CX文件控制程序

XXXXX开发有限公司文件编号CX-01文件控制程月3文件版本1.2制作审核核准生效日期2023.06.201目的对管理体系工作有关的文件进行控制，以确保各有关场所使用的文件为有效版本。适用范围适用于公司管理体系文件、外来文件的控制，文件控制的内容包括文件的生成、使用和管理直至作废。职责3.1品管部负责体系文件的发放和管理、原稿的归档、保管和借阅，作废文件的回收、处置（销毁或保存）。技术部负责图纸的管理及定期更新。各责任部门负责文件的编写、修订与本部门发放文件的保管工作。4工作内容流程图4.1.1体系文件管理流程权责单位相关说明使用表单_►文件制/修订各部门依“管理体系职责分配表”［文件制/修订申请单］'Y他由核（企^侔核准权责人员审核者或会审单位责任者查核文件及签名权责人员核准者查核文件及签名品管部编号、版本、生效日期、盖［受控］章［文件总览表］登记、整理、编号1 品管部发行给相关单位［文件发放签收单］文件分发1r各部门依实际需要实施培训文件实施前培训1文件持有人受控文件不得私自复印，不得随意涂改［文件借阅登记表］文件使用保管维护1各部门在文件［文件制/修订申请单］填写更改前/后内容［文件制/修订申请单］文件更改申请1品管部旧版或过期无效文件进行销毁［文件发放签收单］文件作废第1页共6页1.2外来文件管理流程外来文件接收与转交外来文件编号列管外来文件保存与维护外来文件借阅与分发外来文件的更新或作废权责单位流程外来文件接收与转交外来文件编号列管外来文件保存与维护外来文件借阅与分发外来文件的更新或作废权责单位相关说明使用表单各部门技术部各部门接收到外来文件须转交技术部统筹办理技术部［外来文件总览表］技术部申请人技术部依申请期限归还［文件借阅登记表］［文件发放签收单］技术部4.2内容:2.1文件的分类2.L1管理手册（SC）：为第一阶文件，是本公司质量管理与环境管理的适当说明，做为实施及维持公司管理体系及落实政策的参考资料。2.1.2程序文件（CX）：为第二阶文件，完成手册内工作所必须的组织、职责管理运作方法、实施流程及内容、负责部门等细则及补助说明。2.1.3支持性文件（ZC）：如指导书、基准书、办法等为第三阶文件，用来说明手册或程序书所规定不足部份及完成管理体系所执行的详细步骤、方法、要点等规定。2.1.4表单/记录（BD）：为第四阶文件，为保证管理体系有效运作，而对各个事项持续不断加以登录。2.1.5外来文件：即客户或供应商所提供图纸、规范、标准或外来引用的参考标准（如国际、国家及行业标准等）。2.2文件制/修订:所有文件依［管理体系职能分配表］的权责划分，由制/修订部门起草、整理及校对，文件格式要求见《文件格式及书写管理办法》。2.2文件审核、核准.2.1文件审核、核准权限文件类别审核核准管理手册管理者代表总经理程序文件部门主管管理代表支持性文件组长部门主管表单组长部门主管或附随于程序或指导书、基准书、办法等被审查及核准文件审核：文件制/修订后，由直属单位主管或主管权限人员审核及在“审核”栏签名。4.2.2.3文件会审：文件审核权限非制作部门主管可核准者或尚须其他部门联合修改文件时，则文件应送相关部门会审，并在［文件制/修订申请单］签注会审意见。4.2.2.4文件核准：文件审核或会审后，依权限送交上级核准人查核，并在“核准”栏签名。登记、整理、编号4.2.3.1品管部将核准的文件依（1）〜（3）编号进行登记，并将整理编号完成的文件列入［文件总览表］中。（1）管理手册编号原则：(2)程序文件编号原则(2)程序文件编号原则一流水号01~99程序程X”（3）支持文件编号原则I一流水号0「99—文件细分代号一程序“ZC”文件细分号如下:作业指导书ZY操作指导书CZ装配指导书ZP检验基准书JY管理办法BF作业指导书ZY操作指导书CZ装配指导书ZP检验基准书JY管理办法BF文件分发号为:总经理室——01管 代一一总经理室——01管 代一一02技术部——03生产部——04仓储部——05品管部一一仓储部——05品管部一一06采购部——07市场部——0810行政人资部一一09 财务部10（4）外来文件编号原则：一流水号，以数字01〜99表示。