档案管理方案

6月二0一六年6月二0一六年档案管理流程及方案目录一、档案管理制度二、档案管理流程.人员管理.档案及仓库管理方式三、档案安全保密与借阅查阅.档案借阅记录表格式.外来人员借阅查阅管理方案.安全隐患解决方法档案保密方法四、归档职责五、附件一、档案管理制度我司在档案管理上首先会做到对档案的安全保管，定时检查有无缺本缺项目，主动发明妥善的管理方案，做到防盗，防火，防潮，防尘，防丢失机密，经常保持库房通风。分派好有关工作人员对于档案的整顿和保密工作，做到档案文献不外借，不自作主张，拟定因公需要阅读档案时，均在档案室按照有关的位置有关规定借阅。对于档案室的规定，严格恪守档案室内严禁吸烟，严禁寄存易燃易爆物品，严禁使用电器，严格规定档案管理工作人员的个人习惯，做到绝不损害和泄密任何一本档案文献。为提高工作效率，简化工作流程，使其档案管理规范化，简便化。特作出下列规范规定。接到收取文献告知，问清文献寄存位置。达成指定地点，整顿档案文献，核对文献项目名称，招标编号，招标文献数量及投标文献数量状况。登记档案文献收取表，与交接人核对文献项目基本状况并签字。取回档案文献寄存与待整顿区域。档案管理人员将整顿好的档案文献登记到电子统计档案文献表内。对统计好的档案文献进行装盒打包，同时编辑好相对应档案编码，再其对应的装盒外进行标注。将整顿编辑打包好的档案寄存与档案室内，根据其不同的招标文献类型寄存于对应的档案架内。根据档案寄存位置，填写到电子统计档案文献表内。档案领取时根据电子统计档案文献表查找到档案存储位置，及时对领取后的档案文献进行数据更新，并登记档案领取文献表。每月月末对其本月内所存取档案统计进行统计，核对档案电子统计信息与实际档案存储信息状况。做到统计信息与存储信息完全一致。二、档案管理流程人员管理：阐明：部门副总重要职责安排档案管理员有关工作任务，档案管理员进行发派并且安排工作人员进行工作，并且每月月底巡岗位一次，重要检查工作人员有无错误操作及工作进度。电子档案录入员重要负责档案的分类及录入电脑，每套档案以一正两副的模式分出，拿出来的文献做废弃解决，并且将剩余的文献按照规定录入到电脑里。打包员重要负责录入电子档案之后的文献打包打捆工作。档案及仓库管理方式：1.档案管理方式制作档案标签：写明项目、编号、申请人、时间、货位（如图一）档案包装：根据档案只留一正两副，按照同一项目同一编号用打包机横向两捆打包，外包装用硬纸壳封住（如图二）项目名称：XXXXXXXXXXXXX项目招标编号：0686XXXXXXXXXX申请人:XXXXX公司XXXXX公司货位：XXXX时间：20XX年XX月-图一-项目名称项目名称：编号：申请人：货位：时间:-图二-包装纸壳样图2.流程对于档案文献分项目进行管理摆放，将各个货架分档案各个项目的摆放地点，投标文献只留一正两副招标文献全留，实施对档案入库出库管理。入库：1.档案文献按投标文献只留一正两副进行保存，正本保存年限，副本保存年限3年2.档案按照项目完毕进度划分已经完毕项目和未完毕项目，已经完毕项目录入电子档案后打包，按照次序码放货架，未完毕项目临时放在地上，待结束后上架。3.新档案入库的时候档案管理员进行分类登记。出库：1.档案出库必须填写《档案出库、销毁审批单》，并经副总经理签字，档案管理员对出库文献进行登记。2.档案销毁必须填写《档案出库、销毁审批单》，并经副总经理签字，档案管理员对销毁档案进行登记3.文献管理流程图放档案室外，待卖出或销毁放档案室外，待卖出或销毁废书借出、偿还废书借出、偿还外来人员查阅档案需出具单位证明，填写借阅记录表需要查阅档案者，应部门主管领导同意外来人员查阅档案需出具单位证明，填写借阅记录表需要查阅档案者，应部门主管领导同意偿还时档案员认真检查文献的完整与整洁状况偿还时档案员认真检查文献的完整与整洁状况统计初稿接听接听业务处电话时间：XX月X日X时档案规定寄存位置：XXX库房档案规定筛选数目：X正X副项目项目分类摆放：X项目→X货架档案整顿完毕规定时间：X月X日-图三-仓库管理方式：1.仓库状况介绍公司档案仓库位于北京国际贸易公司地下室（国贸二处）和燕郊武窑大库，大概面积约15平方米，大库面积约35平方米。地下室设8个寄存架，编号为A-F，架高为300CM,宽为200CM2.寄存架管理地下室寄存架一共6个，分别标于A-F架，高300CM，宽200CM，每层货架可放2排5列（如图四所示），一种货架分为5层，平均每层按次序摆放文献不超出20套。 3.废弃或卖出文献全部投标文献在分出一正两副之后其它挑出的文献按码放次序分别放在地下室走廊过道旁边。4.仓库地理状况（如图五）A架档案档案档案档A架档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案档案-图四-地库门档案库地库门档案库档案库国贸二处档案库-图五-三、档案安全保密与借阅查阅.