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文档简介

收发材料管理制度1.统一管理为了保证公司内部信息的统一管理，规范公司各部门之间以及公司与外部单位之间的材料、文件的收发程序，制定以下收发材料管理制度。2.材料的分类公司内部材料分为两大类：内部材料和外部材料。其中，内部材料指公司内部的各种文件、印刷品、资料等；外部材料指由外部单位提供给公司的各种文件、印刷品、资料等。3.收发管理程序3.1收取材料各部门收到内部或外部材料后，应及时签收并在《材料收发登记表》上登记。对于外部材料，还应在登记表上注明来文单位、联系人、联系电话、来文日期、文件标题、文件编号等基本信息。3.2处理材料收取到的材料，各部门应及时进行分类、鉴定、审核等程序，并进行必要的处理（如转发、回复等）。处理完毕后，应及时归档。3.3分发材料针对内部材料，各部门应在保证内部信息相对独立的前提下，及时分发到相关岗位、人员；针对外部材料，各部门应根据所涉及的业务范围、处理流程等进行相应的转发或回复。3.4跟踪材料各部门应建立意见反馈和回复通道，对于需要重点关注的材料，应明确跟踪人员责任，定期对处理结果进行反馈。3.5文件归档对于内部各类文件、印刷品、资料，应按照一定的分类标准进行归档。在归档过程中，应制定明确的编号规则，并建立相应的花名册。对于一些机密文件，应制定相应的安全管理措施。4.部门职责4.1行政部门负责内部各类文件、印刷品、资料的收发、传递、归档等工作。对于重要文件，应进行编号、分类、归档等操作，并建立相应的资料库。4.2人事部门负责发放、归档员工档案、聘用合同、考勤表等人事类文件，以及员工提供的证明。4.3财务部门负责发放、归档工资单、税收单据、会计账册等财务类文件。4.4项目部门负责处理项目合同、技术协议、工作计划等文件。4.5保密部门负责对机密文件的保护和管理，按照保密等级进行编号、分类、归档。5.管理要求5.1收发登记表各部门应建立并完善《材料收发登记表》，对于每一份收到的外部材料，都应严格按照要求进行登记，防止丢失或处理错误。5.2文件编号对于重要材料，应根据文件的性质、等级、重要程度等制定相应的编号规则，并严格按照编号规则进行操作。5.3归档标准各部门应统一档案编号规则、档案分类标准、档案保管期限等相关事项，建立起一套完整的档案管理体系。5.4安全管理保密部门负责对关键文件进行安全管理，制定相应的保密措施，并加强保密宣传、培训工作，确保公司内部信息安全。其余部门也应按照保密部门的要求对机密文件进行保护。6.附则本

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