公文写作商务文书写作的基本讲义

（公文写作）商务文书写作的基本讲义

第一讲商务文书写作的概念当今社会是市场经济社会，商务活动则是多个社会活动的基础。随着着经济改革的进一步发展，商务文书写作已成为现在应用写作的一种热点。公司内部的大部分沟通也是以商务文书的形式进行。这就需要结合公司的业务，为公司员工安排商务文书的培训学习。本课程的内容涵盖了商务文书写作的基本技巧和范例，但愿能够协助学员掌握商务文书写作的环节和办法；与此同时，总结了商务文书写作中常见的病例，突出强调了公文写作的规范性，以协助学院在写作中能够故意识地避免这些错误。商务文书写作概述为了更有效地学习并运用有关商务文书写作的办法和技巧，让我们首先理解一下商务文书写作的基本内容。（一）商务文书的分类在实际工作中，大家可能会碰到形形色色、多个各样的商务文书，根据其形式和内容用途能够大致将其划分为下列的类型：1.按形式来划分以形式作为划分原则，商务文书能够大致分为下列两类：Æ固定格式的商务文书常见的固定格式的商务文书重要有：商务合同、邀请信、告知、请示以及批复。相比较而言，这类商务文书的格式是有比较规范的规定的。Æ非固定格式的商务文书而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。2.按内容用途来划分以内容以及用途作为划分原则，商务文书则又能够分为下列两类：Æ通用的商务文书常见的通用商务文书重要有：告知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体使用得更为频繁，因此在课程背面的内容中将对它们的写作办法进行专门的讨论。Æ礼仪性的商务文书而所谓礼仪性的商务文书，则重要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。（二）商务文书写作的作用正如前文所提到的，商务文书写作是诸多人工作的一部分；而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出奉献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才能够好。因此，商务文书写作对于更加好地完毕大家的工作是非常重要的。《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，能够让你得到一次面试的机会，协助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。从另一种角度来看，商务文书写作与其它任何文本的撰写同样，其作用和最后目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而需要强调的一点是，沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。如果理解了这一点，那么我们就能够认识到，在日常工作及生活中大家所普遍谈及的所谓“沟通的障碍”其实就都是来自于简朴传递的单向沟通。因此，在商务文书写作方面最为重要的一点就是要避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字体现，让文书接受方能够理解自己的意图，这样才干发挥出写作商务文书的沟通作用。【案例1】单向沟通的体现日常工作生活中有诸多陷入单向沟通的例子，例如说短信。在普通状况下，无论对方与否想接受短信，只要手机开着他就会收到，并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则普通难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误解。（三）学习商务文书写作的核心商务文书写作的核心内容涉及下列几个部分，这些内容也就是本课程的重要构成：Æ商务文书的写作环节以及对应的重点；Æ商务文书的写作技巧；Æ商务文书写作的注意事项；Æ商务文书写作应掌握的范例。（四）商务文书写作的特点与要素商务文书的写作与小说、网络上的博客以及出行的游记有着明显的不同，其特点与要素重要涉及：1.商务文书写作的特点叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的理解说的内容是什么”，这个叙述其实就提到了商务文书与原则公文（例如人民日报的社论、党八股等）相一致的规范性特性。另外，唐宋八大家之一的白居易在某种意义上也是一种商务文书写作的典范，之因此这样评价，是由于白居易写文章何诗歌非常的直白和通俗易懂，少有引经据典，并不通过辞藻的堆砌来追求华丽的文风。通过以上的比较，能够提炼出商务文书下列的特点：Æ简要正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简要”是商务文书首要特点。Æ精确而所谓“精确”，就是规定商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的体现同样将同样一种意思重复三次。在乎思清晰的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一种词将核心意思体现出来。Æ朴实所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。Æ庄重所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。Æ规范商务文书写作在诸多方面还含有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要但是却往往被大家所无视。2.商务文书写作的要素商务文书写作有下列四个要素：Æ主旨所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要体现的意思。商务文书的写作并不是为了写而写，而应当含有一种明确的目的；换而言之，就是应当对方看到该商务文书后产生作者所但愿的感受和行动。在主旨方面，应当遵照“对的，务实，集中，鲜明”的原则。Æ材料好的商务文书不是能够一蹴而就的，需要围绕作者的主旨来收集诸多有关方面的素材。例如在政府机关中撰写政策性的告知，就需要查阅诸多以前类似的、与之有关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。在材料方面，应当遵照“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。Æ构造另外，好的商务文书还应当含有良好的构造，否则会造成在不应当浪费笔墨的地方耗费诸多不必要的时间，而需要去强调的内容则被对应的弱化。在构造方面，能够选择“篇段合一式、分层体现式、分条列项式”等方式。Æ语言如果说主旨、材料以及构造构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。在语言方面，应当做到“风格平直朴实庄重，体现规范精确简洁”，最低规定也必须进行拼写检查以确保用词的精确。第二讲如何写出好文章（上）

商务文书写作的环节

在理解了商务文书写作的概述内容之后，我们来看看商务文书写作的下列六个环节：

（一）环节一：制订对的的行动目的在撰写某一种商务文书之前，我们应当首先回到一种问题，即我们但愿该文书的对象在收到文书之后采用如何的行动；这个问题的答案也就是我们撰写商务文书的行动目的。

1.主动目的与被动目的需要强调的是，这个行动的主体是收取商务文书的对方。因此，我们撰写商务文书说体现出来的意愿只能是一种“被动目的”，而对方的实际行动才是所谓的“主动目的”。

2.将被动目的转化为主动目的正如前文中提到的单向沟通同样，大多数人在撰写商务文书时往往陷入到一种误区当中，即将自己的被动目的当成了主动目的——只关注自己的主观想法或者需要完毕的工作任务，而无视了接受文书的对方的感受。认识到这样一种误区，将被动目的转变为主动目的，就需要在明确之前的第一种问题的基础上，再获取下列这个问题的答案：作为商务文书的撰写者的我们在乎什么？换而言之，我们从成功撰写商务文书、对的传递信息并获得对方实际行动的响应中，能够收获到什么成果。只有将我们在乎的内容与但愿对方采用的行动形成一致，那么才干有效地把被动目的转化为主动目的。

【案例2】有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，规定她在拟定时间和地点之后发一种邮件告知全部的秘书。这个邮件事实上就是一种商务文书，相称于一种告知。在撰写这个邮件的过程中，我们能够分析得到：总经理秘书的行动目的是“让全部的秘书都得去开会”而不是简朴地“告知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，由于这样并不能确保全部秘书都按照规定来参会；而是应当进一步在邮件中规定全部秘书在会议前一种星期都对与否参加会议进行确认。要写好这个商务文书，总经理秘书需要将其被动目的转化为主动目的：自己之因此在乎“全部秘书都准时参会”这个事情，是由于总经理交代自己组织这个会议，如果与会的秘书没有到齐，那么就意味着自己组织工作的失败；换而言之，自己但愿在总经理面前有一种良好的体现，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员来得比较齐，因此需要他们给自己一种能否与会确实认。

【自检1-1】请判断出围绕下列事件而起草的商务文书的行动目的：（1）某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理报告上个月的销售任务完毕状况；（2）某公司人事部门的一位员工为收集全部员工升位之后的身份证号码而给全部公司员工群发邮件；（3）某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信，批评其恶劣的服务态度；为收集与该事件有关的信息，该副总经理着手给张丽发邮件，并抄送给其部门经理。_参考答案1－1返回（1）就本月的销售任务完毕状况，请部门经理给与评价或者指正。如果销售任务完毕得好，那么该销售人员但愿其经理对其进行表彰；而如果销售任务完毕得不好，那么该销售人员则但愿经理能够予以理解。（2）公司全部员工在规定的时间以其身份证号码为内容给该员工予以回复。（3）但愿张丽就这个事件的状况给与该副总经理一种反馈，理解事情的实际状况。见参考答案1－1

