浅谈高校教学秘书应具备的素质

浅谈高校教学秘书应具备的素质

随着经济和社会的发展，高等教育的人才培养模式也从“精英教育”转向“大众教育”。为了适应社会发展的需要,许多高校都将“地方性、应用性、综合性”作为自己的办学定位,并且把培养“高层次的应用型人才”放在了办学目标的首位。显然,这一目标的实现不仅需要一大批德才兼备的专任教师,而且拥有一支高素质、高效率的教学管理队伍同样也是必不可少的。专任教师与教学管理人员之间的关系紧密相连,在教学过程中所发挥的作用相辅相成。只有不断地提高教学管理人员的职业素养,最大限度地发挥其教学服务功能,才能更好地激发专任教师与教学管理人员的协同效应,从而最大限度地实现既定的教育目标。因此,有研究者指出,大学不但要有教学“大楼”和教授“大师”,还需要有一流的教学管理作保证。一、明确了高校教学御史在教学管理中的职责和作用高校教学秘书的工作性质与特点在很大程度上决定了其所应具备的基本素养。《高等学校教学管理要点》指出:“系(院)可设教学秘书和教务员,在教学系主任(院长)领导下,处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作”。这个“管理要点”是关于高校教学秘书的较为权威的表述,它明确了教学秘书的行政关系和岗位职责范围。根据这个表述,可以将高校教学的工作性质做如下界定:教学秘书在高等院校中处于“信息枢纽”的地位,是教学主管部门、学院(系)领导、教师、学生四者之间相互沟通交流的“桥梁”。具体而言,高校教学秘书的工作内容可以概括为:协助教务处和院系领导做好校、院的教学计划管理、教学运作管理、教学质量管理与评价、教学基本建设管理等工作,并负责处理院内的有关教学事务,保证本院各专业教学计划的正常执行,完成学生的学籍管理,负责管理信息的传递、收集、综合、整理工作,及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给有关部门,为部门和上级领导提供决策依据,使学校能按时解决和调整。但是,需要进一步明确的是,随着时代的发展,科技水平的不断进步,高校教学秘书在从事教学管理过程中所采用的办公手段、所蕴含的管理理念以及所体现的价值观也是不断变化的。因此,高校教学秘书所应具备的基本素养应该是一个动态的概念,它需要随着时代的发展而不断充实和丰富。二、办公工具方面进入21世纪以来,办公自动化技术、网络技术已经广泛渗透到了教学管理的全过程,高校教学秘书的办公环境以及办公工具也发生了翻天覆地的变化。能够熟练应用文字处理机、扫描仪等高技术办公设备已经成为一名合格教学秘书的最基本技能。更为重要的是,由于管理理念的不断革新,教学秘书在教学管理中的职能定位也由“事务型”、“经验型”向“技能型”、“科学型”的管理模式转化。这种转变使得教学秘书所应该具备的基本素养更加多元化。1.建立数据数据库,提高信息采集的技能所谓信息素养是指教学秘书适应当代信息社会的发展要求,经过培养和训练而生成的一种获取信息、处理信息、生产信息的能力。随着信息技术水平的快速发展,高校教学管理的信息化程度在不断提高,21世纪的高校教学秘书工作已经成为一个知识、信息高度密集的领域。这种变化趋势对教学秘书的信息素养提出了越来越高的要求。具体而言,作为教学秘书首先必须熟悉、掌握并能熟练操作各种教学办公软件,利用计算机建立教学管理文件数据库,学生成绩数据库和教学质量评价管理数据库,使信息更加系统化、科学化和规范化。更为重要的是,教学秘书还应该能够根据工作的实际需求,对获取的信息内容分辨优劣,剔除冗余信息和不良信息,并对所获取的信息进行有效整合。教学秘书每天需要处理大量的教学信息,主要包括电话、通知、会议、文件、资料等。这些信息从不同环节和角度保证了教学工作的顺利进行。但是,它们在重要性和时效性等方面存在不同的要求。