第五章会展现场管理0605

第五章会展现场管理教学目标现场应是由时间和空间两个要素构成会展现场的时间要素是指执行或实施展示，展出各个环节的操作时段，空间要素以主办方开始启用的场馆为主，也包括其他相关的场所，如运输拆卸货物场所等良好的会展现场管理是一个展会能够成功的关键本章教学知识点掌握会展现场管理的概念、现场管理的基本理念了解现场管理三个阶段的管理重点掌握开幕式管理的重点了解观众管理的内容了解现场的后勤管理现场突发事件的管理第一节会展现场管理概述一、会展现场管理的概念良好的会展现场服务是一个展会能够成功的关键所在从广义上说，会展现场管理是展览主办方对展览现场实施的总体管理，时间上从布展到开展，直至撤展结束。从狭义上来说，展览现场管理是在进场布置的第一天到展览结束撤展的这段时间内，展览主办方对包括参展商、搭建商、运输商等各类服务商在内的各实施单位在现场按原有计划进行有序的协调、监督、和管理，以及对展览商、观众在现场所发生的一切需求所进行的协调、服务和管理1、会展现场管理的执行者会展项目经理是业内有多年从业经验的会展项目负责人，主要职责为承接会展项目，负责所承接项目的组织，实施，完成部门下达的创收指标等工作。一般要有5年以上的工作经验，熟悉会展业务，能独立承接会展项目，英语熟练，并具有较强的语言和文字表达能力和公关、协调能力许多会展公司在项目经理下还附设项目主管会展现场管理需要一个总指挥，一般都由展览主办方派出。展览主办方可以设立专门的现场营运部门，并指派专人负责实施现场管理，此类人员通常称为营运经理或者营运主任有营运经理带领一个团队来共同完成展览现场复杂、繁琐的各项工作，这个团队可以成为营运组营运经理还要负责公司内部的其他部门、公司外部的合作单位协调沟通，是展览现场的关键人物2、会展现场管理的执行范围从时间上看，会展现场管理局限于一个特定的时段，即从进馆布展到最后展览结束，而不包括前期调研，立项，策划方案，招展招商等前期准备，也不包括展会结束后的后期跟进服务从空间看，会展的现场管理局限于一个特定的区域，它应该是展览方案的各个环节得以实施所要占有的空间，包括场馆等相关设计的场所二、展会产品的四个特性1无形性展会产品作为服务产品，具有无形性，客商在参展前自愿购买展会运营机构提供的服务，比如展示场地提供，展示器材供应，贸易洽谈牵线等；参展过程中，消费所购买的展会服务；展会结束后，展会服务的消费基本结束。展会运营结构通过提供这样的服务产品，获得经济利益。参展客商通过购买这样的服务商品，实现自身的营销或传播目的。会展产品的无形性使客商在订购这种产品之前不可能完全了解服务的好坏，客商购买展会产品是有一定风险的2、不可保存性消费展会产品的过程，就是展会产品不断减值的过程，展会结束后，展会产品的价值基本消耗完毕，没有实物形式的展会产品保存下来。而且展会产品往往是在某个规定的时间提供，时间过了，这种产品就不存在了。由于这种特性，要求展会运营结构要确保客商在消费展会产品的同时，最大程度实现参展目标，只有这样，展会运营机构才可能依靠质量过硬的展会产品，获得扎实的回报3、不一致性同一题材的展会可能举办很多届，每一届可以具有不同的主题，只要市场需要就会不断重复地举办下去。但这种展会产品重复是不可能做到完全一致的，原因之一是客商的要求和办展环境条件变化，会导致服务内容的变化，原因之二是服务人员的素质、知识、技巧和态度上的差异，会导致服务质量发生变化四、可拓展性某个展会运营机构推出同一主题的展会，可能会举办很多届，新的会展产品是在拷贝上一个产品的基础上推出的，但这种拷贝往往加入了许多创新。在原有优质服务的基础上，根据现实市场的需要和主题展会发展的要求，对展会服务的规模，内容和形式等进行提升，丰富或改进，从这个角度上说，展会产品具有可拓展性三、会展现场管理的基本概念会展现场管理直接决定着相关主体的满意程度，在实践过程中可以由如下理论来指导1系统论。展会是一项系统工程，在展会实施阶段中对各项活动的计划、组织和控制以及对展会资源如场地、人力、物力和财力的合理配置和优化调用，对项目进度的计划和控制，也就是对整个展会工程系统的管理2不确定性管理在展览的现场管理中，各种问题的出现可谓复杂纷繁，各种意外的事件往往层出不穷，因此，现成的管理和服务呈现出不确定性特征。四、会展现场管理的基本原则（一）要找出可能出现的问题并做到穷极分析。在现场管理体系中，可以设定各种各样详尽的检查表，进度表，预订单据等图标，随时进行审核和确认，这新表格看似乏味繁琐，但是当真正进入展览现场并要为展览承担责任时，就会发现，它们至少可以保证你在现场少犯错误，（二）努力在不确定因素里找出尽量确定的因素，确保在一些决定点上不出差错。要找到保证目标成功的关键因素，并利用它影响和掌控全局。