企业物资采购招标管理中的问题与对策

物资采购的招标管理是企业内部管理中的重要内容，它也是决定企业成本支出的重要保障。而近年来，不乏一些企业在采购中由于管理层忽视、个别采购人员串通舞弊等行为的发生，导致企业物资采购招标管理混乱，既增加了企业采购成本，也给企业内部贪腐提供机会，增加了企业法律风险和财务风险。二、企业物资采购招标管理中存在的常见问题(一)企业物资招标制度执行不到位通常情况下，企业在物资采购过程中普遍选择使用公开招标的形式确定最终供应商，并在内部建立起了物资采购招标管理制度与流程。而就实际情况来看，个别企业在制定招标管理制度时没有考虑企业实际情况，使公开招标成了摆设。例如，一些企业在招标管理制度中没有明确公开招标信息的渠道，个别工作人员为了与供应商串通中标，只在一些小众网站上公示了招标信息，一些大型供应商由于没有注意信息公示而失去投标机会。再加上个别企业在选择招标代理公司时，由于招标公司业务能力水平限制及企业提供招标信息不规范，使公示的招标信息无法满足企业物资实际采购需求。再如，招标文件与管理制度的不健全，容易让一些供应商钻空子，他们通过恶意低价竞争，排斥其他竞争者，并在后续产品提供中以降低产品、工程质量的形式保证自己的利润，这种形式的招标，既无法很好保证企业正常生产经营所需，也对企业造成了极大的浪费。(二)企业物资采购招标文件缺少规范性从招标文件的规范性方面来看，多数企业编写的招标文件符合法律相关规定，没有原则上的漏洞，但从细节方面来看，个别企业仍在规范性方面存在问题。一是招标文件在范围上仍需要进一步扩大。一些企业没有对物资如何供应、售后服务等内容进行规定，导致应用过程中产生分歧时出现推脱扯皮现象；二是设备、原材料相关参数过于简单，缺少必要的精准性，常常在招标会上由专家指出问题后予以修订，降低了公开招标的工作效率。三是不同类别的招标文件千篇一律，没有结合实际情况进行调整。造成以上招标文件不规范的主要原因是企业采购主管部门没有对公开招标工作进行事前准备，没有组织业务部门、物资申请部门对招标文件相关条款进行充分论证。同时，一些负责物资采购管理的工作人员在编制标书前，并没有对拟采购物资市场行情进行深入的调研，由于对市场信息的了解缺少深度，使其在编制招标公告时制定的预算报价与市场定价不符，这就造成一些供应商为了中标，不惜以牺牲产品质量为代价去投标，为企业日常经营管理埋下风险弊端。(三)企业物资采购招标管理信息化水平低下有些企业在采购零部件时，多是以小批次且多批次进行采购，而这些零部件的供应在生产时却是以大批量为主，这样将使采购需求与供应产生矛盾。同时，有时采购的一批物资分别由不同供应商提供，由于信息化系统的缺失，并没有将供应商采购信息录入信息化系统，采购人员也没有针对不同供应商进行信息更新，这样将使企业在物资采购时无法通过信息化平台了解不同供应商提供商品的商品信息，这样将使企业物资采购管理工作陷入困境，无法对采购成本进行把控，也不利于与长期合作的供应商形成良好的关系。此外，企业由于未实现信息化管理目标，使物资采购的流程与采购需求信息无法实现传递、共享，使制定的物资采购招标方案与企业实际采购需求不符。(四)存在虚假公开招标的问题从目前多数企业物资公开招标工作来看，有些企业在公开招标中存在“内定”情形，在此背景下，公开招标已经成为一种摆设，个别还成为掩饰腐败的外衣。例如，一些企业为了使某家供应商中标，提前将该拟中标供应商拥有的优势作为重要的打分项目，这样可以使该供应商在综合打分情况下获得较高的得分。或者一些企业为了避免有竞争力的供应商投标，选择在一些较小或者不知名的网站发布招标公告，并提前授意内定供应商串通若干家供应商进行陪标，使该供应商顺利中标。这些问题的存在主要是由于采购人、管理者为了追求个人经济利益，不惜与供应商串通进行行贿受贿，不仅无法保证供应物资质量，也使公开投标活动失去了意义。再如，一些企业物资采购部门，为了规避公开招标要求，人为将同一类物资采购拆分成若干采购子项目，这样使每个小采购项目没有达到公开招标限额；个别物资采购部门在与一家供应商签订采购合同后，在若干年内连续与该供应商续签合同，以逃避公开招标；少数企业在招标过程中，通过制定一些特殊条款或要求，排除掉一部分潜在投标人；或者具有特殊利益的几方，事先串通，名义上进行了招标，实际中标人属于内定，这种行为违背了公平竞争原则，也损害了企业和其他投标人的利益。三、强化企业物资招标采购管理工作的具体措施(一)建立可行、科学的物资采购管理制度体系企业为了保证物资招标过程规范、可行，应根据自身采购需求等实际情况，制定物资公开招标采购管理制度与流程。首先，在制度中明确不同物资采购类型所适用的招标文件模板，提高企业物资招标活动的规范性；其次，要求采购人员定期对不同供应商相关信息进行更新，使公开招标活动在透明的环境下运行；再次，管理制度体系中还要针对不同物资实际情况，制定打分标准，使物资招标活动在公平、公开的环境下开展。