市城建档案馆2020年度档案数字化

市城建档案馆2020年度档案数字化加工服务（五期）项目项目预算：30万元一、 采购内容本次招标项目内容为市城建档案馆2019年度接收进馆的城建档案、文书档案、城建档案资料等进行数字化加工，所有类别均要报单价，也要报项目总价。采购清单：序号货物服务名称数量单位备注1城建档案整理374卷卷/400页/4公分厚，其它厚度的档案盒按比例折算。采购人在验收时按实际数量进行结算。扫描212840页档案扫描报价以A4幅面作为一页为标准单价，更大幅面以A4面积倍数进行同比价格折算，小于A4幅面的，以A4标准记为一页来计算,采购人在验收时按实际数量进行结算。著录5155卷按照我馆的《城建档案综合管理系统》的要求进行著录，每个著录页面算一条。采购人在验收时按实际数量进行结算。打印5155卷打印案卷封皮、卷内目录、备考表。含纸张、碳粉等耗材。采购人在验收时按实际数量进行结算。2文书档案整理4500件采购人在验收时按实际数量进行结算。著录4500条按照我馆的《城建档案综合管理系统》的要求进行著录，每个著录页面算一条。采购人在验收时按实际数量进行结算。扫描22500页档案扫描报价以A4幅面作为一页为标准单价，更大幅面以A4面积倍数进行同比价格折算，小于A4幅面的，以A4标准记为一页来计算,采购人在验收时按实际数量进行结算。3城建档案资料整理3730卷采购人在验收时按实际数量进行结算。4档案盒8885个采购人在验收时按实际数量进行结算。二、技术要求成交供应商须严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保档案数字化加工各环节工作符合DAT-31-2017《纸质档案数字化规范》、（DA/T18—1999）《档案著录规则》、《档案数字化外包安全管理规范》等规范标准的要求，建立完整、规范的工作记录。数字化加工服务范围包括2019年度接收进馆的城建档案数字化加工、城建档案资料整理、文书档案数字化加工三项，包括编目、页码打印、打印（卷内目录、备考表和封面）、著录、扫描、挂接、上架等工作，实际结算以最后验收合格的各项工作实际数据量计算。档案数字化加工具体内容如下：提供批量馆藏数字化加工软件，对纸质文字档案和图纸档案进行扫描，著录需按照馆内《城建档案综合管理系统》要求的规范标准进行著录。扫描按照馆内电子档案扫描规范要求进行扫描，扫描过程采用JPG格式，修图合格后，将扫描成果自动转换一份PDF文件，两套电子文件均需上传存储到服务器。完成后著录目录及档案电子文件需一一对应，并挂接到馆内现有《城建档案综合管理系统》中,我馆可提供《城建档案综合管理系统》给中标单位使用，进行著录和扫描好的电子文件的对应挂接。档案数字化处理完成后，依据国家标准规范进行装订和整理还原，重新还原装订的档案保证正确、美观，图纸依序。2）数字化加工流程要求纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案编目、页码打印、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、打印（卷内目录、备考表和封面）、著录、装盒、上架、数据备份。<1>过程管理<1.1

>应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。<1.2>

纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。<2>档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。<2.1>目录数据准备按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范《城建档案综合管理系统》目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。<2.2>

拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。<2.3>页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。<2.4>档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。<2.5>整理对未整理的档案按规范进行立卷整理，包括文件分类、排序、打号、组卷、填写卷内目录等。<2.6>

装订扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。<2.7>打印装盒及排架对有流水号的档案打印封皮、卷内目录及备考表，重新装盒后在档案盒侧面标注清楚该档案的流水号，按流水号顺序进行入库排架。<3>档案扫描

<3.1>扫描方式<3.1.1>

根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。<3.1.2

>纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。<3.2

>扫描色彩模式扫描色彩模式采用JPG格式彩色扫描模式<3.3

>扫描分辨率<3.3.1>扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰可辨认、完整、不影响图像的利用效果为准。<3.3.2>对档案进行扫描时，其分辨率选择200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。<3.4>扫描登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。<4>图像处理