关键点和时间段的工作如开幕前一天，开幕，闭幕当天的工作）同时关键环节的运作如开幕式，必要时要预演，至少时亲临现场做形象性的预演，想想自己就是观众或参展商，自己在到达展览场地后一步步将会遇到什么问题（三）要有预案和预备力量。要将整个县城的控制工作作为一个系统来处理，从整个战略成功的全局出发，处理好关键节点的工作，以确保全聚的成功。办展会要有充分的预案准备和备用志愿服务人员，以备不测尽量利用服务链外包服务。诸如礼宾，运输，装修，印刷，户外广告，观众登记和保卫等，可请专业公司外包服务，这样不仅可以节约人力和精力，还可以获得高素质、专业化的服务。但是必须事先提出具体的目标和进度要求，并进行监管对于必须由主办方自己处理的事物，如各项现场服务，应尽量指定专人在专门时间负责专项工作，以简化组织结构，明确分工，分清职责，责任到人对于重点工作，可实行双重审查制度，如会刊，现场赠阅的宣传材料的文字核查工作有些重要环节，负责人应及时提出工作中应注意的问题，可能出现的问题，并实行实施监督要重视对临时人员的短期培训。他们也是以主办方代表的身份出现在展览现场，第二节布展阶段的现场管理一、展台搭建的管理参展商报道之前，主办方应督促主场搭建商（承建商）做好这样两项工作，一是按照图纸做好站台区域的底线划分工作、标明展台号；二是按图纸搭建好现场服务办公的场作，如组委会办公室，或主办方、主场搭建商和主场运输商等联合办公地点等，提前安排好各单位人员、各种资料和器材到位在布展期间，主办方主要管理的对象是主场搭建商和主场云身上的工作，督促和协调他们相互之间的配合，以保证布展的顺利。通常布展的时间是三天左右，最短的可能只有一天展会货运的重头戏首先是按时搭建展台，这一任务非行家里手不能胜任。一般由主场运输商（承运商）受主办方委托全权负责展品的货运代理和现场物流实施。主办方的现场管理人员要根据计划掌控进馆的出入口；督促主场搭建商预留出主要的货运通道暂不搭建；协调参展商自运展品的临时出入口等多种多样的展览会由各种不同的展品，参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用的运输装卸器械，或者干脆委托搬家公司。他们可以从展览会物流商那里得到很多的有用建议对于展览会展台搭建来说一般有两种装卸的可能首先一种是直接装卸，就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里，由展览会搬运商负责卸货和中间贮存。由于参展商自己不必操心这一环节，可以节约一些相应的费用。另外那些易破损的物品如玻璃或大理石板等只需一次搬运即可。采用这种方式应注意，时间预算要宽松一些，要考虑到种种延误的可能性，例如交通阻塞或事故等等，在开始搭建之前，货物营运低展览会搬运商处，由他们暂时储存货物，并按照规定的时间运到站台。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行运入场内现场，一般在展馆内设有一辆汽车起重机，可以起吊这些材料，但是如果展台搭建过半，这样的机器就难有用武之地了。另一种情况是参展商自行卸货，而不委托展览会搬运商。一般在搭建现场备有11种固定的器械共租用，其中包括叉式装卸机和手动小起重车。到了高峰期各种机器甚至是一些特殊技写如12吨重的铲车都纷纷投入使用，有时50台机械同时不间断的工作。所以在这种情况参展商最好较早地预约运输时间，提前6-8周为宜。展览会服务手册中附有预约表格，上面列有时间、器械和人员需要参展商要特别注意准确地填写以下几点材料运往哪里（展厅和展台号码）材料什么时候运输需要哪些器械何时需用这些器械需用多长时间需要多少人力两种方法相比较各有千秋。雇佣展览会搬运商，费用无疑不菲，参展商特别是中小企业理当精打细算。另一方面搬运商也自有一番道理，他们认为，参展商把一项运输计划一揽子委托给搬运商，这是最保险的做法，因为作为专业队伍他们能够面面俱到，例如他们可以按照专业要求，把出于安全原因不能在展览现场存放的运输容器合理地储存，每个有关展览商得到一个计算机标签，上面标注有名称，展厅和展台号码，他们把这些标签贴在空容器上，交给搬运商保管。搬运商还可以提供其他服务，例如测量、运输、保管及临时确定撤展日期展台搭建结束，搭建商交付两种规格类型的展台一是标准展台，主办方应督促主场搭建商在规定期限交付标准，并验收是否符合要求，如展台尺寸是否正确，眉板上的公司中英文名称是否正确，展台号是否正确，展台内的家具是否如数就位等等二是特装展台，由于特殊装修展台的工程比较复杂，对水、电甚至气方面有较高要求，因此，要特别监督搭建方规范施工。同时将现场实际情况与提前手机的展台施工图对照，和对其搭建的高度、用电量等。所有施工人员必须具备相应上岗证书，如高空作业证、电工证等主办方在进馆前就需要指定空箱堆放的区域（可以分主场运输商区域、参展商自运区域），所用空箱堆放都要督促主场运输上进行统一管理。