外贸函电培训第一单元

课程简介本课程是国际贸易专业高年级的中心业务课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的课程。经过引见外贸实务中各种英文业务函件，电传和以及其它方式的写作格式，商业术语和各种不同的表达方法，并经过引见对外贸易各环节的详细做法，使学生在提高英语程度的同时，熟练掌握对外贸易业务中常用的根本术语及表达技艺，培育和提高他们的外贸业务任务才干

.学习目的学习外贸业务书信的规范格式了解经过哪些途径来开展新客户，开辟新市场，如何进展询购某商品，怎样报盘和还盘，怎样灵敏运用付款方式，如何做到重合同守信誉，怎样去审查信誉证，做到不出过失，在理赔和索赔中做到有理有利有节学会拟写信函和电传的写作技巧。.学习内容

本课程主要学习信例，大量学习外贸实务根本环节中有代表性的信例。外贸实务根本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信誉证的修正和展期、索赔和处理索赔等。.学习方法<外贸函电>是一门实际操作性很强的课程。也就是说，要到达正确拟写外贸业务信函的目的，仅有实际是远远不够的，学员必需学习大量外贸实务中有一定代表性的信函，深化领会何为七个“C’S〞写作的根底实际知识，更重要的是经过学习信例，熟习大量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再经过一定量的练习，对常用语进展操练运用，从而到达掌握并熟练运用的目的。

根本学习方法：熟读、背诵信例〔范文〕.UnitOne.BusinessLetterStructure1)信头〔letterhead〕〕－－－

2〕编号，日期

3〕封内行名和地址(insideaddress)(referenceanddate)

4〕经办人(attention)5〕称谓(salutation)6〕事由〔标题〕(subject)7〕正文(body)8〕结尾敬词(complimentary)9〕签名(signature)10〕附件(enclosure)11〕抄送(cctoXX)12〕附言(postscript).1)Letterhead外贸商号的信笺，普通都印有信头，包括sender的公司称号、地址、号码、号、及等，有些会将运营工程，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，那么信头位于信笺上中央或右上方。信头.2)ReferenceandDate参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为防止混淆，最好标明Yourref:Ourref:打印日期本卷须知：

A.年份应完全写出，不能用(94)替代(1994)

B.月份要写英文称号，不能用数字来替代，最好不用缩写。

C.日期可用基数字或序数字。3rdNovember,20033November,2003November3rd,2003November3,2003编号，参考号.3)InsidenameandAddress收信人(receiver)的行名和地址普通是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法一样。信内把收信人称号地址写明对任务有便利。对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，防止放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封称号地址与封内称号地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信前往；二是收信后如信封与信函分别原信仍能坚持完好，便于查阅。封内行名和地址.4)AttentionLine如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention或Attentionof

例RichardThomas&BaldwinsLtd.,

151GowerStreet

London,SC76DY,England

AttentionMr.CaveorAttentionofPurchasingManagerorFortheAttentionofMr.Cave留意工程.5)TheSalutation这是写信人对收信人的一种称谓，其位置是在封内地址的下面空两行，目前外贸书信中普统统用的称谓语有：

Dearsir,DearMadam,Dearsirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用单数),DearMr.xxx

称谓后面的的标点，普通运用逗号或分号，美加来信中Gentlemen后用冒号：称呼.6)SubjectLineorCaptionLine

事由写在称谓语下面两行，普通是在信笺中间位置，事由要简单扼要，阐明商品称号，数量，信誉证或合同号等即可。标题或事由.7)BodyoftheLetter这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开头语(OpeningSentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合表达，使对方一目了然这封信是回答哪一封去信的。假设是第一次通讯也可以利用开头语作必要的自我引见。正文.ClosingSentences在信的结尾普通有结尾语(TheclosingSentences),普通用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、回答讯问或作必要的声明等。另起一段。如

Wehopetoreceiveyourearlyreply.结尾语.8)ComplimentaryClose终了语是一种客套用语它应与前面的称谓相呼应，后面加逗号。如：DearSir(s),Yoursfaithfully,orFaithfullyyours,Gentlemen:Trulyyours,orYourstrully,DearMrxx,YourssincerelyorSincerelyyours,客套语.9)TheSignature终了语的下面，应将行号的称号用大写打出，必需由担任人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。外国函件都必需由担任人亲笔签名，用橡皮戳阐明该信并非本人亲身过目，只是通函，不为人注重。签名.10)Enclosure如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2Enclsor3Encls,或详细列明如下：Encls:2InvoicesEnc:1Photo

1Certificate附件.11)TheCarbonCopyNotation假设函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CCtoxxx〞or“CCxxx〞抄送.12)Postscript信写完后，假设想起还有要紧的要说，可以在信末加P.S.引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个字母)。附言，附件.2.WritingPrinciplesofbusinessLetters7“C〞Courtesy言语要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。2)Consideration写信时要处处从对方的角度去思索有什么需求，而不是从本身出发，语气上更尊重对方。礼貌体谅.3)Completeness一封商业信函应概略了各项必需的事项，如约请信应阐明时间、地点等，确忌寄出模糊不清的信件。4)Clarity意思表达明确，要留意：〔一〕防止用词错误：

〔二〕留意词语所放的位置：

〔三〕留意句子的构造：

完好清楚.5)Conciseness〔一〕防止废话连篇

〔二〕防止不用要的反复〔三〕短句、单词的运用6)Concreteness7)Correctness

简约详细正确.3.Form1)缩行式：IndebtedStyle封内地址和其需求分行的后一行，都比前一行缩进二格或三格；信的正文，每段的开场一行都缩进假设干格。〔例见教材第7页〕格式.2)平头式：FullBlockForm

凡是用打字机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾礼词。都是从左边的空白边缘打起。〔例见教材第8页〕.3)混合式：

封内地址及其他需求分行的部分，采用平头式，而第一段开场一行采用缩行式。两种格式的混合采用所以称之为混合式。〔例见教材第9页〕.4.AddressingEnvelopesReturnAddressStampAddressRemarks贴邮票信封的格式写信人地址收信人地址附注.信封地址与封内地址写法一样，可用缩行式或平头式，最好与信内所采用的格式一致。收信人称号地址普通打在信封中间偏左。邮票应贴于封面的右上角。.Remarks1.Private私人信

2.Confidential信3.Registered挂号邮件

4.Express快递邮件

5.OrdinaryMail平信

6.Immediate(Urgent)急件

7.PrintedMatter印刷品

8.Sample样品附注阐明.Exercises1

混和式：ChinaNationalImport&ExportCorp.ShanghaiBranchShanghaiChinaRef.No.351/1057822ndmarch,2001Messes.Alfred&Co.ShermanOakCalifornia91403U.S.A.DearSirs,**************************************YoursfaithfullyChinaNationalImport&ExportCorp.ShanghaibranchJamesSmith信头：写信人地址与行名编号日期收信人地址正文结尾客套语签名.完全平头式ChinaNationalImport&ExportCorp.ShanghaiBranchShanghaiChinaRef.No.351/1057822ndmarch,2001Messes.Alfred&Co.ShermanOakCalifornia91403U.S.A.DearSirs,**************************************YoursfaithfullyChinaNationalImport&ExportCorp.ShanghaibranchJamesSmith.缩行式ChinaNationalImport&ExportCorpShanghaiBranchShanghaiChinaRef.No.351/1057822ndmarch,2001Messes.Alfred&Co.ShermanOakCalifornia91403U.S.A.DearSirs,**************************************YoursfaithfullyChinaNationalImport&ExportCorp.