时间的分析培训讲义

对时间的剖析【本讲要点】剖析时间的重要性时间剖析方法【忠告】我们都有同样的时间，时间转瞬即逝，失掉的时间是永久没法追回的。真实的价值在于我们利用它做什么事。我们只有176个小时来达成每个月的目标，只有2112个小时来达成每年的目标，只需时间一流逝，我们就一无所得。让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的将来。时间是最有价值的资源，并且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。剖析时间的重要性多半职业经理都很忙，常常加班加点，没有周末，没有歇息时间，几乎就是“繁忙”二字的化身。因为职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的慌乱与一般职工有很大的差异。有没有方法提升时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下边就来剖析职业经理之因此慌乱的原由。无计划或计划不周因为职业经理常常碰到突发状况，因此，好多职业经理感觉计划对于他们没有作用。总以为计划不如变化快，因此干脆不定计划。计划是时间管理的前提，没有计划，也就谈不上有效的时间管理。工作无主次工作总有主要与次要的差异，作为职业经理，因为他的好多工作会影响到其余人，因此在工作中，一定分清楚哪些事情是一定做的，哪些事情能够慢一点办理，哪些事情不用亲力亲为。对于一定做的事情，不只需优先办理，还要规定一个时限。不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。有好多人依据先后次序来安排工作，这类方法的自己就没有主次之分，弊端是在次要工作上浪费好多时间，因为时间是有限的，必定用在重要工作上的时间就要相对减少。这是优异职业经理要防止的。不对手下受权职业经理的主要角色是管理者，管理就要向手下进行有效的受权，经过手下去实现目标。不向手下受权，好多工作都得由自己去达成。总以为这个工作手下做不了，那个工作手下做不了，全部的工作都由自己做，而手下无事可做。这类状况其实是你在替手下工作，而作为职业经理需要做的好多工作反而没有时间去达成，原由就在于把时间用错了地方，用在根本不需要亲身去做的事情上。自己忙得不行开交，结果不只家人报怨，上级和手下也不感觉你好。上级以为你的工作效率低，职工以为你不认同他的工作能力。总之，不向下受权常常会费劲不讨好。交流不善前面说过，公司70%的问题是交流阻碍惹起的。对于交流阻碍惹起的时间浪费主要表此刻两个方面：时间用于办理交流不善带来的恶果比如，某职工对公司有一些看法，正确的做法是他向你或相关部门提出建议，可是，这位职工却私下谈论，或许流露给客户，一传十，十传百，职工的个人看法在众多职工和客户中传开，给公司形象带来悲观影响。作为上级，一定花时间去办原由此带来的负面效应。假如职工能够与你进行有效交流，就不需要花销时间去办理私下谈论带来的负面影响了。无效交流花了好多时间，却没有达成有效交流，也就是用于交流的时间没有效率。好多职业经理也以为花了大批的时间与手下进行交流。问题不是有没有交流，而是交流的成效怎样。交流不过第一步，目的是为了获取高效的交流。交流没有了成效，我们称之为“沟而不通”。不良习惯有的人把大批时间浪费在不良习惯上。比如，喜爱在电话里聊天；在桌面上堆放一大堆资料，用的时候就得花时间去找；有些人属灵机一动型的，想到哪里，做到哪里；有些人对办公环境特别敏感，一定在必定的环境中才能静心工作；有些人在某些时段的工作效率不高。对于不良习惯，可能自己没存心识到，但实质上浪费了好多时间。假如是一般职工，不良习惯只会影响一个人。作为职业经理，要和手下进行交流，不良习惯就会影响到好多人，甚至影响部门的工作。【案例】人力资源部任经理为人恳切、工作勤劳，但总感觉没有做自己应当做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来剖析一下任经理某一天的活动：8:30上级找任经理谈相关公司人力资源规划的问题，向来到10:00。10:00正准备工作，又有电话咨询相关新职工薪水的问题，解说了20分钟。10:20给手下部署招聘工作，中间不停有人进来请示报告工作，向来到11:00。11:00办理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。吃过午餐，看了一会报纸，聊了一会天，忽然想起总经理交待的对于人力资源的规划报告还没有达成，就赶忙赶到办公室。14:00与销售经理约好谈论招聘营销人员的事宜，因为对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包含招聘计划、招聘人员资格的详细要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。16:00

