第三章会议旅游

会议旅游学习内容第一节会议旅游基本概念第二节会议旅游的类型及特点第三节会议旅游的操作流程和发展趋势第一节会议旅游基本概念

一、会议旅游定义（掌握）

会议旅游是会展旅游的一种，广义上也属于商务旅游的范畴，一般指会议接待者利用召开会议的机会，组织各国与会者参加的旅游活动，其所涉及的旅游往往带有与工作相关的目的。三、会议旅游的功能1、会议旅游，尤其是国际性会议旅游能够获得巨大利润，带动相关产业的发展，促进就业和消费。会议旅客的消费是一般观光客的2-3倍每增加20位出席会议代表就可创造一个全职就业的机会。2、会议旅游能够提高旅游目的地的知名度。国际会议是最大、最有特色、最有意义的城市广告。3、会议旅游能够提升知识，促进学术、科技、文化以及产业的交流。能够提供最新的信息，促进学术、科技、文化及产业的交流。发表的往往的行业里最先进的知识，这给人们提供了获取信息、知识和财富的良好的途径。四、会议旅游活动的构成要素（重点）（一）活动主体——会议旅游者（二）活动客体——会议旅游资源（三）活动中介体——会议旅游业（一）会议旅游活动主体——会议旅游者会议旅游者的组成有：1.与会者（主要服务对象）2.与会者的陪同人员3.与会者家属4.会议附属活动参与者会议旅游者的目的：工作方面的目的：参加会议、采访和报道会议、进行商务活动消遣方面的目的：观光旅游、参加娱乐活动、购物人际和声望方面的目的：结交朋友、获得尊重、追求个人成就。（二）活动客体——会议旅游资源

会议旅游资源是指吸引会议旅游者前往会议举办地的各种因素的总和，也可称为会议旅游吸引力因素或旅游吸引物。1.会议因素（会议和会议的价值）2.举办地旅游资源因素1.会议因素（举办会议和会议的价值）会议和会议的附属活动会议是引发会议旅游活动的最根本的吸引力因素，会议旅游产生的前提是会议的存在。一个地方要发展会议旅游，首先要成为会议的举办地。会议作为旅游资源与其他的旅游资源不同：会议并非旅游地固有的旅游资源，而是要通过系统努力和激烈的竞争从会议主办者那里争取的。会议吸引力的大小取（能够吸引的与会者数量）决于会议的价值决定会议价值的因素：会议的性质、规模、等级和知名度；会议的创意或特色；会议内容对旅游者的效用；会议主办者和组织者的权威性；计划与会的知名人物等。会议举办地应该利用以上因素，着重研究旅游者的心理特征，加大会前的宣传力度，通过各种信息媒介来塑造会议的价值。2.举办地旅游资源因素

除会议因素以外的会议举办地的其他旅游资源。是引发会议旅游活动的重要吸引力因素，但处于从属地位，必须依附于会议因素才能起作用。包括：自然景观、人文景观、当地特色民俗文化活动、都是风貌、游乐场所、旅游购物条件和风味美食。尽管不是会议旅游者产生的根本原因但丰富的旅游资源将大大增强潜在会议旅游者的旅游动机。（二）客体活动——会议旅游资源

会议中的旅游资源因素对会议活动的作用：1、增加会议的吸引力2、添加附加价值3、对员工有奖励作用4、为与会者之间的交流创造更多机会（三）活动中介体——会议旅游业

会议旅游业是指为会议旅游者提供其旅游活动所需要商品和服务的部门和行业的总成。属于第三产业。是会议行业和旅游产业的结合体。由三部分组成：1.会议旅游特征企业2.会议旅游相关企业3.会议旅游管理机构和行业组织组1.会议旅游特征企业

专门为会议旅游者提供服务，市场对象主要是会议旅游者的企业。如会议公司、会议中心、目的地管理公司等，也包括有专门经营会议旅游业务的旅行社或会议饭店）。从事会议的策划、组织、协调、安排以及招揽和接待会议旅游者的专业公司（专业会议组织者PCO)。主要从会议主办者手中承接会议旅游业务，并将部分接待业务分配给其他会议旅游企业。2.会议旅游相关企业为会议旅游者提供服务但会议旅游者不是其主要市场对象。如：旅行社、旅游饭店、旅游交通部门、旅游景点、娱乐业、餐饮业、旅游购物业等。3.会议旅游管理机构和行业组织（1）专门负责会议旅游行政事务的政府职能部门。如会议局、旅游局、会议旅游局。（2）行业协会五、会议旅游目的地应具备的条件不是任何地方都能举办会议旅游活动的，它的成功运作有着基本的条件依托。我们可以从举办地内外部环境和主观能动性方面进行会议旅游运作条件的分析。1、参加会议的人员比一般旅游者的消费水平高，购物能力强，从而会给会议旅游的接待者带来可观的经济收入。2、参加会议的人员需要参加会议又要参观游览，逗留时间比一般旅游者要长得多。3、会议旅游的计划性强，而且多在旅游淡季进行，可以有效地调节旅游旺季与淡季客源的不平衡，提高各类设施的全年利用率。4、会议旅游开展难度较小。（人流集中，设施设备投入不大，工作压力不大。一、会议旅游的特点第二节会议旅游的特点及类型第二节会议旅游的类型及特点