（二）环节二：决定文章的正式程度(一)在这个环节中需要把握下列的内容：

1.正式程度的判断根据：正式指数判断在某一种商务文书中所应当采用的正式程度，能够应用“正式指数”来操作。所谓的“正式指数”重要根据下列三个问题所涉及的内容来拟定：Æ商务文书的撰写者本身与否很理解目的读者；Æ目的读者的地位比商务文书的撰写者低吗；Æ商务文书的内容是好消息吗。商务文书的撰写者应就这三个问题的实际状况在“1－10”之间来分别予以打分：如果特别理解目的读者就是10分，比较理解就是7、8分，而不理解甚至很不理解就是1－3分；如果是给自己的下属写则为10分，平级则为5分，给自己的上级写则为1分；如果内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。这三个问题的得分之和越低，则对应的商务文书应当越正式。

2.正式程度的体现在理解了正式指数的内容之后，我们接着来讨论商务文书正式程度所体现的方面：Æ形式这里所谓的“形式”，是指商务文书所采用的媒介的形式，例如发电子邮件、寄书信或者留便签等。不同的媒介形式，决定了商务文书的体裁、格式以及称谓等具体内容。按照正式程度来划分，宣传册、政府公文、带昂首的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，普通会给目的读者以受到重视的感觉；而普通的电子邮件、便签等则属于非正式的商务文书。Æ称谓“称谓”就是对目的读者的称呼。Æ语调而“语调”，就指是在撰写商务文书的过程中采用相对轻松愉快的口吻还是比较凝重严肃的口气的选择。第三讲如何写出好文章（中）

决定文章的正式程度（二）

【自检2-1】请分析并得出围绕下列主题而撰写的商务文书的正式指数：（1）某公司总经理要组织各部门秘书共进午餐，规定其秘书代表自己给他们发送的告知邮件；（2）某公司的一种普通员工发现经常有员工违反严禁在会议室里吃中餐的规定，于是决定写给行政部经理的一封投诉信。参考答案2－1返回（1）按照正式指数的三个问题来进行分析，这样的一种邮件的最后得分应当在20多分；因此，该邀请邮件的目的应当是让这些秘书都能参加，邮件为非正式的，口吻语调能够是比较轻快的。（2）同样按照正式指数的三个问题来进行分析，这样的一封投诉信的最后得分应当不会超出10分；因此，这封投诉信应当是很正式的，并且特别需要注意措词。____________________________________________________________________________________________________________________________________见参考答案2－1

（三）环节三：设定文章的总体风格在制订了对的的行动目的并选择决定了正式程度之后，撰写商务文书进入到第三个环节——决定文章的总体风格。

1.把握总体风格的根据：游说矩阵对商务文书总体风格进行判断和把握，能够参考下图所示的这个“游说矩阵”的应用工具。在游说矩阵中，纵坐标表达资源的充足程度（即沟通的内容与否在目的读者的资源及能力范畴之内，与否强人所难），横坐标代表商务文书的撰写者与其目的读者在立场上的一致程度（即双方与否互相承认）；换而言之，这两个方面的因素共同决定了对商务文书总体风格的最后选择。图2－1游说矩阵示意图Æ简朴型从示意图中能够看到，游说矩阵的第一象限代表着“撰写者与目的读者站在同一立场上，并且资源充足、不存在障碍”的情形，这种情形即称之为“简朴型”。Æ说服型按照同样的分析办法，能够看到游说矩阵的第二象限代表着“资源充足，但撰写者与目的读者立场并不一致”的情形，这种情形即称之为“说服型”。Æ艰难型游说矩阵的第三象限代表着“撰写者与目的读者立场不一致且资源也不充足”的情形，这种情形即称之为“艰难型”。Æ解决问题型游说矩阵的第四象限代表着“尽管撰写者与目的读者立场保持一致，但资源并不充足”的情形，这种情形即称之为“解决问题型”。

2.总体风格的设定根据以上游说矩阵的分析鉴定成果，能够按照下列的方式来把握商务文书的总体风格：Æ简朴型如果是简朴型的商务文书，那么其总体风格就是以罗列事实为主。这是由于这类商务文书的行动目的对于目的读者而言难度并不大，并且在立场上对方也持相似一致的态度，因此这类商务文书的内容只要告诉目的读者有这样一件事情即可，在篇幅上能够相对简短。Æ说服型而如果是说服型的商务文书，由于其行动目的与目的读者的初衷并不同，撰写者需要通过商务文书来使其变化原来的想法或者认识，因此尽管资源状况是充足的，但仍然会需要与目的读者进行重复多次的沟通才干达成目的。因此，这类商务文书普通篇幅较长（简短的形式无法体现清晰），并且需要特别突出强调撰写者的利益之所在，充足分析自己观点或者想法的优势和好处，以达成转变目的读者立场的目的。Æ解决问题型解决问题型的商务文书普通运用于员工与领导进行沟通并且意见并不一致的时候，其总体风格是有问有答且篇幅较长；换而言之，在这种类型的商务文书中，撰写者运用将问题和答案打包的形式应当向目的读者提供包含一种甚至多个办法的解决方案。Æ艰难型最后来看看艰难型的商务文书。这类文书在资源和立场两个方面都碰到了障碍，因此达成成功有效沟通的几率会很小，这样的商务文书与否有值得耗费精力去撰写应当要三思而后行。

【案例1】有关新年晚会安排的信件某公司总经理规定其秘书对公司新年晚会进行安排，预算是5000元。在这个事件中，这个秘书可能会需要撰写有关下列几个情形的报告邮件：1、该秘书发现了一种特别适合举办新年晚会的场合，距离公司很近且饭菜可口，预算方面也没有超出5000元的规定。那么这种情形就属于简朴型，秘书撰写商务文书向总经理报告这个情形的时候，只要简朴地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。2、该秘书找到了另外一种场合，各方面都符合规定，只是报价与预算相比超出了500元。那么这种情形就属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理报告这个情形的时候，能够就选择这个场合的好处及优点进行自问自答，把这个事情分析清晰，力图使得总经理形成“即使超支500元、但是物有所值”的认识。3、该秘书打算向总经理提出新的建议——在预算规定内，组织员工去听新年音乐会而不是去吃年夜饭。那么这种情形就属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出这个建议的时候，需要强调利益的所在——组织员工听音乐会不仅能够给员工留下一种美妙的回想，还能够提高其整体素质。在撰写之前先分析得到商务文书的总体风格，能够使撰写者清晰地认识到文书的重点之所在，从而使得商务文书逻辑清晰、重点突出，进而容易达成其行动目的。

【自检2-2】请分析围绕下列主题而撰写的商务文书的行动目的、正式指数以及总体风格：某公司总经理吩咐其秘书制订一份购置计算机的预算，而这个秘书通过理解得知，由于计算机的更新速度非常快，因此租赁计算机比购置新机所付出的费用更低。该秘书打算起草一份商务文书就这个将购置计算机转为租用计算机的想法向总经理进行报告。参考答案2－2____________________________________________________________________________________________________________________________________见参考答案2－2返回在这种情形下，该秘书撰写这份商务文书的行动目的应当是但愿总经理能够同意自己所建议的租用计算机的方案；而这种情形的正式指数按照前文所述三个问题的评分应当在10分左右，因此这份商务文书的正式程度应当处在轻快和凝重之间，需要好好地进行把握；最后，运用游说矩阵来对这个情形进行判断，能够懂得这份商务文书应当属于说服型，其撰写重点应当在于用预算和报价对比的形式向总经理分析阐明租用计算机比购置计算机要成本更低。第四讲如何写出好文章（下）

（四）环节四：选择文章的层次构造在做好前三个环节之后，撰写商务文书进入到第四个环节——选择文章的层次构造。犹如购置房屋要重视户型构造同样，商务文书的层次构造也是非常重要的，重要的层次构造涉及下列五种类型：

1.连贯式所谓“连贯式”，就是指商务文书的层次构造按照事情发展的时间次序来展开。Æ突出的重点连贯式的层次构造突出的重点在于事情的前因后果以及发展脉络。由于采用这种层次构造的商务文书从整体上看是浑然贯穿、连成一体的，因此读者是不能颠倒前后次序或者从中间节选来阅读的，否则其体现的意思就将不再完整。Æ适应的情形在日常工作中，合用于这种层次构造的商务文书重要有工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装的阐明等，这些文体的共同规定都是内容要清晰明白。