刚要写公司人力资源规划报告，

一个手下又进来请示工作，

趁便聊了一会私事和公司近来的听说。4：30

招集手下开会，因为手下反应部门内部不团结已经影响到了工作，

会议不单没有达到预期目的，还迟延了时间，向来连续到5:00。已经没有时间写报告，只能把未写完的报告和需要办理的文件带回家。

夜晚又得加班了。认真剖析一下，任经理的时间为何不够用？电话扰乱——对公司职工解说相关薪酬问题，是薪酬主管的职责。会议安排没有计划，会议迟延，主题不明确，对会议没有推行有效控制。上级不按期召见使时间拥有很大的任意性。喜爱手下事事请示报告的官僚作风，浪费了很多时间。对手下工作不放心，替手下做工作，结果成天都在办理事务性的工作。亲力亲为，为很多不需要办理的文件而耽搁时间。工作没有目标和程序，就没有主动性。没有轻重缓急和主次之分，甚至舍本逐末。不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了很多时间。乐于做熟习和喜爱做的事，对棘手问题过于迟延，只有经过加班来达成。【忠告】浪费时间的根来源因还在于自己！【自检】剖析一下自己的工作时间，你是怎样办理职责和事务的？看看你对时间是怎样控制的？________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________时间剖析方法时间价值的计算你的时间（单位能够是小时，也能够是天）值多少钱？进行时间价值的计算，能够帮助你理解时间意味着什么？计算方法1）成本价值法。即年薪（或年度人工成本总数）与工作时间之比。每周工作五天，每年就是242个工作日，合1694小时。表5-1成本价值计算年薪每天的价值每小时的价值每分钟的价值（元）（元）（元）（元）1500025000350004500055000650007500085000100000（2）收入价值法。即销售目标（年销售额或年利润额）与工作时间之比。表5-2

收入价值计算销售额

每天的价值

每小时的价值

每分钟的价值（万元）

（万元）

（万元）

（万元）100005000100002000050000时间价值计算法的启迪1）每天、每一小时、每一分钟都有很大价值时间就是金钱，浪费时间，就意味着增添了成本，减少利润。浪费的时间，不论怎样也填补不了。2）钱是一分一分挣来的钱是经过每一分钟、每一小时、每天的努力工作挣来的。一天浪费（不论什么原由）1—2小时，意味着在其余时间中挣钱的效率要提升10—30%，明显，这是十分困难的。（3）浪费时间等于浪费金钱用上边的两种方法计算一下时间价值，并牢切记着：浪费了多少时间时，就是浪费了多少钱。4）时间需要规划规划时间，以便使可贵的、有限的时间用在能够产生最大利润的活动上。时间支配能力剖析请回答以下问题，测试试看你对时间的支配能力。请问答“是”或“否”。1）你能否一到公司便列出当天工作安排？2）你能否在固定的时间里办理来往信函，如上午或下午？3）你能否将无用的文件办理掉，而不是机械地归档？4）你能否能防止各样浪费时间与精力的“杂事”？5）你能使每项工作都有头有尾，防止眉目多而乱吗？6）你能注意缩短用餐、喝茶时间吗？7）你只欢迎那些实在的、对公司有利的销售员或顾问吗？8）你除非万不得已才召开会议吗？9）你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？10）你收到信函后能否阅后立刻办理？11）你阻挡他人给你寄发各样无用资料吗？12）你阅读报刊杂志时能否阅读粗心后，再细读要点章节？13）你肯松手让手下独立工作吗？能不屡次检查或扰乱他们吗？14）你鼓舞手下碰到问题时开动脑筋，提出独立看法吗？15）你手边有重要工作办理时，假如同事找你聊天，你能奇妙地拒绝吗？16）你能充分利用电话提升效率，不在工作时间煲“电话粥”吗？17）你每天下班以前能否将未达成的工作列入次日的计划？18）你能充分利用电脑、复印机提升效率吗？19）当你碰到非得靠特意知识与经验才能解决的问题时，你能否讨教专家辅助，而不是单枪匹马地蛮干？20）你在召开重要会议时能否嘱咐秘书不转电话，不会见未约来访者？回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。假如得80-100分，表示你能最充分地利用自己的时间，不用因不可以达成任务而加班或将工作带回家。假如得60-80分，表示你基本上能够有效支配时间，只在某些方面仍须改良，可参照测试结果比较检查。假如得30-60分，表示因为做事计划性差、效率低，增添了好多工作压力，你的问题集中在三个方面：主次不分；不可以充分相信手下，不放权；精力分别，易受不请自来扰乱。只需下信心更正以上不足，你必定能在有限的时间里获得更高的效益。假如得30分以下，那表示你面对严重的问题或将被解职，除非你立刻倾尽全力提升效益。工作紧迫性剖析目的剖析每天（每周、每个月）的工作紧迫程度，依据紧迫程度安排工作的先后次序。工具运用《工作紧迫性剖析表》。表5-3

