文档一体化培训会计档案管理操作指南(11.19)

会计档案管理操作指南

二○一三年十一月

提纲一、会计档案概念二、归档范围及保管期限三、归档期限和保管单位

四、会计档案的整理五、会计档案办理移交六、小结及答疑一、什么是会计档案

会计档案是指财务报表、会计账簿、会计凭证等会计核算专业材料，它是记录和反映企业生产、经营、建设等全过程的重要经济史料和凭证，是国家和企业档案的重要组成部分。工程项目部会计档案管理工程项目部在项目施工期间形成的会计档案，应按年度做好平时归档立卷工作，并在其工程编制竣工决算后，由项目部财务人员整理移交给本单位档案业务管理部门，且按规定办理交接手续。二、归档范围及保管期限

(一)归档范围1、报表类——年度财务报告、月(季)报告，包括会计报表、附件、附注及文字说明，其它财务报告。

2、账簿类——日记账(包括现金账和银行日记账)、出纳账、总账、明细账、辅助账、固定资产卡片，其它会计账簿。

3、凭证类——原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。4、其它类——会计档案移交清册、保管清册、销毁清册，银行余额调节表、银行对账单、工资支付单，其它应当保存的会计核算专业资料。(二)保管期限会计档案的保管期限分为永久、25年、15年、10年、5年、3年其中：保管期限为三年、五年的会计档案，不向档案部门移交，由各级财务部门自行保管、销毁。

会计档案归档范围及保管期限表三、归档期限和保管单位

(一)会计档案的归档期限

1、各单位形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部门保存一年期满后，于每年六月底前完成向档案部门移交。2、工程项目部形成的会计档案，应按年度做好平时归卷工作，并在其工程编制竣工决算后，由项目部将工程项目所形成的全部会计档案一并移交给本单位档案部门，且按规定办理交接手续。

(二)会计档案的保管单位

会计档案的整理，应遵循财务工作规律，按照会计凭证、会计账簿、会计报表等分别进行整理，装订成册，组成保管单位（即组成案卷）。

特别提示：出纳人员不得兼管会计档案。（三）档案装俱及规格

会计档案一律用盒装，以盒为保管单位，一盒为一卷。根据案卷的厚度可分别装入，厚度为20、30、40、50毫米的档案盒（各公司财务部门统一提供档案盒）。

四、会计档案的整理

(一)档案整理的总体要求

1、各单位（含各项目部）每年形成的会计档案，由财务部门指定专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、并编制会计档案保管清册。

2、该项工作应列入财务部门的职责范围、有关人员的岗位责任制和会计基础工作标准化的内容进行考核。

(二)会计凭证的整理

1、会计凭证的编号要求，一律按总公司财务系统进行选择使用。机构小、凭证少的单位，会计凭证的编号根据具体情况进行顺序编号，也可将几个月、半年或一年的会计凭证装订成一册。填齐封面各项内容并在单位名称上加盖公章。2、要分别将收款、付款、转账凭证及所附原始单据粘贴在“会计凭证粘贴单”上，粘贴时张与张之间要均匀、整齐。加上“会计凭证”封面并填写封面各项内容在单位名称上加盖公章。3、会计凭证装订时，要剔除凭证上的金属物和空白页。装订要求整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。

4、银行对账单及银行存款余额调节表应附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订。5、对于数量过多的原始凭证，如收费票据、材料收支小票、产品销售料单等可单独装订保管，在封面上注明所属记账凭证日期、编号、保管期限，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

6、各种涉外经济合同、协议、存出保证金收据等重要原始凭证，应单独组成保管单位永久保存，并在有关的记账凭证和单独装订的原始凭证上注明日期、编号、名称、数量、保管期限及其去向，由立卷人签字盖章。7、铁路征购土地、拆迁补偿、转证契约等原始凭证，由施工或购地单位单独组卷，归入地亩档案，施工或购地单位保存复印件，并注明原件存放地点，交接收单位永久保存。购地等凭证交接时要填写移交清册和目录，办理正式移交手续，并将移交清册和目录存入双方档案部门。8、考勤表、计工表为编制工资单的依据，若考勤表、计工表在财务部门，则应随工资单一起保存；若在劳资部门，则不作为会计档案保存，由劳资部门出示如夜班天数、加班多少等原始凭证，与工资单装订在一起。9、工资支付单如形成数量少可与记账凭证装订在一起；如形成数量较多应与凭证分开组卷，按月装订，装订后每册要编张号，并在封面上标明立卷部门、案卷内容、年度、月份，经手人和财务主管人员应签字盖章。10、各级资金结算中心的原始凭证，可不粘贴，直接装订。装订后2册～3册放在一个盒内，为一个保管单位，编一个流水卷号。为便于查找每册凭证，封面档号章中的“卷号”标注“某卷之一”“某卷之二”“某卷之三”等标志，以示区别。

11、会计凭证案卷不编张次号提示：会计档案中只有“会计凭证”类是不编张次。(三)会计账簿的整理

1、会计账簿按银行存款日记账、现金日记账、总账、明细账、辅助账分别整理立卷，组成保管单位。

2、订本式账簿以一本为一个保管单位，活页式账簿在整理时取掉空白页按科目顺序整理成册，对账目较多的科目，应按科目分开装订组卷。装订后账簿要加装封面、封底和扉页，并填写清楚扉页和封面的各项内容在单位名称上加盖公章。