2.并列式所谓“并列式”，就是商务文书中层次与层次之间是并列的关系。Æ突出的重点并列式的层次构造也能够被称为“天鹅下蛋式”，由于这种层次构造规定在文书中的每一段前面都要有前提择要，作为后续并列内容的引子。正由于各个层次是并列的关系，因此这种层次构造的文书便于读者按照其爱好或关注的重点来分段阅读。Æ适应的情形在日常工作中，合用于这种层次构造重要在报告、总结以及建议书等商务文书中经常被运用。值得注意的是，不同的层次构造在同一种商务文书中是能够互相穿插使用的，例如某个事故报告在总体上采用的是连贯式，但其间在分析因素的时候则又能够采用并列式的层次构造，最后的目的都是为了能够将文书的核心意思清晰地呈现给读者。

3.分析问题式所谓“分析问题式”，事实上就是围绕问题的出现直到最后解决的逻辑关系而展开的一种层次构造。在实际的工作环境中，出于不同的需要，分析问题式的层次构造尚有着下列四个类型：Æ“只有成果”，这样的商务文书涉及批复、批示以及命令等，它们普通都没有问题的因素也没有有关的分析，由于并没有这个必要。Æ“提出问题并分析问题”，状况简报就属于这样的类型。Æ“提出问题并解决问题”，例如公示和告知就属于这样的类型。Æ“提出问题、分析问题，最后解决问题”，这种类型事实上就涉及了解决问题从始至终的整个逻辑关系，在实际工作终指导性的通报和决策就是最佳的例子。

4.问答式所谓“问答式”，就是指运用问答的形式来组织商务文书的全篇。Æ突出的重点在商务文书终运用问答式的层次构造应当要注意对问题的设计：问题并不是胡乱设计的，而是为了突出文书的主旨而进行的一种利益上的引导；因此，设计问题时要突出利益以及避免不良后果的办法。Æ适应的情形在日常工作中，普通会采用这种层次构造的商务文书重要有公司的内刊、内部通讯以及操作程序指南等。

5.行动成果式所谓“行动成果式”，就是在商务文书中先摆问题、而后突出成果以及成果的实现方式的一种层次构造。例如，下列这段广告宣传采用的就是行动成果式的层次构造：“夏天草坪长得特别快，一种星期不剪就会很难看，夏日剪草是非常痛苦的一件事情，我们公司生产的XYZ型号家庭剪草机，能够使剪草这项繁重的体力劳动便的轻松。通过计算，我们公司的剪草机比较同类型机器，能够节省30%时间以及20%能源。选择我们的产品将是您的明智的选择。”

（五）环节五：列出文章的大纲在明确了商务文书的行动目的、正式程度、总体风格以及层次构造之后，撰写的的五个环节就是列出文章的大纲。

1.列出大纲的好处和目的由于现在计算机的广泛普及，撰写商务文书的这个环节往往被大家所无视，认为直接动笔开始撰写比较有效率。但我们需要明确的一点是，在撰写商务文书之前做列出大纲的工作事实上是磨刀不误砍柴功的环节。动笔之前如果先做出一种大纲，那么在撰写的过程中就能够有的放矢，相比较而言更加的容易。撰写商务文书是一种“七分想，三分写”的过程，列提纲的过程事实上就是一种建立自己思维次序的过程；在合理的撰写次序确立了之后，具体内容的行文就是水到渠成的事情了。

2.具体的做法运用大纲来有序地组织撰写者的思路，能够有下列两种办法：Æ提纲法提纲法是很常见的一种列提纲的办法，事实上就是围绕商务文书的核心主旨，按照时间的次序以及逻辑关系将重要内容全都罗列出来，然后往里边填充具体的内容。Æ辐射法而辐射法，则是一种发散的思维办法，即撰写者从一种中心点出发，随性地把联想到的东西或者想法都集中在纸上。在这个过程中，一开始并不必着急去考虑其与否含有价值以及整顿其这些想法的内在逻辑关系，当全部的想法都呈现出来之后，再将它们梳理清晰。辐射法的好处在于不会遗漏撰写者任何一种想法，在西方也被称之为“脑力激荡法”或者“头脑风暴法”。

【案例1】有关申请参加培训的邮件某公司的一位财务人员想报名参加新会计制度的解说培训班，但是由于近来公司在控制成本，原则上是不同意任何的培训申请的，因此她打算写一份邮件给其经理，让他同意并支持自己的请求。对于这样一种商务文书而言，其行动目的很简朴，就是这个财务人员但愿其经理同意自己出去参加培训并支付培训费用；其构造层次能够采用行动成果式，即分别分析参加和不参加这个培训对公司而言所产生的协助和损失。固然，层次构造也能够采用不并列式，即并列地分析自己应当参加这个培训的因素。为达成这样的一种沟通目的，对于这个商务文书能够采用辐射法列出一种大纲：接受培训后在工作中能够减少出错、参加培训能够理解到新的合理避税办法以协助公司节省成本支出、培训费用的问题、培训有助于员工的个人成长和发展、提高员工的满意度、提高员工对公司的忠诚度、形成公司良性的公司文化……

（六）环节六：撰写初稿在通过以上五个环节之后，商务文书的写作进入撰写初稿阶段。事实上，有了以上五个环节的铺陈之后，撰写初稿就已经变得相对简朴了，需要的是给撰写者自己留出一种比较完整的时间、在一种相对安静的空间中排除干扰、一气呵成、一鼓作气地完毕即可。固然，初稿撰写完毕之后，还应当进行细致的校对，以使得文书更加地规范和生动。

第五讲如何使文章生动有效（上）

除了遵照严谨的环节之外，要写好商务文书还需要掌握并合理使用某些技巧，这些技巧的运用事实上是对文书的润色，能够使其变得更加生动有效。通过实践工作的积累和体会，商务文书写作的技巧能够总结为下列六个方面：

（一）运用情感指数增加商务文书的亲和力犹如前文所提到的判断商务文书的正式程度能够使用正式指数同样，增加文书的亲和力我们能够参考一种叫做“情感指数”的数字原则。

1.情感指数的内涵所谓“情感指数”，事实上就是对读者的关注程度，它在很大程度上能够对商务文书的亲和力予以衡量。正如前文所提到的，“沟通是被读者理解的信息，而不是所发出的信息”，情感指数的高低能够真实地反映出商务文书的撰写者与否站在目的读者的立场上来从事这项工作。西方的心理学家通过研究发现，人类有共同的13个特性，其中有一条就是但愿被尊重和理解；然而，绝大多数人在自然的条件下都是更加关注其本身的利益和情感，却往往无视别人的相似需求。因此，如果在商务文书中能够体现出相比自己更多的对于目的读者的关注，那么文书的亲和力自然会得到很大的提高。

2.情感指数的计算情感指数，是用在商务文书中提到目的读者的次数减去提到撰写者自己或者公司的次数，如果成果为正值（即情感指数为正），阐明文书是以读者为中心的；如果成果是负值（即情感指数为负），则显然难以获得目的读者的良好感受。因此，在商务文书中应尽量少提及撰写者本身，而应当更多的提到目的读者。

【案例2】情感指数的计算与调节以“我们很愉快的宣布，我们的新图书馆会在6月份对外开放，欢迎光顾”这样一句话为例，其中提到目的读者的地方最多只有1处（即“欢迎光顾”中对目的读者的暗指），而提到撰写者本身的地方却有2处；因此，这句话的情感指数为“－2”。由于情感指数为负值，因此这句话让目的读者听起来就不是很舒适了。为了提高其带给目的读者的亲和力，能够将其改为：“从6月份开始，您能够用新图书馆来完善您的研究，我们图书馆欢迎您的光顾”。做了如此的修改之后，情感指数变为了＋2（读者处为3，撰写者处为1），对应的能够发现其亲和力也得到了较大的提高。

