公司办事处管理办法

企业办事处管理措施一、为贯彻我司的营销计划，深入开拓市场，使办事处的各项管理规范化和合理化，以保证企业各项业务规范而有序地进行，特制定本措施。二、办事处的工作职能1、负责当地市场的开拓、客户资源的开发和管理；2、承担企业下达的销售任务；3、代表企业与当地客户进行业务上的联络与协调；4、负责搜集、整顿、反馈当地市场信息及同类竞争产品的动态；5、根据企业的有关规定，执行和负责应收货款的催收和费用结算工作，防止客户拖欠货款，每月准时完毕与客户合作的往来帐目查对工作；6、严格执行企业有关财务制度，如实填写各项报表，严禁弄虚作假，严禁做有损企业利益的事。7、积极与企业沟通汇报，提出有助于开拓市场的提议和意见；8、合理计划、开支办事处的各项费用；9、负责办事处各项财产的管理和保护，保证企业财产安全。三、办事处与企业间的协调1、办事处人员要与企业各部门亲密配合，保证工作的顺利开展。2、办事处协助企业对货品的移交进行监督和保管。四、办事处的业务管理及产品价格规定1、办事处对外的产品价格及有关价格政策应参照企业有关规定执行。2、产品以低于企业规定价格发售的，由办事处提出申请，报企业审批，未经审批程序，不得以任何形式变相减少产品价格。五、客户管理1、客户选择：办事处应选择资信状况优良的客户。2、资信调查：（1）办事处对于新客户，在供货或签订协议前，应进行必要时的资信调查，审查的内容重要包括：企业名称、注册地点、注册资本、经营范围、法人代表、经营负责人、经营历史和现实状况。（2）对新客户进行审查时，应规定对方提供下列复印件并出示原件：营业执照、税务登记证、法人代码证、经营负责人身份证等。3、实地调查：对新客户的注册地点（办公或经营场所）进行实地调查，保证客户提供的资信真实可靠。4、建立客户档案：（1）当新客户资信经审查合格并计划建立业务关系，业务员按企业规定建立客户档案，办事处、企业各留一份立案。企业指定专人管理客户档案。（2）客户档案要根据客户状况变化和企业业务人员变化进行更新。（3）客户名称变更的，按客户资信审查原则规定客户提供名称变更后的资料。由该客户对名称变更前的债务承担证明，交企业财务部作调整应收帐款根据。六、购销协议的管理1、各项业务原则上都必须事先签订购销协议；2、签订协议，必须以维护企业合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁借签订销售协议假公济私、损公肥私。3、签订协议步必须备齐如下有关资料：合作方的营业执照副本复印件；合作方的税务登记证复印件；企业拟好的协议一式两份。4、驻办事处业务人员签订协议须经企业业务部审核，报业务部审批，补充协议或在购销协议上增长条款，必须由企业业务部经理签字盖章，方才有效。任何人员不得超越权限，违反规定者将承担对应的经济责任。5、签订协议的业务人员对协议的履行、款项的回收承担责任，负责究竟。业务人员必须完整地搜集协议执行过程中产生的所有书面凭证，并妥善保管。6、如协议履行过程中出现困难或问题，需要变更、补充或解除的，一律采用书面形式（包括双方往来的函电等）。7、如协议履行过程中，出现纠纷的，经双方协商到达一致意见的，签订书面协议，由双方签字并加盖法人公章或协议专用章。经协商仍无法处理的，提交有管辖权的人民法院处理。8、经济协议专用章应严格在授权范围内使用，不准滥用、代用或借用，严禁在空白协议上盖章。经济协议专用章应由专人妥善保管，若有遗失，应立即登报申明作废，并追究有关负责人的经济责任。9、办事处业务人员应将已经生效的购销协议的原件寄回企业业务部存档，办事处可保留协议复印件，但需专人管理。10、协议作为企业对外经济活动的重要根据和凭证，有关人员应保守协议秘密，严禁故意或无意向外界泄露协议信息，协议档案和台帐应严格保密，未经容许，无关人员不得查阅。七、客户信用管理单个客户的最高信用额（进货可欠款总额）和信用期（每笔进货的欠款期限）由财务部、业务部核定。八、客户订单处理程序1、接受订单：办事处在接到所在区域客户的订单后，立即对订单进行全面审核，保证订单上的价格、付款条件与已签订的购销协议相符，然后由办事处业务人员签名后传至企业业务部。2、订单确认：办事处业务人员根据存货或企业的货源计划，以及以书面形式向客户确认订单。3、订单档案：办事处由专人管理订单。