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文档简介

部门联系函制度范本部门联系函制度范本一、引言部门联系函是组织内部沟通的重要工具之一，用于建立和维护不同部门之间的有效联系和协作。本制度范本旨在规范部门联系函的撰写、发送和接收流程，提高沟通效率和质量。二、适用范围本制度适用于本组织内所有部门间的联系函撰写、发送和接收。三、定义1.部门联系函：指为了沟通、请求或共享信息而由一部门撰写并发送给另一部门的书面函件，包括电子邮件、信函等形式。2.发件人：指撰写并发送部门联系函的部门或个人。3.收件人：指接收并处理部门联系函的部门或个人。四、撰写要求1.清晰简明：部门联系函应清晰明了，尽量避免使用复杂的词汇和句式，以确保信息的准确传达。2.结构完整：部门联系函应包括标题、日期、收件人姓名、称呼、正文、落款等必要部分，确保函件的完整性。3.语言规范：部门联系函应使用专业、规范的语言表达，避免使用粗俗、侮辱性或不当的言辞。4.重点突出：在部门联系函中，应突出重点信息，如请求、建议、意见等，以便收件人能够迅速理解并采取相应措施。5.格式统一：部门联系函的格式应统一，包括字体、字号、对齐方式等，以提高函件的整体形象。五、发送流程1.函件起草：发件人根据实际需要撰写部门联系函，确保函件内容准确、清晰。2.核对审阅：发件人应核对函件内容，确保无误后，交由部门负责人或相关人员审阅。3.签署发送：函件经过审阅后，发件人应在函件末尾签署自己的姓名、职务和日期，并将函件发送给收件人。4.抄送抄报：根据需要，发件人可以抄送给其他相关部门或个人，以便他们了解函件内容并采取相应的行动。5.记录归档：发件人应将部门联系函的副本进行归档，以备日后查阅和追溯。六、接收流程1.接收函件：收件人应及时接收函件，并确认函件的重要性和紧急程度。2.阅读理解：收件人应仔细阅读函件内容，确保对函件的理解准确。3.处理反馈：根据函件内容和要求，收件人应及时处理并反馈相关部门或个人。4.抄送知会：根据需要，收件人可以将函件抄送给其他相关部门或个人，以便他们了解函件内容并采取相应的行动。5.记录归档：收件人应将部门联系函的副本进行归档，以备日后查阅和追溯。七、违规处理1.若发现部门联系函违反本制度的规定，相关人员将被提醒并要求重新撰写函件。2.重复违规者将受到相应纪律处分，包括口头警告、书面警告、记过、降级等。八、附则1.本制度范本可根据实际情况进行调整和修改，但需经过组织内相关部门的批准。2.部门联系函的具体格式、内容和流程可根据不同部门的需求进行适当调整，但应符合本制度的基本原则和要求。以上是部门联系函制度的范

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