空箱堆除必须整齐和派专人看管外，还应该注意美观和防潮，如室内堆放可由主场搭建商用展板做隔断，而室外堆放则要盖上防水布此外，在酒店或者会展中心还需要搭建主办方自己的办公室和报到处。总部办公室非常重要，它是项目经理、职员和场地工作人员进行交流的中心。通常情况下，在酒店前台登记处旁边或后方供应物品存放在这里，有时甚至可以存放一些奖品，装饰用品等。总部办公室必须做到井然有序、干净整洁。对于大型会议来说，由于报到注册处需要的面积较大，所以总部办公室有可能改为设处。二、会场布置（一）会场布置的原则1，预算控制：要在预算范围内进行会场布置的设计及制作；2，方便拆装：会议往往是阶段性，会议前进行安排，会议后要进行拆除；3，主题分明：会场布置要处处体现会议或活动的主题以及信息的传达；4，视觉统一：同一个会议的制作物视觉形象要统一设计；5，不损坏会场设施；6，时间控制：一般会场布置的时间都有要求，一定要在预计的时间内尽快完成安装和拆除；7，功能性：某些会议会有特定的流程，会场布置要和某些特定的流程进行结合；8，环保：会议布置的材质要环保，不会影响参会人员的健康。（二）会场布置方案会场的大小有多种，至于形状，则是略微方形的最为理想，最佳长宽比例是6：5（例如长36米宽30米的会议室）。会场座位的摆放也有技巧，多为从演讲者往外成放射状的直线排列，位置之间的间隔要合理，不能过窄或过宽，过窄的距离不方便落座与进出，过宽的距离则会给与会者带来距离感，缺乏应有的融洽气氛。从横向来说，最好能以内凹圆弧或是V字型对屏幕和演讲者形成包围状，如此形状的摆放，对于演讲者以及与会者都会有更佳的参与感受。不同形式的会场布置，可以获得不同的会议气氛。下面我们将对会场的布置分成四种类型来分别介绍1、剧院型如果需要在一个固定的会场摆下最多的位置，那么成排成列的剧院型会场是最佳选择。通常采用剧院型会场的会议将以主持者演讲为主，这需要向与会者提供演讲稿以及笔记本，以方便记录，也提醒与会者以聆听为主，无需互动或是与其他与会者交流。剧院型会场并不适合以交流或是互动为主的会议，主持者带来的强大压力以及座位的摆放，都将会成为交流和互动的阻碍。剧院型为了让与会者更为舒适地度过会议时间，需要尽量选择能够提供符合人体工程学座椅的会场。如果条件有限，那么至少也要避免座椅靠得太紧，也可以将座位的摆放做适当调整，让座椅与墙面成V字型，以提供给与会者更好的视线。与会人员大都喜欢坐在后排，往往导致前排位置空空荡荡，这对于会场气氛会有不佳影响，为了克服这个问题，建议根据与会人数，将会空出的后排座位用阻隔带封住，以保证前排座位能够坐满，有个良好的会议气氛。2、教室型教室型的会场布置，需要在每一位与会者的座位前增加一个小台板，以方便书写和小组交流，这种类型的会场布置只适用于普通规模的会议。如果与会人数很多，又需要将会场布置成教室型，那就只有将会议分到两处或是多处进行了。教师型如图所示，将教室型会场的座椅摆放成V字型，将会使会场更具包容感以及参与性。有了座位前的小台板，前后排之间很容易就可以组成小组进行讨论。几乎所有的与会者都会反感会议室大门开合的声音，但如果不采取对策，在会议期间难免有人进进出出，门的声音也就难以避免，那么有什么办法可以解决这个问题呢？下面我们就给出一些比较实用的建议：使用带有弹簧夹的门闩；如果门本身就有强力弹簧夹，并在开合的时候会因为弹力过大而发出“BANG”的一声，那么就需要在门与门框的夹角处贴上橡胶、海绵、布料等可以起到缓冲作用的物件；另外，在门上用适当的方式提醒进出者轻拉轻合，也是避免惊扰会场的好办法。3、圆桌型如果会议内容以小组讨论为主，那么圆桌型会场将是最佳选择。每个圆桌的最佳人数是5-7人，如果人数再多的话，比较害羞的与会者将会在讨论的时候，不自觉地被排挤在外，无法参与。如果会议在小组讨论的同时，还要兼顾聆听会议主持者的演讲，那么与会者就只能在面朝主持者的那一半落座。圆桌型桌椅位置的摆放，会议投影的位置，以及主持者站立的位置需要经过认真考虑，首先要保证与会者能够同时地看到主持人和投影影像，而不需要顾此失彼地左顾右盼。如果采用正投，主持人将无法避免会在投影屏幕上留下影子，那么此时就可以考虑使用背投来解决这个问题。其次，当主持人需要确认内容是否已经投影到屏幕上时，绝对不能完全背转过去，而是应该侧头快速浏览一下，进行确认即可。4、会议型会议型会场，一般采用U型和矩形的会议桌，此类会场将能提供最佳的团队合作氛围。会议型会场布置，建议不要采用大型投影，而是在每位与会者桌前提供一台小型的显示设备。会议型会场能够最大限度地弱化主持者的权威感，让与会者更为平等和积极地参与到讨论之中。会议型所谓人体工学，在本质上就是使工具的使用方式尽量适合人体的自然形态，这样就可以使用工具的人在工作时，身体和精神不需要任何主动适应，从而尽量减少使用工具造成的疲劳。