3.增加情感指数的办法具体而言，增加情感指数的办法有以下四种：Æ增加第二人称代词这是一种最为直接的办法，即在商务文书中增加“你”、“您”以及“你们”这样的第二人称代词，单数或者复数的都能够，。Æ增加第三人称的专有名词所谓的“第三人称的专用名词”有诸多，例如“消费者”、“纳税人”以及“员工”等，这些专有名词出现在商务文书中也是一种对目的读者的尊重。Æ增加读者的姓名由于人的天性特性使然，在商务文书中如果能在适宜的时机上加入读者的姓名，也会使得其倍感亲切。Æ增加对读者的暗指所谓的“对读者的暗指”，事实上就是指在商务文书中对祈使句的使用，这是由于祈使句中往往省略了指代目的读者的代词。

【自检3-1】请计算下列范例中所体现出来的情感指数：各位支持我的读者：你们好!感谢你们始终以来支持着小可的书，我的书写的也还不够成熟,，但是还是要谢谢你们的支持，是你们的支持给了我继续写下去的动力，在这里想告诉大家一件事情，就是我立刻要高考了，因此这段时间实在没有时间更新，还请读者们原谅。请放心，这本书不会成半途而废的，我会始终写下去，但愿你们继续支持我这个还不成熟的小子。你们是最棒的读者。耐心等待吧，一切都会继续下去的！唧唧歪歪____________________________________________________________________________________________________________________________________见参考答案3－1根据情感指数的计算办法，这段话中所体现出来的情感指数为＋3。

【自检3-2】下列是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次客户的会议后给小王发的一种邮件的部分内容，由于在这次会议中该经理面对客户A公司所提出的诸多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是由于小王没有与其进行事先沟通所造成的，因此这个邮件中的语调显得相称的严肃。出于对小王进行适宜指导的目的，请对这封邮件进行必要的调节和修改。“……我们必须立刻解决这件事情，在这次的会议上我由于没有理解到A公司的最新信息而感到尴尬不堪。对我来说，这是个不小的奚落，你我确实应当亲密关注他们的状况，我但愿从你那里而不是从客户那里懂得最新一切的消息，……”。在案例所处的情形中，该客户经理基于这次会议的事情与小王的沟通应当是一种商议的口气，这样才干使得小王能够更加好地接受并在后来的工作中予以改善。因此，在沟通的邮件中，该客户经理应多用某些祈使句和激励性的话语，同时将自己与小王放在比较共同的立场上来对问题进行讨论。按照这样的思路，这封邮件能够改为下列的形式：“小王，非常感谢你让我参加了昨天的电话会议，会议之后，有一点很明显的就是，你和我需要想出一套办法来，确保我能够及时理解到A公司的信息。我们需要更为有效的合作，你认为该怎么解决这件事呢？你能否在工作的每一种阶段中都及时告诉我最新的消息？咱们明天碰个面商议某些行动计划，怎么样？……”____________________________________________________________________________________________________________________________________见参考答案3－2在案例所处的情形中，该客户经理基于这次会议的事情与小王的沟通应当是一种商议的口气，这样才干使得小王能够更加好地接受并在后来的工作中予以改善。因此，在沟通的邮件中，该客户经理应多用某些祈使句和激励性的话语，同时将自己与小王放在比较共同的立场上来对问题进行讨论。按照这样的思路，这封邮件能够改为下列的形式：“小王，非常感谢你让我参加了昨天的电话会议，会议之后，有一点很明显的就是，你和我需要想出一套办法来，确保我能够及时理解到A公司的信息。我们需要更为有效的合作，你认为该怎么解决这件事呢？你能否在工作的每一种阶段中都及时告诉我最新的消息？咱们明天碰个面商议某些行动计划，怎么样？……”第六讲如何使文章生动有效（中）

（二）努力做到“读者为尊”在提出情感指数的基础上，接下来进一步提出“读者为尊”这个技巧。

1.“读者为尊”的内涵事实上，所谓的“读者为尊”是运用情感指数、提高对读者的关注程度的观念的一种延伸；其核心意思就是规定从对方的角度来表述问题。如果说情感指数是倡导在体现方式上要注意能够多提及目的读者，那么“读者为尊”就是在强调商务文书撰写者应当要站在目的读者的角度和立场来看待分析问题。下列是两种不同的表述，能够很明显地看出其中的区别：Æ普通的表述：“我很愉快的宣布，我们公司在超出了预期的目的，完毕任务了”；Æ“读者为尊”的表述：“非常感谢在座各位的努力，由于你们的努力，我们公司在超出了我们预期的目的”。

2.“最先提及读者而非自己”的原则在“读者为尊”的理念中，尚有一条所谓“最先提及读者而非自己”的原则。与情感指数是计算在商务文书中谈到读者的次数多还是提及撰写者自己的次数多不同，这个原则重要是强调应当在表述的时候首先提到目的读者，而后再继续其它的内容。

【案例3】张良的推荐信下列是一封以推荐张良为重要内容的推荐信的部分内容：“……我非常愉快推荐张良加入对方的战略团体，其财务技能能够协助团体计算投资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上的个性也会使团体中的每个人都笑口常开。……”如果按照“最先提及读者而非自己”的原则，这个内容应当修改为下列的形式：“……贵方从张良的加入能够获得有形和无形的好处，有形的好处是其财务技能能够协助团体计算投资收益率和盈亏平衡点，而其乐观向上的个性也会给团体带来无形的好处。……”

（三）进行有效的反馈商务文书写作的第三个技巧是进行有效的反馈。在商务文书中，不同的反馈会收到不同的效果，具体有下列几个类型：

1.正面反馈所谓“正面反馈”，就是指对别人的一种承认。美国心理学家威廉·詹姆斯的研究成果表明，人类本质中最深远的驱动力就是但愿含有重要性；换而言之，也就是说人们最殷切的需求是渴望得到别人的必定。例如，在小孩子的培养方面就应当经常地予以激励和引导，而不能只是一味地简朴批评。在商务文书写作方面也是同样，在文书中撰写者应当故意识地多用某些正面的反馈去称赞目的读者做得好的地方，多给与对方某些关心。

2.修正性反馈所谓“修正性反馈”，就是指当目的对象出现了某些问题的时候，撰写者应当在商务文书中给与其一种反馈，但这种反馈是以一开始的称赞为前提的。修正性反馈能够在向目的读者提出对应问题及其建议的同时，最大程度地给与目的读者体贴温暖的感觉。尽管在日常工作中由于意见分歧而造成的指责是不可避免的，但如果能够将修正性反馈予以有效的运用，则能够使自己的人际关系获得很大的攀升。

3.负面反馈和没有反馈负面反馈就是与正面反馈相对应的一种反馈形式，而“没有反馈”则更加能够从字面上来予以理解。相比负面反馈容易造成工作中的矛盾升级而言，没有反馈则更加不利于工作的顺利展开和人际关系的改善与巩固；这是由于没有反馈首先会使得实际问题得不到解决，另首先也会使得团体的向心力削弱。因此，在商务文书的写作中，一定要注意就目的读者的良好体现进行正面反馈，对其的缺点和局限性予以修正性反馈或者负面反馈，但千万不能听之任之而没有反馈。

（四）增加商务文书的急迫性商务文书写作的第四个技巧是增加其时间上的急迫性。

1.增加急迫性的作用在日常工作中，大家都有这样的经验，即但愿自己的所发出的商务文书在目的读者那里能够被第一时间阅读，从而使自己的沟通目的能够尽快达成。那么，要做到这一点就必须增加商务文书的时间急迫性，激发目的读者能够在最短的时间内采用我们所但愿的行动。

2.增加急迫性的办法在商务文书中增加急迫性的办法其实很简朴，重要就是在文书中加入体现时间敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。在增加时间敏感性的过程中，应当要注意下列三个方面的问题：Æ时间的规范性首先，应当注意时间的规范性问题。这重要是指应当要避免使用昨天、今天、明天、今年等时间约束不明确的时间代词，这样的表述并没有太大的实际意义。Æ时间的精确性另首先，在会议统计或者电报等商务文书中则更加要把握时间的精确性，应当在其中注明几月、几日、几时、几分甚至尚有几秒等精确的时间，并且越精确越好。Æ时间的通用性最后，就是要特别注意时间使用的通用性，具体的规定范例涉及：①商务文书中一律要使用公元的全称，例如不能缩写为，也不要称之为民国92年；②在商务文书落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③尽量不要用农历；④注意中文和阿拉伯数字之间的搭配使用规则，不能出现“腊月15”以及“星期3”等错误状况。第七讲如何使文章生动有效（下）

