浅析电算化会计档案管理对会计工作的重要性

会计档案是会计业务工作中的重要组成部分，是会计核算过程中进行记录、保存、转移的，反映本单位经济往来业务的重要凭据，具体包括会计凭证、总账、明细账、订单、合同、契约、财务报表以及反映经济业务的相关附件。这些资料是会计业务的重要组成，可以为事业单位的各类经济活动和重大决策提供依据。当前，随着计算机技术、网络技术已全方位深入到管理领域方方面面，会计工作作为经济管理的重要一环也在发生着深刻的变化，会计档案的电子化将成为未来发展的主要趋向，而电算化作为会计档案电子化的主要手段，也必将成为会计档案电子化的主要驱动力。随着科研业务的不断拓展，科研单位必须对其所产生的各种数据进行汇总，并将其整理成档案，以便更好地掌握其经济运行情况，预测发展趋势，作为管理政策调整的依据，提高科研机构的经济管理水平。同时，加强对科研机构财务档案的管理，可以更好地发挥其监督作用，使管理部门能够客观、准确地了解单位的资产状况，以便及时、有效地发现单位在运行中出现的问题，并提出相应的对策，从而促进事业单位的健康发展。一、科研机构会计档案管理的特征首先，研究机构的档案管理与其他事业单位相比，有其自身的特点：在研究机构的会计工作和财务管理中，会形成各种数据，直接生成会计报表，形成会计档案。会计档案的内容包括会计账簿、报表、凭证等，财务档案是科研单位财务状况的最真实的体现，它的管理成效对科研单位的经济发展有着重要的影响。其次，科研单位的会计档案资料来源十分丰富。在科研机构，不仅有基本的会计账簿、凭证。此外，研究机构会计档案的管理也是严格的。科研单位对会计核算档案的管理严格，在会计机构核算资料的编制工作中，单位必须对票据核对、复式记账、项目核算、账簿记录等主要内容，都必须加以完整、系统、全面地记载、总结，并使之归档。所以强化对科研机构会计核算资料的管理工作，就需要人员具有较强的职业素质。会计核算资料是事业单位财务管理中的一项主要资料，用于事业单位记载、分类、检查、稽核的重要经济凭证，是单位工作过程中不可缺少的一部分，是单位统计、分析、查阅、审核等工作的重要基础，是单位的重要档案资料。随着电脑技术的进步，纸张的应用正逐步被无纸化的电子文档取代，会计文件的管理模式也将发生改变。如何有效地保护和科学地利用好会计档案，是财务工作者必须认真研究和思考的问题。二、信息时代下会计档案管理面临的新问题2015年，财政部、国家档案局联合发布了《会计档案管理办法》，明确规定了会计档案管理中电子数据的法律地位和效力。在信息化背景下，会计档案管理由纸质媒介向电子数据转变将是未来发展的主要趋势。事业单位将面临硬件设备升级、软件系统采购、会计人员培训等一系列问题。此外，事业单位还将存在以下新问题：(一)财务档案管理意识不强在科研机构的内部控制建设中，人们普遍忽视了对单位档案的管理，把档案的管理看作是单纯的搜集、储存，更谈不上对其进行科学、高效的使用与管理。目前，很多研究机构并没有建立专门的财务档案管理制度，只是在收集、整理、保管、使用、鉴定、销毁等各个方面，都只是参照相关的法律，并未制订出符合我国国情的具体实施方案。会计档案往往会因为会计人员工作能力、工作态度、工作细节等因素出现缺失、错误等问题；部分单位仅重视纸质会计凭证、会计报表、会计账簿等，而对电子档案缺乏备份、存储等管理制度。(二)会计档案收集整理不规范每一笔会计业务都有相应的会计凭证，因此，会计凭证的规范化整理非常重要。只有形成规范的会计凭证，才能保证账务处理的完整、准确。但在日常工作中，很多财务软件系统仅能在系统中录入电子信息，却无法在系统中对原始单据的真伪进行核验。导致原始单据和记账凭证在装订、保存过程中出现不一致的情况，造成了会计档案的混乱。