《书记之知能与任务》述评

《书记之知能与任务》述评

最近，在阅读了民国的书籍后，我发现了一本关于邹三芬主编的《知识角效率和任务》的书。在书的结尾读了之后，它的内容似乎是一本“现代秘密理论”的书。一直以为中国现代秘书学的诞生是上个世纪80年代的事情———这也是秘书学界的共识,不想邹韬奋早在1926年就已经初创了现代秘书学的学科框架。笔者查阅文献索引,发现邹韬奋这本书竟从未被当代任何一部秘书学著作提及。因此笔者认为该书对当下秘书学史的研究不啻是一个新的史料发现,其学科意义不同寻常。现不揣浅陋,试对其作一述评。一、在职责上,坚持“职责”《书记之知能与任务》系中华职业教育社于1926年出版,商务印书馆发行,作者署名邹恩润,乃邹韬奋之原名。该书第一章开篇解“书记”“又称秘书”,所以该书之“书记”即“秘书”之别名。在前言部分,作者自述编纂此书时“每毕一章,即由潘先生(中华职业学校教务部主任潘仰尧先生)试教于江苏省立第一商业学校之专门部与中华职业学校之文书科”,所以此书“治实际经验与教授经验为一炉”。作者认为“本书可作课本;已入机关任事者,亦可作为自修之用。此外,尚可作为职业指导之一种参考资料”。(1)全书约四万字,共分十章。第一章《书记之责任与希望》,叙述书记职业的范围、性质和任务,乃“秘书概说”。作者认为,“各种社会机关,如各级行政机关,教育机关,工商业机关等等,皆有聘用书记之必要”,“各机关领袖有于公用书记之外,另聘私人书记”,所以其职业范围“可谓广矣”。书记的性质,乃“各业领袖的左右手”,负“协助”之责。书记的任务职责,其一“在遵循领袖所嘱示之大意,回答信札或公牍,或起草各种文件”;其二在领袖分身乏术时代表领袖接见来访宾客,出席重要宴会或会议,“负代理之责”;其三为“襄助办公室之管理”;其四“除执行或传达领袖意旨外,尚有顾问性质,补充领袖思虑之所不及,协助商榷”。总而言之,书记之职责,不仅在于协助领袖执行事务,增其效率,还在于协助领袖筹划问题,省其脑力与时间。在作者看来,书记(秘书)是“协助领袖的左右手”,是帮助上司处理各种事务的工作人员,这与当下对“秘书”的界定是一致的。其对书记(秘书)职责的解说,从“遵循”、“代理”、“襄助”、“执行”、“传达”、“补充”、“协助”这些用语上大致可以看出它的从属性、辅助性、服务性、全面性特点。而且邹韬奋对书记(秘书)职能的概括,已包含秘书的日常事务职能(接待宾客,办公室管理)、专项职能(文牍办理、起草文件、会务工作)和深层职能(参谋顾问)等诸方面,与现行的《秘书学概论》相比,这些概括很有先见之明。第二章《办公室之组织与管理》,介绍书记职责之一“襄助办公室之管理”。邹韬奋认为,办公室各部之组织应视其事务之繁简为断。“如不甚繁,则忌用多数小室,以彼此接洽不易,而监督亦难于周密”;如事务繁多,则领袖与各部部长或主任宜“另有一室”;书记统辖其他办事人员“宜同处于一大室中”,俾各股易于联络接洽,还可与各股之间用玻璃墙隔开。“书记之办事处,宜与领袖之办事处接近,俾接洽及商榷迅速灵便”。总之办公室之布置,在“能使各部分有最经济最敏捷之联络”,“期收如臂使指之效,以提高办事效率为要。办公室中各种职务分配最重要之点,即须各有专责,既重分工又重协作,“分工所以重责任,协作所以重互助”,使领袖在事务方面“得收最经济而又最灵敏之结果”。此章“以普通办公室之应用为主”,重在阐释秘书对机关整体办公环境的设置与管理,体现了“以领导为核心,以效率为目标”的组织原则,这在当下仍是适用的。第三章《文牍之办理》,讲述如何收发函件、起草办理文牍。邹韬奋指出:各机关应设收发处,“专司收发之责,并备收发簿,记载来往函件,以资查考”;发递函件,宜分别重要与寻常之函件,加盖不同字样标识,分别邮递和专递;递与机关之函件,应“先由书记阅看,依其内容性质,分别办理,应由书记办理者,另行保留,其重要者当呈交领袖阅看,此外有应由各部办理者,再分送各部或专掌之人员办理”,交领袖阅看者,如须其他案卷为参考,“则书记宜于事前,备全此种参考材料”,一并呈交领袖,“不宜于临时由领袖查问时,始匆促寻取也”。邹韬奋认为起草文牍宜注意之处:“各股宜有办事日记”,每日公毕,由佐理员填写交书记察阅;重要的通讯地址,以卡片记录。由此可见,邹韬奋对发文办理、收文处理等程序的安排已经相当规范和专业。