Office办公软件案例教程-第1篇-行政篇

第1篇行政篇

案例1制作年度工作计划1.1案例2制作发文单1.2案例5利用MicrosoftOutollk管理邮件1.5案例4制作客户信函1.4案例3制作公司简报1.3

学习目标

1．利用Word2023对文档进展“创立”、“保存”和“编辑”。2．学会对Word2023文档的“页面”进展“设置”、“格式化”。

3．把握对Word2023文档中的“图形”、“图片”及“图示”进展相应的处理。4．在Word2023文档中进展表格的“创立”、“编辑”和“格式化”。

5．对Word2023文档中的“中长文档”、“主控文档”进展相应的处理。6．对Word2023文档中的“邮件”进展“合并”及相关文档的处理。7．利用Outlook2023进展邮件治理1.1案例1制作年度工作准备1.案例分析准备是对确定时期的工作或某项活动在事前作出筹划和安排的书面材料。

准备应包括如下内容：〔1〕标题；〔2〕正文：根本状况、任务、目的、要求、措施和方法步骤；〔3〕制订单位、日期；〔4〕也可以加“附件”。

本案例要求制作一个年度工作准备，将标题设为宋体、四号字、加粗，正文设为宋体五号字，段落首行缩进两个字符，段落标题加粗；页面设置纸张为A4，页边距分别为上2.5cm、下2.4cm、左右均为2cm；并将该文档打印出来。效果如图：

2.解决方案〔1〕启动Word2023，新建一份“空白文档”。〔2〕页面设置。将纸张方向设为“纵向”，将纸张选为A4。

〔3〕录入样式文1.2所示的文字内容。〔4〕选中年度工作准备题目“科源2023年工作准备”，设置为“宋体”、“加粗”，“四号”、“居中”。

〔5〕设置正文格式为“首行缩进”2字符，正文字体设为宋体、五号字。〔6〕设置正文中的标题行“字形”设为“加粗”。

〔7〕以“科源2023年工作准备”为名保存文件。〔8〕打印“科源2023年度工作准备”。

3.案例小结通过本案例的学习，将学会利用Word创立和编辑文档、文档的保存，以及对文档中字符的字体、颜色、大小以及字型的设置。

段落的缩进设置以及利用工程符号和编号对段落进展相关的美化和修饰，学会对页面的页眉和页脚等进展相应的设置，以及打印机的安装、打印文档等行政部门工作中常用的操作。1.2案例2制作发文单1.案例分析发文和收文是机关或企事业单位行政部门工作中特殊重要的一个环节，发文单用于机关、企事业单位拟发文件作记载用，该案例主要涉及到的学问点是表格的创立、表格格式的设置以及表格内容的录入和内容格式设置。效果如图：

2.解决方案〔1〕录入“科源发文单”表头文字，将字体设置为黑体、小二号、居中。〔2〕建立一个3列16行的表格。

〔3〕将A1-A3单元格选中，单击常用工具栏上的合并单元格命令，将其合并为1个单元格，仿照样表将其余需要合并的单元格用一样的方法合并为一个单元格。

〔4〕在各单元格中录入与样表一样的文字内容，然后选中文字内容，在“字体”对话框中或“格式”工具栏上将表格内的文字内容设置为宋体、小四号。

〔5〕将合并后的A1、A2、A3单元格的内容设为靠上两边对齐方式，其余单元格中内容的对齐方式参照课本中的样表1.1进展。

〔6〕选中整个表格，单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，翻开“边框和底纹”对话框。

〔7〕分别将表格的内外框线设置为0.75和1.5磅。〔8〕单击“文件”菜单中的“保存”命令，以“科源公司发文单”为名保存此表格，保存时将此表格保存为“文档模板”。

3.案例小结本案例通过“公司发文单”、“文件传阅单”以及“发文登记表”等的制作，使读者学会创立表格，表格中单元格的合并、拆分等表格的编辑操作，同时了解表格内文本的对齐设置，并能对表格和表格中的内容进展相应的设置。1.3案例3制作公司简报1.案例分析简报是由组织〔企业〕内部编发的用来反映状况、沟通信息、沟通阅历、促进了解的书面报道。简报有确定的发送范围，起着“报告”的作用。

简报应包括如下内容：〔1〕报头：简报名称、期数、编写单位、日期；〔2〕正文：标题、前言、主要内容、结尾；〔3〕报尾：抄报抄送单位、发送范围、印数等；〔4〕简报后可附附件。效果如图：

2.解决方案〔1〕利用Word2023创立新文档〔2〕进展“页面设置”。将纸张设为A4纸，页边距分别设置为上2.1cm、下2.0cm、左2.2cm、右2.1cm。