（五）增加可信度商务文书写作的第五个技巧是增加可信度。所谓“可信度”，就是让自己的文书在目的读者那里看起来非常的值得相信；而要做到这一点，就必须在商务文书的撰写过程中做到言之有物，将撰写者自己实际经历的东西体现出来。例如，“我们在努力的爱惜环境”这句话是比较空洞的；而如果将爱惜环境的具体行动增加进去则会极大地增加其可信度：“我们通过回收塑料、玻璃、铝材和纸张的方式，尽最大努力地去爱惜环境”。

【自检4-1】请对下列的内容进行修改以增加其可信度：“每个员工的绩效考核将根据每个人的全方面成长来计算，公司将会用几个原则来进行综合评分，但愿每个员工重视个人的全方面发展”____________________________________________________________________________________________________________________________________见参考答案4－1能够修改为：“每个员工的绩效考核将根据每个人的全方面成长来计算，公司将会用四个原则来进行综合评分，其中完毕任务状况50%、客户满意度20%、团体精神20%以及沟通能力10%，但愿每个员工重视个人的全方面发展”

（六）做到行文简洁商务文书写作的第六个技巧就是尽量做到行文简洁。正如我们在前文中所分析的那样，在日常商务环境中，目的读者并一定总是有时间来阅读并分析商务文书；因此，商务文书的撰写在乎思鲜明的基础上，一定要做到尽量简朴，不要罗嗦冗长。

【案例1】如何让大块的文章得到有效地阅读尽管作为商务文书的撰写者应当要竭力做到行文简洁，但在实际工作中，我们还是会经常碰到需要部门的每个人都理解但是内容却又非常多的“大块文章”；对于这种文章，大多数人诸多时候都不乐意阅读，因此也就无法发挥沟通的效果。在这种状况下，能够按照下列的办法来进行解决：首先让秘书把这个文章打印出来，而后附上一种统计着部门需要浏览者姓名的表格，并规定每个人在读完之后签字予以确认。通过这种解决方式，能够强制性地规定目的读者进行阅读并形成有效反馈，从而使得从上至下的沟通更加顺畅。

要做到行文简洁能够采用下列的方式：

1.采用电报文体要使商务文书短小精干，能够采用电报文体。所谓的“电报文体”，就是在这种文体中一种字就有诸多的意义，这就需要撰写者对文章中的每一种字都要进行斟酌，做到惜字如金。

2.另加附件如果在商务文书中实在有太多需要阐明的内容，那么为了达成行文简洁的目的，则能够将冗长的内容部分以附件的形式与正文分开。

3.词句力求简朴精炼商务文书写作的目的并不是为了难倒别人或者进行语言功底的考试，因此，在商务文书中应当尽量选用简朴的词，避免采用比较艰涩的词；与此同时，还应当做到“一式一文主旨明确”，即用简朴的一句话体现一种意思即可，不要试图用一种句子体现多个意思。

【案例2】复合句向单句的转化有这样一句话：“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置，定在离河最远的地方，或者如果这个位置不能够为大家所接受，那么我们将会聘任调查员考察一下其它可选的建筑地点”。能够很明显地看到，这句话从“或者如果”那个地方开始形成了一种意思的转成，因此是个复合句。但这种复合句在商务文书中是不应当出现的，应当将其转变为下列两个独立句：“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置定了在离河最远的地方。如果这个位置不能够为大家所接受，我们将会聘任调查员考察一下其它可选的建筑地点”。

另外，商务文书只是阐明一种状况，而不是让撰写者发表某种感慨；因此，在其中应当少用描写性的词汇而尽量使用陈说性的词汇。

4.多用主动语式在英文的文章中，被动语式的应用诸多；但是在中文的语言环境中，主动语式更加符合读者的阅读习惯。因此，商务文书写作也应当尽量采用主动语式。

5.适宜运用缩略语在日常工作和生活中，有多个各样的缩略语，例如“三个代表”、“八荣八耻”等；在商务文书中适宜地运用缩略语能够使整个文章显得简洁流畅。但是值得注意的是，对缩略语的使用应当把握适宜的原则，即不能将没有通用性的、自创的缩略语运用与商务文书之中；否则，很容易引发不必要的歧异。第八讲如何使文章更加规范（上）

在以上的板块中，我们对商务文书的写作环节以及润色问题进行了讨论，下面来看看如何使商务文书含有规范性，具体涉及下列六个方面：

（一）数字的使用规范对商务文书写作规范性的规定首先体现在所应用的数字上。对于在商务文书中应用的数字，有下列的使用规范和规定：

【案例3】商务公文中数字运用不规范的体现在下列列示的内容中，数字的使用都存在不规范的问题：1、“对于项目管理人才的需求每年都在增加”分析：句子中提到了数量的增加，则应当加入拟定的数值以明确对应的增幅，这个句子能够改为：“对于项目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。2、“您的账款已通过期了”分析：仅仅提到“账款过期”的这个事实对于客户而言是没有任何实际意义的，应当在其中明确具体的过期时间，这个句子能够改为：“您的账款已通过期40天了”。3、“本月氯化钾产量为300吨，增加了8%”分析：很明显这个句子中缺少产量增加的比较基如期，能够改为：“本月氯化钾产量为300吨，相比去年同期增加了8%”。4、“我司大专文化程度的员工由过去的54%上升到78%，大本文化程度的员工由过去的29%上升到53%”分析：该公司总人数的比例应当是100%，而两类文化程度不同的员工比重之和在增加之后却达成了131%（78%＋53%），这显然是不合逻辑的。这个句子应当改为：“我司大专文化程度的员工由过去占总人数的54%上升到78%，大本文化程度的员工由过去占总人数的29%上升到53%”。

1.真实精确在商务文书中使用数字，第一种规范和规定是真实精确。体现在商务文书中的数字普通对实际工作有着极大的指导作用和意义，因此其中所援引的数字数据务必要来自于稳妥的出处，这样才干确保是真实精确的。

2.各个分数之和与总数相等正如前文案例中的列示的错误同样，“各个分数之和与总数相等”也是运用数字的基本规定之一。

3.统计口径一致在商务文书中援引的数字的统计口径也是非常重要的，不同统计口径的数据放在一起示没有任何意义的；只有在统计口径一致的前提下，才干进行数据之间的对比。

4.列举数字有可比性前文案例中有关氯化钾产量的例子就是列举数字缺少可比性的典型。除了明确数字比较的基准之外，根据我国公文写作的法规规定，按惯例“××以上”以及“××下列”都应当示包含该数字在内的。

5.注意倍数关系在商务文书中，数字之间的倍数关系反映在“减少”、“减少了”以及“减少到”等表达数字变化的用语上。需要强调的是，“减少70%”与“减少了70%”体现的是同样的倍数关系，即原来为100%，现在变为了30%；而“减少到70%”则不同，它表达原来为100%，现在变为了70%。

6.分清晰中文与阿拉伯数字的使用场合中文与阿拉伯数字的使用场合是在商务文书写作过程中需要注意的另一种问题，需要予以明确的界定，具体的规定为：“商务文书中的数字，除成文日期、部分构造层次叙述以及在词组惯用语、缩略语和含有修辞色彩语句中作为词素的状况必须为中文外，其它状况应当使用阿拉伯数字”。