与会人数与屏幕大小以及房间长度的关系

下表是一个基本通用的表格，在选择会议场地的时候，您可以基本依据下表来进行选择：10人以下会议：10人以下的会议在普通的会议室即可进行，一个37英寸的显示设备也已经足够。如果是三人与会，那么21英寸的显示设备就够用了，然后与会者每增加一人，显示设备的大小就需要增加2英寸，当然，市面上并不会有如此多的尺寸可供选择，那么这时候就需要根据实际情况来进行选择，尽量挑与所需尺寸所接近的显示设备，但尺寸只可大，不可小。当然，还需要结合与会者与显示设备之间的距离来综合考虑，如果相隔距离太远，那么则需要根据实际情况，对我们所给的建议进行调整。10-20人参加的会议：普通的会议室可能就不再适合这个规模的会议了，更大的会场将有必要，会场位置可以考虑布置成教室型或是剧院型。大屏幕的尺寸计算也基本与上述一致，起初的3到5人算为21英寸，然后每增加一位与会者，屏幕尺寸增加两英寸，以此累加。如果会场的桌子是U型，那么采用一个大屏幕将不会是好的选择，因为两侧的与会者将不得不侧身面对屏幕，会很尴尬，建议在几个位置放置大小合适的多个显示设备，通过分频器连接到同一视频源上，显示同一内容，这样一来，与会者将轻松看到屏幕，可避免侧身。20人以上参加的会议：20人以上参加的会议将需要在音乐厅、剧院或是宾馆宴会厅这类场合来举行，所使用屏幕的大小也不再可能通过简单的公式计算出来，将需要根据实际情况进行调试。如果与会者人数太多，可以考虑采用多个屏幕，将与会者根据屏幕数均分。如果人数多达几千人，将会需要在后面也安装上屏幕，让后排与会者朝相反的方向落座，尽可能让与会者以最舒服的方式参与会议。注意事项1、会议或活动主办方经常会有一个误区，那就是喜欢自己独立寻找场地，其实他们不了解，经过多年与场地方的合作，会议服务公司已与众多场地方建立了亲密的合作关系，长期的公关及会议服务经历，使他们与各类场地均保持良好的合作关系，不但有能力为客户协调到最好的场地支持服务，更有能力在一定程度上为客户节省场地支出。

2、会议服务公司还拥有一套严谨的场地推荐规范和服务模式，保障他们所推荐的每一个会议场所都是十分熟悉和了解的，通常都是经实地考察，依照专业场地信息搜集标准逐项记录，并收录到他们独有的数据库中，场地数据信息的详细性甚至超过场地方本身。而会议主办方自己去寻找场地，但并不了解一个场地的软硬件设施对自身活动的可用性在什么地方，更何况除了场地之外，还会有其它诸如设备供应、流程控制等更加复杂的工作。(三)会议场所的室内外布置会议场所的室外及入口布置可根据需要选择1、主会标2、欢迎拱门、条幅3、彩球、鲜花、氦气球4、地毯5、展架、易拉宝、广告板6、引导牌7、灯箱8、签到台9、休息座椅，等。会议场所的室内布置：会议场所的室内布置可根据需要选择：1、会标、背景板2、主席台\听众席、演讲台的布置，可参考：会议室座位安排的五种方式3、鲜花、彩球、彩带等装饰4、音像辅助设备5、灯光、电源设备6、茶点，可参考：会议的食品饮料安排7、奖品、礼品、活动道具8、桌牌、名牌9、摄像设备，等。(四)会议现场管理检查清单一定要在每次会议开始之前列出适合本次会议的检查清单注册现场用品清单要求报导的日期于是见登记卡的内容与数量桌子椅子的形状、尺寸和数量水杯、信纸、笔、废纸篓告示牌，标识牌的数量和尺寸电话，验钞机，点钞机文件箱，保险箱缴费政策规定，收取支票和退款的规定登记卡和证章上的信息资料各种票价和相关规定VIP客人接待程序会议日程和其他材料注册结束时检查资金会议现场管理清单提供会议场所楼层的示意图每次会议的正确日程与时间每次会议租用的房间数、入住人员的登记会议承办商房间号、会议主办方房间号及负责人、酒店负责人联络电话；每次会议的座位数量、座位布置图以及主讲人的讲台为方便交通，其中包括电梯的使用，须安排或交错安排的会议所需讲台的大小每次会议使用的设备（核对设备与设施明细表）其他特殊的需求（在会议即将开始之前检查一遍）检查房间是否开门、配置的职员是否到场座位的类型是否与预订的一致保证与会人员每人都有座位冷气与暖气系统正常运转扩音系统操作：麦克风与预订一致录音设备操作麦克风：型号、数量与预订一致演讲台的位置适当、照明操作小槌、平台水罐、演讲台上饮用水的处理为与会人员准备的水罐、水、玻璃杯大门口的门卫服务烟灰缸、托架、火柴放映机、银幕、现场放映员演讲词提示机铅笔、便笺簿、纸图表展示台、展示架、黑板及相关设备钢琴、风琴标志牌、旗帜、横幅、气球、拱门、水牌与预订一致的照明与预订一致的特殊鲜花与植物其他所有特殊的设施会议室难以找到时须使用的指路牌如果会议室变更，张贴的通知要醒目现场的速记员现场的摄影师（会议一经结束立即派自愿者前去）撤走自已的器材检查是否有遗漏的器材开展的前一天始终都是现场最为忙碌的一天，许多预留的问题必须在这天得到落实和解决，并且达到预期的效果布置结束后、闭馆之前的另一项重要工作就是全场的过道地毯铺设工作和全场的保洁工作。有时需用不同颜色的过道地毯或字母、箭头嵌入的方式，已清楚地实现展会分区和路线知识的作用，便于参展商和观众快速获得或找到各自的目标。这两项工作都是提升大会形象的重要工作三、会展报到与注册（一）报到与签到的联系与区别会议签到是指与会者或参展工作人员出席会议或进入展馆时在专门的表单上签字一证实其已经到了会或到展的手续。签到时使用的表单称为签到表。

