关于企业备品备件存货管理的思考

关于企业备品备件存货管理的思考

工业设备的准备是为了确保公司的正常生产过程中的设备、货物和重要部件。备品备件具有用量较难量化、使用随机性大、种类多和部分备件金额较大等特点。当生产设备发生故障,危及企业生产的正常进行时,及时更换备品备件,才能转危为安;但超量等不适当储存备品备件将造成积压浪费,经济效益低下。以下是对企业备品备件存货管理的探讨。一、工业公司经常发生的准备和储存管理1.专用备品备件无法投入使用的风险在生产技术高速发展过程中,容易造成根据原有设备维修所需而采购储备的部分专用备品备件无法投入使用,并且其专用性极强不具有转让价值,只能经鉴定后作报废处理,同时随着新设备、新产品和新技术的不断投入运用,无法预知的存货报废风险将会长期存在。2.备品备件的周转速度快使用部门、采购部门扮演的角色不同和工作的倾向性不同,使用部门希望采购供应部门建成“超市型”的配送中心,供应部门则希望自已是备品备件的“中转站”,而且备品备件周转越快越好,这是多年来备品备件存货管理中一个难以调和的矛盾。因计划提报不周或维修情况变化容易形成备品备件入库后动态小甚至长期无动态,流动资金长期不合理占用,很多工业企业超一年期以上的备品备件占比相当大,甚至超过千万元金额,问题非常严重。3.企业管理方面备品备件存货管理“小而全,大而全“,注重了内部物流系统的整合,忽视企业外部物流资源的利用。企业负责存货计划、采购、储存、领用、出库全过程的管理,占用了大量的人力、物力和财力,没有充分利用和整合社会物流管理资源。多数企业没有设立供应链管理这一职能,有些甚至根本没有这方面的意识。为此,企业难以通过职能整合和整体流程管理来实现利润。4.对备品备件存货的管理不够引起重视在备品备件存货管理中,注重了存货实物形态的管理与控制,如对存货的收、发、存的管理和实物保全制度较为健全,但对存货的价值管理重视不够,对存货积压、贬值等,分析不够、重视不够,致使有些存货账面价值与实际可收回金额严重不符,不便于正确分析企业的经营业绩,也无法对备品备件存货后续管理提出一些改进措施。5.存货核算效率低下收集与交换主要依靠手工来进行,由于备品备件存货种类繁多,核算的工作量比较大,造成存货核算工作效率低下,更加无法实时、动态、高效地了解各种存货信息,实现存货信息资源在部门与部门之间、部门与供应商之间共享。6.备品定额制定方案件,但这样造成了许多不必要的资金占用和管理维护方面的人力、物力;同时备品定额制定方案的不慎,也会造成极大的浪费。因此如何正确制定备品备件存货的策略,在企业推崇的成本管理中显得尤为重要。二、优化品种和数量,保证持续生产备品备件存货管理的基本原则是,合理储备,讲究效益;注重内涵,不重形式;定期梳理,讲究质量。企业要制定合理的储备政策,确保正常生产和避免浪费两不误。合理储备就是储备的品种和数量要合理,既不要过多,也不能过少;过多则造成仓库积压,资金浪费;过少则不能保证供应,影响企业生产;只有品种和数量都保持恰当与合理,才能实现效益最大化。合理是一个相对概念,它是一个在一定时间等条件下的相对概念,是需要数量、型号等指标要达到保证持续生产和避免积压的平衡。随着时间等相关条件的变化,合理就会走向它的反面。三、加强和完善合同管理，防止和承担合同风险的主要措施1.加强采购部门管理,进一步完善采购计划放备品备件需求计划是存货产生的源头,源头控制的关键在于加强计划管理,应严格执行“谁计划谁负责使用、谁采购谁负责产品质量”规定。为保证备品备件采购供应的时效性,避免资金占用和资产损失,必须严格管理采购预算,并且加强备品备件采购计划的管理和考核。首先,应从使用部门计划编制的准确性与严肃性着手,围绕设备运用和维修需要,根据任务量、消耗定额、消耗规律等科学计算、合理确定每项备品备件的需求量及需求时间。其次,采购部门要提高计划审核水平及采购的及时准确性,积极服务和服从于生产,进一步提高采购供应保证程度,防止缺货风险与损失。最后,要加强计划兑现考核,对因盲目或不合理的需求计划造成备品备件采购量过大、超储积压而造成的资金不合理占用问题要对需求计划提报部门进行考核。同时,还要对因计划受理处理水平不高、采购供应不及时影响设备正常运转的问题对采购部门进行考核。只有通过考核,使用部门备品备件管理人员才能更加贴近生产实际,了解生产实际需求,充分利用备品备件消耗的历史数据,根据采购预算、消耗定额、储备定额等基础数据及实际任务需求科学地确定计划数量,避免影响生产持续进行或浪费。