一、会议旅游类型的划分（理解）1.按照会议主办单位划分：公司类会议旅游、协会类会议旅游、其他组织会议旅游。2.按照会议活动的特征划分：商务型会议旅游、度假型会议旅游、文化交流型会议旅游、专业学术型会议旅游、政治型会议旅游、培训型会议旅游等。3.按照会议性质划分：论坛式会议旅游、研讨式会议旅游、报告式会议旅游等。4.按照会议代表划分：会员会议旅游、内部成员会议旅游、业务关系人员会议旅游、公众会议旅游。6.按照会议代表范围划分：国内会议旅游、国际会议旅游。7.按照举办时间的特点划分：固定性会议旅游、非固定性会议旅游。此外，还可以按照会议旅游的主题划分，如医药类会议旅游、农业类会议旅游、工业类会议旅游、技术类会议旅游、教育类会议旅游等。1、时间周期：是按照需求（灵活性和固定性相结合）来举行的，四季均衡，多在工作日。举办频率比较高但大多数公司会议旅游控制在1-2天；培训或奖励会议旅游的时间可长达3-5天。按照会议主办单位划分：公司类会议旅游、协会类会议旅游、其他组织会议旅游。1、时间周期1、时间周期2、前期准备时间相对较短，很少长于1年的，多数在三至六个月或临时决定。如果是年度销售会议或奖励会议旅游的话，可能提前8-12个月就要考察旅游目的地。3、地理位置是否适合公司的业务和需要，时间、交通费用和便捷程度是主要因素。比较倾向的地理位置有：市中心、海边。会议旅游概述4、选择的酒店类型

公司类会议的特点1、会议举办频率高，无规律，多数在工作日举行；2、多数会议筹备时间短（增加接待难度），逗留时间短；3、主办者决策集中（想成为举办地或获得会议旅游业务，只需获得个别关键人物的支持便可）

4、有些会议地点相对固定（具有重复性）；

5、有关员工必须参加，会议人数确定早，人数少，具有可预测性；6、多数会议旅游者缺乏自主性；不需要通过促销吸引人们参加；7、会议资金由企业全额支付，只有一个账户；协会会议：通过会议来交流、协商、研讨和解决本行业或本领域的最新发展、市场策略、及存在的问题等。如年度大会、地区性会议、研讨会、专题讨论会等。1、时间周期：一般会在固定的时间举行，最活跃的的时间是10、5、6、4、9月。为保证出席率通常安排在周末或下半周，大多数不少于3天。2、前期准备：事先计划好的，会议规模越大前期时间越长。一般在2到5年。3、地理位置：既要让与会者感觉到交通方便，又要考虑协会负责人的感觉；既要考虑到气候、环境，又要综合当地的城市形象和旅游景点。4、酒店类型：没有一定的模式，具体取决于会议的规模、性质、期限。协会会议旅游特点：1、效益巨大（身份地位较高，家属会随同），形式多样2、时间选择上周期性明显3、筹备时间较长（1-5年）4、地点选择变换性强（经常变换举办地以保持会议对会员的吸引力）5、与会人数较多但难以预测6、逗留时间相对较长，会议旅游者自主性强。7、会议主办者决策分散，会议资金有个人支付。（主办者不是由个人直接对会议作出决定而由董事会或委员会做出，所以往往采取竞标的方式决定举办地和相关业务的委托者。）公司会议旅游和协会会议旅游是市场的主力军占据整个会议市场的80%，也是各会议旅游目的地重点吸引和争夺的目标，该市场最有利可图，还会继续扩大。所以必须注意他们之间的区别以便更有效地开展有关营销和服务工作。其他组织会议政府会议旅游、工会和政治团体会议旅游、宗教团体会议旅游、慈善机构会议旅游等特点：（1）旅游费用具有公共性，主要来自行政拨款、成员缴纳、公众资助、捐款或募捐。（2）对价格比较敏感（3）更喜欢淡季出游第三节会议旅游的操作流程和发展趋势一、会议旅游操作流程（了解）二、会议旅游发展趋势（了解）

