论文档资料的双重档案管理

论文档资料的双重档案管理

近年来，大型国有企业在文件管理硬件建设方面取得了巨大成功，但软件管理的基础仍然相对薄弱，没有像硬件建设那样发生意想不到的变化。这一点可以从公司文件的日常管理中看出。这种不规范不仅体现在重要文档资料归档管理上,同时也反映在文档资料生成使用的过程中,从编制、收集、立卷、归档各个环节都存在不少问题,大多集中在文档资料规范化管理方面,我们留给客户和认证方的印象是:环境、装备、包括办公条件都是一流的,但一涉及企业的素养,一深入了解体现企业素养的文档资料就出现问题,即使能够比较完整的拿出来,从内容质量到格式规范性距一流企业都还有很大的差距。一、明确了文档资料范畴,避免了片面追求首先通过业务梳理,建立完善“各单位文档资料项目明细”,这样档案中心可以按照项目明细适时检查检点归档事项,各单位可以依据项目明细定期留存和归档处理。为了进一步增强文档资料管理的操作性,确保留存和归档资料行文规范,格式统一。“各单位文档资料项目明细”除了明确重要归档资料范畴,还明确了应当各单位自行留存的文档资料范畴,事实上就等于建立起了一种双重归档管理体制。档案中心负责对属于归档范畴的资料统一管理和提供利用,各单位负责对属于留存范畴的资料自行保管和提供利用,通过这一设计可以将各单位工作中形成的几乎所有具有价值的文档纳入档案资料进行规范化管理,避免了单纯明确归档资料范畴可能造成的漏项问题。双重归档管理模式比起单一的归档管理,更具有弹性和灵活性。在实际操作中,对于一些重要性难以区分的文档资料也可暂且放入留存范畴,在工作实践中证明重要后可再放入归档范畴;同时,现在放入归档范畴的文档资料也可能随着公司经营管理变化重要程度有所降低,到时候也可以转移到留存管理范畴。在文档资料编制、收集与归档管理规范之后,对公司经营管理工作还能产生很强的杠杆效应和放大效应,可以通过强化归档和留存管理来促进企业文档资料管理规范化,进而促进各项管理工作上水平。二、以文档资料管理为切入点,逆向促进和带动各项管理工作规范化文档资料双重归档模式,不只是简单针对归档和留存资料的一个规范,而是要以加强文档资料管理为切入点,逆向促进和带动各项管理工作规范化,促进每位员工工作(岗位操作)规范化、标准化和职业化素养的提升,最终实现企业素养和外在形象的和谐统一,在此基础上公司各项管理工作将会迈上一个新台阶。1.单位单位文档资料生成的频率和质量如前所述,绝大多数经营管理工作大都依赖文档资料或最终形成文档资料,在工作中形成的各种文件资料承载着每位领导和员工的汗水和智慧,是工作业绩和能力的真实展示,所以搞好文档资料管理是对企业负责,也是对自己负责,是对自己劳动成果的尊重。而且文件资料生成的数量与质量一定程度上反映着各单位的工作量,虽然各单位因业务差异形成文档资料的频率不尽一致,但总的来看工作量越大生成的文档资料就越多。所以,在文档资料管理规范之后,评定领导或员工的工作业绩完全可以参考各单位文档资料形成的数量,也可以直接把其作为一项责任书考核指标。2.文档资料管理的规范文档资料是记录企业发展史的基本素材,从档案中心或本单位长期积累的文档资料我们可以追溯企业发展演变的轨迹,有利于总结经验,继往开来,有利于激励后人,再接再厉。如果我们今天的文档资料管理也能作的很规范,那么几十年后拿出来同样也能起到激励后人的作用。同时,同样具有很强的史料价值。3.影响公司的工作凡是有存档价值的文档资料通常都会对往后的工作起到参鉴和规范的作用。比如有些很多隔了许多年不做的工作突然重新启动,我们就可以通过档案中心或本单位资料员那里查找当年工作形成的文件材料,用于参考和借鉴,这样在短时间内就能进入状态。另外,在工作中经常会遇到这样的情况,如一些人如果因个人情绪问题恶意销毁有价值的资料,也会给后继者的工作造成巨大的困难,同时给公司带来较大的损失。此外,参鉴文档资料的过程本身就是一个规范工作的过程,通过对文档资料的学习和参考,新接手的员工将能够很快进入工作状态,并能够规范性的开展工作。4.确保文档资料程序合法性和文本质量文档资料具有凭证性特点,反过来会促进每位领导、每个员工认真对待他所从事的每项工作并注重工作中形成文件资料的程序合法性和文本质量,此外,文档资料归档环节还将面临主管领导、资料员甚至档案中心人员三重把关,对于不符合规范的文档资料有权责令更改、修正,这样就能进一步确保留存和归档资料的程序合法性和文本质量,在此基础上将可以有效规避因形成程序不合法或文本内容存在漏洞可能给公司带来的一些经营风险。5.硬件设施设备检查管理实践表明:管理规范化往往伴随着文档资料编制和生成的规范化,最近几年上级机关和外方认证来公司检查指导工作,对硬件设施设备检查有所淡化,对软件资料重视程度则越来越高,尤其像质量、安全、保密工作,检查的重点更多地集中在文档资料的规范管理上,侧重于对各类管理表格和检查记录的审查。从这个意义上看,加强文档资料的规范化管理,可以进一步夯实质量、安全、保密等专业管理基础,对质量、安全、保密等专业管理工作的有效展开将产生重大的促进和保障作用。6.文档资料管理策略对于日益走向国际化的大公司而言,文件资料科学、有效、规范的管理还是我们赢得客户信赖、市场认可,不断提高企业知名度和市场影响力的重要凭据。一流的企业不仅装备等硬件设施一流,而且软管理也