第四章《文卷保管法》,讲解如何“最敏捷及最有条理”地立卷归档,以“使查考时毫无困难”。邹韬奋认为,保管文卷的步骤,第一为文件分类,或按来信地区区域分,或按来信内容性质分;第二为立卷安置,以坚韧耐久的厚纸制文卷若干,卷上印机关名,注明事由及号数。安置时,来往信函均须加印收发时之年月日,存放信函时再行编号登记;内容性质相同之文卷可同置于文卷盒内,回函与原函应置于一处;各盒前注明号数,一号一类,同置于特备之书橱内,依号数先后排列;文件存放应依重要程度及保管时间分别安置,并编写存放目录,以备查考。邹韬奋讲解的立卷规则,在完成“便于保管和利用”这个目标的同时,已经注意到了文件本身的特征,也顾及到了文件之间的历史联系,还考虑到了文件的价值及保管期限。这对我们现行文书的立卷归档很有借鉴价值。第五、六章《文牍之格式》,用大量篇幅重点介绍通用文牍的种类、功能及程式。首先讲解了大总统令、国务院令、各部院令、任命状、委任令、训令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批等十三种官署法定公文的用法及格式,其次列举了学校官署互相行文的程式,最后撮举商业机关所用几种公文一一图解。此两章实为“公文作法”。第七章《开会预备及会场记录》,讲述秘书的会务工作。邹韬奋介绍,“开会预备之重要事务有三:一为通告,二为开会程序,三为报告或议案”。“通告之内容,包括开会之日期、时间与地点”,亦即今天的会议通知。除了发送会议通告,书记还要根据实际情况,设置会议议程,为领袖提前预备报告和议案(领导讲话稿)。报告和议案皆须简洁准确、透彻周密、不冗不漏,方能切用。“开会之际有会场记录,亦由书记司之”,“除记录开会日期及地点外,当记录参加会议者之姓名”,“依次记载所议决之案件”,“最后一行须书主席某,请主席察阅记录全文后,就其下签名,以示负责”。这与当下会议记录的记载精神是一脉相承的。第八章《书记应具之基本知能》,讲解秘书应具备的基本素养(知识和能力)。书记应具之第一基本知能为国文根底,其次为书法,尤其是楷书,起草誊录文稿须敏捷,还要能速记,掌握打字技能。除了这些基本知识能力,书记还需具备专业知识能力,“对于所服务机关之章程与内容,须有明确之了解”,始能胜任愉快。第九章《书记应具之常识》,延续第八章的内容,讲述书记应具备的辅助知识能力。书记应具之第一常识为地理,第二常识为邮电,第三常识为铁路航路运输。此三项皆为发送邮寄函件物品方面的知识。此外,书记还应具备的常识有,熟知政治上之行政组织及法令大概,明悉会计上之预算、决算、查账等事及其应用之格式,知晓交际礼仪等。第十章《书记服务之成功要素》,介绍书记的若干成功要素,第一要素为缜密,第二为敏捷,第三为服从,第四为和衷共济之精神,第五为健适之身体,第六为守时。这六个方面总体讲秘书的职业素养。笔者之所以不厌其烦地介绍《书记之知能与任务》的每一章,是因为该书的体例与时下的“秘书学教程”体例十分接近。该书第一章是秘书概论,第二至七章是秘书实务,第八至十章讲述秘书素养。全书概论、实务、素养三大块赫然分明。而现行的“秘书学教程”,比如任群主编的《中国秘书学》即以“概论篇、工作篇、技能篇”三大块来统编全书(2);丁晓昌、冒志祥主编的《秘书学与秘书工作》以“秘书本质论、秘书职能论、秘书实务论、秘书环境论、秘书工作技巧论、秘书素养论”来挈领全书(3),除了秘书环境论和工作技巧论外,其余皆能与邹韬奋《书记之知能与任务》的体例结构相对应。由此看来,邹韬奋的诸多见解于现在仍然适用。邹韬奋的本意并非是构建现代秘书学的学科框架,他当时只是要编纂一本“书记工作基本知识”,但该书的内容体例已经初创了现代秘书学的学科框架。二、《知识能力和任务》的学术价值(一)代御史后《史》的人邹韬奋的《书记之知能与任务》,与现行的秘书学著作相比,虽有点粗疏和单薄,但将其放置在整个秘书学史中,其学术转折和开创意义显而易见。我国清代以前,对秘书活动的认识往往表现于片言断语的言论中,尚未见有秘书学专著。(4)18世纪中后叶,《幕学举要》(万维)、《佐治药言》《续佐治药言》(汪辉祖)等一批幕学著作先后问世,秘书活动开始被当作一门学问加以研究,由是学界刘耀国以此作为我国秘书科学萌发的标志。(5)汪辉祖等人的幕学著作,其观点虽然比较系统、全面,但毕竟总结的是封建社会秘书活动的一般经验和幕务活动的特殊经验,与现代秘书(包括私人秘书)的活动类型及价值取向终究不可同日而语。