文件资料管理办法

Word第第页文件资料管理办法科技公司文件资料管理方法

z科技公司文件资料管理方法

本方法对文件资料的收发、审批、归档、保管进行了详细规定。

一、文件归档范围

1、以下各类文件资料由技术质量部归档管理:

(1)涉及公司开发、经营、工程、管理等技术性文件资料和质量管理体系方面的文件资料。

(2)涉及公司对外签订的经济合同、技术建议书、投标书、各种协议等。

(3)上述文件涉及审批的审批文件和修订版本。

2、以下各类文件资料由综合办归档管理:

(1)公司业务活动中收到的文件、函件等。

(2)公司发布的规章制度,管理方法等。

(3)外来文件的回复文件。

(4)各部门工作中向公司领导提交的请示、报告、批件等。

3、以下各类文件资料由各部门归档管理:

(1)各部门专业文件、资料及相关文档。

(2)各部门提交的请示、报告及批示的复印件。

4、对外签订的经济合同技术质量部和财务部均留原件归档。

二、文件收发、传发、报批。

公司文件资料的收发、传发、报批由综合办统一负责,详见文件收、发流程图及文件处理单。

三、文件编号规定

1、综合办对文件在收发时统一进行编号、登记以便管理。

2、编号格式为:z*字[****]第y号。

*表示文件来源部门。开--技术开发部,支--技术支持部,市--市场部,工--工程部,人--人力资源部,综--综合办,质--质量部,企--企发部,财--财务部。

y表示文件的编号,发文按发放的挨次进行流水编号。对于发文或修改的文件,各部门按挨次进行流水编号。

[****]-表示年号,如;2023、2023。

四、文件资料的移交

各部门移交文件时,应办理移交手续,交接均由专人负责,并填写移交文件清单,见附表。

五、规章制度、管理方法的报批及下发

各部门制定的规章制度和管理方法,经征求公司各相关部门看法并通过后,填写建议处理表;将规章制度或管理方法及填写好的建议处理表连同电子版一起交至综合办;综合办将规章制度或管理方法附上建议处理表后上报公司领导审批。审批同意的综合办将其下发各相关部门。未获批准的,综合办将公司领导签署的看法反馈给相关部门。综合办保存原始批件,并做记录。

六、文件管理机构及职责

1、公司技术资料管理由技术质量专人负责。

2、公司收发文件及各项规章制度的发布由综合办专人负责。

3、各部门的质量员应负责收集、整理、保管本部门文档资料和移交相关文件资料。

七、文件保管制度

1、技术质量部,综合办应有存放资料的特地文件柜,并具备防火、防潮、防虫等平安条件。

2、全部归档文件要进行分类登记。

3、文档管理员要熟识所负责的文档资料,了解使用者的需求。

4、按文件类别,确定文件保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。详细销毁工作见文件销毁流程图。

(1)技术性资料、合同协议等保管期为10年。

(2)文档性资料保管期为5年。

(3)有明确规定保存期的文档,从其规定。

5、涉及行业标准,技术规范等方面的文件资料应盖上'受控文件'章。将已过期文件资料盖上'作废文件'章,报批予以销毁。

6、严格遵守文件平安保密制度,做好文件流失防护工作。

7、文件管理人员要定时检查文件专柜,核对件数,发觉异样或被盗,丢失等状况,准时向公司领导反映,妥当处理。

8、依据公司的实际状况,新项目(例如:建议书、投标书、合同等)要求项目完成后应准时归档,对于项目周期较长的,建议各部门3周内将现有文件归档。

八、文件保密级别

文件级别分为两级:机密和一般。

文件保密级别由文件制作部门确定,技术质量部或综合办审核。

九、档案借阅制度

1、属于公司机密档案的,未经答应不得外借、外传。

2、借阅文档资料属机密的,需由公司总经理或副总经理批准。

3、借阅档案,必需履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过两周,必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的,须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。

5、调阅或借阅档案者必需妥当保管档案,不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完好无损。否则,追究当事人责任。

6、借出档案资料,因保管不慎丢失时,要准时追查,并报告技术质量部准时予以处理。

7、发生档案损坏、丢失大事后,如系人为造成,公司将依据状况严峻程度及所带来的后果,追究有关人员的责任,根据公司《奖惩条例》予以相应的惩罚。

z科技有限公司

监理文件资料管理方法

1范围

本文件规定了项目部工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。

本文件适用于项目部工程监理项目部文件资料管理工作。

2引用文件和术语

q/04-206.305-2023工程档案管理规定

3职责

3.1总监理工程师

3.1.1组织编写工程监理项目部文件管理规定,指定信息管理员。

3.1.2明确监理信息流程。

3.1.3组织整理工程项目的监理资料。

3.2专业监理工程师

负责本专业监理资料的收集、汇总及整理,主动协作信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。

3.3信息管理员

依据工程监理项目部文件资料管理规定,实施文件资料的详细操作管理。

4掌握程序

4.1明确监理信息流程

依据工程特点,结合监理现场实际状况,与业主协商确定监理信息流程,并通知工程项目建设参建单位。

4.2建立监理信息编码规定

工程监理项目部文件的编号规章应参照《文件掌握程序》中相关规定,结合监理现场实际予以制订。

4.3工程监理项目部文件资料的登录和分类存放

在工程建设全过程中形成的有关文件资料,都应统一进行整理分类后传递给信息管理人员,进行集中收发和管理。

4.3.1监理信息管理员在获得各种文件资料之后,首先要对这些资料进行登记,建立监理文件资料的完好记录。工程监理项目部对往来文件要建立记录台帐,台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。

