合同管理办法(全新经典版)

合同管理办法第一章总则第一条为加强(以下简称“公司”)合同规范化管理，实现公司合同管理的制度化，防范和控制合同法律风险，有效维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际，制定本办法。第二条本办法适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括采购合同、工程合同、销售合同、租赁合同、资金往来合同、资产转让合同、担保合同、投资合同等。第三条本办法所称的合同，指以公司名义与主体平等的自然人、法人和其他组织之间，以及公司内各平等主体之间签署的各种设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第四条签订合同实行洽谈权、审核权、审计权、批准权相对独立、互相制约的原则。任何合同均需按照合同审批流程批准后，方可签订。第五条实行授权委托制度，签订合同由法定代表人或凭法人的委托授权书方可签订。无法定负责人授权委托，任何人无权签订合同。第六条依据本办法处理合同事务过程中，公司各部门之间应及时相互沟通，确保相关方掌握的信息准确，理解到位。第七条公司严禁先履行合同，后补签合同的不规范行为。第二章合同文本第八条国家、省级有关部门已颁布合同规范文本或指导文本的，公司在签署相应合同时应以规范文本或指导文本为准，并根据实际业务情况进行填写、调整、完善。第九条公司对外签署的合同，双方有约定标准文本的，应使用约定的标准文本。第十条公司拟对外签署的合同，不存在上述规范或指导文本的，由经办合同业务部门在咨询公司法律顾问或律师的基础上，参照类似合同文本起草。第三章合同审查审批第十一条公司合同管理实行法定代表人主管、各部门专管的合同管理体系。第十二条合同审批程序为：经办部门起草，经律师→纪检→其他关联部门负责人→分管领导→财务总监→副总经理→总经理→董事长依次审核，经办部门根据审核意见予以二次修订，合同管理部门审核后用印归档。第十三条公司所有经营业务必须按照市场行为，形成书面（合同）约定。严禁未订立合同即实际履行而后补办签订手续的行为，但突发事故、设备抢修、工程抢险、救灾等特殊情况不能及时签订合同的，须报总经理、董事长批准后应急办理，并在一周之内完善相关手续。第十四条在合同订立前，合同经办部门应当进行充分的背景和风险分析，并对签约对方进行主体资格和履行能力的审查。第十五条重要合同的谈判应当有法律顾问参加。法律顾问不能现场参加谈判的，合同经办部门应当及时将谈判情况传递给法律顾问。法律顾问应当根据所了解的情况及时提出法律意见供合同经办部门参考。第十六条妥善保管合同谈判过程中的电传、信函、图表等书面资料。在谈判过程中有不同意见，应当以书面形式回复对方，避免因缔约过失而承担经济责任。第十七条为保证合同文本的规范性，合同经办部门可根据自己的业务特点拟定合同示范文本，经流程审批后，作为公司对外签约该业务的推荐文本。第十八条所有合同须填写《合同审批表》（附件1），并按规定履行内部会签审批流程。第十九条未按照审核意见修改合同内容的，印章管理部门不得盖章。未经相应审批流程或未按规定签字、盖章的合同，财务管理部不得办理付款手续。第四章合同签署及履行第二十条按本办法已审核审批的合同，公司对外签署时统一加盖公司公章。印章除应在合同最后一页签章处加盖外，还必须加盖骑缝章，并在合同审批表页面加盖公章。第二十一条公司法定代表人以及由其授权的委托代理人有权对外签订合同，被授权人对外签订合同应办理《授权委托书》。《授权委托书》的办理机构为公司综合办公室。第二十二条合同签署后，公司应当根据法律规定及合同约定全面适当履行，并要求协议方依法律规定及合同约定全面适当履行合同。合同履行由经办部门指定人员负责。第二十三条合同对方负有先履行义务而未履行的，经办部门应当以书面形式要求对方先履行义务。