基于军卫一号系统的门诊药房药品库存控制

基于军卫一号系统的门诊药房药品库存控制

为了防止药品的积聚，加快药物的流通，我院药物系统计划法规定，无论医院和紧急药房的库存每天超过25天。因此，正确确定每个药物的库存限额是关键。我院从1999年起将“军卫一号”工程系统引入药房库存管理,在提高劳动效率、强化药品帐物管理方面发挥了积极作用。现以“军卫一号”系统之“药局库存管理程序”为模板,探讨医院药品库存限量的控制。1大学生现金管理不当药品请领时,如何设定上下限是关键,而上下限的设定是建立在帐物相符率较高基础上的若帐物严重不符当帐少物多时,电脑依然会生成请领量,造成药品积压,导致采购成本上升;当帐多物少时,电脑不会生成请领量,造成药品断档,导致请领频率增加,并可能影响到临床及时用药。药品的上下限调整分为初始化调整和维护性调整。我院门诊西药房经过5年多的实践,实现了月帐物相符率保持在90%左右,为科学设定药品上下限奠定了坚实的基础。1.1库管程序窗口的调整初始化调整应为每月1次。其方法为库管人员连续2次进入同一药局库存管理程序下简称库管程序这样在电脑屏幕上就同时出现2个库管程序窗口,点击程序窗口右上方的“还原”按钮,用鼠标调整程序窗口大小,使2个程序窗口并排而列,点击左边库管程序窗口之“药品库存定义”按钮,再点“提取”按钮,提取库中所有药品的上下限量;点击右边库管程序窗口之“出库统计”按钮,选择“门诊药房”,再点“提取”按钮,统计上个月所有药品的出库数量。由于2个库管程序窗口实际为同一库,其提取的药品排列顺序一致,库管人员一目了然,可根据药品的出库数量,估算药品的上下限。若为其它医院信息系统(HIS),其基本操作原理同“军卫一号”系统。1.2请领、概述、设定以我院门诊西药房为例,每周请领2次药品,要求周一为大领,品种多、数量大,周四为小领,补漏拾遗。一般门诊西药房在周一下午上班前将请领计划做好,药库最迟在周二上午下班前将请领药品全部送到药房。这样的话,由于请领限制,周一无论生不生成请领量,库存药品都必须至少支撑到下周二下午,共8天时间,如果考虑到药品用量的波动起伏较大,一般将下限设定为10天用量;用量较少且金额较低的药品可适当放宽到15天~30天用量,用量较大且金额较高的药品可减少为5天~8天用量,偶尔使用的药品至少常备1人份。上限一般设定为下限的2倍左右,用量较大且金额较高的药品可调整为1.5倍。一般只有当药品库存低于下限时才会根据要求生成请领量,请领时以上限为生成量。2在不同的情况下，药物的上下限制2.1根据使用要求,确定请领量一般药品上下限调整应是日常维护性调整,具有连续性。决大多数药品经过较长时间的使用,其每月消耗量大体稳定,波动不大,因此在请领时只需注意药品的小包装量和发放方便程度,对上下限只需略做调整。周一大领只需将上限作为采购量,保存即可,一份请领计划的整个操作只需要二三分钟即可完成。周四小领主要是补充周一请领时没领到的药品和用量较大、较快的急缺药品,这时就不能以上限作为采购量,最多只能将库存低于下限且用量偏大的药品补足至下限(请领量=下限—库存量)。2003年不同月份部分抗过敏药用量及库存上下限调整情况详见表1。2.2药房初次请领量不影响首次药库发放量新引进的药品,由于各厂家宣传和推广力度不同,加上适应证和疗效各异,其用量呈现不规则变化。我院新引进药品首次发给各药房的数量一般由药库决定,量一般较小。药房初次请领量不宜过大,应根据其用量及时调整上下限,一般在3个月左右其用量会趋于平稳。适应证相同的药品由于竞争关系,可能会呈现此消彼长的态势。新引进药品初次设定的上限应不高于首次药库发放量,以保证药品在某段时间内没有消耗的情况下不会再生成请领量,造成积压。以我院新引进药品鼻渊通窍颗粒(2003年9月24日)和大活络胶囊(2003年9月5日)及原有品种通窍鼻炎胶囊(对照药)的库存上下限调整情况为例进行说明,详见表2。2.3库存超量和药品容积长假包括“五一”、“十一”和“春节”。