这就要求教学秘书必须有敏锐的信息意识、较强的政策敏感性和领悟能力。另外,信息在传递过程中不可避免地会出现信息丢失或发生扭曲的情况,这又对高校教学秘书的信息处理能力提出了要求。信息处理过程是对信息进行筛选,提炼出有用的信息并准确迅速地将信息传递给信息接收者,并且尽可能保证信息接收者能够准确理解所接收到的信息。为了精确、有效地传达信息,教学秘书还应该具备较强的口头表达能力和文字处理能力。仅仅具备了信息素养还无法成为一名合格的教学秘书。如果只停留在这个层面上,教学秘书对教学质量的促进作用必然会存在很大的局限性。作为教学秘书还应该具备另外一种更高层次的素养——服务素养。2.服务素养是高校教学御史作为服务对象的基本要求为教学服务、为教师服务、为学生服务,可以说是教学秘书一切工作的出发点和归宿。但是,由于传统观念上将高校教学秘书视为管理人员,因此,常常会忽略了其服务素养的培养。毋庸置疑,高校教学秘书的确属于管理人员,但是,对于缺乏服务素养的高校教学秘书而言其所从事的管理活动的质量将会大打折扣,行为结果将会偏离既定的管理目标。由于教学秘书的服务对象在年龄、职称、性格、学历、生活环境等方面均存在很大差异,服务素养的培养对高校教学秘书而言是一项具有相当挑战性的工作,也是对高校教学秘书的更高要求。具体而言,教学秘书的服务素养主要包括以下几个方面:第一,当好领导的参谋助手,协助领导处理各项具体的日常教学事务。这类事物具体包括课程管理、实践、实验管理、学籍管理和教学计划制定、教学评奖等。另外,作为“参谋助手”还应该协助处理突发教学事件,督促检查教学执行情况,收集各类教学信息,将所获得的各类信息及时与领导进行沟通,从而保证教学秩序的平稳运行。第二,成为专任教师的密切合作者。虽然教学秘书并不直接从事教学工作,但是,离开了教学秘书的帮助专任教师从事教书育人工作便无从谈起。因此,教学秘书必须牢固树立起为教师服务的思想。例如,在安排教学任务的过程中尽可能考虑专任教师从事科研、外出进修等方面的需求,从而尽量保证专任教师的各项工作能够协调进行。第三,为学生服务,成为学生的亲密朋友。教学秘书在从事教学管理工作的过程中必然会与学生广泛接触。如果教学秘书具备了服务素养,那么,他就必然会充分利用与学生的接触机会倾听学生们的心声,同时将这些信息及时向有关部门传达。显然这将对提高学校的办学质量会有很大帮助。总之,教学秘书只有主动从教师、学生的角度去考虑问题,想他们之所想,急他们之所急,围绕教学中心工作,为师生提供优质的具有人情味的服务,才能进一步增强师生之间的融洽和谐,使教学管理工作形成良性循环,有力地推动整个学院的教学管理质量不断提高,以保证教学工作的顺利开展和实施。具有到位的服务意识是一名高校教学秘书不可忽视的基本素养,是做好教学秘书工作的重要前提。3.自我调节,自我完善。自当今社会是一个多元化的社会,工作节奏越来越快,工作压力也越来越大。这种工作环境对高校教学秘书的心理素质要求越来越高。如果高校教学秘书缺乏应有的心理素质,当长时期处于较高的压力状态的时候就可能会出现烦躁情绪,而这种烦躁情绪将会对前面提到的信息素养和服务素养产生干扰,大大降低它们的有效性。例如,在处理日常教务工作的时候就会增加信息丢失、出错的可能性,主动为领导提合理化建议的积极性也会减退。因此,高校教学秘书要学会时刻保持轻松的心态,学会心理调适,从大局、从长远利益去考虑一切。不断培养自己开朗豁达的性格,从而使自己始终能以一个良好的心态投入到工作中去。虽然教学秘书许多工作都属于例行的常规教学管理工作,但是这并不等于说教学秘书的工作是程序式的一成不变的机械工作。有时遇到任务急工作量大的突击性临时性工作,要求迅速地冷静地做出反应,短时间高效率地完成所交办的工作。这既需要凭平时积累的工作经验,更需要良好的心理素质和一定的应变能力。例如,如果在课程进行过程中多媒体教室的设备不能正常工作,毕业班学生因为找工作而不能按时回校参加论文答辩等等。