此外，由于会计档案管理人员缺乏专业知识，会计档案管理意识不强，工作责任心不强等原因，导致会计原始凭证粘贴不规范，粘贴位置不准确，会计记录不规范；单据次序错误、单据遗失、资料不完整、关键信息不准确、不规范的装订，不规范的包角区等现象。从而降低会计档案的准确性和完整性。(三)会计档案制度不健全当前，会计档案管理制度不健全，归档不规范，信息化程度低；工作人员业务素质较低，会计档案管理水平较低。因此，建立一套科学、合理、规范的财务档案管理制度是十分必要的。即从保证财务档案完整、安全、准确入手，加强财务档案的科学管理和有效利用。在科研机构中建立一套完善的财务档案管理制度具有以下作用：一是能保证会计资料的真实完整。科研单位在进行经济活动时形成的原始凭证等会计资料是开展一切经济活动的依据，建立完善的财务档案可以确保会计资料完整；二是能确保科研活动顺利进行，财务资料记录了科研活动中所有收入与支出情况，能够体现科研活动中全部经济活动情况。(四)事业单位财务档案数据不完整目前，我国一些单位在推行会计档案管理时，存在着档案信息不完整的问题。有的单位仅注重会计凭证、账簿、报表等资料的整理，而忽略了会计档案资料和有关资料的收集和存档；还有一些单位虽然对档案数据的收集给予了高度的关注，但是在从会计部门到档案管理的过程中，由于缺少相关的衔接，无法对会计档案资料进行有效检索。三、事业单位会计档案归档整理的新思路(一)收集和分类工作由于事业单位会计档案的重要性较为突出，因此，在实际工作中需要加强对事业单位会计档案归档整理新思路的了解和认识，融入新型的工作技术以及工作模式，提高会计档案管理的效果与水平。在实际实施时需要做好数据的传输以及共享工作，并且还要加强对文件资料的监管力度，防止会计档案出现遗失或者是不符合实际情况的问题，影响后续档案收集整理效率的提高。在实际工作中要确保会计档案能够具备完整性的特征，在此基础上更加有序地进行后续的分类保存，从而为后续会计档案的查阅奠定坚实的基础[3]。特别是对于反映事业单位当前重要经济决策和运行模式的会计档案来说，要更加重点地进行归档，防止对后续使用造成一定的影响，并且要特别注意档案的有效保存，将一些纸质档案快速地录入到信息化平台中，从而实现有效的保存。在事业单位发展进程中，会计档案的产生量会不断增多，因此，在实际工作中要贯彻落实责任制度，更加科学有序地进行文件分类以及排列。比如，在进行会计档案排列工作中可以按照时间的顺序进行有效的整理，防止出现重复整理的问题，并且以文档的重要性原则作为主要的工作效率衡量标准，提升档案管理的效果以及质量。(二)编制和装订在实际工作中，会计电子档案和相应的纸质版档案应互为印证。在电子档案的打印、编制和装订过程中，要进行档案编号的有效性识别，需要建立完整的编码方法和代码管理方法，严格按照排列顺序来规范这一流程。此外，还需要加强对档案编号的有效性优化，根据事业单位当前的发展现状以及对会计档案管理的要求来进行归类。在我国所出台的档案管理新规则中对于编号的结构进行了统一性的规定，因此，需要加强对这一文件的研读以及分析，为后续查阅工作提供诸多的便捷，按照统一的格式进行集中性的管理。在进行文档装订时，一般每份文件为一件文件正本和定稿为一件，严格进行归类管理。四、从电算化角度看会计档案的管理策略(一)要从思想上加强会计核算档案的信息化建设要强化会计档案的信息化建设，就需要提高思想认识，提高信息技术水平，提高会计档案的质量。单位要把会计工作放在首位，强化财务管理，对财务管理人员、财力、物等方面给予必要的支持，并及时更新财务管理环境，并对软件进行定期更新。