在对方尚未履行前，经办部门应拒绝合同对方履行义务的要求。第二十四条合同双方负有同时履行义务的，在合同对方未履行其义务前，如有相应证据证明合同对方有丧失或可能丧失履约能力的情形时，经办部门应当拒绝履行相应义务。第二十五条公司负有先履行义务的，如有相应证据证明合同对方有丧失或可能丧失履约能力的情形时，经办部门应当拒绝履行相应义务，并及时向分管领导汇报，并与合同对方积极协商，采取必要措施，避免或减轻公司经济损失和法律责任。第二十六条公司财务管理部在经办部门要求支付款项前，应审核款项的支付条件是否成就、期限是否届满等与款项支付密切相关的事项，并有权要求经办部门提交证明款项支付条件成就、期限届满等事项的证据材料。经办部门应当提供前述证据材料，否则公司财务管理部有权拒绝付款。第二十七条公司财务管理部作出拒绝付款决定的，应将有关情况告知分管领导，分管领导应进行调查核实，必要时与公司法律顾问研究确定处理方案。如事项重大，分管领导应及时报告总经理、董事长，或向公司总经理办公会作出报告，并提出相应建议或意见。第二十八条履行合同过程中发生争议的，应协商解决。经协商达成一致需变更或解除合同的，应签署书面文件予以确认，并严格履行审查审批手续。经协商无法达成一致或对方已提起诉讼或申请仲裁的，经办部门应及时报告分管领导。分管领导进行调查核实，必要时与公司法律顾问确定处理方案。如事项重大，分管领导应及时报告总经理、董事长，或向公司总经理办公会作出报告，并提出相应建议或意见。第二十九条合同不能同时签署时，原则上由签约对方先签字盖章；对特殊原因合同不能签订，我方已在合同上签字盖章，而合同相对方在规定时间内未签字盖章的，应及时收回全部合同文本予以销毁。第三十条合同经办部门及经办人员应对其承办的合同，从订立到合同履行终结进行全过程跟踪管理。合同经办部门及经办人员、参与合同会签的部门及人员、审核合同的各级领导对所订合同终身负责。第三十一条合同签订注意事项：1.合同中一般不得约定预付款或定金条款，如确需约定，由经办部门提出书面申请，报总经理、董事长批准后方可签订。原则上预付款比例不得超过合同总价或酬金的30%，定金比例不得超过合同总价或酬金的20%。2.合同中原则上必须扣留质保金，质量保证期限不得低于半年,质量保证金不得低于合同总价的5%(低值易耗品除外）。法律法规、上级单位另有规定的，按相关规定执行。3.订立合同时，约定以诉讼方式解决纠纷的，应在合同中明确诉讼管辖地或诉讼管辖地的选择方法；约定以仲裁方式解决纠纷的，应明确仲裁委员会。4.合同对方原则上必须是单位，签订合同时必须加盖单位的合同专用章或公章，并由该单位的法定代表人或委托代理人签字，委托代理人要出示合法有效的授权委托书，并由合同管理部门统一留存。5.公司严禁与个人签订合同。确需与个人签订合同的，须经总经理、董事长书面批示，方可按本办法规定进入合同审批流程。第三十二条合同审核实行承办负责制。1.经办部门要按照公司准入条件对签订合同的主体进行资格预审，对合同的合法性负责。（1）审查签订合同当事人是否是经过有关部门批准成立的法人、个体工商户；是否是具备与签订合同相应的民事权利能力和民事行为能力的公民。审查对方的法人营业执照及年检情况、经营范围（如是否合法注册、是否存在未年检或被吊销营业执照等）、相应资质(对法律法规规定需要具备相应资质条件或经营许可的合同项目，要根据合同内容审查对方的资质现状，即是否获得相应资质及目前效力情况)；合同主体是个人的，可以要求其提供相应的个人身份信息，如姓名、身份证号、详细地址。（2）审查负责签订合同的单位或个人是否具有相应的合法授权，有无签约权限。对对方代理人身份有无代理权、代理权限范围、期限等进行必要的审查；企业法人的分支机构签订合同时需由法人授权。有担保人的合同，审查担保人是否具有担保能力和担保资格，必要时进行工商登记查询。（3）审查对方资信能力、业绩、人员等。