订单一经确认，立即按订单编号建立档案，并在发货后进行对应注销。每月底，向企业报送“客户订单处理状况登记表”。九、应收帐款处理程序1、月底对帐：每月底，办事处与客户进行对帐，并将有关数据限期交回企业财务部，保证企业的应收帐款与对应客户的帐面记录一致。2、回收帐款：所有客户的付款，统一通过银行结算，由客户直接汇到企业。3、应收帐款的责任（1）办事处业务人员对所在区域内所有应收帐款负责。（2）企业业务部和财务部负责监督管理货款的收回。十、办事处人员管理规定1、驻办事处业务人员必须应本着“团结协作、实事求是”的态度，积极拓展业务，努力进取。2、自觉遵守企业的各项规章制度，维护企业利益和形象，规范操作，不得有违法乱纪的行为。3、按规定建立客户档案，保持良好的客情关系。定期检查和整顿文献和资料，保证企业资料、文献的完整和有序性，保证资料查询的快捷、以便、及时和精确，并对文献资料进行分类管理。4、驻外办事处的财产列入《办事处财产登记表》，传真至企业存档。办事处人员对企业财产负有保管和爱惜的义务。5、驻外办事处的业务人员应保持良好的精神状态、得体的言谈举止。办公人员在上班时间内，要衣冠整洁、仪表端庄，不能穿拖鞋、睡衣或接待与工作无关的人等。6、办事处办公区域要突出，要有明显的办公气氛，工作场所应保持整洁。7、驻外办事处人员手机号码或驻外机构电话号码更换时必须提前向企业本部申请，未获得同意而更改电话号码导致企业无法联络者，要予以重罚。驻外办事处更换地址必须事先得到企业有关部门审核，未获同意不准私自搬迁等。8、办事处人员所负责的业务，在管理期间内出现呆帐、坏帐的，办事处业务人员有责任和义务进行清理，或由企业协调处理。业务人员不能对的陈说理由的，界定责任后，按实际状况由负责人承担对应责任。9、严禁驻办事处人员私自直接向客户结款或借支现金。十一、办事处人员工资及其奖励、补助原则职务基本工资(月)浮动工资效益提成各项补助备注试用期录职后考核奖金(月)提成率%通讯补助(月)市内交通补助(月)基本工资：1、基本工资：2、有关奖励：办事处业务人员：每月发放回款提成的%，余%在年终根据投入产出比控制状况发放。月度考核奖励：1、考核奖金计算措施：办事处经理：所负责区域月度回款/月度目的*考核奖金，如目的到达率不够70%，取消考核奖2、有关补助市内交通补助：指市内公共交通费用补助，但如去周围地区乘车单程票价超过5元，企业可合适考虑报销（出租车费除外），报销时需提供电脑发票，如非电脑车票的其他形式有效财务发票，还需在票面注明起止地点和时间；并且应当将票据准时间次序张贴好，附旅程工作表。通讯补助：出差补助：指在企业业务部的授权下因业务出差需离开办事处所在地，且当晚无法返回需住酒店而予以的补助，该补助以每晚为单位；出差前需写出差申请表和旅程工作、时间安排；申报出差补助时需提供本次出差的工作总结汇报和注明住宿时间、单价、姓名的酒店发票，并在范围内实报实销；另如办事处经理出差的目的都市已租有住房，则不计出差补助。十二、有关费用的报结制度（一）办事处人员有关费用单据必须按月在月末汇总寄回企业财务部，财务部负责办理核报手续，并将报销款项汇款给办事处详细费用报销人，并获得对应的付款凭证。（二）企业所有人员，符合企业费用报销原则的费用开支单据，均应及时按财务规定程序办理好财务报销手续，当月发生的费用开支单据，均应在当月报销结清。对于在月底发生的费用单据，容许在次月五日内按财务规定程序办理好报销手续。超期未报销结算的费用单据，财务部有权不再予以报销。1、报销费用项目（1）长途车、船费注意事项：必须是在出差前填写《出差申请表》，详细阐明出差路线、出差事由，并通过业务部经理或总经理的签名同意的费用。必须是财务有效发票，有电脑发票的必须用电脑发票，并在每张票据背后简朴注明事由，非电脑发票必须在每张票据背后注明时间、起止地点、事由等。票据必须准时间、途径次序整顿张贴好，不得将时间和起止地点遮住。报结时应附有本次出差的工作阐明。报销原则：返回即予报销，长驻外地人员必须在次月5日前将当月费用寄到企业业务部，每愈一天，扣报5%，跨月费用不再批报。（2）各项补助：办事处租房费用：固话费用：办公费用（复印、特快专递、印刷名片等）：注意事项：注明费用内容；提供有效财务发票。报销时间：必须在次月5日前将当月的费用寄到企业，每愈一天，扣报5%，跨月不再批报。（三）对于借有