要将会计电算化归档与会计电算化工作结合起来，建立和完善会计电算化档案，从档案的移交、收集、整理、归档、存档、档案管理的整个链条中实现档案管理的标准化。建立会计档案工作领导机构，提高财务人员对《会计档案管理办法》及《电子文件归档与管理规范》的认知要求，使其更好地了解会计档案，提高会计档案的质量。(二)从制度上规范会计档案的电子化要实现会计档案的信息化，必须有完善的制度保障，参考《会计电算化档案管理制度》《会计电算化档案库房消防安全管理制度》《会计电算化档案保密制度》，《会计电算化档案立卷归档制度》等，要加强与会计核算工作的实际联系。比如，《会计电算化档案管理制度》，在档案管理方式、档案责任主体、档案保管条件等方面，都有明确的规定。此外，要有一个定期的账目备查系统。会计档案人员要有备份意识，坚持要按时备份财务数据，并记录备份的时间、人员、数量和方式，并定期备份，并定期拷贝电子记录资料，避免由于介质的破坏而造成的损失。严格执行会计电算化的文件借阅程序与权限管理。严格审核借阅程序，不得将财务资料磁盘卷从档案室带走。在没有得到单位主管领导的许可或同意的情况下，不得查阅程序文件、数据结构文件等。(三)从程序上完善会计核算档案的电子化电子会计档案是伴随着社会经济的快速发展和信息技术的发展而出现的。与传统的纸质会计文件一样，电子会计档案作为一种会计资料的载体，是一种记载科研单位经济行为的凭证。新《会计档案管理办法》在《会计档案管理办法》中增加了电子档案的归档、保管等内容，在确保电子文件的合法有效性的基础上实现电子文件的电子化。同时，与传统的纸质文件相比，会计档案的信息存储更加方便。同时，电子文件可以方便地查询，节约时间，而且可以最大限度地降低人为的损失，并对档案进行有效的保护。研究机构要与时俱进，从档案管理的范畴、内容和特点出发，根据档案管理的具体情况，建立与单位档案管理相适应的档案管理的需要，并根据档案管理的特点，建立与本单位档案管理、保存、使用相适应的档案管理信息系统。(四)现代化档案管理技术的运用事业单位会计档案的数字化管理离不开各种现代化技术的支持，比如，数字虚拟化管理技术、高微缩数字化管理技术、网络技术等，其中网络似乎能够通过虚拟化信息储存、处理事业单位会计信息，借助于互联网，事业单位会计档案管理不仅能够获得多个方面的资源，提高了会计档案资料的丰富度，而且还大大提高了会计档案查询、应用的便利性。高微缩数字化管理技术的应用有效解决了传统纸质文件体量大、内容混乱的问题，同时高微缩数字化管理技术的应用提高了事业单位会计档案图片资料的管理效果，避免了褪色的现象。通过融合多媒体技术，事业单位会计档案信息的检索速度和覆盖面大大提高的同时，还能够为档案资料用户提供图文并茂、声响并存的信息。另外，随着网络与计算机技术的快速发展，密码技术、语音识别技术以及指纹识别系统技术等也逐渐应用到事业单位会计档案管理工作中，大大提升了事业单位会计档案信息、文件管理的安全性，语音识别技术的应用还能够实现会计档案资料的自动归类、存档，大幅度提升了事业单位会计档案管理的工作效率。此外，利用信息技术，事业单位会计档案能够进行实时共存、共享，在为事业单位会计档案开发、利用创造有利条件的同时，也有效推动了档案事业在数字化背景下的进一步发展。(五)强化数字化会计档案的重点管理工作事业单位会计档案实现数字化管理虽然能够提升档案管理水平，但是同时会面临很多新的问题，例如，电子文件很容易被损坏，而且一旦损坏很难被找回、恢复，造成的损失不可估量，对事业单位的发展会产生不良影响。因此，在事业单位会计档案实现数字化管理的前提下，必须要对其中的重点环节进行强化控制。要确保会计档案整理和管理的书面化与电子化同步、全面化与专业化协同发展。换句话说，就是在事业单