（二）部分构造层次叙述的规范性所谓的“部分构造层次叙述”，就是对商务文书中的几级嵌套的分层次编号。在这个方面，国标规范的具体规定为：Æ构造层次的第一层，其层次编号用“一”、“二”、“三”……来表达；Æ构造层次的第二层，其层次编号用“（一）”、“（二）”、“（三）”……来表达；Æ构造层次的第三层，其层次编号能够用阿拉伯数字来表达；Æ构造层次的第四层，其层次编号能够用“（1）”、“（2）”、“（3）”……来表达。与此同时，国标规范还规定商务文书的构造层次最佳不要多于四级，否则逻辑关系的复杂会给读者带来极大的不便；另外，还应当注意不要越级使用各个层次的编号。第九讲如何使文章更加规范（下）

（三）计量单位的使用规范在国标规范中对于计量单位也是有明确规定的，详见表3－1所示：表5－1计量单位的使用规范示例表

对的使用错误使用长度单位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率单位千瓦、瓦马力质量重量单位公斤、公斤、吨、克、毫克斤、两热能单位焦耳千卡体积单位升、毫升公升、立升土地面积单位公顷、平方米亩、平方丈

（四）综合校对的注意事项在前文的内容中曾经提到，完毕商务文书写作第六个环节之后，还应当有综合校对的过程。在这个过程中撰写者应当按照商务文书的多个规范规定来审视自己的文书，其中应注意下列事项：

1.做旁观者人们对于自己的撰写的文章普通都会觉得很顺眼，其实否则。在综合校对的过程中，撰写者首先要将自己定位于一种旁观者，对自己的文章进行冷解决并重复审视几次以发现和纠正存在的错误。

2.做朗诵者商务文书普通的时间规定都比较紧，但在这种较强的时间约束下切不可草草提交了事。在综合校对的过程中，撰写者还应当扮演一种朗诵者，重复地朗诵自己的文章并随时进行修改和完善。

3.做讨教者前文中提到的白居易大师就始终能够将自己定位于一种讨教者，以小学生的心态来就自己的作品重复地向周边的人们请教；同样的，在商务文书的综合校对阶段，撰写者也应当扮演好这样的角色。

（五）词语的使用规范在商务文书写作中，还应当特别注意词语的使用规范。其中，“等”和“等等”这两个词的使用方法特别值得分辨清晰。Æ表达列举未尽且背面再无其它词语的时候，“等”和“等等”都能够使用，而当背面有其它词语的时候则只能用“等”；Æ无论是“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组普通都不得少于两项，但其中有一种特例，即现在面这个词是一种专有名词或者人名时，能够只列举一种背面用“等”概括；Æ表达列举未尽且细指人的名词和专有名词的时候，普通只能用“等”；Æ“等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停止，而“等等”与前面的词语之间则能够用逗号隔开。

【自检5-1】请判断下列的使用方法与否对的：（1）林区的职工、机关、学校公司等等单位，都要节省能源；（2）陈某某等居然至党纪国法于不顾，公然收取贿赂；（3）长江黄河海河松花江等大江河的洪水灾害已得到初步的控制；（4）中小学校要充足运用多个形势经常向中小学生进行交通安全常识的教育，如广播、图片、展览、文艺，等。____________________________________________________________________________________________________________________________________见参考答案5－1使用对的的是（2）和（3），使用错误的是（1）和（4）。

（六）标点符号的使用规范标点符号的使用会对商务文书最后呈现出来的意思产生重大的影响，如果使用不当或者错误，则很有可能造成理解上的偏差和歧义。

1.常见的标点符号使用错误首先，我们来看一下在下列的范例中标点符号的使用与否存在错误：Æ“严禁中外记者运用采访进行挑唆，煽动性宣传报道”；Æ“一、二十字，二、三十年代，七、八十岁”；Æ“经营项目有馄钝、饺子、面条……等等”；Æ“通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调查研究的重要性”。具体分析以下：Æ这句话的问题在于“挑唆”和“煽动性报道”是在宾语的级别上的并列，它们之间应当使用顿号；Æ这里的问题在于三个词组之中的顿号，顿号代表的是语调的停止，类似于休止符的作用，这里的三个词组都不应当使用顿号进行内部停止；Æ这句话的问题在于省略号和等等是重复的，只应当两者选用其一；Æ这句话的问题在于冒号的使用，“深刻体会到”与后半句话事实上是动宾关系（一种从句做宾语），它们的联系是很紧密的，不应当用冒号来进行句内的停止。

2.标点符号的种类标点符号事实上分为点号和标号两大类：Æ点号点号涉及“句末点号”和“句内点号”两种，句号、问号和叹号表达一种停止和语调的并且普通放在句子最后的称之为“句末点号”；而逗号、顿号、分号和冒号表达句内停止的则称之为“句内点号”。Æ标号标号涉及了下列9种：①引号，又可分为单引和双引；②括号，在商务文书写作范畴内我国承认的括号重要有3种；③破折号；④省略号；⑤着重号，用于在需要突出的内容下用点做出标记；⑥连接号，即两个同类词语中间的那一小横，例如秦岭－淮河；⑦间隔号，普通用于西方人名之间，例如迈克·乔丹；⑧书名号；又可分为单书名号和双书名号；⑨专名号，即画于特点文学作品下边的横线。有关标点符号的使用规范，我国有关机构专门出版了一种小册子，其中对每一种符号的使用方法都有详尽的描述并进行了举例阐明，这个小册子能够作为我们进行商务文书写作的极好参考。

3.具体的使用方法尽管有有关的工具书能够参考，但是在这里还是就几个常见的、容易出错的标点符号的问题进行下列的辨析：Æ反问句的标点符号在反问句的末尾是用问号，还是感慨号？对于这个问题诸多人都有不同的意见，在这里我们认为两种选择都是能够的，只是合用问号和合用感慨号的情形并不相似：在同样一种反问句中，需要体现特别强调的语调的时候就用感慨号，而当所体现的语调普通强烈的时候则选择使用问号。Æ引号的使用方法在使用引号的时候，需要注意下列的状况：①非法规性的文献，用引号加以强调而不用书名号。例如，准发××省××厅“有关人文韩大招生问题的告知”；②特定称谓用引号，例如“渤海二号”钻井平台，“神舟六号”等；③缩略语能够用引号，例如“农转非”（即农业户口转非农业户口的缩写）④需要着重的叙述对象用引号予以标记，例如有物就是要有内容，有序就是要有条理，那么加上引号变为“有物”和“有序”之后，就是表明作者在分别的句子当中分别强调阐明有物和有序。Æ括号的使用方法括号能够表达一种文献的成熟程度，例如说某一种政府文献是试行方法还是最后的版本，只能用于需要进行阐明的词语的结尾，例如《××市人民政府住房公积金管理方法（试行）》。Æ省略号的使用方法省略号表达的是引文的省略、列举的省略或者说话断断续续的状态，需要特别注意的是，省略号不能与“等”以及“等等”这些词语一起使用。

4.标点符号的点放位置有关标点符号的点放位置，需要注意下列几点：Æ点号能够放在一行文字的末尾，但是不能够放在一行文字的开头；换而言之，点号应当要紧跟前面意思的文字，而不要把它单独放到下一种行。Æ标号中的引号、括号和书名号，前半个不能放在一行文字的末尾，而后半个则不能放在一行的开头；Æ标号中的省略号和破折号，不能够二分之一在前一行文字中同时另二分之一在后一行文字中；Æ引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一种独立整体存在，则句号在先；反之，则句号在后。第十讲惯用公文示范解说（上）

课程进行到这里，始终都是围绕通用的商务文书来展开的解说和叙述，所提出的环节、办法和要点无论是对于邮件、便签或者别的文体都是普遍合用的；接下来，则要将分析的重点转移到惯用的、含有固定格式的商务文书上来。这类商务文书重要涉及下列七类：

（一）告知“告知”是每个人从小就逐步开始熟悉的一种商务文书，对于告知我们应当掌握下列的内容：

1.告知的合用范畴告知是合用范畴最为广泛的一种固定格式的商务文书，在日常的工作中，现有给下级发的告知，即所谓“下行文”；也有给上级发的告知，即所谓“上行文”；另外，给同属于一种系统的，但不有关也不相从属的单位（即平级关系）也能够发告知，即所谓的“平行文”。