只有通过考核,采购部门采购人员才能更加主动了解生产组织过程中各种备品备件的需求状况及使用要求,切实树立围绕生产需求来合理开展计划受理、采购实施等各项工作。也就是只有供需双方共同配合才能有效解决好供需矛盾,在保证持续生产的同时加速资金周转,避免备品备件积压甚至于报废损失。备品备件存货专业性要求非常高,有部分企业领导如没法清楚一些备品备件是否应该采购和应该采购多少数量,而只有生产部门或设备管理部门才清楚这些情况,建议这些企业对备品备件实行总额管理,定一个总额控制在什么程度,这也是预算管理的一部分,否则,备品备件存货会越积越多,长期占用大量资金和存在报废风险。2.实行“零库存”管理,增加采购、储备合同、代储代金储备的备品备件一定要“储之有用、需之能用”,既要保证能有生产设备所需的各类备品备件,但又要充分考虑资金占用和难以预见的技术更新、设备改造所带来的报废风险,因此,“零库存”是提高供应保证程度、提高经营效率的有效手段。采购部门应充分利用多年形成的需求稳定和资金承付信誉优势,与上游供应厂商和使用部门结成战略联盟,根据生产设备所需的各类备品备件采取不同的采购方式和储备方式,适时采取即时采购供应,积极采取引商入库、代储代销、用后付款等多种形式实现“零库存”管理。具体而言,应根据生产需求的各类备品备件不同的属性,在采购与储备过程中可采取以下几种方式:对罕用料及当地市场资源并不丰富的专用备品备件,采取即时采购供应策略,即购即供,货到使用单位后即行消耗,避免库存;对市场资源丰富、供大于求且消耗需求稳定的通用备品备件,应尽量采取代储代销等方式实现“零库存”。即根据单次用量及年度用量确定年度采购额,通过招标等方式确定采购单价、选定供应商、签订年度购销合同。合同签订过程中,要充分考虑到未来可能由于设备更新或技术改造所造成部分备品备件停用等问题,合同条款中明确可以换货等内容。在备品备件仓储过程中,因设备更新或技术改造会造成部分专用配件不能再投入使用,因此,各部门应加强信息沟通,并协调处理好该类备品备件,对能在更新或改造过渡期内投入使用的应尽量予以消耗,无法投入使用的应根据合同约定与供应商进行换货处理。专用备品备件定额要恰当慎重,多了无用且浪费,少了会影响安全生产。通用备品备件因其具有通用性,制定该定额时应跳出单台设备的范围,综合考虑各种设备的故障风险及该备品备件的历史消耗等情况,相对专用备品备件而言,通用备品备件的库存周转时间应该较短即周转速度较快。3.做好关键备品备件管理备品备件存货管理,还要贯彻突出重点,抓大放小,宁精勿滥,遵循存货管理重要性原则。抓大就是要紧紧抓住那些关系企业生产正常进行的关键设备的关键备品备件管理,抓住那些消耗量大资金占用量大的备品备件管理;确保这些关键备品备件储存的合理性。放小就是不要将主要精力放在大量的非重点物资上,备品备件管理要突出重点。在市场经济的条件下,除个别物资外大部分物资供应充足,常用物资则可以做到随用随买,在一定条件下有的物资还可以做到本企业零库存。4.完善备品备件管理系统,提高管理效益备品备件管理是一项系统工程,涉及生产计划、设备维修、财务、物资等方方面面,各方面人员要互通信息,互相配合,互相协调,互相支持,共同做好备品备件的管理工作,否则,缺少任何一个环节都会影响备品备件存货管理效果。生产设备的新建、改建、扩建要考虑到今后的维修和保养,要考虑今后的备品备件管理,设备选型要尽量选择通用型、标准型,慎用专用型、非标型。利用计算机网络,收集相关信息,了解产品更新换代情况,选用性价比高的备品备件,并且可以通过构建设备管理系统,利用备品备件管理子系统,科学管理,提高效益。如记录设备磨损及运行和修理的各种情况,分析各种影响因数,摸清规律,掌握备品备件的磨损系数,为合理确定备品备件订购时间及其数量,提供依据。计算机辅助管理物资系统应与设备管理系统建立在一个平台上,共享备品备件管理数据库信息,做好备品备件的选型、采购、储存、发放和核算工作。设备管理部门可以建立了内部局域网站对备品备件物资申购进行管理,实现存货信息资源在生产部门、设备部、供应部及其仓库之间进行共享,使五金备品备件从申购、审批、采购和到货流程进行实时、动态、高效地控制,甚至备品备件可以在集团内部各厂之间共享互相调动使用,减少库存和积压。总之,备品备件因采购周期长、设备故障不确定性与维修需求急、变化多,库存计划控制难度大,易造成库存呆料和缺货等问题,企业应加强备品备件需求计划控制和考核,运用“零库存”等有效控制备品