在过去,一般长假前,库管人员会大规模请领药品,防止长假期间发生缺药现象,但这样往往会造成库存超量和药品积压。实施上下限管理后,库管人员只需在节前最后一日按常规请领,即可保证所有药品库存高于低限,而库存低限可保证正常工作日10天药品用量,长假仅为7天,且绝大多数医院实行半日门诊,其用量又打了折扣,根据统计(详见表3)可知:长假期间用药量仅为平时7天的19.4%~59.7%,所以基本可满足药品供应,不需要另外调整上下限。3影响因素的上限和下限3.1药品下限量绝大多数药品的上下限设定按照以上操作,基本能保证药品正常供应,除非此药用量大起大落。但是作为库管,还应根据药品的实际库存对高低限做适时修正,主要是一些用量较大、金额较高、占用库存份额较大的药品。以鼻渊通窍颗粒为例,其12月上下限本应调整为540和360,但事实上只在11月360和180的基础上修正为400和200。因为根据以往经验,新引进药品在3个月后用量一般趋于稳定。有研究发现,年销售金额列前100位的药品其销售金额之和占总销售额的70%。门诊药房药品以口服药为主,月销售超过1万元以上的药品可定义为贵重药品,对于此类药品上下限设定不宜过高,能保证供应即可,下限宜定为5天~8天消耗量。区分药品的价格属性(以E表示),可按照以下公式计算:E=(药品单价×该药月消耗量)/药房月总销售金额若E>1%,则定义为贵重药,下限设定为5天~8天消耗量;若0.1%<E<1%,则该药属于普药,下限设定为10天消耗量;若E<0.1%,则该药属于廉价药,下限可设定为20天~30天消耗量。鼻渊通窍颗粒月消耗量和销售额符合贵重药特征,故将其下限设定为5天用量,而且该药属于用量较大、金额较高的药品在消耗上升到一定水平时会处于一平台期当鼻渊通窍颗粒11月消耗掉1085盒后,预测其12月可消耗1200盒,故将下限定义为5天量约200盒,上限设定为400盒。而扑尔敏属于廉价药,故将其下限设定为20天用量。3.2库存不足时的突发事件连3个月的造成下的被消耗药品以被压缩药品进入药房后,由于某种原因,长时间不消耗或消耗很少,库管人员就必须对其做出处理,以免占用库存。当药品实际库存连续3个月大于上限的1.7倍时,可视为药品积压。对于新引进药品,如果连续3个月消耗为零也视为积压;如果连续3个月其消耗量低于发放量的50%,就必须调低其上下限。积压药品若在其有效期内能消耗完,且占用库存不大,应先采取自身消化;若占用库存较大,可交流到其它药房或退回药库;若属于近效期积压药品,则必须退回药库。3.3药品现有病品下的用药效期大于6个月的药品可按正常上下限设定进行请领;若药品效期大于3个月而小于6个月,常用药品按正常上下限请领,非常用药品下限减半,偶用药品只备1人/份;若药品效期大于1个月而小于3个月,常用药品下限减半,非常用药品至少备2人/份,偶用药品使用时临时采购;若药品效期小于1个月,可不请领,患者要求使用的,按医师处方临时采购,且必须在效期内用完。3.4新生儿腹泻,儿中有选择许多疾病的发生具有季节性,因而导致许多药品消耗也具有季节性,如过敏性鼻炎易发生于春、秋季,小儿易发生秋季腹泻,春、秋季易发生流感,夏季易发生中暑。因此,治疗过敏性鼻炎的药物如曲胺奈德注射剂、西替利嗪片等,治疗小儿腹泻药如培菲康,预防流感的流感疫苗,防止中暑的十滴水、保济丸等,这些具有明显季节性消耗倾向的药品应密切注意其上下限的调整季节一过应及时将上下限回调以防止造成积压3.5药品调高上下限2003年初“非典”肆虐期间,我院门诊药房的抗病毒药物如抗病毒口服液、板蓝根冲剂、病毒唑片、日达仙等以及部分抗生素如罗红霉素等用量为往年同期的2倍~20倍。因此,库管人员应针对特殊时期相关药品的急剧增长及时调高上下限,防止药品脱销。但应注意非常时期一过,及时回调相关药品的上下限。4实现了药品请领量化管理运用“军卫一号”系统管理药品库存上下限,不仅提高了工作效率和透明度,减少了药品损耗和积压,而且使药品的流通处于可监