4.3.2工程监理项目部文件资料主要包括工程项目服务过程文件、实施过程所要求的文件和来自于工程监理项目部外部的文件是工程监理项目部服务过程中的工作根据和工作成果。主要包括:

a)监理合同;

b)监理规划、监理细则;

c)监理指令;

d)监理工作日志;

e)监理周(月)报;

f)会议纪要;

g)审核签认文件;

h)工程质量认证文件;

i)危急源、环境因素调查资料;

j)工程款支付证明;

k)工程验收记录;

l)质量事故调查及处理报告;

m)各种监理内部台账;

n)工程施工文件资料;

o)工程收函;

p)勘察、设计文件;

q)适用的法律、法规和标准、规范、规程、规定等;

r)顾客供应的(包括设计图纸)资料等;

s)涉及本工程项目的上级文件、批复文件、审查看法、组织间来往文件等。

4.3.3工程监理项目部信息管理员应准时将文件资料分类存放,并建立名目。同时建立定期盘点机制,定期检查文件的关闭状况,对未关闭文件准时进行跟踪关闭。

4.4建立工程监理项目部文件资料借阅台帐记录,工程监理项目部以外人员借阅资料应首先获得总监理工程师同意。

4.5工程监理项目部发出文件应主题明确、用词精确、严谨;编、审、批签字齐全,标识明确。对于工程监理项目部负责组织的图纸会审及设计交底和工程协调及平安工作等会议,由工程监理项目部组织整理睬议纪要,纪要内容要做到真实、规范、参加各方签字确认后按程序分发。工程监理项目部对外发出的文件一般应采纳计算机打印。有条件的监理项目部应连接因特网,建立计算机信息网,以实现文件资料的管理规范化、快捷化。

4.6对于顾客供应的设计图纸等资料,由工程监理项目部信息管理员按专业分类管理登记,由专业监理人员验证其有效性后,填写“顾客财产登记表”。

4.7对监理现场使用的规程、规范等资料要仔细审查,确保其处于有效期内;严禁使用无效版本和未加盖“有效”章的规程、规范。

某学院后勤管理处文件资料管理方法

技术学院后勤管理处文件资料管理方法

为使后管处及各科室资料管理更规范化、制度化,确保归档材料完好、精确、系统,更好地为后勤管理工作服务,依据学院档案管理部门的规定,结合我处实际状况,特制定本方法。

后管处资料管理工作实行二级管理体系,“一级管理”是指处室档案资料的综合管理,“二级管理”是指科室在工作过程中形成的各类文件资料的管理。

一、“一级管理”和“二级管理”的文件资料:

“一级管理”的资料主要包括:

1、上级机关、学院、相关部门的发文以及后管处的行文,后管处的工作打算、工作总结、招标文件、合同协议、会议纪要、申请报告等文件;

2、后管处组织的各项活动中形成的文件;

3、各科室定期收集交处室归档的资料;

4、新校区建设资料;

5、后管处在其他工作中形成的文件资料,如后勤支部工作、节能工作、平安工作、廉政建设工作、固定资产管理工作等;

“二级管理”的资料主要包括:

1、综合科主要包括:①综合科的工作职责、工作制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告;②爱卫会的工作台账;③物管餐饮商务监管考评的工作台账;④绿化方面资料;⑤单身教工宿舍的管理及水、电、气的计量资料;⑥教职工购房补贴资料等等。

2、基建科主要包括:①基建科的工作职责、工作制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告;②基建零星项目的全套过程资料;③设备、管线修理监管考评台账等等。

3、卫生所主要包括:①卫生所的工作职责、工作制度、会议纪要、审批单、申请报告;②门诊台账;③药品选购审批表、药库管理台账;④医保管理台账;⑤同学教职工体检、预防接种资料;⑥打算生育、独生子女、妇幼保健、儿童统筹、健康教育等工作台账等等。

二、文件资料分类:(除处室行文外)

a类文件资料包括:向上级部门申报的相关资料,如申请报告、审批表;

b类文件资料包括:与学院相关部门之间的各类工作联系;

c类文件资料包括:处室或科室内部使用管理文件,如工作职责、工作制度、各项台账记录;

三、文件资料管理的详细工作:

主要包括:文件的起草、编号、审批、收集分类、移交归档、查阅借用等方面。

1、文件的起草:各科室的各类文件,均应按统一格式起草。

2、文件的登记:按不同的文件类型编制名目准时登记。

3、文件的编号:后管-科名(处、综、卫、基)-类别(a、b、c)-年份(06)-序号。

4、文件的审批:需相关部门、院领导批阅的文件(招标书、合同协议等),必需在首页上《批阅记录》,以便记录批阅看法。

5、文件的收集、分类:主要包括部门内和部门外的两大文件的收集工作,其中内部文件主要包括七大类:①合同协议;②会议纪要;③工作联系单(签证单、验收单、整改通知单);④申请报告;⑤招投标;⑥工作打算、工作总结;⑦工作台账;外部文件主要包括:相关部门传递读阅文件等。

6、文件的移交、归档:主