民国以前,我国的秘书学研究仍旧停留在汪辉祖等人的幕学著作的层面上,除了1884年张廷骧编辑出版的《入幕须知五种》将幕学著作的影响扩大外,并无新的进展。进入民国后,秘书活动较之封建社会骤然一变。秘书机构的设置和秘书队伍的建设借鉴西方国家的体制,开始走向西方化、法制化和规范化。比如南京临时政府制定了《秘书处工作暂行章程》,对秘书处的机构设置及领导、收发传递保管文件、电报收发处理、接待来宾、内务管理、工作考勤、值班开会等秘书活动作了制度规定。从这些规定来看,民国初期的秘书名称、活动机制和职责功用虽不免有些混乱,但它适应的是资本主义机器工业社会的需求,颇具现代色彩。因此《秘书处工作暂行章程》对此后秘书活动的规范起了奠基作用。北洋政府时期,各部各厅皆有办事规则。邹韬奋乃根据各厅办事规则,结合书记职务方面的种种材料,借鉴西方工业社会的秘书学原理,编纂出《书记之知能与任务》,对书记的活动梳理归纳,以一种现代研究指向将其体系化、系统化,体现了新的价值取向。相比汪辉祖等人的幕学著作,邹韬奋的《书记之知能与任务》无疑是秘书学史由古代转向现代的转折标志。邹韬奋的《书记之知能与任务》对现代秘书学研究产生了深远的影响。《书记之知能与任务》1926年7月初版后,当月即再版,被“已入机关任事者”奉为经典。1930年8月,陈和祥编纂的《实用书记指导全书》由上海益智书局出版,此书分上下编,上编为“书记要诀”,讲书记的修养、职务及公文的撰写办理,下编为“书记范例”。该书与邹韬奋的秘书学研究形成呼应之势,由是秘书学研究开始小成规模。邹韬奋的《书记之知能与任务》一书中总结的现代秘书活动的一般规律对指导当下的秘书实践仍有很大的借鉴价值,其构建的秘书学学科框架至今仍然适用。由此看来,邹韬奋的《书记的知能与任务》无疑是现代秘书学的开创之作。(二)新发现的发现邹韬奋的《书记之知能与任务》作为秘书学史料被新发现,一则它可以修正我们现行的对秘书学史的一些认知,二则可以它产生的背景事实来澄清我们的某些模糊推测。1.创新期时期一般秘书学观的数量较多我国秘书学科诞生(开创)于20世纪80年代初期,是不少秘书学著作论文所持的观点。80年代确实掀起了秘书学研究的高潮,这是毋庸置疑的事实。对此之前的秘书学研究,尤其是民国时期的秘书学研究,很多论者至今还囿于这样一种认识:民国时期政府和社会各界虽然对秘书工作进行过多次改革,也赴美考察,创办刊物,建立过相应的学术团体,出版了一大批论著,如徐望之的《公牍通论》、王尹孚的《国民政府现行公文程式详解》、周连宽的《档案管理法》、何鲁成的《档案管理与整理》、梁上燕的《县政府公文处理与档案管理》等,但其视野都集中在文书工作和档案业务上,而非纯粹的秘书学研究。很显然,大多论者忽略了邹韬奋、陈和祥有关“书记”(秘书)学方面的教材论著。事实上,当时不仅有秘书学教材,还有专门培养秘书人才的学校(如中华职业学校、青年会中学等),职业杂志和学术交流活动也出现过不少,邹韬奋《书记之知能与任务》的第一、二章就曾以《书记与办公室》为题,发表在1925年4月30日《教育与职业》第64期上。基于这些事实,是否可以推断现代秘书学的诞生(开创)是在20世纪20年代呢?毕竟,科学的论断需要积累大量的史料作为基础。然而,不管是否可以把现代秘书学诞生的时间往前推溯到20世纪20年代,邹韬奋的《书记之知能与任务》都是一个不容忽视的存在。2.“秘书”的含义邹韬奋说“书记,又称秘书”,反映了我国对秘书人员的最初认识。事实上,“书记”是本土的说法,而“秘书”则是舶来词,在邹韬奋的应用语境中,这两个词是需要加以辨析的。秘书一词源自拉丁文“secretarius”,意为“可靠的职员”,在欧美国家既是一种职位也是一种职业,指称从事这种职位、职业的人员,即直接为领导提供辅助性、事务性、信息性服务的人员(包括高级文官和一般办公室秘书人员,一般侧重指后者)。“秘书”作为名实相副的职位名称于1905年被孙中山引入中国,1907年清政府巡抚衙门设置秘书一职,掌管机密折电、函牍,处理公文等事宜。南京临时政府和北洋政府皆设有秘书处(厅),不过秘书人员除了秘书长、秘书外,还有顾问、参事、电务员、收发员、书记、录事、调查员、翻译员、佥事等,而冠以“秘书”者均属高级文官,以掌管重要文书为主要职责,兼任部门负责人,并非一般秘