可能让教师、科研人员在琐碎的财务工作上少花时间，为教师提供全面的数据、优质的报账服务，让教师少跑腿、数据多跑路。三是数据。职业院校要实现自动生成会计凭证、财务决算、财务预算、资产采购等面向上级主管部门的标准数据，减少重复操作的工作量，还要促进业财系统之间的融合，实现数据共享。四是业务。无论是事业单位还是企业单位，财务都要更好地支撑业务。职业院校财务管理要不断向前端价值管理、决策支持、风险管控、成本分析、内部控制等职能延伸，更好地服务于学校教学管理、后勤管理、资产管理和财务的概念运用到职业院校财务管理中。(三)加强财务数字化转型和新财务管理平台的应用当前，职业院校在财务管理过程中进行了积极的信息化建设，在会计核算和收费管理信息化建设方面取得了不少成果和经验。财务部门在推动职业院校其他业务部门数字化转型中发挥着越来越重要的作用。在当今数字化时代，如何实现财务管理“数字化转型”，以及如何找准方向促进职业院校业财融合取得新的突破，推动业财从零融合到初步融合再到深度融合，是职业院校在实现财务管理转型的过程中亟须解决的重要问题。财务数字化转型是职业院校财务管理转型的新方向，应加强财务管理新技术、新平台的应用，以此解决传统财务管理模式存在的一些问题。第一，传统报账系统和会计核算系统不融合的问题。新财务管理平台的应用能实现网络报账和会计核算一体化，网络报账系统与凭证录入相连接，能够提高会计核算水平。新《政府会计制度》施行后，职业院校需要开展双分录的记账工作，但应用新财务管理平台后，会计凭证模块能实现根据财务会计的分录推出预算会计分录，实现部分凭证智能核算，减少财务人员记账的工作量，提高其工作效率。同时，网络报账系统的应用也能方便教职工报账。第二，管理层无法实时掌握预算执行情况的问题。掌握预算执行进度是职业院校财务管理中的重点工作，也是上级主管部门考核学校领导层的绩效指标之一。新财务管理平台具有强大的实时预算控制系统，能实现总预算管理与项目预算管理，系统与凭证录入相连接，实时反映各部门各个项目费用的使用情况，有效控制项目经费支出，同时方便经费项目负责人、财务处及学校领导实时动态了解预算执行情况。第三，系统割裂、“信息孤岛”问题。新财务管理平台对外来凭证的录入留有接口，能增强其他系统与本系统的相容性，实现数据共享，如新财务管理平台能打通教务处、人事处、后勤处、科研处、学工处以及公寓管理科等部门的系统，避免“信息孤岛”与系统重复建设的问题，实现数据共享。总之，加强对新财务管理平台的应用能推动部门信息共享机制健全，以及推动开展“数字校园”“智慧校园”建设工作，打破各部门之间的信息壁垒，实现财务数据信息互联共享，同时能推动传统财务管理向自动化、智能化、数字化3个方向转型。(四)加大财务人员培养力度，培养管理会计人才随着时代不断发展，会计职能除了会计核算和会计监督两项基本职能，还逐渐增加了管理会计、内部控制、服务政策制定、服务政府监管以及服务资源配置等扩展性职能。在多年财务管理实践中，职业院校财务人员的会计核算能力和专业水平已经得到极大的提升，但管理会计的实践几乎是空白或者处于探索阶段。会计职能的扩展对财务人员也提出了更高的要求。职业院校要想实现财务管理转型，就要促进财务人员转型。首先，建立轮岗交流机制，促使财务人员全面了解财务和其他部门工作要求，为人才转化和储备奠定基础。其次，学校要配备充足的财务人员，为财务人员提供相应的学习、培训机会，为其提供参与管理的机会，提升整体财务人员的综合素质。同时，培养不同类型的财务人员，对专业水平高的财务人员加强培养，使其工作重点从会计核算向管理会计转变。总之，职业院校财务管理高质量发展要求会计人员向创新型、复合型转变。信息化、数字化与智能化技术推动会计实务工作者深入应用新技术，而财务人员转型更能助力职业院校财务管理转型成功。(五)建立有效的职业院校资产管理制度任何组织的正常运转都需要资产作为坚实的发展后盾，尤其是职业院校如今扩招的大趋势下，资产更是会愈加壮大。职业院校的资产管理更应当得到有效的规划管理，使之发挥出最大的利用价值。首先，充分利用信息科技网络管理的优势，使资产的使用更加科学化。职业院校要遵守实物资产管理同价值管理并重的工作原则，并尽快地建立使用信息化的网络平台。信息化网络平台可以及时地将学校资产的变化做出记录，确保账实相符。其次，尽全力挖掘其可利用率。对于职业院校的一些经营性资产，财务部门要提高它们的所占比重，从而可以达到优化资产的效果。同时还要做好资产的评估工作，建立可行的管理制度。一定要保障职业院校资产的保值和增值。最后，建立健全与完善的资产管理评价体系。财务工作要做到未雨绸缪、防患于未然。因此，在职业院校建立健全、完善的资产管理评价体系就非常有必要。财务部门要根据职业院校的资产管理制度，对资产管理的绩效进行客观、公正的评