3、计算机生成的总账、明细账、辅助账等都应单独组卷并加装封面和扉页。封面应标明：单位全称、账簿名称、会计年度、册数等，扉页应列明科目索引表及账簿使用登记表。账簿使用登记表使用者名称

印鉴账簿编号开户银行账

号账簿页数启用日期截止日期责任者盖章出纳审核主管部门领导

交

接

记

录

姓名交接日期交接盖章监交人员经管年月日

职务

姓名交出年月日经管年月日交出年月日印花税票

4、账簿内账页排列顺序是：银行账、现金日记账按自然形成日期；总账、明细账按会计科目。

5、各种账簿不得跨年度使用，特殊规定除外。

6、每册账簿在非装订线一侧上角编张次号，空白账页不编张次号。每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑笔编写。

1、财务报告按本单位、所属单位和月、季、年度分别整理，有关财务报告说明分析应与报表一并组卷装订。(四)财务报告(决算)的整理

2、本单位月、季度财务报告较薄的，可以分别合并组卷装订。下属不同单位上报的财务报告，也可合并组卷装订成册。

3、合并组卷的财务报告应在案卷标题中注明月、季及合并组卷的单位名称(可用规范的简称)。4、凡归档的财务报告(决算)及文字说明，均应存原始件，不得使用园珠笔、纯蓝墨水及蓝色双面复写纸、压感纸或复印件。5、审计报告：是指会计师事务所对法人单位年度财务报告审计意见所产生的报告书，应单独组卷，归报表类统计。

6、卷内去掉金属物，装订整齐结实,加装报表封面并填写封面内容。

7、各类会计报表，应编张次号，其方法与账簿相同。(五)会计档案的分类与排列

1、分类：采用同一年度、同一会计单位按保管期限长短统一编案卷流水号，即按年度——会计单位——保管期限——类别排列（也就是一个年度的档案依据永久、25年、15年······，不分保管期限统一排一个案卷流水号）。

2、排列：先排永久、再排25年出纳账，然后排15年总账、明细账、凭证，最后排10年。(六)会计档案归档卷位戳对归档的会计档案均要在案卷封面（右下角）加盖“会计档案归档卷位戳”。

会计档案归档卷位戳式样如下：年度类别凭证

2011会计处理号收1-22保管期限全宗号2·6·4

15年卷号

18“会计档案归档卷位戳”填写方法：

1、“年度”为该卷形成的年度，用阿拉伯数字填写：

20072011

2、“保管期限”为该卷内容针对的保管期限。永久、25年、15年、10年。

3、“类别”：报告、报表、工资单、库存现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账、凭证、保管清册、移交清册、销毁清册等填写。卷盒脊背“类别”使用规范简称：年度财务报告——年报季度财务报告——季报工资支付单——工资单库存现金日记账——现金账银行存款日记账——银行账会计档案保管清册——保管清册会计档案移交清册——移交清册会计档案销毁清册——销毁清册关于年度财务报告的审计报告——审计报告

4、“会计处理号”为会计凭证号。

收1-22付1-47转1-10

5、“全宗号”为上级档案部门为本单位确定的档案全宗号。

中铁十六局集团：2·6

中铁十六局四公司：2·6·4

6、“卷号”为案卷流水号。一年编一个案卷流水号，如：1，2，3，4·······26。

找个时间拍一组脊背照片放于此

7、“卷位戳”加盖的位置是：

凭证、报表及档案保管、移交、销毁清册盖在案卷封面右下侧；账簿盖在扉页的右下侧。如案卷封面已印有归档卷位戳各项内容，可不加盖归档卷位戳，但各项内容要填写清楚。

(七)会计档案案卷号编制要求

编案卷卷号，应按年度、一个会计单位、保管期限，一年编一个流水案卷号。(八)会计档案盒脊背内容的填写

各项内容填写与卷位戳基本相同，卷脊上多了一项“单位”栏。

年度

单位

类别

期限

全宗号

处理号

卷号

如：中铁十六局集团有限公司财务部单位简称+立卷部门

十六集团财务部如：中铁十六局集团有限公司内昆项目部单位简称+立卷机构

十六集团内昆项目部

(九)编制案卷目录、备考表1、案卷目录年度：2011

第

1张案卷号会计处理号案卷内容张数保管期限存放位置备注12345

案卷的年度、目录的张次顺序号系统自动生成。然后按一个年度、一个会计单位装订在一起。2、备考表

会计档案每个案卷要填写备考表，放在各种核算材料的后面。

备考表本案卷共：张。会计处理号：收1—18说明：

组卷人：

组卷日期：年度

档案号：

（十）编制会计档案保管清册

财务部门在一个年度的会计档案收集、整理工作结束后，应及时编制“会计档案保管清册，待一年保管期满后，与会计档案一并移交档案部门永久保存。（十一）会计档案“档号”组成档号是由目录号+案卷号组成1、“目录号”：由会计单位简称+形成年度代号组成。年度代号采用阿拉伯数字，一年一号，逐年递增编流水号。

如：2010年是四公司京沪项目部第3个会计年度，其“目录号”为京沪+3组成，即：京沪32、案卷号：即为案卷排列的大流水号，如：1，2，3·······3、档号：京沪—6（实际案卷号）会计档案档号可由系统自动生成（十二）盒脊背及盒面信息印制按照股份会计档案的管理要求，档案盒脊背及盒面信息是用蜡纸转印上去。目前据说一款由国家档案局科研所监制的档案盒专用打印机即将问事，就能很好地解决盒面打印问题。因此，以后各单位及项目部只需把实体档案整理