一、会议旅游操作流程会议旅游的实现是以会议的召开为前提的。会议旅游操作分为会议申办、承办和总结三个阶段。申办阶段——

会议旅游相关方全力支持申办会议是会议旅游的第一步比较正规的国际会议，在申办之前，了解相关的规定，能事半功倍。会议因档次规模不同，申办的方式也不一样大型国际会议的主办有以下几种方式：会议旅游操作流程

大型国际会议的主办有以下几种方式：申办阶段1、会员国轮流主办

轮流次序一般按加入组织先后（如：亚洲秘书协会）

或国名英文字母的顺序。

大型国际会议的主办有以下几种方式：申办阶段2、地区性轮流主办

指定轮流在指定某些地区召开。该地区有意争取主办的会员国可以提出申请企划书。会议旅游操作流程

大型国际会议的主办有以下几种方式：申办阶段3、竞标方式主办（超大型会议多数由国家或地区先获得举办权再以竞标或委托方式交由会议公司运作）

这是会员国最具挑战性的主办权争取方式。竞标的方式通常要花费相当长的时间去苦心经营，通常有意主办的会员国会将相关的先决条件列在招标书中。一次竞标工作可以分成两个步骤：①拟定竞标企划书②接受审核：评比小组前来考察并确定举办地会议旅游操作流程以公关营销的方式来获得会议的举办权主要以拜访客户、建立稳定的客户关系以及广告的形式来进行的。主要营销手段：拜访客户、媒体广告、宣传材料、电子邮件等。一般会议或企业集团内部会议：承办阶段——

会议旅游相关方实际配合在承办阶段，会议旅游的操作可以分为会前、会中、会后三个阶段。1、会前阶段①会址考察（地点、设施、环境、酒店服务等）②会议的异地谈判（翻译）③确定会址④会议的宣传营销⑤预定酒店⑥预订交通票⑦与相关服务和旅游公司洽谈服务事宜和会后的旅游安排⑧迎接与会者到来（在机场和车站设立接待站、安排迎接与会者的车辆、在酒店和会议中心设立专门的会议登记服务中心）2、会中阶段按方案实施①会议中的商务服务（文秘工作、翻译工作、其他：泊车、通行票证服务）②会议期间的社交安排（文娱活动：文艺演出、文体活动、宴会、小型餐会和酒会、其他参观活动：相关会议议题和内容有关的机构和企业的参观活动，或某一产品或技术的现场展会）①

参观游览②

返程票预订③

会议纪念品发放④

送客服务承办阶段会议旅游操作流程总结阶段——会议旅游相关方总结提升统计整理资料，研究分析工作，总结经验和建议，提高经营水平会议旅游操作流程二、会议旅游的发展趋势（了解）

1、会议旅游活动向全球化发展；

2、会议旅游业的国际竞争日趋激烈；

3、会议旅游价格敏感度趋强；

4、会议旅游消费逐步上升；

5、与会者年轻化，女性与会者增多；

6、会议举办地逐渐转向中小城市；

7、会议旅游与展览、奖励旅游相结合；

8、会议旅游的技术含量日益增加；

9、会议旅游业内部合作趋势加强。三、我国会议旅游发展前景会议旅游在我国将有着巨大的发展空间和光明的前景。1、我国经济将保持持续快速增长。2、我国综合国力不断提升，在国际事务中的作用越来越显著。3、我国拥有丰富的旅游资源和日臻完善的旅游设施，并逐渐向世界旅游强国的目标迈进。4、我国所处的亚太地区将成为世界经济和国际贸易中心，会议旅游活动将会更多地集中在这一地区进行。5、ICCA原意协助中国开拓旅游市场，中国有可能成为未来国际会议旅游的首选地。补充：

