中职学籍系统管理中存在的问题及改进策略

中职学籍系统管理中存在的问题及改进策略［摘要］:中等职业学历教育学生学籍系统是教育部“金教工程”、“十二五”规划建设的五大类教育管理信息系统之一，是国家教育管理信息系统建设的核心内容。中等职业学校类型和学习形式复杂多样，全国性的学籍管理信息系统尚无成熟经验。新的全国中职学籍系统各功能模块与原来的鹏达系统有着很大区别。同时系统基层管理团队也有一些无法忽视的问题，对教育信息化工作的开展有一定的影响，为此必须完善相关管理措施，优化功能模块，提高管理效率，本文将对中职学籍系统管理存在的问题及改进进行探讨。［关键词］：中职教育信息化学籍管理2015年全国中等职业教育学籍管理系统正式上线，使得“一人一号，终身不变”成为现实，从而对学籍的注册、变动、注销等环节的管理，有着更加严格的要求。按照《中等职业学校学生学籍管理办法》（教职成〔2010〕7号）和《中等职业学历教育学生学籍电子注册办法（试行）》（教职成〔2014〕12号）要求，各校要加强中等职业学校学生学籍管理，更要全面利用全国中等职业学校学生信息管理系统开展各项工作。一、 中职学籍系统管理的重要性1、 加强中等职业学校学籍系统管理工作，对促进学校教育教学改革，提升管理水平，慧校园建设都有十分重要的作用。学籍管理是学校日常工作的重要组成部分，2、 通过对中等职业学校学籍系统的规范管理，从而能够更好地建立良好教育教学秩序，推进中等职业教育持续健康发展。中等职业学校学生流动性大，学籍异动频繁，更需要规范有序的管理，需要一个成熟的全国性学籍管理系统予以支撑。3、 中等职业学校学籍系统数据是创建国家、省级重点中职校、各级主管部门教育教学督导等教育信息化工作的基础信息来源，是规范国家免学费和助学金资助管理工作重要支撑。学籍系统数据录入的准确性、变更及时性对各项工作的影响都是至关重要的。二、 中职学籍系统基层管理团队存在的现状□=1、学校对学籍系统管理队伍重视不够、管理业务水平不高

□=很多中职学校普遍认为学籍系统管理员工作任何人都可以做，仅是一项普通的信息录入工作。因此学籍管理人员准入门槛较低，学籍管理人员不熟悉学籍管理制度，不会用数据处理软件、缺少处理大量数据的能力。导致很多学籍管理人员，仅仅依靠自己的摸索和感觉去处理工作中的问题，缺乏处理具体问题的能力。很多中职学校的与学籍管理有关的工作只有一个人来做，工作流程还沿用旧的学籍管理方式，频繁的学籍异动较其他层次学籍管理也要高出很多，使得他们没有精力去思考如何改进学籍管理，疲于应付。在学籍管理过程中，学籍信息数据采集、学籍电子注册、日常数据维护、校对统计、毕业生数据审查都要借助Excel函数、数据透视表、Access等工具来处理。然而很多学籍管理员还沿用查找、复制、粘贴等功能来处理数据。2、学籍管理人员流动性大，管理人员队伍不稳定2、学籍管理人员流动性大，管理人员队伍不稳定□=学籍管理工作繁琐、量大，学籍管理员缺少相应的进修机会，做不出成绩。由于中职招生压力的存在，学籍管理难度逐年增大，形成越来越被轻视的尴尬局面。在江苏中职学籍管理工作QQ群里，通过网络问卷调查发现许多地方没有对学籍管理的评价机制，缺少相应的激励措施，学籍系统管理工作都是额外的劳动。同时大部分学籍管理员都是一线教师兼任，本身课务量很大，还兼任班主任、辅导员工作。以上的种种原因，导致很多学籍管理员不愿长期从事学籍系统管理工作。在江苏中职学籍系统管理工作圈里，每年新的学期都有学籍管理人员退出、加入，流动性很大，而新的管理员往往需要一年或者更长的时间摸索才能上手，距离熟悉工作流程还有很长的一段路要走，不利于学籍管理工作的持续性开展。三、全国中职学籍系统存在的问题1、学校专业学制设定不合理在专业管理模块下有个“学制”字段，本意是为了区别专业的不同。《中等职业学校学生学籍管理办法》（教职成〔2010〕7号）第三章第十二条“学校实施全日制学历教育，主要招收初中毕业生或具有同等学力者，基本学制以3年为主；招收普通高中毕业生或同等学力者，基本学制以1年为主”。《中等专业学校专业目录（11年修订）》里部分文化艺术类专业的基本学制表述是“小学毕业生：6年、初中毕业生：3年”，其他专业的基本学制是3年，。从这里我们看出中职的“学制”应该是指“学生在校学习的年限”，而不是为了区分专业的不同。下图因为“专业的学制”的设定，导致同一个专业有多个条目的出现。21IQK -督g£■ -■琦■».v'HM3IHdiHm■EMMHmux-ZRi-■Dwuay Jon衅ipi|■2015年秋季学期就该问题咨询全国中职学籍技术支持，技术支持人员回答如下在系统使用的是专业简称，专业简称在系统中是唯一，所以一个专业简称代表一个专业的一种学制，所以请老师在填写时确认好需要填写专业简称，专业简称并不是专业名称老师填写模板之前核实好再进行填写”。