2.告知的适应性分析完其合用范畴，再来看看告知在主体方面的适应性。告知的合用性也是相称广泛的，公司单位、事业单位、党政机关，甚至学校都能够发告知。

3.告知的种类普通状况下，告知能够分为下列六种类型，其应当关注的重点和核心各不相似：Æ会议告知撰写会议告知的时候，应当注意的内容涉及：会议的时间、地点、目的、规定，安排以及外地的人员到会的方式等。Æ批示性告知所谓“批示性告知”，就是用于上级传达给下级机关去予以办理的告知。Æ同意性告知所谓的“同意性告知”，就是在下级有某一种请示呈递上来，经上级同意之后再转发出去予以遵照执行的告知。Æ公布性告知所谓的“公布性告知”，重要用于某种规章制度的公布。需要特别提请注意的是，这种告知事实上是应当附带有文献附件的。例如从1月1日开始，我国开始实施新的会计准则；那么围绕这个主题所下发的告知就应当将《新会计准则》作为一种附件与该告知同时下发。Æ知照性告知所谓“知照性告知”，普通用于上级给所属的下级机关通报某些事务的情形之中，下级机关懂得理解状况即可。例如有关上级单位中任免与聘任的告知。Æ周知性告知与知照性告知相类似的，尚有一种告知叫做“周知性告知”；这种告知的作用在于让目的读者懂得事情的状况而无需他们采用任何的方法和行动，纯属于告知性的。

4.告知的写作格式作为正式的告知，应当注意下列的格式规定：Æ标题告知的标题应当涉及发文机关、事由以及文种等三块内容，例如“国务院有关防止禽流感的告知”。Æ送与对象告知与其它任何一种商务文书同样，应当且只能有一种主送单位，但抄送单位能够有多个，主送单位一定要顶格来写。Æ正文告知的正文重要由撰写告知的理由、事情的通过以及具体的规定等内容构成。Æ签名告知的签名涉及发文机构和日期即可。Æ附件正如前文所提到的，同意性的告知，例如有关××法律法规的告知、总经理办公室有关新的财务报销制度的告知等，应当将法律法规或者新的财务报销制度作为附件与告知一同下发。

【自检5-2】请找出下列告知范例中存在的问题：酒店办公室告知各部门经理：经董事会研究决定，定于12月20日，在虎域风景区召开各部门主任会议。会议为期三天，重要报告各部门全年工作的完毕状况并研究明年工作计划。规定各部门主任或副主任最少一人参加。参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身所携带的物品体积不得不不大于三平方米，不得重于两斤；会后酒店会将会议人员送往大概200里外的餐厅。会议时间较长，但愿大家准备好必备的生活用品。12月16日____________________________________________________________________________________________________________________________________见参考答案5－2该告知存在问题的地方重要有：（1）通出名称错误；（2）主送单位或对象与正文中的不一致；（3）正文中缺少具体的会议时间和行程安排；（4）计量单位不符合规范；（5）落款缺少发文单位名称并且日期数字不规范；（6）缺少对具体出发以及报道地点的阐明。

（二）报告我们进行具体分析的第二个含有固定格式的商务文书是“报告”。在日常的工作中，绝大多数人都撰写过报告，在西方无论是报告还是总结都能够统称为“report”；而在我国的环境中，报告是特指是一种由下往上的、下级对上级报告阶段工作、反映问题、提出建议或者就某个问题进行回复的“上行文”。报告这种商务文书含有单向性和叙述性（切忌辞藻的堆砌）的特点。

1.报告的种类根据具体内容，报告能够分为下列四种类型：Æ工作报告即下级对上级进行的报告。Æ状况报告即有关某个重大事件的通过的报告，其重点在于事情的时间、地点、人物、起因、通过、成果、事件分析、经验教训以及解决状况等内容。Æ回复报告所谓“回复报告”，就是针对上级对自己的一种询问所予以的回复；这种报告含有被动行文的特性，规定实事求是、针对具体问题来进行回答。Æ建议报告所谓“建议报告”，就是下级主动的向上级提出建议或者但愿的报告，其特点与请示相类似。

2.报告的写作格式报告的写作格式基本与告知同样，但下列几点需要特别注意：Æ报告的名称同样能够包含三个部分，但其中的发文机关能够省略；Æ报告的开头应当首先写“有关××事情现做以下报告”；Æ报告的内容中有某些套话必须的，例如在报告的结尾应当说“以上报告请审视”或者“报告如无不当，请批转执行”等与开头互相呼应。第十一讲惯用公文示范解说（下）

（三）请示当撰写者自己的单位以及权限局限性以做对应的决定，这个时候就需要进行请示。请示这种商务文书在政府机关、私营公司以及外企也是广泛地被予以应用。

1.请示的特点请示的特点重要涉及：Æ事前行文事后行文叫报告，事前行文即为请示；也就是说，请示并不是先斩后奏的行为。Æ一事一请即一种事情做一种请示，不要把不同的请示内容放在同一种请示文书之中；否则，上级领导首先容易遗漏其中的某一项内容，另首先也难以做部分的同意。Æ需要批复即强调请示都是需要批复的。

2.请示的写作格式请示的格式基本与前两种商务文书同样，但在最后结尾的时候需要注意：Æ加上“妥否，请批示”；Æ加上“以上如认为可行，请同意有关单位执行”；Æ在签名和时间部分必须要加盖印章。

【自检6-1】请找出下列请示范例中存在的问题：×河县税务局文献（）×税字第1号×河县税务局有关转发×河面粉厂规定免税的请示××市税务局：据我们理解，该厂计划利润40～50万元，如征税公司尚有一定盈利，与否还予以免税照顾，请市局权衡审定。现将该面粉厂有关免征国家税金的请示转发给市局。该面粉厂投入面粉生产以来终究均享有免征工商税照顾，免征税款7.7万元。这个厂的广大干部和职工在计划产量增加了30%，但全年计算尚亏损六万元。以上可否，请批示。×河县税务局（公章）二○○三年一月三日____________________________________________________________________________________________________________________________________见参考答案6－1该告知存在问题的地方重要有：（1）通出名称错误；（2）主送单位或对象与正文中的不一致；（3）正文中缺少具体的会议时间和行程安排；（4）计量单位不符合规范；（5）落款缺少发文单位名称并且日期数字不规范；（6）缺少对具体出发以及报道地点的阐明。

（四）批复正如前文说提到的，批复是上级回复下级的请示的一种下行文。

1.批复的特点批复含有下列的特点：Æ指令性强与主动发出的命令不同，批复是基于下级的请示而做出的被动的批示；因此，在做回复的过程中，事实上也就表明了上级机关的态度。Æ针对性强正如前文所分析的，请示是一事一请的；因此，对应的批复也是根据所请示的事情而做出的一种批示。Æ态度鲜明批复一定是态度鲜明的，不是同意就是不同意，不可能出现模棱两可的状况。Æ政策性强上级在批复中所做出的不同意或者同意的决定，一定是非常正式的根据的，例如国家的某号条文。

2.批复的写作格式在写作格式方面，除与前面提到的其它商务文书的一致规定以外，批复尚有某些专有的规定：Æ在批复的正文中含有隐语，即是针对某一种请示而予以的批复；因此，正文中应当涉及“××号文收悉”或者“某年某月某日有关××事项的请示收悉”；Æ给出回复意见应当写“经研究回复以下”或者“特此批复”；Æ与请示同样，批复也必须要有公章。

（五）会议纪要对于多个组织的会议而言，最为重要的就是要有议有决；那么，作为统计会议决策的商务文书——会议纪要自然也非常重要了。

1.会议纪要的作用和目的会议纪要能够重要分为决定性的会议纪要和消息性的会议纪要，其作用在于：Æ传达会议精神；Æ统计议定的事项，即归纳、提炼和整顿会议中的决策些内容。

2.会议纪要的写作格式会议纪要的写作格式有以下比较特别的规定：Æ会议纪要的标题中没有发文机构；Æ将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席因素、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行阐明；Æ会议纪要的主体为决策事项或者重要认识和意见；Æ在会议纪要的最后要对将来进行展望。