—外来文件代码：以字母W+类别代码（如下表）表示。类别代码说明K客户提供的标准G国际、国家或地区标准H行业标准Q其它文件4.2.3.2技术部编号后，须登记于［外来文件总览表］,赋予内部版本。版本号以01-99的顺序编排以鉴别最新版本资料。4.2.4文件分发4.2.4.1整理编号完成的文件由品管部按［文件制/修订申请单］上规定的分发范围影印文件并加盖文件“受控”章（附件一）和赋予文件分发号，填写［文件发放签收单］后发放，文件领用人在［文件发放签收单］上签名后，领取文件。4.2.5文件实施前培训：文件发行后，各部门视实际需要，对文件实施培训、传阅或对要点进行讲解说明。4.2.6文件使用保管维护4.2.6.1任何作业必须遵守文件控制的规定，未经核准，不得擅自复印、涂改持有文件。4.2.6.2破损严重、影响使用时，应到品管部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，原号不变。当文件遗失，经原发放审批人批准后重新办理领用手续。4.2.6.3文件需要借阅时，经借阅部门负责人批准后，方可借阅，借阅人应在［文件借阅登记表］上签字登记。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还应办理续借手续。4.2.7文件的更改4.2.7.1当文件发生不适宜时或需进一步改善时，更改单位应填写［文件制/修订申请单］说明更改的原因、内容，提交相关部门会签，审查和批准。4.2.7.2修改文件需经过权责人员重新批准，文件更改批准后，由品管部按原［文件发放签收单］分发修改后的文件，同时收回作废文件，并在原［文件发放签收单］中注明回收日期及处理结果。4.2.7.3当文件需更改个别词语或数字时，可由更改人采取划“一”于需更改处划记，并签名及标注日期。4.2.7.3文件的换版与作废：a）为使新旧文件有所区分及管理，并确保工作场所保持最新版本的使用状态。除编订版次的编码原则外，品管部于每月初将［文件总览表］更新至共享文件夹，以鉴别最新版本，防止误用旧的无效文件。b）版次编码原则：文件的修订状态按版本标识，第一次制订以1.0表示，文件大部分修改时（指篇幅内容超过1/2）则以第2.0版、第3.0版……依此类推。若只有小部分修改文件内容则L1版、1.2版……依此类推至1.5为止。（1.6版即改为2.0版）。c）作废文件由资料员按原［文件发放签收单］收回并记录，作废文件加盖“作废”章（附件二），需销毁的文件由资料员自行销毁后在［文件发放签收单］回收记录中处理结果栏注明销毁。d）需要作资料保留的作废文件，加盖“保留资料”章（附件三）后方可保存。4.2.8表单：表单式样（即：空白表格）作为一种特殊形式的文件，由各制作部门根据文件要求适时修订,并及时报备品管部作为换版生效的依据，详见《记录控制程序》。4.2.9外来文件2.9.1外来文件由各职能部门根据需要进行收集，经权责主管审核后加盖“外来文件受控章”（附件四）,由品管部列入《外来文件总览表》并依相应部门申请进行影印分发，发放文件盖有文件“受控”章（附件一），记录于［文件发放签收单］。2.9.2对于管理体系适用的质量和环境的法律法规和其他要求的识别、收集和管理，参见《法律法规识别与评价程序》。5 参考文件《文件格式及书写管理办法》2《记录控制程序》3《法律法规识别与评价控制程序》相关附件6.1［受控章］［作废章］［保留资料章］［外来文件受控章］（附件一）6.2［文件制/修订申请单］（BD-001）6.3［文件总览表］（BD-002）6.4［文件发放签收单］（BD-003）6.5［文件借阅登记表］（BD-0