大型会议会务工作流程清单

大型会议会务工作流程清单,,,,,,

环节,工作模块,工作任务,具体内容,责任人,时间节点,是否完成

会议确认,会议事由确定,会议名称,,,,

,,会议时间,,,,

,,会议地点,,,,

,,会议室预订,根据会议形式及人数预订会议室,,,

,,与会人员,确定与会人员类别及邮件发送地址,,,

,,会议议程,明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等,,,

,,确定酒店,根据与会人员的类别确定房间预订的类型，日前致电酒店人员做好准备,,,

会议前期准备,准备会议,明确人员分工,将具体人员分工填入此表,,,

,资料,准备与收集,电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿,,,

,会议通知,撰写通知,附：资料（参见上一行）,,,

,回执收集,确定参会人员信息,确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式,,,

,,整理通讯录,（内容同上）,,,

环节,工作模块,工作任务,具体内容,责任人,时间节点,是否完成

会议前期准备,资料,准备与收集,电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表,,,

,,存储,确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员,,,

,,印刷,联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间,,,

,,打印,列出打印清单及打印份数,,,

,,装订,将文件整理装入资料袋,,,

,,发放,发送邮件,,,

,住宿,酒店预订,联系酒店，确定房间类型及数量，询问是否含早餐,,,

,接机,接机,确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间,,,

,,,预订车辆,,,

,餐饮,就餐形式、地点确定,公司食堂：填写客餐申请单位并交食堂人员,,,

,,,外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备,,,

,,,茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处,,,

,,,,,,,

环节,工作模块,工作任务,具体内容,责任人,时间节点,是否完成

会议前期准备,文具,文具准备及领取,准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证,,,

,会场,会议室预订,投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水,,,

,,会场布置,桌椅摆放：文具摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位,,,

,摄影,投影联系,与总办专业人员联系摄影事宜,,,

,,自备数码相机,会议现场抓怕用,,,

,回程安排,回程机票预订,回城人员姓名、航班，联系前台确认出票,,,

,礼品,会议礼品预订,若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办协助,,,

,会后活动安排,活动地点及人数,联系活动场所，车辆预订,,,

,人员报到,人员报到,直接前往酒店报到,,,

,,资料发放,包括会议材料、代表证等,,,

会议第一天工作,设备,设备就绪,检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪,,,

,会场,检查会场情况,桌椅摆放：文具及资料摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位,,,

,专家会议指引,会议地点指引,指引与会人员到会议地点参加会议,,,

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环节,工作模块,工作任务,具体内容,责任人,时间节点,是否完成

会议第一天工作,电脑与网络,笔记本电脑使用协助,查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，通知去也管理处接待人员协助,,,

,茶水,茶水供给到位,接待人员负责现场倒茶或饮水机到位,,,

,摄影,摄影把关,与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关,,,

,,现场抓拍,用自备数码相机抓拍会场情况,,,

,专家会议,会议记录,录音笔录音，人员现场记录,,,

,麦克风,麦克风传递,若台下代表需发言，明确麦克风传递人,,,

,会场收拾,清洁整理会场,回复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏,,,

,午餐,就餐地点指引,带领与会人员前往餐饮场所就餐,,,

,会场设备准备,设备就绪,设备复查，会场布置,,,

,经理会议指引,会议地点指引,指引与会人员到会议地点参加会议,,,

,电脑与网络、茶水、摄影、会议记录、麦克风,会议过程开展,同上午会议过程,,,

,会场收拾,清洁整理会场,回复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏,,,

,招待宴会,就餐地点指引,带领与会人员前往餐饮场所就餐,,,

,,,,,,,

环节,工作模块,工作任务,具体内容,责任人,时间节点,是否完成

会议第一天工作,设备,设备就绪,检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪,,,

,会场,检查会场情况,桌椅摆放：文具及资料摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位,,,

,茶水,茶水供给到位,接待人员负责现场倒茶或饮水机到位,,,

,专家会议,会议记录,录音笔录音，人员现场记录,,,

,麦克风,麦克风传递,若台下代表需发言，明确麦克风传递人,,,

会议后期工作,宣传报道,宣传资料准备,稿件撰写及照片整理,,,

,,宣传报道发布,将稿件及照片发至新媒体部进行宣传报道,,,

,会议纪要,纪要整理,会议后尽早整理会议纪要,,,

,,邮件发布,经领导审阅后通过邮件发布,,,

,后续