(二)事前进行调研，提高招标文件的规范性、可行性对招标文件的管理是采购管理活动中最为关键、最为重要的工作，企业应针对目前招标文件中存在的漏洞，重新设计、制定公开招标文件模板，并以制度的形式加以规定，使企业物资采购人员可以根据制度随时掌握不同物资类型所适用的招标文件模板。同时，采购人员在开展招标工作前，应对拟采购的原材料、仪器设备相关参数进行详细的调查、了解，使制定的招标文件更加准确、科学、专业。此外，采购人员还要重视对投标供应商资质进行审查，将供应商信用、业绩、资质等内容作为重点考核依据，使招标文件更加具有指导与实践价值。初步完成招标文件拟定工作之后，企业应组织相关工作人员对其进行系统审定，认真确认其中的细节性事项，避免在后续的工作之中出现需要进行多次修改的情况，有效控制招标工作进度，确保招标活动按照既定计划规范开展。(三)实现企业招标信息化管理目标目前，多数的企业在物资采购过程中，按照内部控制相关要求，采用逐级上报统一采购模式，首先由物资使用部门提交采购申请，再由采购部门集中各使用部门申请后，向管理层提交申请，批准后进行公开招标采购。这种模式的最大弊端就是容易使一些业务部门为了满足部门利益，造成重复采购、重复领取物资，造成企业资金浪费。因此，企业应将大数据、云计算等信息化技术与物资采购招标管理相结合，贯通拓展采购时间和资金效率。改变以往单一式的领取模式，先由下属分支机构指定专人负责录入信息化平台相关物资申请、采购信息，这样可以使物资采购部门可以及时了解业务部门物资采购申请，及时准确判定采购实际需求，规范采购流程，使物资采购成本有效节约，避免出现物资堆积的现象。此外，在探索基于信息化的采购一体化管理时，还应注意做好各环节信息滞后问题的处理、内部沟通信息壁垒的消除，充分发挥采购一体化管理的优势。(四)使用大数据技术提高招标工作效率企业应将物资公开招标管理与大数据进行结合，通过定量与定性双重分析，对不同供应商资质、同类商品价格与品质进行网络分析与评价，不断提高企业物资招标管理工作效率。例如，通过对供应商提供的商品质量进行定性分析，使物资招标管理流程通过大数据实现价值分析，使数据更加具有适用性、准确性。而对于定量分析来说，它主要通过对历次物资采购的数量、价格与实际需求进行分析，观察各种因素之间形成的联系。(五)企业管理层应重视物资招标采购管理工作为了保证物资采购招标管理工作顺利实施，企业管理层应重视物资采购招标管理，通过招标管理制度规范各业务部门在物资采购中的流程，不断创新物资公开招标管理模式。即在内部建立起科学、规范的物资招标采购管理制度，并引入一些询价、比价管理模式来规范采购行为。首先，企业在物资采购招标管理过程中，采购人员应深入地分析物资采购的质量影响因素，使物资采购招标管理决策更加规范、准确，并促使业务部门工作人员真正参与到物资采购招标方案的编制中，实现业务部门之间、业务部门与采购部门之间的有效沟通与深入交流。其次，物资采购人员还要在总结之前物资使用经验教训的基础上，积极与供应商进行沟通，咨询供应商相关资质、物资种类及相关参数，为下一步公开招标、评价提供素材。再次，采购人员在编制物资采购招标管理方案前，应对重大采购项目进行规划，并征求仓库管理部门有关库存余额及生产部门需求等相关信息，以保证采购的数量具有经济效益。(六)为物资招标采购培训、引进合理的人才物资招标公开管理是一项专业性极强的工作，它需要企业拥有综合业务能力过硬的人才，应在内部建立一支物资采购人才队伍，这是实现企业物资公开招标顺利实施的关键因素。目前，企业物资采购管理人员在专业能力、学历、经验等方面存在较大的差异，与与公司现代化发展的管理形式还不相适应。企业必须要充分认清加强高素质物资采购人才队伍建设的必要性，加快人才培养，加速知识更新，不断加强队伍建设，提高进物资采购管理质量，提高物资采购管理水平。(七)对物资招标方案进行严格的审核成功的公开招标需要企业采购部门前期进行广泛的调研，并根据企业实际的采购需求对供应商市场进行调查，主要考核投标人的资信、商业信誉、口碑、市场占有份额、主管部门处罚、法律诉讼等信息，不断完善公开招标方案。同时，采购人员在对招标文件进行审核时，首先，应对招标文件是否符合《招投标法》进行复核，避免因存在歧视性条款而受到主管单位否决或处罚。其次，还要对投标人响应文件中设备参数、技术条款进行审核，并检查其是否与招标文件存在调整，避免影响招标质量。(八)强化物资采购人员风险防控意识采购人员不仅在专业技能上影响公开招标管理工作的质量，其职业道德素养也是影响企业物资采购法律风险的关键因素，因此，企业应强化对物资采购人员的管理和教育。首先，通过制定招标管理制度、责任落实机制、绩效考核机制等奖惩机制并严格落实，对采购人员业务活动进行约束。其次，企业应通过加强内部控制、内部审计等工作来对采购准备、采购实施、采购结果落实等阶段进行全过程监督，明确把控招标采购的各项环节，及时纠正采购人员在物资公开招标管理中的漏洞及存在的问题。此外，企业应重视采购人才队伍的多形式警示教育工作，以观看警示教育片、参观廉政教育馆、常态化开展廉政约谈等，及时了解员工思想动态，强化震慑效应，有效构筑员工的思想防线，对采购领域“服务大局、保障供应、理性采购、务实清廉”的职责定位不断