<4.1

>图像数据质量检查<4.1.1>对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。<4.1.2>由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。<4.1.3>发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。<4.1.4>发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。<4.1.5>认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。<4.2>纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。<4.3>去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。<4.4>图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。<4.5>裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。<5>数据挂接扫描图像文件应与城建档案馆的档案管理系统的目录数据进行挂接，制定符合城建档案馆目前使用的统一要求的，PDF文件存放路径规则和文件命名规则。<6>数据验收入库对扫描成果进行评审验收，评审验收项目包括图像内容、元数据是否正确、完整、准确，电子文件与档案实体是否一致等。采用抽样的方式，对每个批次抽验的比率不得低于10％，每个批次的合格率必须在99％以上，否则将该批案卷全部退回重新检查修改，直到验收合格。<7>数据备份通过离线备份系统对我馆全部档案数据进行备份。本次需备份三套成果。离线备份软件及备份用存储设备由我馆提供。3）图像扫描标准<1>数字化处理具体要求：<1.1>对于各种来源的档案有相应解决方案保证影像顺序不错乱；<1.2>保证影像有高效压缩存储；<1.3>对文档影像页需上传到档案管理系统，与文件目录数据一一对应无误。方便查询利用。<1.4>对扫描的图像需修图，图像倾斜度不得大于1度；<1.5>真实反映原始纸质资料上的信息；<1.6>尊重原稿件，不得随意添加图元，对有效信号不得有涂改现象；<1.7>对实物按原样装订按序上架，案卷页码不乱、不漏、不倒；<1.8>100%准确入库，99%原样装订。<2>文件技术指标纸质文档经过扫描、图像处理后应达到以下要求：<2.1>采用硬件去噪处理，文字及线条清晰；增加手工去污处理工序，消除明显的污斑；<2.2>页面经过校正，保持水平，倾斜度不大于1度；<2.3>页边经过切除，消除黑边和白边；<2.4>尊重原稿件，不得随意添加图元，对有效信号不得有涂改现象；<2.5>对文档影像文件进行准确关联命名，不乱页、不倒页，准确入库；<3>工程图技术指标：根据档案工作对图档完整性、原始性要求高的特点，需要对不同类型的图档采用不同的扫描方式；<4>蓝晒纸或彩色图档：<4.1>采用JPG格式彩色扫描，进行切边、象限校正、倾斜校正、色彩调整，处理后的图像应达到以下要求：<4.2>黑白扫描经过扫描仪硬件去噪处理；<4.3>图件经过倾斜校正,图边经过切除；<4.4>图像页面清楚，文字及线条清晰，并已去除数字图像中的明显污点、黑边等；<4.5>扫描的图像经过自动倾斜校正或手动倾斜校正，保持水平，偏斜角度不大于1度；<4.6>尊重原稿件，不得随意添加图元，对有效信号不得有涂改现象准确入库；<4.7>图像处理过程中进行彩色和黑白去黑边、去噪（杂点）、纠正页面（象限校正、倾斜校正）、还有重要的去除背景阴影、去线条、去白页、页面补色等影像处理技术.4）、安全要求<1>严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及马鞍山市城建档案馆的有关规定。本项目所有工作必须在马鞍山市城建档案馆指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。<2>强化人员管理，所有人员持证上岗，并填写个人简历（附身份证复印件）交马鞍山市城建档案馆审核保存，如有人员变动，应及时通知马鞍山市城建档案馆。<3>建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育。<4>不同的工序之间要采取严格措施，杜绝泄密事故的发生。由于投标方过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，投标方承担一切责任。<5>扫描加工场地需配备必要设施，确保档案原件和档案信息的安全和保密。在工作场所建立监控系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。<6>分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在马鞍山市城建档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。<7>不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备。<8>加工过程安全要求：<8.1>对服务器的操作有安全监管措施。<8.2>USB端口封闭使用。<8.3>提供的数字化加工软件需要有各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；文件上传日志；网络访问日志等。三、加工设备、软件及人员要求1、档案数字化加工所需的场地、办公家具等由招标方提供，其他为完成此次招标所有采购内容所需的一切人员、软硬件设施设备、相关耗材等均由中标供应商提供。2、中标供应商方面的人员的交通、食宿和其他方面由中标供应商自行解决。3、中标供应商在合同签订后，于规定时间前（具体按照合同要求），将有关设备、材料等总体配备完毕。4、中标方在签订合同时成立项目组，指定专人负责该项目。项目负责人必须为中标单位公司正式人员（需提供社保证明），项目负责人需常驻现场，未经招标人同意不得离开马鞍山市。四、技术支持和售后服务1.中标供应商须提供从项目整体验收合格之日起，提供3年免费质保期服务。2.无论在质保期内还是质保期满后，均提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式24小时不间断技术支持服务。需要现场解决的，承诺24小时内到现场解决。3.本项目结束后三年内因招标方自身系统升级而需要进行档案扫描数据的迁移，需要配合系