担保有限公司档案管理制度

担保有限公司档案管理制度一、制度目的本管理制度的目的在于规范担保有限公司的档案管理工作，确保公司各项业务活动的档案信息科学、稳定、准确地保存，同时提高工作效率，避免因档案管理不规范而带来的风险和不良影响。二、适用范围本制度适用于担保有限公司的一切档案管理工作。三、档案管理职责1、档案主管单位：公司总经理办公室为本公司档案管理的主管单位，负责制定档案管理制度，并参与档案的阅读、审批和签订等工作。2、档案管理人员：公司人事部门负责确定和“从事档案管理工作的人员”的具体职责，并为其制定相应的管理制度和标准，确保档案管理的高效性和安全性。3、档案管理领导：公司管理层为档案管理工作的领导，负责制定档案管理的总体规划及其目标、任务、职责，确保档案管理工作展开顺利，达成并超越管理目标。4、各部门相关人员：公司各部门相关人员需对其部门的档案进行管理；在档案移交、使用、销毁等环节时，需遵循总档案管理制度及相应规定，否则必须承担相应的责任。四、档案的种类及保存期限1、公司的档案种类包括：公司章程、各类工商、税务、财务和审计报表、人事和劳资管理文件、重要会议文件、重大投资文件和项目文件、合同和协议、标准和规程、涉诉档案、安全生产档案，以及其他与公司经营和管理活动有关的文件和资料等。2、公司的档案保存期限遵循国家规定，如以下表格所示：序号档案种类保存期限1公司章程永久保存2合同/协议3年3报表5年4人事档案30年5安全生产档案长期保管5、涉及保密等特殊性质的档案保存期限须根据具体情况进行研究和制定。6、门户电子存储的档案应备份存储，以确保其安全。五、档案管理步骤1、档案采集：各部门负责人根据业务需要，及时收集、鉴定和提取档案。2、档案整理：对采集来的文件、资料进行归类、装订、编码、整理、鉴定和标注，以便于日后的检索和使用。3、档案传递：在公司内部需要使用档案的情况下，需填写相应的申请表，并由上级领导签署，然后经公司档案管理人员许可后方可使用，使用后应及时归档，并登记相应档案的借阅记录。4、档案销毁：超过保存期限、无法使用的档案，按规定进行销毁，并填写销毁记录表，派专人负责销毁，避免遗失或走失。六、档案的保管1、物理存储：公司的纸质档案，通过统一的管理，缩小档案寄存区域，尽量避免存储受损或窃、丢、污、毁等不利情况的发生。同时，公司要保证其档案存储设备、物品、环境及安全等方面的设施、技术和设备的安全保障。2、电子存储：所有文件、资料应在计算机系统的指定目录下存储，防止出现意外的意外情况，导致电子档案丢失。3、档案保密：对公司档案中的严格保密性文件应进行严格控制；出现脱密情况的，应及时报告有关领导处理；对有关商业秘密的有关规定和相关法律法规，采取积极措施保护商业秘密。4、档案限制：档案管理人员必须经过公司管理层的批准，并且签署相应的秘密保护承诺书，方可进入档案室查阅处理档案资料，确保档案资料的安全性。七、档案管理工具公司应配备相应的技术和设施，以保障档案管理的工作高效性和健全性。具体工具包括档案管理软件、档案查阅系统、档案管理指南、档案使用设施等。八、档案保管检查为确保档案管理工作的正常进行，公司应定期进行档案保管检查，以验证数据的合法性和完整性。在检查过程中，应发现和纠正问题，记录并维护档案保管的准确性和可持续性。九、制度的修订和实施公司档案管理制度的修订必须经过公司管理层的批准，方可实现。在实施过程中，相关管理人员应深入了解和培训本制度，根据实际情况，不断调整和完善制度。对于任何与本制度相违触的行为，公司将会严肃处理，以确保公司的正常经营和管理正常