档案借阅记录表格式借阅人日期档案号档案名方式复印份数借阅部门负责人签字偿还日期备注借阅查阅.外来人员借阅查阅管理方案1.凡查阅档案者，普通状况不准将档案带出档案室，如需要借出，必须有领导同意，查阅者必须按照规定查阅，与查阅无关的材料不得随意翻阅摘抄2.查阅党组，局长办公会议统计，纪检工作有关案卷和绝密数字时，需经上级同意，查阅普通档案资料时，档案管理员需做有关登记，经同意后方可查阅3.外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人姓名，政治面貌，资历以及查阅内容范畴4.借出的档案文献不得超出七天，如延期使用，需办理延期有关手续5.借出或还回文献，必须严格推行登记，注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采用补救方法.安全隐患解决方法档案库房对于每个公司公司而言，是个保存文档的重要基地，非工作人员不准入内，档案库房内严禁吸烟，喧哗，动用电器及火有关的物品，严禁带入危险品入内。在工作人员上下班做到经常检查，严禁档案丢失或安全隐患事故发生。库房保持清洁卫生，有防火，防盗，防虫，防潮，防尘及防污染设施。档案保密方法如公司职工出现泄漏档案文献机密的状况，应先拟定泄漏的档案信息和数量，根据损程度追究责任贯彻到个人，情节严重者公司将予以开除处分，并移交司法部门追求其法律责任。如档案丢失或泄密，第一时间向上级有关部门反馈现状，报清丢失数量，丢失项目。四、归档职责一、档案资料应为招投标过程中的全部文献，必须全方面、完整。二、档案资料重要涉及归档资料文献（委托代理合同、项目立项审批文献、审批确认文献、公示公示文献、评审/评标、有关阐明文献）、资格预审文献、资格预审申请文献、招标文献、标底/招标控制价文献、投标文献、合同文献以及有关电子版。三、档案资料的份数及具体规定参考附件1执行。四、招标资料文献应分工程、分标段分别成册装订，且每部分间应用隔页纸分隔，册封上标明工程项目全称。五、电子版应分标段独立包封，册封上标明工程项目全称、投标人名称、电子版份数。六、档案资料文献的内容及次序应参考附件2规定编制。当附件2内容不全时，应根据具体状况合理增加。七、档案资料文献的第一部分“招标工作成果报告”应按照附件3的规定编写。八、如果档案资料文献中某文献的原件由政府部门留存，请用复印件补齐。九、如果某文献含有几份原件时，仅装订一份，其它以单件形式存档。十、移交招标人或审计单位或其它项目单位的档案资料，交接手续应严谨，交接单一式二份。文献资料移交清单格式详见附件4。十一、本方法自下发之日起执行。十二、本方法由北京国际贸易公司第七业务处负责解释。十三、如本方法中附件内容的规定与招标人针对档案资料的规定有冲突时，以招标人的规定为准。十四、其它未尽事宜，按照北京国际贸易公司有关附件1档案资料具体规定明细表序号文献名称办公室留存地库留存东郊仓库留存招标人留存一归档文献1归档资料文献正本一份副本一份2资格预审文献一份一份3资格预审申请文献（入围）正本一份副本一份其它文献副本一份4资格预审申请文献（未入围）正本一份其它文献副本一份5招标文献一份一份6标底/招标控制价一份一份7投标文献（中标人）正本一份副本一份其它文献副本一份8投标文献（未中标人）正本一份其它文献副本一份9合同文献副本一份正本一份二电子版1资格预审文献光盘或U盘一份光盘或U盘一份2招标文献3标底文献4投标文献（中标人）5投标文献（未中标人）6合同文献

附件2归档资料文献目录第一部分 招标工作成果报告招标工作成果报告第二部分 招标公示阶段项目建议书批复项目立项批文规划许可证其它项目批文招标代理机构营业执照、资质证书等咨询合同授权委托书工程建设项目报建表招标方式记录表招标人委托招标记录表招标公示公布单邀请招标记录表投标邀请书招标公示在有关媒介上的公布资料投标人报名表招标方式备案受理同意单第三部分 资审阶段资格预审文献备案表资格预审文献受理同意单资格预审文献（单册装订本）资格预审文献领取签到表资格预审补充文献（单册装订本）投标申请人确认函资格预审申请书递交签收表资格预审文献递交签收凭证招标人拟派评审代表申请书招标人拟派资格预审评审代表资格条件记录表资格预审评审专家抽取申请表资格预审评审专家抽取告知单工程评标专家名单评审专家签到表评审专家声明书评审专家初次会议纪要资格预审评审表资格预审成果记录表资格预审状况书面报告投标候选人排序表评审专家末次会议纪要第四部分 招标阶段招标文献备案表招标文献（单册装订本）投标邀请函招标文献领取记录表现场考察签到表交底会签到表答疑会签到表招标补充文献（单册装订本）招标文献补遗书领取记录表招标文献备案受理同意单第五部分 开标阶段开标会签到表法人授权委托书投标文献报送签收一览表投标文献复核一览表开标统计标底备案表标底（单册装订本）第六部分 评标、定标阶段招标人拟派评标代表申请书招标人拟派评标代表资格条件记录表北京市建设工程评标专家抽取