工作人员必备电子表格技巧

Excel在日常工作中的应用主讲：张记东2015年12月4日主要内容一、Excel的特点二、日常工作中小技巧三、Excel常用函数四、会计核算中的常用函数Excel的特点

Excel是一个电子表格软件，它具备两个最基本的特征：一是作为一种通用计算工具，允许用户在屏幕上设计所需格式的报表，填写数据及进行复杂计算；二是无须编写程序。求知财税：/u/1850238290日常工作中小技巧一、分数的输入如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。二、序列“001”的输入方法一：如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“’”（英文单引号），然后输入“001”。方法二：把单元格格式变为文本格式

操作演示日常工作中小技巧三、日期的输入如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。四、不连续单元格填充同一数据选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。操作演示日常工作中小技巧五、不连续单元格填充同一数据

几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。

操作演示日常工作中小技巧六、利用Ctrl＋*选取文本如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctrl＋*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。

操作演示日常工作中小技巧七、单元格内容的合并

根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。解决办法是：在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在Ｄ1中输入“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的并列和了。选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。操作演示Excel常用函数

函数是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。函数可用于执行简单或复杂的计算。参数可以是数字、文本、逻辑值（例如TRUE或FALSE）、数组、错误值（例如#N/A）或单元格引用。指定的参数都必须为有效参数值。参数也可以是常量、公式或其他函数。Excel常用函数一、单元格引用

1、利用鼠标输入单元格引用在公式中输入单元格引用时，利用鼠标点取单元格不仅可以节省时问，而且可以提高准确性。

2、相对引用相对引用是指把一个含有单元格的公式拷贝到一个新的位置时，公式中的单元格的值随着改变。公式中的相对单元格引用是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。默认情况下，新公式使用相对引用。Excel常用函数3、绝对引用大多数情况下，复制时希望单元格地址发生变化，但某些时候，这些变动不必要的，此时就需要绝对地引用。绝对引用就是指把公式复制到新位置时，使公式中那些固定单元格地址的值保持不变。单元格中的绝对单元格引用总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。如果多行或多列地复制公式，绝对引用将不作调整。默认情况下，新公式使用相对引用，需要将它们转换为绝对引用。

Excel常用函数4、混合引用

混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。绝对引用列采用$A1，$B1等形式。绝对引用行采用A$1，B$1等形式。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。如果多行或多列地复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不作调整。Excel常用函数二、常用函数1、sum（）求和

语法：A、=sum(a1,a2,a3)B、=sum(求和区间)2、AVERAGE（）区间语法：A、=AVERAGE(a1,a2,a3)B、=AVERAGE(区间)Excel常用函数3、MAX()最大值语法：：=MAX(B2:B5)4、MIN()最小值5、COUNT()范围，条件语法：=COUNT(B2:B5)引申：COUNTIF()语法：=COUNTIF(区间，条件)Excel常用函数6、IF()语法：IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)演示：=IF(I5<=0,H5,IF(AND(I5>0,H5*0.6>I5),H5-I5,H5-0.6*H5))

具体操作Excel常用函数7、SUNIF（）语法：SUMIF(range，criteria，sum_range)

第一个参数：Range为条件区域，用于条件判断的单元格区域。第二个参数：Criteria是求和条件，由数字、逻辑表达式等组成的判定条件。第三个参数：Sum_range为实际求和区域，需要求和的单元格、区域或引用。当省略第三个参数时，则条件区域就是实际求和区域。Excel常用函数8、ROUND（）语法：ROUND(number,num_digits)Number需要进行四舍五入的数字Num_digits指定的位数，按此位数进行四舍五入。说明：如果num_digits大于0，则四舍五入到指定的小数位；如果num_digits等于0，则四舍五入到最接近的整数；如果num_digits小于0，则在小数点左侧进行四舍五