对对方的履约能力进行必要评估，如根据经营现状、以往合作情况以及其他客户评价等因素对其履行能力及信用程度进行考量，以保证签约后顺利履行合同，必要时应要求对方提供资信证明。一般重大工程项目、重要项目或者较大额度的采购合同，应要求对方出具履约保证金函。2.经办部门对合同条款认真把关，对合同有效性负责。经办部门要按照合同性质对合同主体、标的物、质量、数量、工程造价、承包方式、履约时间、安全等主要条款认真把关，并对其有效性负责。其他审核部门进行协助审核，法律顾问对合同的法律文本审核。第五章合同违规责任追究第三十三条有下列情形之一的，将对有关部门及直接责任人员给予通报批评、罚款、行政处分，构成犯罪的，送交有关部门追究刑事责任。1.签订合同前，经办部门必须对合同主体资格进行预先审查。严禁虚构事实、隐瞒真相、出具虚假证明、签订虚假合同，一经发现，废除合同，免去负责人职务。2.应当签订书面合同而不签订，因补签合同造成损失的，由经办部门自行承担。对于工程类合同，工程开工前，经办部门必须签订与该工程相匹配的工程合同以及与工程进度匹配的材料合同等。严禁先开工（包括修理或其他服务等）、先进货，后补签合同的行为。3.合同实行经办部门负责制。在合同签订、履行过程中出现严重失误，给公司造成不良影响或较大经济损失的，视情节严重程度给予相关责任人经济处罚、行政处分、降职撤职等处罚。4.严禁无合同付款。违反本规定，视情节轻重给予相关责任人严肃处理并责令追回付款款项。5.严禁同一性质、同一内容的合同重复上传审核、重复签订。违反本规定，视情节轻重给予相关责任人严肃处理并处经济处罚。6.未经法律顾问审核同意，经办部门擅自删除或更改规范合同文本条款的，视情节轻重给予相关责任人严肃处理并处经济处罚。7.合同经办人员与他人恶意串通损害公司利益，造成经济损失的；擅自为他人提供担保的。一经发现，将视情节严重程度给予相关责任人及负责人经济处罚、行政处罚、降职撤职等处罚。8.未按公司规定及时返回合同，将对经办部门处以每份合同300元罚款。9.违反本合同管理办法，在合同签订和履行中有其他严重渎职行为的。第六章合同分发、复印、调阅第三十四条合同分发原则：对外签订合同，至少一式肆份，其中对方单位、经办部门、财务管理部、合同管理部门各执一份。第三十五条合同文本的复印由合同管理部门负责登记、办理。需要复印合同时，须填写《合同复印调阅单》（附件2），应报分管领导批准。第三十六条需调阅(包括借阅、查阅)合同时，须填写《合同复印调阅单》，签批后调阅。调阅合同人员不得在合同上涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。第七章合同档案管理第三十七条各业务部门及合同管理部门应指派专人负责合同档案的管理。第三十八条各部门负责合同档案管理的人员离职或岗位变动的，应办理合同档案移交；未办理合同档案移交的，公司有权拒绝办理离职或岗位变动手续。第三十九条合同档案应当包括谈判记录、往来函件、合同文本、合同审核审批单及合同履行期间的变更、解除手续，以及其他与合同有关的资料。第四十条合同档案管理部门依据相关法规及公司档案管理制度妥善保管合同档案。公司签署的战略合作协议、重要谈判的合同协议，重要的长期合同或协议及其补充件，保管期限为永久。公司签署的一般的长期合同或协议及其补充件，重要的短期的合同或协议及其补充件，保管期限为30年。公司签署的一般的短期的合同或协议及其补充件，保管期限为10年。第八章附则第四十一条按照《中华人民共和国招标投标法》，对于单项合同金额较大的，原则上采用招投标的方式进行，不便于招投标的，必须经公司党总支会议及总办会研究确定合同对方。第四十二条负有本办法所规定的合同行为管理职责的人员，从事相关合同行为时，应遵循谨慎性、合法性、防范降低风险的原则处理合同事务。第四十三条违反本办法处理合同或以明显可能导致公司权益受损的方式处理合同，给公司造成损失的，公司将依据相关法律制度、公司规章对直接责任人、相关