档案管理制度常用格式

档案管理制度常用格式档案管理制度是公司或组织内部实施档案管理的规章制度。它通常包括档案管理的范围、内容、流程、责任分工、安全保密等方面的内容。下面是常用的档案管理制度格式：一、制度适用范围本制度适用于公司/组织内部所有部门。二、档案管理的定义档案管理是指对公司/组织在运营过程中产生的各种文件、资料以及相关信息的管理工作，包括档案收集、整理、归档、借阅、销毁等过程。三、档案管理的内容1.档案管理归档（1）分类整理。将各类文件和资料根据类型、属性、时间等因素进行归类，并做出相应标识。（2）目录编制。按照标准格式编制文件目录，并在档案袋上标明档案编号、名称、责任人等要素。（3）保存管理。根据档案存在时间的不同，将档案存放于不同的存储介质中，比如纸质文件、电子文件、光盘等。并对存储设施做好安全管理，确保档案不受损坏或遗失。2.档案使用管理（1）借阅流程。档案的借阅需经过授权程序，包括申请、批准、登记、归还等步骤。（2）借阅限制。为防止档案信息泄露，公司/组织应制定详细的借阅规定，严格控制借阅权限和借阅数量，并对借阅对象进行许可审查。（3）使用责任。借阅档案后的责任在借用人身上，借用人应妥善使用档案，不得私自复制或外借。3.档案销毁管理（1）销毁标准。公司/组织应对档案的存放时间、销毁周期等进行细致的规定，并对涉及公司利益或商业机密的文件进行特别防护。（2）销毁程序。销毁过程应由档案管理员负责，需要按照规定的流程和程序进行，并做好相关证明。四、档案管理的流程1.档案归档流程（1）文件管理人员对文件分类整理和目录编制以后，向档案管理员提交整理清单和目录。（2）档案管理员按照清单和目录核实文件数量、种类和完整性，进行复检和编码。（3）将文件装入档案袋、盒、柜等存储容器中，粘贴档案标签并统一建档。（4）编制档案管理目录，并扫描文件，生成电子档案管理系统，并上传至系统。2.档案借阅流程（1）用户向档案室提交存取申请。（2）负责人审批存取请求，并在借阅清单中登记申请人、文件名称、借阅时间等信息。（3）档案室管理员审核登记表，确认信息完整后发放借阅单并交由申请人签名。（4）归还档案时审核档案的完整性和数量，确认无误后进行借阅清单和电子管理系统的更新。五、档案管理的安全保密1.安全保密制度公司/组织应根据档案的敏感度和重要性，制定严格的档案安全保密制度。戴口罩、要求手续，指定专人保管，定期对档案室进行安全巡查，雇佣保安人员等是常用的档案安保措施。2.教育培训公司/组织应对员工进行档案管理相关的教育培训，包括档案保密标准、档案管理的流程和规定、档案借阅管理等，以提高员工的意识和素质。3.监督检查公司/组织应定期对档案管理制度进行监督检查，并建立档案管理稽核体系，严格执行制度，对违规行为进行惩处。六、责任分工1.部门经理是档案信息的主要负责人，应对各自负责的档案信息负有最终管理责任。2.档案管理员是档案管理的具体负责人，负责档案的管理、维护、借阅和销毁等操作。3.档案使用者是指企业员工以及相关人员，应按照规定的流程借用档案信息，并保管好所借档案信息，维护档案