作为全国级中职学籍系统，专业的名称应该是严肃的，本不应该出现“专业简称”这一描述更何况是为了区别“专业的学制”，而部分专业简称与专业全称是一致的，作为新手是无法识别这一设定。导致很多中职院校因为专业简称问题，而导致信息录入的时候学制的错误。“学制”这一字段应该是学生学籍信息中“在校就读年限”专有名词，而不应该有其他用途，这样设定也能避免上述问题的出现。2、部分功能模块不合理，人性化不足学籍系统部分功能模块设计不合理，人机交互页面不够人性化。没有进行充分的基层调研，在实际操作过程中，会额外增加工作量，导致任务更加繁重，效率低下，很难在短时间内迅速完成数据上报工作。⑴毕业生管理模块中毕业申请功能无法通过模板批量操作毕业、结业。毕业季本应该是“春季毕业”，但学籍系统上只有选择“秋季毕业”才予以显示数据。⑵新生管理模块中学籍管理模块下，由于学籍管理员在信息录入过程中的误操作，容易造成班级名称与专业信息不一致（如下图），影响数据的准确性。批量导入模板里，根据身份证号码的前6位生成户籍、生源地等区划代码的功能，对于部分地区的生源生成的信息存在错误。而不应简单截取前六位字符生成，需要借助公安的户籍信息数据库生成，否则会对一线系统操作员的工作思路造成误导，数据的核查带来困难。,SfAJS建■点鼻旧5>.醐寸M2A15100■12&15&9mis迎寄20151220154C00聊2015■&9用15更#ttGlS20151加1戏32015100012015-11^4^⑶中职校学生层次多样化、流动性大，很多因素都会影响学生班级的变化。在本系统内，在校生管理模块下学生本专业内转班级，应该提供模板批量导入变更班号功能。单一新增功能转班级、转专业操作繁琐，应该予以优化，提高数据变更的简易性。⑷全国学籍系统设置校级审核功能，设置该功能目的是增加学校领导的重视，然而实际上无操作的可行性，大部分学校的权限都是系统管理员一手操作，徒增工作繁琐程度，在学校层面上无此必要。3、教育技术平台形同虚设，缺少必要的技术支撑教育技术平台上线初衷是为了更好服务一线的系统管理员，帮助学籍管理员处理学籍数据操作工作，解决系统运行过程中的疑难杂症。然而在全国中职学籍系统一年的运行过程中，教育技术平台中无论是中职学籍管理群，还是中职资助管理群集体“哑火”。遇到操作问题只能靠系统管理员彼此的帮助，但是当系统管理员进行提交，或审核操作后，遇到“**后台处理中”的问题，却只能漫无目的等待下去，十天半个月的等待都是常有的事。2016年6月登陆教育技术平台，已经无法发现电脑版的下载链接，只有手机版本。翻看记录，最后一次技术人员的留言是2015年10月份的时候，最后一次基层系统管理员求助留言是2016年3月份。当“艾教育”平台提供这样的技术服务，作为学籍操作人员该拿什么来爱这份工作？四、学籍系统管理的改进策略1、加大学籍管理制度宣传，完善学籍二级管理各级学籍主管部门应广泛宣传学籍管理条例，组织培训提高学校层面的重视力度；学校级学籍管理部门应通过橱窗张贴、召开讲座等方式，让教师、学生了解学籍管理的意义，清楚办理流程。加强校系二级管理，系里配备专职的学籍管理人员，明确职责，组织经验丰富的学籍管理人员对新的学籍管理人员进行培训，加大校系学籍工作的协调能力，将学籍管理纳入学校考核。成立学生学籍与资助管理办公室，聘任专职管理员教师，承担学籍系统与资助系统管理工作，避免因双重管理而造成数据的偏差，从而能够及时准确地维护学籍系统与资助系统的数据，对国家学籍资助数据准确性有很大的帮助。2、提高学籍管理业务能力，稳定学籍管理队伍学籍管理人员一定要树立“以生为本”的管理理念，不断学习中等职业学校学籍管理制度，熟悉各种业务的办理流程。推进各校学籍管理交流活动的开展，加强学籍管理业务技能培训，取长补短，从而不断提高业务能力。同时提高他们多种数据处理软件使用水平，多专多能，培养他们对工作重要性的认识，从而促使他们对学籍管理方法的不断研究。建立长效的激励机制，上级学籍主管部门应将学籍系统管理督导作为常态工作，将学籍系统管理纳入学校考核、评比中，，提高学校的重视力度。各地各校根据实际情况建立健全相应考核、激励机制为学籍系统管理员发展创造条件。提升相应的职称晋级优势，增加学籍系统管理员培训或学习的机会，提高业务能力，稳定学籍管理队伍。3、加强基层调研，提高技术支撑水平学籍管理工作不仅是国家层面的信息化数据的来源，同时也是基层工作数据的重要来源。同时基层承担了学籍数据第一手资料的录入工作，数据的准确性、及时性关乎后续国家资助工作的正常开展，在系统升级、模块设置应多倾听来自基层的声音。做好系统技术支撑工作，而不能让基层系统管理员遇到问题，却没有解决的途径。加快中职、中小学、高校学籍系统数据对接进程，加强异常数据的反馈处理机制，多措并举促进教育公平，提高教育质量。学籍系统管理是一项长期、持续性很强的工作，对学校的教育教学管理起到至关重要的作用，是国家教育政策决策的基础数据来源。只有不断探索更加科学的管理办法，才能使得学校学籍管理工作更规范