word短信合并功能在编制检验中的应用

word短信合并功能在编制检验中的应用

随着办公室自动化的普及，word和excel被广泛使用。在很多时候需要制作准考证、工资条、成绩单、各种各样的调查表、套用信函等,这些资料的格式都相同,只是具体的数据有所变化。而这些数据往往存放在Excel文件中,这时可以使用Word中的“邮件合并“功能与Excel交换数据,从而减少不必要的重复工作,提高办公效率。一、“电话合并”的含义“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作准考证、工资条、成绩单等。Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”,这让在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。二、需要大量的批量制作的文本处理可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务,从而得到答案。比如对于需要批量处理的成绩单、准考证等文档,它们通常都具备两个规律:一是需要制作的数量比较大;二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容。三、“电子邮件集成”的基本过程1.考试内容方面“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容,比如准考证上的标题、考试注意事项等不变的内容等。启动WordXP,设计主文档样式,输入主文档上的固定文本(如准考证标题,注意事项等),并设计好字体、字号等格式,并取名(如“准考证.doc)保存。2.及时增设电话合并向导数据源即前面提到的含有标题行的数据记录表,其中包含着如准考证号、姓名、考试时间等相关的字段和记录内容。在实际工作中,数据源通常是现成存在的,比如你要制作大量准考证,多数情况下,考生信息早已在学生报名时做成了Excel表格,其中含有制作准考证需要的“姓名”、“准考证号”、“考试时间”、“考试地点”等字段。在这种情况下,直接拿过来使用就可以了,而不必重新制作。在继续进行邮件合并向导之前,请确保Exce工作表的很好地构造实现此目的。请注意对数据表以下要求:第一行应该包含字段名称的每一列中———例如对于标题、称呼、名字、中间名、姓、地址1和地址2;每个字段的名称应是唯一的;每行应提供有关特定项的信息。例如对于一个邮件列表中的每一行可能包含特定的收件人的信息;表应包含没有空白的行。3.记录行数的生成主文档和数据源准备好之后,将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中。表格中的记录行数决定着主文件生成的份数。合并操作过程利用“邮件合并向导”进行即可。4.目标标签的构成数据源中的每一行数据都会生成一个单独的准考证、邮件标签、成绩单或其他。为便于以后审阅或打印可以将合并文档汇集到一个新文档中,也可将合并文档直接发送到打印机、电子邮件地址或传真机号码。四、软件设计阶段,提出方式1.建立主文档。启动WordXP,设计准考证样式,输入准考证上的固定文本(如准考证标题,注意事项等),并设计好字体、字号等格式,并取名(如“准考证.doc)保存;2.准备数据源。制作学生报考信息的Excel表格,检查表格是否满足前面文档对数据源所提出的要求。检查完成后取名(如“报考学生信息.xls)保存文档并关闭。3.在主文档“准考证.doc页面的“工具”菜单下单击“信函与邮件”菜单,在展开的菜单中选择“邮件合并”。4.选择文档类型。可以选择“信函”、“电子邮件”、“信封”、“标签”、“目录”五种文档类型,根据需要在这里选择“信函”。5.选择开始文档。因为已经做好了主文档并在主文档进行邮件合并,所以此处选择“使用当前文档”,当然也可以根据情况选择“从模板开始”、“从现有文档开始”。6.选择收件人。此处的“收件人”就是要制作准考证的学生信息,选择“使用现有列表”。单击“浏览”,选择准考证信息所在的Excel表:“报考学生信息.xls,单击“确定”。7.撰写信函。将光标移动至主文档中需要输入“准考证号”的位置选择“其他项目”,在弹出的“插入合并区域”对话框中选择“准考证号”选项。8.重复上述操作,依次插入“姓名”、“考试时间”、“考试地点”等。9.预览信函,完成合并。此时仅仅能看到一个学生的准考证信息,想要合并完成全部数据源的信息,需要执行“编辑个人信函”,在“合并到新文档”选择全部即把当前数据源中的信息全部合并完成。当然也可以根据需要选择合并范围。10.准考证的打印。在使用Word邮件合并制作准考证完成后,往往同时需要打印准考证。而这时发现每张准考证都占用了一整页纸,造成了纸张的浪费。此时可以将数据和文档合并到新建文档,再利用Word的查找和替换命令,将新建文档中的分节符(^b)全部替换成(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。再打印时就可在一