合同管理标准

企业标准Q/CYD2014—2016合同管理标准2016—05—15发布2016—05—15实施公司发布目录前言 41范围 52规范性引用/应用文件 53术语和定义 54职责 65管理内容和方法 75.1合同的订立 75.2合同的履行 85.3合同的变更和解除 85.4工程合同管理 85.5合同授权管理 95.6其他事项 105.7合同编号 106检查考核与回顾 107报告与记录 11附录A（规范性附录）合同登记台账 12附录B（规范性附录）授权书 13附录C合同管理流程 14合同管理标准1范围本标准适用于公司物资采购全过程的管理工作（燃料采购除外）。2规范性引用/应用文件2.1引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。《中华人民共和国合同法》(主席令九届第15号)《中电投贵州金元集团股份有限公司合同管理办法》金元规章〔2012〕年第2号2.2应用文件《合同管理规定》（CYD037-2015）3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。合同是指除劳动合同外，公司与平等主体的自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同管理是指对合同立项、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。4职责4.1总经理4.1.1贯彻执行国家关于合同管理的相关法律、法规和方针、政策。4.1.2监督公司合同管理方针、政策、规定和标准的贯彻执行。4.1.3代表企业对公司所有签订的合法合同负相关合同责任。4.2副总经理4.2.1贯彻执行国家关于合同管理的相关法律、法规和方针、政策。4.2.2监督公司合同管理方针、政策、规定和标准的贯彻执行。4.2.3审查公司所签订的所有经济合同。4.2.4监督合同履行过程。4.2.5代表公司解决合同争议。4.2.6监督检查相关部门的合同管理工作，并提出考评意见。4.3计划部4.3.1是合同的归口管理部门。4.3.2贯彻执行国家合同管理的相关法律、法规，以及公司合同管理的相关规章制度。4.3.3建立健全公司合同管理制度。4.3.4根据《招标管理标准》规定审批后的招标结果或根据《采购管理标准》审批后的采购结果，依照招标投标法和相关法律法规的规定与对方单位协商确定合同条款。4.3.5负责对方单位资质及相关信息资料的初审。4.3.6在合同授权范围内按规定程序签订相关合同。4.3.7跟踪合同的履行情况，就合同履行过程中出现的问题及时向相关部门和领导汇报，并根据审批的意见执行。4.3.8负责本部门所签订的合同的保管及台账资料的建立。4.4监察部4.4.1负责公司所有合同的审查。4.4.2监督、检查公司所有合同的履行。4.4.3参与合同纠纷的调解、诉讼、仲裁处理。4.5财务部4.5.1贯彻执行国家合同管理的法律、法规，以及公司合同管理的相关规章制度。4.5.2负责审查合同明细、税种、金额与收付款条件。4.5.3根据合同编号按业务进展建立合同收付款台帐。5管理内容和方法5.1合同的订立5.1.1与外界达成经济往来意向，经协商一致后订立经济合同。5.1.2订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或合格资信的单位不得与之订立经济合同。5.1.3除公司法定代表人外，其他任何人必须取得公司法定代表人的书面授权。委托人方能对外订立书面经济合同。5.1.4符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：单笔业务金额达壹万元及以上的我方先予以履行合同的5.1.5经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款方可加盖合同章。5.1.6对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。5.1.7合同文本由计划部承办人进行拟定，涉及安装与技术要求的合同，由相关部门拟定相关协议作为合同的附件。合同文本拟定完毕，由计划部主管对该合同在公司合同登记台账（附录B）中进行编号，承办人获取合同编号后根据《ERP管理制度》规定在ERP系统上发起业务，经各级审批环节审批结束以后，承办人根据审批人的意见对合同文本进行修改，与对方单位达成一致意见以后，由对方单位先行签字盖章，授权承办人对合同文本进行审核，审核无误签字后交监察部审核，监察部审核无误签字并加盖合同审核章，最后由计划部主任加盖合同专用章。5.1.8总经理对合同的订立具有最终决定权。5.1.9对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。5.1.10单份合同文本达两页以上的须加盖骑缝章。5.1.11合同文本原则上我方至少持有三份，二份由合同承办部门留存，一份由财务部留存。5.1.12合同签订后需在《物资管理规定》的公司合同登记台帐中进行登记。5.1.13对于因生产急需必须在价格谈妥后、合同签订前先开工的工程项目或订购设备、配件等，开工或订购前由相关责任部门出具书面说明，经公司分管领导批准后才可办理开工或订购手续。在开工或订购后3工作日内办理合同手续。5.1.14合同审批通过后，合同承办人应在15个工作日内完成合同签订。