某工厂订单管理评审制度

某工厂订单管理评审制度第一章目的规范市场开发，加强订单评审管理，确保订单下达前资料的准确性、唯一性。第二章适应范围与业务有关的市场开发、生产、送货。第三章权责第一业务部业务员负责市场开发及客户基本资料反映和资料不清晰时订单首件签署。第二业务部业务经理负责新客户验厂评估、制订报价体系及审核内部《订购合约》。第三客服部负责报价及订单单价核对。第四客服部负责订单初级评审，并汇总《出货汇总表》。第五客服部负责依据订单开立《订单评审表》及填制《客户资料表》。第六总经理负责报价单审核，订单审核。第七副总经理负责新客户的最终评估、报价单核准，主持订单的二级评审和协助财务追款。第八财务部核算员负责单独成本核算。第九财务部会计负责制定每月《到期货款汇总表》给业务部协助追款。第四章定义第一常规订单：指订单数量在常规数量（即印刷石数在5000石以下，工艺礼品盒在5000个以下）、常规工艺（即普通4C印、普通表面处理、裱、啤、粘）、常规材质（即普通用常用材料）、正常交期（指下单之日起4--7天交货）。第二特殊订单：指常规订单以外的特大数量、特殊工艺、特殊材料、交货特急的订单。第三初级评审：客服部对常规订单的资料包括数量、工艺、材质、交期、单价的核实确认。第四二级评审：由副总经理主持相关部门参与的对特殊订单进行的订单评审。第五章内容第一市场开发一计划制定：业务员依据市场结合工厂实际情况制定每月销售计划，同时依据销售情况制订货款回笼计划并填写《月份销售与货款回笼计划表》。二计划实施：业务员依据制订的《月份销售与货款回笼计划表》开发市场，拜访客户，了解客户经营规模、信用状况、企业性质、产品需求量、并将反映给客服部，由其填写在《客户资料表》上交业务经理审核。三客户验厂：业务经理依据客服部递交的《客户资料表》在第一次下单前进行新客户验厂，以确认其合作方式及信用额度。四产品报价：新开发客户或老客户需报价时，应填写《订单评审表》，将客户要求详细填写在《订单评审表上》。内容包括客供资料、颜色、材质工艺、数量及是否须打版等，客户直接传真给客服部的报价，由客服部直接填写《订单评审表》，业务员拿回的资料由业务员直接填写《订单评审表》，然后交客服部依据公司《报价作业指引书》在《计价表》上计价，经副总经理审核或总经理核准后填写在《报价单》传真给客人。五报价回签：所有传真客户报价单须经客户回签后方可做货，若遇客户不能回签时，可由业务员、业务经理或副总经理在客户栏上代签作实。六新单打版：当客户要求打版时，业务员或客服部应填写《订单评审表》经副总经理审批后开立《生产流程单》下达生产部，生产完毕后由生产部填写《样版确认单》交品管部、客服部确认后交客户确认，并由客户在《样版确认单》上签名作实，若客户因故不能签名由我方客户代签以确认。对收取版费的我方应开立《送货单》收取版费。第二客户管理一资料管理：每月底客服部将每月新的客户同老客户汇总在《月份客户资料汇总表》上，将客户详细资料包括付款方式，付款币别、客户回扣、业务员提成等详细填好。此一式三份，一份财务部、一份总经理，一份客服部。二信用管理：财务部对到期货款超出60天的，即刻发出《客户停单通知单》交副总经理审核，由副总经理依据客户状况同总经理协商做出决策。当客户信用状况良好时，由业务部申请副总经理审批，总经理核准后予以解封。三服务反馈：客服部应经常与客户联系沟通，了解我厂在客户心中的地位及我厂的服务情况，并于每年六月份同十二月份发出《客户满意度调查表》，以追踪我司的产品质量、售后服务及价格竞争力，以便我司自我反省及及时调整经营决策。第三订单评审一订单接收：前台文员收到订单后先将订单记录在《订单记录表》上，然后交客服部签名签收；对客户口头订单或自己下单须由业务员或跟单员开立内部《订购合约》，经副总经理、总经理审批后按客户订单流程运作。二订单评审：客户部接到订单后进行订单初级评审，评审无误后交前台复印二份，传真件交前台存档，复印件一份交客服部收集资料开单，一份交财务部。对于业务员直接回来的订单须由业务员填写《订单评审表》经客服部或副总经理审核后方可开单；对特殊订单由副总经理主持相关人员参与对工艺、材质等方面进行二级评审。三订单下达：客服部对已审好订单收集资料如色稿、样版、菲林、参考版再开立《订单评审表》一式两份，一份自己留底，一份交生产部开单。四工单开立：生产部跟单员依据《订单评审表》开立《生产流程单》一式四联，经生产经理审核后蓝色联给财务，黄色联给仓库以便IQC检验，白色联给生产服部跟单员留底，红色联下达给生产部安排生产；跟单员将每日生产流程单汇总在《每日流程单汇总表》上，以便客服部做好生产计划。五订单变更：当遇订单发生变更时，客服部依据实际变更情况做出如下处理：1当材质、工艺、数量发生变更时，应重新报价，重新评审，然后开立新订单评审表交生产部开立新的《生产流程单》，并收回所有旧单。2当交期发生变化时，若提前则应马上开立《紧急生产通知单》通知生产部调整生产，以满足客户要求。3若客人取消订单，则应马上根据实际情况告知客人，对已订料或已生产部份工序的，应告知客人，并报副总经理协商处理办法，且传真客户，做好结果追踪。第四订单保管：订单由客服部按客户分类归档保管。一出货管理：1出货汇总：客服部汇总《出货汇总表上》一式三份，一份交生产经理统筹安排生产，一份交粘盒部主管安排生产，一份交货仓主管安排出货。2存货管理：业务部或客服部应每月根据仓库提供《存货一览表》与客户沟通，进行出货、报废、暂存决定。第五货款回笼：财务部每月6日前将到期货款汇总在《月份到期货款汇总表》上，且一式三份，一份交业务经理、一份交副总经理、一份交由财务留底保存。第六单独成本核算一成本核算：成本核算财务部对每张订单进行单独成本核算制作《单独成本核算表》，对亏损单交副总经理主持相关人员进行亏损原因分析，做出纠正预防措施，月底对每个客户进行盈利亏损汇总，以便公司做出经营决策。二亏损分析：财务部对每张订单进行单独成本核算制作《单独成本核算表》，对亏损单交副总经理主持相关人员进行亏损原因分析，做出纠正预防措施，月底对每个客户进行盈利亏损汇总，以便公司做出经营决策。第七转厂管理1转厂通知：对转厂客户，业务部或客服部应提供客户转厂资料，将客户海关编号、合同编号、转厂产品、联系方式等填写在《转厂通知单》上交报关员。2转厂办理：报关员接到《转厂通知单》后及时从仓库了解转厂数量，然后与客户联系办理转厂手续。对转厂数字不平衡的，应及时向总经理反馈。第八注册商标委托书管理对有R标识的注册商标印件，客服部应叫客户提供《授权委托书》交副总经理、总经理审批后存档保管，对客户不能提供的由总经理决定是否合作。第五章相关表单第一《月份销售与货款回笼计划表》第二《客户资料表》第三《订单评审表》第四《计价表》第五《报价单》第六《月份客户资料汇总表》第七《客户停单通知单》第八《月份到期货款汇总