这些都需要高校教学秘书在日常工作中要善于积累处理各种棘手问题的经验。4.创新素养与高校教学御史美国著名的管理学家哈罗德·孔茨曾说过:“没有高级管理人员迅速、灵活、不墨守成规并有条理的管理,就不可能进行有效的管理。”因此,高校教学秘书作为教学管理工作的具体实施者必然要严格遵循学校的规章制度和办事程序。但是,如何更快、更好、更高效地完成各项管理工作,则需要教学秘书具备一定的创新素养。创新素养在工作中的具体表现是:能够形成自己特有的思想和见解,能够不断优化和创新教学管理方式,探索总结出适应地方高校人才培养的科学管理方法,能够积极为领导提供教学、管理当中的新建议,从而进一步完善领导的决策和提高日常工作效率。创新素养的培养对于高校教学秘书的自身全面发展也具有十分重要的作用。具备了创新素养的高校教学秘书常常能够结合自己的工作实际,从繁忙琐碎的教学事务中去总结经验,并结合自己所掌握的基本理论知识,不断探索教学活动中各个阶段的规律,积极进行教学与教学管理相关课题的研究。在这个过程中实现自身能力的不断提高。创新是时代赋予的新要求,也是工作可持续发展的需求。作为教学管理工作者的高校教学秘书,应该积极主动地培养自己的创新素养,更好地为学校的教学工作服务。可以看出,信息素养、服务素养、应变素养、创新素养,四者紧密相连,相互促进。其中,信息素养是最基本的素养,其他三种素养在信息素养的基础上层层递进,要求不断增高。虽然教学秘书具备这些素养的难度渐次增大,但是所体现出来的教学秘书的人力资本的价值也越来越大。另外,我们需要强调的是,它们四者之间又是无法完全分离的,片面强调任何一种素养都无法保证高校教学管理工作的高效率运转。因此,高校教学秘书需要不断提高自身所具备的这些素养。对于高校教学秘书而言这四项基本素养也不是与生俱来的。它们有一个不断培养、完善的过程。也就是说,只有经过了学习阶段,并在工作过程中不断磨练才能逐渐具备这四种素养,才能使这四种素养的水平不断提高。因此,如何培养高校教学秘书的这些基本素养就成为一个亟待解决的问题。三、培养高中教育秘书基本素养的途径1.教学管理的基本素养高校教学秘书只有牢固地树立敬业爱岗、乐于奉献和吃苦耐劳的精神,牢固树立起职业道德观念,才能主动热诚地为师生服务,为学校的教学工作服务,高质量、高效率地完成各项教学管理任务,从而在教学管理实践过程中体现出自身所应该具备的基本素养。然而,要树立其高校教学秘书牢固的职业道德和敬业精神,首先需要学校的各级领导和相关部门对教学秘书队伍给予高度重视,要正确地认识教学秘书的工作性质、地位。只有具备强烈的职业认同感,高校教学秘书才能真正做到敬业爱岗,才具备了主动完善自身素养的原动力。2.注重岗位技能培训,为教学秘书提供机会不论是信息素养、服务素养,还是应变素养、创新素养,都需要在具体的工作实践过程中不断得到强化。因此,对于高校教学秘书基本素质培养而言,适当的岗位技能培训是必不可少的。一方面,学校应该积极为教学秘书提供接受继续教育的机会。不论是校内的还是校外的,省内的还是省外的,通过适当地参加各种培训活动不但可以使教学秘书的专业能力得到提高,而且还可以增加他们对自己所从事的职业的兴趣。另一方面,在岗位技能培训的基础上,学校还应该积极引导教学秘书开展有关教学管理的科研活动,并提供相应的平台,从而实现科研、工作、素质培养的良性循环。3.在岗位考核的同时也要建立起激励机制教学秘书作为教学管理中不可或缺的一个重要职责岗位,承担着十分重大的职责。教学秘书工作中的一丝疏漏就会对正常的教学秩序产生不良影响,并且影响面较大。因此,必须明确教学秘书的岗位职责,进一步完善岗位责任制,努力做到责、权、利相结合。但是,单纯的岗位考核有时候对于高校教学秘书基本素养的培养产生良好的促进作用,有时可能还会使教学秘书产生逆反心理,反而适得其反。因此,在加强对