会议签到和报到都是指参加对象在一到达会议活动现场时就办理的总在的登记注册手续，一次会议活动每位参加对象只需报到注册一次；而签到则是参加对象在每次进入会场或展馆时签名或刷卡，证明他参加了这一次具体会议活动，因此必须每天签到，有时甚至一天要签到好几次。

二是意义不同。报到的意义偏重于收集与会参展的信息，以便建立数据库，因此填写的内容较多；签到的意义偏重于核实法定的到会人数和检查站缺席况，在一些法定性代表大会和董事会议上，签到还是一种法律行为，因此只要求与会者签字。

尤其是各级党代会和人大会，签到可以确切掌提出席人数是否达到法定的人数，这对于表决和选举结果是否有效将是至关重要会议签到表的格式

1．标题。一般由会议活动名称和“签到表”组成，如“**代表大会签到”

2．正文。正文应当制成表格，内容项目包括：

（1）主办单位名称

（2）举办时间，写明具体的年、月、日、时、分；

（3）举办地点，写明具体场馆名称。会议活动要写明所在的宾馆名称、楼号、房间号码；

（4）应到单位名称或应到人姓名。如有列席对象，应与出席对象分开，分栏签到；

（5）签名。即参加对象在相应的空格内对号签名；

（6）签到时间。有的会议组织者还要求签到时同时注明签到时间，以便掌握到者实际到会的确切时间。（二）会展签到的作用和方式会议签到有以下作用：(1)便于统计实到人数．以确定法定性会议的有效性。

(2)检查缺席情况．以便及时通知有关人员到会，或通知缺席对象宣传活动策划另行补会。

(3)庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到册可以珍藏，留作永久的纪念。

(4)与会者的亲笔签名是第一手资料，是其参加会议活动的书面证明，可为日后的查考提供历史凭据。在一些法定性会议上，签到还是一种法律行为。2、会展签到的方式1、簿式签到

与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按照要求签署自己的名字，标识到会、签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会人员必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找。缺点是这种会议只适用于小型会议，一些大型会议参加人数比较多时，采用簿式签到就不太方便。2、卡式签到

会议工作人员将印好的签到证事先发给每个与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时讲签证卡交给工作人员，表示到会。其有点是方便，避免临时开会时造成拥挤，缺点是不便找寻查找，证卡签到多用于大中型会议。3、会议工作人员代为签到

会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后面画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。例如：“/”表示缺席，“0”表示请假。这种会议签到方式比较简便易行，但要求会议工作人员必须认识绝大多数与会人员这种方式只适用于小型会议和一些常规性会议。对于一些大型会议与会人员很多，工作人员不能认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名，很麻烦，所以大型会议不适合采用这种方式。4、座次表签到方式

会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个作为按要求填上合适的与会人员姓名和座位号码，参加会议的人员到会时，就在座位表上销号，表示出席。印制座次表，与会人员座次要求有一定规律，如从几号到几号是某部门代表座位，将同以部门的与会人员几种在一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到室就知道了自己的座次号。起到引导的作用。5、电脑签到