（六）邀请信在撰写邀请信的时候应当要注意下列的要点：Æ邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要大；Æ邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，需要特别注意的是，对博士、大使、外交官以及西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们的头衔；Æ当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握最高称谓原则；Æ邀请信的用纸应当特别正式。

（七）总结总结，是对经验教训的概括和梳理，其撰写过程应当要注意：Æ总结的内容普通涉及经验教训、心得体会等；Æ总结都是第一人称的；Æ根据内容范畴的不同，总结能够分为综合性的总结以及专项性的总结；Æ总结的标题中一定要加入时间。第十二讲合同的22个书写原则

在分析了以上七种商务文书的特点和规定之后，基于商务合同的重要性，因此在课程的最后对商务合同的书写原则进行一种专项分析。在起草商务合同的时候，有下列22个原则内容需要特别予以关注：Æ采用封闭型的写法所谓“封闭型的写法”，就是对于合同中时间期限的界定一定要明确，例如“合同订立之日起三天之内，要进行标的物的转移”，如果写成“自合同订立的三天之后，把标的物转交给甲方”这种开放式的界定，就无疑会留下时间期限上的漏洞。Æ采用成果性的语言合同当中要采用成果性的语言，例如“完毕方案设计”与“进行方案设计”就是完全不同的含义，后者这种进行式的语言是难以对具体合同内容进行描述的，会对后期合同的执行造成很大的负面影响。值得一提的是，这个原则与“采用封闭型的写法”原则应当结合在一起来运用。Æ拟定合同双方的简称自一开始订立合同的时候就需要拟定一种非常明确的合同双方的简称。简称的拟定除了规定精确之外，还应当注意其文雅性、有代表性以及公认性。例如“北京赛特中心”能够简称为“赛特”，但如果简称为“中心”就过于宽泛了。Æ前后指代保持一致在合同中注意保持前后指代的一致性能够确保合同的清晰明了，否则，一旦出现纠纷和问题，这个方面必定会称谓对手挑战自己的机会，同时也会引发法官的置疑。Æ并列使用“涉及”与“但不限于”例如“未经允许，与该讲师有关的资料涉及音像材料、磁带以及录音材料，但不限于这几个都是不能够使用的”，这种方式能够有效地保护合同中某一方的知识产权。Æ采用主动语态正如前文所提出的，在中文的合同中，一定要尽量避免合用被动语态，而采用更加符合中国人语言习惯的主动语态。Æ避免相近词语的重复使用在商务合同中，应当尽量避免“出租人”、“承租人”、“留置人”、“留置权人”、“抵押权人”、“抵押人”、“确保人”、“被确保人”、“许可人”、“被许可人”等专业称谓的重复使用，能够从一开始就界定清晰哪些属于甲方，哪些属于乙方，以避免麻烦。Æ不要发明词语合同中的词语应含有公认性，因此自创的词语是不应当出现的，否则极其容易出现理解上的偏差和歧义。Æ对术语进行精确地定义例如，如果合同只是在中国大陆来予以执行，那么在界定执行范畴时，就应当清晰阐明“此合同中的中国，是指中国大陆地区，不涉及台湾、香港、澳门地区”，以避免事后产生争执。Æ善用限制词合同中常见的限制词涉及“应当”、“有义务”、“将”、“能够”等，其严格意义是不同的：相比较而言，前面两个要更加严格某些。在撰写合同时，撰写者应对己方义务采用相对含糊和约束较松的词语来予以界定，这样事实上是为自己将来在合同的执行中留有一定的余地。Æ不用公司带昂首的信纸打印合同法律规定，如果是用有某一方昂首的信纸打印出来的合同，会被认为该合同会偏向于该方；那么在产生分歧、进行解释的时候，法官则会稍微偏向于对方。因此，这种做法事实上是对该方不利的一件事情。Æ禁用某些词语“及时”、“力求”、“有关”以及“争取”这四个词是不能够在合同中出现的，由于它们过于口语化，难以进行精确的衡量与界定。Æ采用描述性的方式合同采用描述方式办法能够确保词语的精确性，例如“提供往来的交通费用”和“提供飞机经济仓原则的往来交通费用”就是完全不同的说法，显然后者界定得更加明确和清晰。Æ用汉语替代符号在合同中应当尽量使用汉语，避免用符号来表达；否则将来会使得合同含混不清，容易出现问题。Æ精确使用标点符号在合同中，往往一种标点符号的差别就意味着天壤之别的成果；因此，确保使用标点符号的精确性是非常重要的。Æ文字与阿拉伯数字并用在合同中，普通会涉及到与数字有关的内容。在表述数字的时候，一定要注意将文字与阿拉伯一并使用，这样才不会留给别有用心的人篡改合同以可乘之机。Æ留下争议解决地的商定条款和合使用方法律在合同中对不同的争议解决地的商定以及合使用方法律的拟定，普通会对可能的合同纠纷产生重要的影响。Æ每个段落只写一种主题普通来讲，合同当中每一段只能写一种主题；否则，多个主题只会增加对合同理解产生歧义的风险。Æ尽量写短句子Æ克服日常理解与合同用语的距离人们平时的理解与在合同中的理解往往是存在差别的，这一点在撰写合同的过程中一定要予以高度注意。Æ进行拼写检查Æ采用书面语一定要记住：合同是永恒的书面语。引言

【本讲重点】什么是职业化新时代对职业人的界定职业化与个人成长与否能达成统一职业人的一种中心三个基本点职业化的烦恼课程构造和学习办法介绍

什么是职业化

现在很流行的一本漫画书《涩女郎》，把女人分成四类：要结婚的女人；要爱情不要婚姻的女人；爱情和婚姻都要的女人；爱情和婚姻都不要的女人。参考这种有趣的分法，从经营人生的角度来考虑，也能够把人分成四类：●不经营自己，也没有人经营他；●不经营自己，由别人来经营他；●经营自己；●经营自己，也经营别人。第一类人根本没有人生可言，只能是死人；第二类人碌碌无为，可称为“活着的人”；第四类人就是我们称之为“老板”的人；而第三类人，就是本课程的中心，“职业人”。简朴说，职业人就是懂得如何为自己发明美妙生活的人。人能够分为四种类型：●没人经营他＿＿死人；●别人经营他＿＿活着的人；●自我经营＿＿职业人；●经营别人＿＿老板。在理解“职业人”之前，有必要理解一下什么是职业化。在父辈们的观念中，一种人与否敬业就看他上班与否准时，不迟到、不早退，凡事遵从领导的意见就是一种敬业的人。本课程提出的“新时代职业化”的概念。它包含三个核心：●客户●职业化●职业生涯职业化的传统概念：准时上班，听老板的话，老板让干什么就干什么。新时代的职业化概念有三个核心：客户、职业化和职业生涯。

1.老板喜欢什么样的人才原网通的总经理田溯宁和ＵＴ斯达康的总经理吴鹰，在做客《对话》栏目时，主持人列出了八个类型的人才，让这两位老总选择其中三种。●勇敢，做事不计后果；●点子多，不听话；●踏实，没有创意；●有本领，过于谦虚；●听话却没有原则；●能力强但不懂合作；●机灵但不踏实；●有将才，也有野心。各大公司选才自有其独到之处，但是由这个例子你会发现，他们往往也有惊人的相似之处。这两位老总所选的三种人中，有两种人是相似的：▲勇敢，做事不计后果；▲有将才，也有野心。图1－1大公司的用人原则这种选择可能能够代表大公司的选才之道，那么，规模较小的公司的老板喜欢什么样的人才呢？以金山公司和大洋公司为例：规模较小的公司的用人原则：◆金山公司——肯学、肯干、会干、忠诚、协调◆大洋公司——能力与协作、专业、敬业、敬人

2.人才的真义公司规模不同，用人原则有一定的差别。但是，从根本上看，他们对人才的评价重要是从两个方面做出的。人才评价原则：一是能力，二是态度。根据这两个原则，能够画出下面的分析图。下图中，横轴和纵轴分别代表态度和能力。按照能力的强弱、态度的主动与消极，能够得出四种类型的“人才”。图1－2四类人ＣＡＩ●左下角：态度