会议旅游的策划会议旅游的策划一、会议旅游产品策划1、会议构成要素（1）会议议题（会议的基本任务）（2）会议主办者跨地区、跨国家的国际会议，采取轮流主办确定主办者；合作性和学术性组织经常性会议或例会、年会，每一成员单位都有权利与义务主办；管理职权的机关为了布置工作、传达指示召集者就是主办者。1、会议构成要素（3）与会人员（谁来开，多少人参加）（4）会议时间（起止时间、时间跨度）（5）会议场所（会议空间要素、广播会议、电话会议、电视电话会议、网络会议）（6）会议方式（活动方式、传递方式、会场布置等）2、会议旅游策划内容1、地点的选定（举办地应具备的条件）2、时间的选定（详细日程安排）3、方式的选定（景点参观、海边休闲、农家乐旅游）4、服务的选定（全包、半包、单项）5、人员的选定（服务人员）地点的选定（1）举办的外部环境（国际政治形式、经济形式、信息、汇率等）（2）内部环境（国内政局稳定、居民支持、基础设施完善、物价稳定等）（3）主观能动性（会议主题特色、会议设施、会议形象、会议组织、会议市场营销、会议旅游产品推广与开发等）3、会议旅游产品策划原则（1）会议为主，旅游为辅（2）关注流行趋势（3）风格鲜明，特点突出（4）灵活多样，多种选择（5）安全可靠二、会议旅游策划与实施（一）会议旅游策划考虑的因素1、适应会议主题：参观、考察、游览等项目与路线要与会议主题配合。会展会议——参加展览专业会议——参观考察相关企业等丹霞地貌会议——考察当地丹霞地貌（一）会议旅游策划考虑的因素2、尽量照顾对象的兴趣，设计不同的旅游路线；设计路线要保证大部分旅游者感兴趣。3、考虑旅游接待地的接待能力；4、接待档次方面（酒店、旅游车、特色餐饮、主题宴会等）（二）会议旅游策划流程1、信息收集与分析（需求——供给）2、确定目标（目标会议市场、会议风格、会议盈利与支出目标等）3、开展创意策划（创意暗示、联想、模糊印象、灵机闪现）4、反复论证（充分考虑举办方、运作方、与会方利益和兴趣）5、形成行动方案并制定预算6、撰写企划书。企划书内容1、带有公司标志（LOGO）的封面2、致客户的信3、公司介绍（公司成就、策划班子人员及业绩）4、会议及会议旅游的目标及实施方法概要5、具体实施步骤：包括具体任务及实施细节说明6、费用支出方向及成本预算7、时间安排8、证明人或推荐人：以往所做策划项目的合作人或委托人9、策划班子成员简历及其职责（三）会议旅游组织实施1、接待计划要周密制定详细计划，安排参观游览线路、具体日程和时间表，大型会议在会议通知加以说明。2、落实车辆，安排好住宿（尤其旅游旺季）3、准备必要物品（摄像机、摄影机、对讲机、团队标志、卫生急救物品等）4、安排相关陪同人员。被参观单位安排一定身份的领导或专业人员。5、介绍情况6、摄影（扩大宣传）7、会议安全（人身、财产、保密等）三、会议旅游宣传与营销（一）会议旅游宣传1、宣传的目的（1）提升会议知名度；（2）扩大会议品质认知度；（3）创造会议品牌；（4）提升会议品牌忠诚度。案例分析：品牌会议之博鳌亚洲论坛

博鳌亚洲论坛是一个非政府、非营利的国际组织，目前已成为亚洲以及其他大洲有关国家政府、工商界和学术界领袖就亚洲以及全球重要事务进行对话的高层次平台。博鳌亚洲论坛致力于通过区域经济的进一步整合，推进亚洲国家实现发展目标。

博鳌亚洲论坛由菲律宾前总统拉莫斯、澳大利亚前总理霍克及日本前首相细川护熙于1998年发起。2001年2月，博鳌亚洲论坛正式宣告成立。论坛的成立获得了亚洲各国的普遍支持，并赢得了全世界的广泛关注。从2002年开始，论坛每年定期在中国海南博鳌召开年会。2、宣传内容：（1）会议名称、地点、时间、住宿等；（2）会议出席者情况；（3）参会条件与要求；（4）会议旅游吸引物。3、宣传对象会议相关旅游者

1、相关组织和协会的会议宣传

工作量大，难度较高。无法强制会员参加会议，吸引与会者就是举办方和会员运作方的首要工作。通过直接邮寄、宣传册、广告、内外部公关、举办新闻发布会等进行。2、公司会议的宣传

具有强制性，只需要对举办方负责人进行宣传和营销，无需再与会者身上做太多文章。一旦获得举办方的委托会议销售就算成功。三、会议旅游宣传与营销（二）会议广告策划1、会议广告的诉求对象广告信息发出者的目标消费群体2、会议广告信息的选择突出会议内容环境：环境资源和旅游资源特点优势服务：规格、档次、服务项目旅游：游览观光项目及特点餐饮安排交通：交通设施价格：以广告主题为核心，以新颖独创为中心，以形象生动为特色3、会议广告载体的选择电子传播媒体、印刷传播媒体、户外传播媒体4、会议广告策划的其他方面广告投放形式和时机（连续、脉冲式、随机投放）、范围、语言、频率、位置、质量、规模四、会议旅游的运作细节一、自我操作和委托操作