电脑签到准确、简便，与会人员进入会场时，只要把特制的卡片放进签到机内，签到机就会讲与会人员的信息传到中心，与会者的签到手续就会在几秒钟内办完，讲签到卡退还本人，与会人员到会结果会由计算机准确、迅速的显示出来，电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都是采用电脑签到。（三）报到工作查验证件登录信息接收材料发放文件预收费用安排住宿查验证件查验证件的目的是确认参加对象的参会资格，需查验的证件包括会议通知书、参展邀请书、单位介绍信、身份证和其他有效证件登录信息即请参加对象在登记表上填写个人的有关信息，如姓名，性别，年龄，单位，职务，职称、联系地址，电话等。会议或展览报到登记标记可以据以统计参加会展活动的人数，以便做好会展活动期间的各项目服务工作，又可以据此编制参加对象通讯录接受材料由会展统计接待人员统一接收参加对象带来的需要在会上分发的材料，经审查后再统一分发，以免由于参加对象在会场上自行分发而影响会议和展览秩序，同时也可以防止自行分发可能造成的其他不良后果发放文件除了提前分发的会展文件外，其他文件应当在参加对象报到时一并分发。会议文件应当按照保密要求分类发放和管理。保密文件和需要轻推的会议文件必须履行签收手续预售费用有的会展活动须由参加对象支付一定费用，如会务费、食宿费、资料费、等，这些费用有的在事前已经通过转账付清，有的则在报道使用现金支付安排食宿要根据参加对象的身份和要求，在现在的条件下合理安排住宿。住宿安排好后，接待人应当在登记表上标明每个参加对象的房间号，以便会展期间进行联系（四）社交和旅游活动参展与会代表在会展期间或者会展前后可能会参加一些旅游或者社交活动，因此需要在注册处专门设立一个柜台为他们的家属同往（五）及时的数据处理由于各种不同的原因，到会人数少于预订人数，展会的一些安排都必须一线城市及登记的情况为最后的依据。四、展前协调会的安排一个成功的会展管理人一定要确定在现场的有效沟通，会展服务经理是展会的灵魂人物，他需要将工作分层负责。预备协调会议并不仅仅是简单地将工作一个一个梳理一遍，它还有很多的作用。首先，把工作单梳理一遍，可以确保展会的整个策划没有遗漏的地方。第二，让酒店或者会展中心的工作人员把自己有疑问的地方弄清楚，对展会现场安排真个细节做详细的讨论，让大家都清楚在现场所负的责任与彼此的协调。第三，如果主办方与酒店或会展中心在将来的几个星期内需要紧密合作，那这次正好是大家增进相互了解的机会。第四，有时主办方需要对外发布一些情况，也就理所当然地需要自己的工作人员首先了解，让工作人员再开一次预备会议的一个好机会。这样也给主办方和场馆工作人员提供了一个与承包商见面的机会，可以消除双方可能出现的细小的误会或误解。最后，如果恰逢会议或展览会的日程表已经打印出来，那负责人正好可以发给大家阅读一下确保一切安排无误（二）预备会议通常有会展服务经理来主持，因为在整个过程中，会议服务经理要和所有人打交道。会议可能持续几个小时，也可能仅仅半个小时，主要取决于会议或展览会的复杂程度以及彼此之前是否有过类似的业务合作。预备会议上会展服务经理不仅对工作单进行仔细检查，他还要坚持客房问题，如安排早餐，送餐服务。如果餐饮供应问题没有解决，那么酒店就必须提供一些帮助，其他问题还有，与会者的支付方式，特殊客人的安全保护措施，特殊客房的要求（三）工作人员和技术人员简会除了让自己的志愿参加会前预备会外，服务经理最好再单独召集他们开一个简会。把主办方的期望、与会者的期望都向他们阐述清楚，这一点对会议的成功非常重要，这个会还是确认大家如何保持联络的好机会，要让职员清楚，在发生问题的时候，应该请示谁，谁是最终决策人等。指派一名职员负责检查所有会议室的布置和视听设备，确保视听设备能够正常工作，指派另一名职员负责所有餐饮供应。再指派一名职员监督报到处的工作第三节开展阶段的现场管理一、开幕式的管理（一）开幕式的内容开幕式时宣布各种会议、展览活动正式开始的具有象征性和标志性的仪式，而开幕式方案是对开幕的各项进行策划的文案。（二）开幕式管理的基本内容开幕式的名称、时间、地点主办单位参观者的范围。包括上级机关领导、会展活动的承办单位、协办单位、赞助单位的领导或代表，东道主以及会展活动有关的机关、企事业单位的领导或代表，有关国家、地区、组织的代表（如某国家的使节、领事、参赞等）、群众代表，有关新闻单位主持人、致辞和剪裁人的身份和名称。开模式通常由主办方主持，主持人应当有一定的身份，联合主办的会议可采取共同主持的形式，各方主持人身份应大体相当。致开幕词人的身份一般应当高于主持人。最后请在场身份最高的人士宣布“我宣布，xx活动开幕。”联合主办的活动，也可以共同剪彩的形式代替开幕词。剪彩人应当是主办单位出席开幕式身份最高的人士，也可以安排上级领导、协办单位领导与主办单位领导共同剪彩开幕式的形式。开幕式的形式主要有两类，一类是以致辞为主的形式，另一类是文艺晚会的形式邀请方式。凡外单位领导和代表应当书面邀请。书面邀请分请柬、邀请信。请柬用于邀请重要来宾，邀请信用于一般的裂隙对象或较为特殊的对象。现场布置和物品准备。需要准备如主席台、会标、国旗、花卉、彩旗、标语、剪彩工具、扩音设备等，有的还安排文艺演出。接待。如签到、为来宾佩戴胸花、赠送礼品、留言题词等。开幕式、闭幕式程序。一般如介绍出席开幕式的领导人和主要来宾、致开幕词、升国旗、升会旗、奏国歌或会歌、代表致词、剪彩、参观、植树纪念、颁奖、文艺体育表演等活动。接待任务分工。必要时可设立专门的接待工作机构。经费安排。二、观众管理展会最宝贵的是现场的专业观众，谁抓住专业观众，谁就是展会的赢家。专业观众的邀请难度不亚于一个招展的过程，专业观众不仅需要部门经理，还需要单位老总、决策者也来参加展会，花费的精力很大首先，上海国际车展观众逾５０万人次，单日参观者就达到１０.３万人次。动辄几十万人次的展览会，最让主办方头疼的工作是观众组织管理。今年的展会到底来了多少人，分别是那些公司，他们的联系方式和相关信息如何迅速录入和分析整理，明年的展会怎眼快速地找到这些目标观众？可以采用手持PDA对着观众胸卡拍照，录入信息。其次，会展效果的回馈，也是会展主办方非常关注的问题。一次大型会展到底哪些人参加了这次会展，其中多少是回头客，他们对这次会展的评价如何，现代的统计工具。改装ＰＤＡ

,观众信息整理只需一天,一天一台ＰＤＡ租金３００二维码的应用，一个小小的正方形二维码，可以储存大量的信息。个人用户通过手机给二维码拍照，可以简单的只按一个键，就直接登陆相关信息的网站，获得大量的相关信息。

