公司印章、介绍信使用管理规定

公司印章、介绍信使用管理规定1.引言公司印章和介绍信是公司重要的组织工具，用于在商业交流、合同签订等方面的身份认证和授权。为了规范公司印章和介绍信的使用，维护公司利益和声誉，制定本管理规定。2.印章管理2.1印章分类公司印章分为公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章和普通章等。2.2印章保管公司印章由指定的管理人员保管，确保印章的安全，并定期进行检查，以验证其完整性和可用性。2.3印章使用权限2.3.1公章由公司法定代表人或授权人员使用，用于政府部门、银行、法院等重要场合的身份认证和文件签署。2.3.2法定代表人印章由公司法定代表人亲自保管和使用，用于公司重要的合同签订、商业活动等。2.3.3财务专用章由财务人员保管，用于财务相关的文件签署和会计凭证的盖章。2.3.4合同专用章由指定管理人员保管和使用，仅用于与合作伙伴签订合同和文件的有效认证。2.3.5普通章由相关部门的管理人员保管和使用，用于内部文件和行政事务的认证。2.4印章使用流程2.4.1公章使用流程：-申请部门填写印章使用申请表，明确使用事由、文件名称等信息。-申请部门经相关领导审批后，将申请表提交给公司法定代表人或授权人员审批。-经批准后，印章管理人员发放印章，并记录使用日期、文件名称等信息。-使用人员在文件上盖章，并在文件上签字确认。-使用完毕后，使用人员归还印章给印章管理人员，并填写归还记录。2.4.2其他印章使用流程：-申请部门填写印章使用申请表，明确使用事由、文件名称等信息。-申请部门经相关领导审批后，将申请表提交给指定管理人员审批。-经批准后，印章管理人员发放印章，并记录使用日期、文件名称等信息。-使用人员在文件上盖章，并在文件上签字确认。-使用完毕后，使用人员归还印章给印章管理人员，并填写归还记录。2.5印章丢失或损坏处理一旦印章丢失或损坏，需立即向上级主管部门报告，并报警处理。同时，对涉及的文件和事宜进行调查，以防止损失扩大。3.介绍信使用管理3.1介绍信的定义公司介绍信是用于向合作伙伴、客户等第三方机构介绍公司背景、能力和信誉的正式文件，具有一定的商业价值。3.2介绍信的编写3.2.1介绍信由相关部门或指定人员编写，包括公司名称、背景介绍、主要业务领域、成就和荣誉等内容。3.2.2介绍信的编写应准确、简洁、客观，遵循公司的宣传口径和商业道德准则。3.3介绍信的使用权限和流程3.3.1介绍信的使用权限由公司指定的管理人员批准，并授权相关部门或人员使用。3.3.2介绍信的使用流程：-使用部门向管理人员提交介绍信使用申请，明确使用目的、对象等信息。-管理人员审核申请，并在必要时征得上级主管部门的批准。-经批准后，管理人员向申请部门发放介绍信，并记录发放日期、使用目的等信息。-使用部门在介绍信上签字，并确认使用目的。-使用完毕后，使用部门需向管理人员报告使用情况，并归还介绍信。3.4介绍信的保密和存档3.4.1介绍信属于内部资料，使用部门和个人需保密，禁止外泄。3.4.2管理人员负责将介绍信进行归档，并严格控制存取权限，以确保文件安全和文件的长期保存。4.执法和违规处理为确保管理规定的有效执行，公司将建立相应的执法制度，并依法对违反规定行为进行处理，包括但不限于责令整改、经济处罚、追究法律责任等。5.结论公司印章和介绍信的使用管理规定是为了规范公司的身份认证和商业交流，维护公司利益和声誉。各相关部门和