5.2合同的履行5.2.1合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。5.2.2合同承办部门和财务部应根据合同编号建立合同台帐，按业务进展情况和收付款情况一事一记。5.2.3有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向主管领导及监察部汇报，并咨询公司法律顾问。5.2.4财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：应当订立书面合同而未订立书面合同的收款单位与合同对方单位名称不一致的合同没有加盖合同审核章的5.2.5收付款单位与合同对方单位名称不一致的，财务部应当督促收付款单位出具代收付款证明。5.2.6合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对合同及有关技术资料、图纸等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。5.3合同的变更和解除5.3.1变更或解除合同必须按ERP合同审核相应流程经各级纸质会签审核通过方可。5.3.2有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知，必须在三天内向主管领导及监察部汇报，并咨询公司法律顾问。5.3.3变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部份交计划部保管。5.3.4变更或解除的合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力的，纳入本标准规定的管理范围。5.3.5合同变更后，合同编号不予改变。5.4合同授权管理5.4.1各部门凡是有权签订经济合同的人员和分支机构，均实行授权委托书制，公司法人代表为委托人。5.4.2受托人必须持委托人签发的授权书（附录C），并在其授权期限和范围内签订经济合同。5.4.3受托人如有超越授予的权限和期限的行为，除事后委托人予以追认外，均由受托人承担法律责任。5.4.4各受托部门和个人，均不得对外提供担保、借款和投资。5.4.5授权书一经委托人签发，即产生法律效力受国家法律的确认和保护。5.4.6授权书一经生效，委托人对受托人在授权范围内的各项正常业务活动及其后果承担法律责任。5.4.7授权书的有效期限一般为一年，委托人在委托期间，可根据受托人的工作情况、岗位变动，变更受托人。5.4.8由监察部会同法律顾问与公司有关部门进行审查，填写签订授权书，报请公司法定代表人签字批准后，加盖公章，将授权书发给委托人，副本由监察部存档备案。5.5其他事项5.5.1合同作为对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。5.5.2各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理，交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。5.6合同编号5.6.1合同编号分类：物资、设备合同编号：CY-WZ-XXXX-XXX工程施工类（包含设备外委修理）合同编号：CY-GC-XXXX-XXX其他类（包含服务、租赁、运输等项目）合同编号：CY-QT-XXXX-XXX以上编号中“XXXX”是指合同签订年份，如“2016”表示2016年；“XXX”是指合同编号的具体序号，如“001”，合同序号由合同归口管理部门统一填写管理6检查考核与回顾6.1本标准执行情况由监察部负责监督、检查，对相关责任部门未履职的进行考核6.2受托部门及个人应根据受托权限签订合同，无授权书或超出授权委托范围签订合同的，由责任人自行承担签订合同的法律后果。6.3合同的ERP审批流程按公司《ERP管理制度》中规定执行。6.4合同签订人员与对方单位恶意磋商，故意签订损害企业利益合同的，除承担相关法律责任外，按公司《月奖考核与奖励管理办法》进行考核。6.5因合同条款签订失误给企业造成损失的，相关责任人按造成的损失和责任大小承担相应责任。6.6对在执行合同中由于失职、渎职造成重大事故或严重经济损失的直接责任者，追究经济和行政责任。6.7合同应送监察部审查，凡未经审查的，无论有无损失，考核责任人100元／次；如因此发生合同纠纷的，给企业造成经济损失的，应追究有关部门和承办人的经济及行政责任。6.8经检举或审查发现有利用合同进行违法违纪活动的，要给予责任人党纪、政纪处分；情节严重构成犯罪的，移交司法机关，依法追究法律责任。6.9计划部应每年回顾一次《合同管理标准》管理流程的实用性，法律法规的依从性，根据回顾情况做好记录和修编，实现管理流程再现。7报告与记录无附录A（规范性附录）合同登记台账序号招标时间批次实际招标方式合同编号物资名称规格型号单位数量单价(万元)合同中标价（万元）合同总金额（万元）概预算金额(万元)税率对方单位合同签订日期合同到期时间盖章情况经办人质保期限付款比例合同预付款支付情况单位：(万元)合同投料款支付情况单位：(万元)合同进度(到货结算)款支付情况单位：(万元)合同质保金支付情况单位：(万元)交货时间备注合同预付款时间应付款金额实际支付金额支付时间合同投料款时间应付