ＰＤＡ会展服务的过程。首先要做的工作是预登记服务，观众会被要求在相关网站上填写一些自己的个人信息，这些信息都会被储存在相关的数据库中。

然后这名观众的信息编号就被写成条形码，打印在他的参展胸卡上。例如编号为８３５号的观众，就会得到印有这个编号的条形码的胸卡。因为新兴的二维码可以储存更多的信息，最近胸卡上的条形码也渐渐被二维码代替。

这些先期准备工作完成之后，在会展上，就是ＰＤＡ大显身手的时候。这些ＰＤＡ机并非特别额外定制，而是购入普通的ＰＤＡ后，植入专门的软件系统。持有胸卡的观众无需签到，也不要交换名片，只要让ＰＤＡ在自己的胸卡上拍摄一下，条形码／二维码上的信息就被记录下来，存储在ＰＤＡ上。散会之后，服务人员把ＰＤＡ上的信息存储在电脑上汇总。再由后台软件操作人员对这些信息进行分析汇总，完整的观众管理就完成了。对参展商而言，展会评估的结果可以是参展商在不同的展会与其他营销手段之间的选择提供参照依据。对观众而言，尤其是为专业观众选择参观展览会提供客观的标准。对主办方而言，为打造品牌以及更好地改进参展商及观众的服务提供客观的依据。一般认为一个展览最佳的观众容量为通道净面积每平方米每小时一人。为了展会效果，必须在入口处基于流量控制，应视实际情况来分时，分段控制人流，以确保进、出相对平衡上海世博会期间有7000万游客，分到184天，整个世博展期每天最少40万人。组委会将控制人流，到了60万的时候紧急刹车。三、新闻中心的管理新闻中心负责展会新闻发布和新闻媒体的接待等工作。很多展会都在现场开辟一定的区域为展会新闻中心，供媒体记者使用。中心一般都配有可供休息和工作的桌椅、电脑、网络、打印和传真设备，还有茶水和糕点，并配备两三专人负责媒体工作，此外，还提供一些介绍此次展会的宣传资料、刊物、手持等。一般新闻中心职位媒体记者使用，新闻中心的设立对于宣传展览极为重要，这是有效推广和宣传展览的一个良好方法四、知识产权的纠纷

2006年10月3日至5日，在巴黎举办的世界制药原料展览会(简称CPHI)上，法国制药企业赛诺菲—安万特(Sanofi-Aventis)集团指控我国3家参展企业展览、交易的原料药产品侵犯了其原研药物Rimonabant(减肥药的一种原料)的专利权。法国内政部负责打击假冒侵权的部门对6名涉案的参展人员进行了司法调查。

Rimonabant（利莫那班）是欧洲第一大、全球第三大制药公司赛诺菲-安万特今年才由其研发投入市场的药物，主要治疗肥胖和烟瘾，曾被预料为该公司今年推出的一个“重磅炸弹”药物，该产品仅研发投入就达8亿多美元。利莫那班刚开始上市，预计每年市场销售额将高达30亿美元，占赛诺菲未来收入的40%，是其未来的主要利润之源。

案发后，中国商务部、驻法大使馆经商处、中国医药保健品进出口商会（下称“医保商会”）开始介入斡旋，赛诺菲-安万特公司最初以刑事罪起诉，经过中国驻法使馆的努力，撤换为商业侵权案起诉。而巴黎当地法院在调查取证后，也裁定这一起诉属于企业商业纠纷，11月14日，这6名被扣的参展人员才得以获释，随后回到国内。

这次中国厂商人员是在参展时候突然遭遇扣押和官司，被起诉罪名并不轻，法国安万特就其专利产品利莫那班，一共起诉中国3家企业6项罪名，分别是“有组织的团伙冒牌制造专利保护产品”、“有组织的团伙出售和出口冒牌产品"、"刊登不实广告"、"模仿和删除商标"以及"由于出售的消费品有引起危险之虞因此加重情节的欺骗未遂"等。这些被诉罪名一旦成立，依照法国法律，有关人员可能被判5年监禁和50万欧元的罚款。

据报道：就事后3家涉案企业表现出来的茫然举措和当天参展的国内医药企业全部“弃柜”落荒而逃的狼狈使他们淡薄的知识产权保护意识显露无遗，他们此前并不知道自己参展的产品会侵犯赛诺菲—安万特集团的专利权，在自己的医药代表被扣押后，他们向上游的国内制药企业调查的时候才知道，这些减肥药只能在欧盟以外的国家销售。

这次涉案的中国企业生产的是利莫那班的中间体，即化工原料。过去通常认为，生产药品中间体并不需要SFDA（StateFoodandDrugAdministration国家食品药品监督管理局）的生产批文和药品批文，不会涉及侵权问题。医药中间体涉及专利侵权而被起诉的案例，目前的确是比较少见的。

中间体是否侵权，要看相关专利的权利要求书的具体情况说明，中间体侵权也是完全可能的。

从目前可查询的利莫那班专利申请情况来看，法国安万特已经构架了一个不小的网络--在全球已经申请了44项专利，最早在法国已于1992年申请了有关专利，其中在法国申请了14项，在美国申请了21项，同时还在欧盟、瑞典、日本等地专利部门进行了申请。在中国知识产权局网站上，也可以查询到一项名称为“多晶型rimonabant”的专利申请，其制备方法及含有它的药物组合物，法国安万特于2002年提交申请，于2005年2月授权。2007年3月19日，我国IT厂商在德国汉诺威消费电子、信息及通信博览会(以下简称CeBIT)的展台遭到德国海关查抄，并对19名工作人员参加CeBIT的中国厂商进行了搜查，扣押了部分涉嫌侵犯意大利Sisvel公司MPEG-2音频专利的MP3播放器、数码相机、GPS等产品。在此期间，共有12家公司的展台被搜查，上百款产品被德国海关查扣。尽管专利所有人——意大利Sisvel公司并未明确透露这12家公司的具体名称，但是从查收现场来看，其中来自中国的MP3生产商遭遇最大规模的打击。其中已证实的厂商包括华旗爱国者、纽曼以及来自深圳的迈乐数码等。