〔2〕录入样式文1.5文字内容。〔3〕制作简报封面。

①制作简报标题②绘制“本期要目”一行的下方和报尾的上方分别绘制一条加粗的实线。③设置封面其他文字的字体和段落。

〔4〕制作简报正文。〔5〕承受插入分页符的方法将科源公司工作简报中的封面和正文分别放在两页纸上。〔6〕以“科源公司简报”为名将简报保存。

3.案例小结本案例通过运用Word制作公司简报、企业成立公告、电子贺卡、请柬以及公司小报，介绍了Word文档的图文混排的制作方法，包括艺术字、文本框、图片、自绘图形等图形的制作、编辑和修饰以及对图形进展组合等操作。同时，也介绍了文档的分栏、图片与文字的围绕设置等。1.4案例4制作客户信函

1.案例分析现代商务活动中，遇到如邀请函、会议通知、聘书、客户回访函等日常办公事务处理时，往往需用计算机完成信函的信纸、内容、信封、批量打印等工作。本节将通过Word的邮件合并功能，便利、快捷地完成以上事务。效果如图：

2.解决方案制作邮件合并文档可利用“邮件合并”向导，即单击“工具”菜单中“信函和邮件”命令下的“邮件合并”命令，按向导的提示过程创立邮件合并文档。

此外，还可以按以下操作步骤实现“邮件合并”文档的创立。即：建立邮件合并主文档→制作邮件的数据源数据库→建立主文档与数据源的连接→在主文档中插入域→邮件合并。

〔1〕制作主文档〔客户回访信函〕。①启动Word2023，新建一份空白文档。②录入“客户回访函”内容。③对“客户回访函”的字体和段落进展适当的格式化处理。④保存“客户回访函”作为邮件的主文档。

〔2〕制作邮件的数据源数据库〔客户个人信息〕。①启动Excel；。②在Sheet1工作表中录入“客户个人信息”数据。③保存“客户个人信息”作为邮件的数据源。

〔3〕建立主文档与数据源的连接。①翻开制作好的主文档“客户回访函”。②翻开“邮件合并”工具栏。

③单击“邮件合并”工具栏上的“翻开数据源”按钮，弹出“选取数据源”对话框，找到保存的“客户个人信息”数据文件，选中该文件，然后单击“翻开”按钮，弹出“选择表格”对话框。④在对话框中选中Sheet1工作表。

〔4〕在主文档中插入域①在主文档“客户回访函”中相应的位置插入域“客户姓名”、“性别”、“购置产品”②分别对信函中插入的域设置适当的字符格式，如字体、字型、字号和颜色。

〔5〕邮件合并〔生成个人信函〕①单击邮件合并工具栏上的“查看合并数据”按钮，生成客户个人信函。②单击“邮件合并”工具栏上的“上一记录”或“下一记录”按钮，可查看其他客户的信函。

〔6〕打印个人信函。①单击邮件合并工具栏上的“合并到打印机”按钮。②单击“全部”单项选择框，然后单击“确定”按钮。弹出“打印”对话框，设置打印选项，单击“确定”按钮，打印已生成的客户回访函。

3.案例小结实际工作中常常遇处处理大量报表、信件一类的文档，其主要内容、格式都一样，只是具体的数据有变化，为削减重复工作，可使用“邮件合并”功能。

邮件合并的处理过程为：〔1〕创立主文档，输入固定不变的内容；

〔2〕创立或翻开数据源，存放变动的信息内容，数据源一般来自于Excel、Access等数据库；

〔3〕在主文档所需的位置插入合并域；〔4〕执行合并操作，将数据源中的变动数据和主文档的固定文本进展合并，生成一个合并文档或打印输出。1.5案例5利用MicrosoftOutlook

治理邮件1.案例分析MicrosoftOutlook是Office软件中自带的一款邮件治理软件，公司员工常常利用它来收发电子邮件、治理联系人信息、记日记、安排日程、安排任务等，本案例利用MicrosoftOutlook收发、阅读邮件，治理通讯簿，添加收件人，群发邮件，定制会议并发给收件人。效果如图：

2.解决方案〔1〕初始设置。①启动MicrosoftOutlook2023，进入Outlook配置向导，并进入电子邮件账户设置的第一步。

②进展效劳器类型选择，这里选择POP3。③进展Internet电子邮件设置〔POP3〕。

〔2〕收取邮件。①利用“工具/电子邮件账户”选项，在弹出的“电子邮件账户”窗口中选择“查看或更改现有电子邮件账户”选项。②单击工具栏上的按钮，收取邮件。

〔3〕发送邮件。①对收到的邮件进展回复。②使用按钮，发送已经写好的邮件。

〔4〕添加联系人。①在Outlook窗口中，切换到“联系人”快捷方式。②双击窗口中心处添加联系人，在弹出的“联系人”对话框中填入相应信息。

③可单击“类别”按钮，在弹出的“类别”对话框中设置联系人的类别，还可以单击“细节”按钮，切换到“细节选项卡”，为联系人设置一些细节信息。

〔5〕创立会议，并群发。①使用“新建/会议要求”菜单，新建一个会议。②单击按钮，选择邀请参与该会议的联系人。

③设置会议的主题、地点、开头时间和完毕时间的日期和时间等。④单击按钮，将此会议邀请发送到所选的收件人邮箱中。

〔6〕其他治理。Outlook