要避免侵权事件的发生，要求参展企业谨慎地选择参展的产品，尽量不展出有侵权嫌疑的产品，一旦发生知识产权就俄方，企业也大可不必惊慌。首先应了解清楚那种具体的样品被诉侵权，在判断这种投诉是否真实可靠，然后通过展会的法律部门了解清楚类似纠纷的解决步骤和程序。一般情况是被侵权投诉的产品被强制收走，企业展位被关闭，具体解决方法要等企业回国后再通过法律手段加以解决。对于日益尖锐的知识产品纠纷，主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。五、现场会议的管理工作一般来说，研讨会等现场专题会议是以参展商个别预订为主的，主办方的职责只是按参展商的会议布置来调配会议室、或是布置形式和设施设备等，全部费用由参展商承担。因此，在开战前要做好详细的各类会议日程表、会议要求订单等，才可以保证会议秩序。主办方其实是现场会议服务的总承包商，负责将参展的要求同居它提供单位（如广告公司、场馆方、餐饮公司等）协调和落实。在开展后，应由营运组中的专人负责每天和各会议主持方（即参展商）确认、移交、结算，并在现场应对可能发生的临时问题六、现场服务的综合管理主办方在开展的现场，主要起到一个协调的作用，同时要在现场提供完善的服务。一般可视展览规模，以适当的范围为单位在醒目的位置设多个主办方现场办公室，现场咨询台等。咨询台的设立主要是为了及时解决现场发生的问题，回答展商、观众的咨询。该处工作人员应了解展览的各个环节，能够自主地解决问题，或能够联系到相关负责人解决问题。工作效率要求快速、准确。不主张用临时人员，以避免引起不必要的投诉，有损展览的形象除了以上六项主要工作以外，还需要关注以下方面现场的保洁管理一般情况下，展会布展撤展期间，标准展位和公共区的清洁工作有会展中心负责（展板、展具除外），特装展位的情节有参展商自行解决。展览开幕期间，参展商应保持展位内的情景，并将垃圾倒入制定垃圾箱内，会展中心负责清洁运输垃圾和展览公共区的清洁工作，同时提供展位内俺面积清洁的有偿服务特装清洁押金，布展前特装展位须向展览中心交纳清洁押金，在撤展期内参展商需将展位内的装修垃圾及清理带走，情节完毕后展览现场工作人员确认签字，参展商平确认单取还清洁押金。参展商或向会展中心交纳相应的垃圾清运费，由会展中心派人清洁。在规定时限内为撤出物品将作为无主物品处理，押金不予退还不管物业管理公司怎样监管，参展单位撤出后展厅现场仍需进一步清理。应由专业公司，使用专业工具，配备专业药剂对展厅现场进行全面保洁，并对所有相关设施进行清理，特别是卫生间和消防通道。2、会展现场保安工作的管理目前保安工作从业者多是有其他专业转行而来，整体素质不高。1、安全通道：布展时应留有足够宽度的安全通道，且通道要顺直，避免弯曲转折；同一通道不宜出现宽与高的差别，通道应形成双向疏散功能，并尽量环行。在紧急情况下，人们很难在进行正确判断后再选择疏散方向，因此，通道双向疏散和环行非常重要。通道的变化容易造成人员的拥挤或跌倒，宽敞顺直的通道便于人员的疏散和消防车辆的进入。

2、安全设施：布置展位不应影响消防设施功能的正常发挥，尤其是安全门、卷帘门，消防箱等安全设施。展会通道与展馆安全门的相对位置应简单明了，安全门、消防器材在紧急情况下能够打开正常使用。《中华人民共和国消防法》第二十一条中明确规定：“任何单位、个人不得损坏或者擅自挪用、拆除、停用消防设施、器材，不得埋压、圈占消火栓，不得占用防火间距，不得堵塞消防通道”。解决和防范展会摊位布局中的安全隐患

1、要加强对展会人员、展馆员工的消防安全知识的宣传教育，使他们熟悉消防常识，掌握本岗位操作的消防技能。

2、要定期检查、维修、保养展馆的消防设施和器材，确保完好有效。

3、展会期间从布展到撤展要有专人负责值班、巡视，发现事故“苗头”及时阻止、排除。展会用电存在安全隐患安全用电是安全生产的一项重要工作，而展会在用电方面存在着诸多安全隐患。

1、临时用电线路不固定；

2、灯具安装不合理；

3、有的摊位私自乱接电源；

4、特装摊位特殊用电超负荷等等。

解决和防范展会用电中的安全隐患：

1、布展时加强现场管理，对各参展商所使用的电源和照明设备严格遵守安全用电进行操作，并设专人负责监管。

2、对不具备电工资格的人员不得进场操作用电，要求电工人员持证上岗。

3