工作紧迫性剖析表姓名：

日期：年

月

日紧迫性

特别紧迫

(马

紧迫(短时间内

不很紧迫

(可

不紧迫(无时工作事项

上要做)

要做)

从长商议

)

间要求)频率时间在紧迫性的四格中选择“”即可程序1）将工作事项的紧迫性分为四档：特别紧迫，立刻要做；紧迫，短时间内要做（一般是当天要做的）；不很紧迫，可从长商议（能够归入计划中做）；不紧迫。（2）统计“频率”。即不一样紧迫程度的工作事项各占多少（每天或每周或每个月）。（3）统计“时间”。即达成不一样紧迫程度的工作事项所占用的时间。工作紧迫性剖析法的启迪统计你每天、每周、每个月最紧迫的是哪三项工作？特别紧迫的工作事项，假如屡次发生，即应试虑受权式管理。制度、营销策略、产品质量等重要问题，与时间没关。“紧迫事项”越多，时间管理问题越大。“紧迫”和“特别紧迫”和“不紧迫”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。除“特别紧迫”以外，要剖析所谓“紧迫”事项能否真的那么急。工作重要性剖析目标剖析每天（每周、每个月）的工作重要程度，依据重要程度安排工作的用时。方法运用《工作重要性剖析表》。表

5-4

工作重要性剖析表姓名：

日期：

年

月日重要性

特别重要

(绝

重要(应当

不很重要

(可做

不重要(可工作事项

对要做)

做)

可不做)

不做)频率时间在重要性的四格中选择“”即可1）将工作事项的重要性分四档：特别重要，绝对要做（即其余事情都能够不做，也要做的事项）；重要，应当做（不做就要出问题）；不很重要，可做可不做（做比不做好一点）；不重要，可不做（做也不见得好）。（2）统计“频率”。即不一样重要程度的工作事项各占多少（单位：日、周、月）。（3）统计“时间”。即达成不一样重要程度的工作事项所占用的时间。工作重要性剖析法的启迪1）你每天、每周、每个月最重要的是哪三项工作？2）特别重要的工作，假如很紧迫，则与时间管理没关。3）重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。4）必定要除去“不重要”的工作事项，经过受权压缩“不很重要”的工作事项。5）特别注意对“重要”的工作事项进行剖析。会议剖析目的剖析会议的必需性及其浪费、迟延的原由，追求相应的解决方法。方法运用《会议剖析表》。（1）剖析会前准备状况表5-5会议剖析表姓名：日期：年代日会议必需性评估日会议会议计划实质原由一定的目的明目的不明可不开期名目提议用时用时剖析确确实的的有无会议计划、目标、议程，时间安排？时间和地址能否合适？参加人能否合适和一定？2）剖析会议过程能否准时开会？为何？能否跑题？能否按计划进行？次序能否正常？能否有人半途出去？能否准时结束？3）会后剖析：会议纪要有没有？发给与会者没有？会议定策的履行状况。会议必需性评估。以上三步剖析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详尽剖析。3.会议剖析法的启迪（1）依据统计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的20%，怎样利用好这20%的时间，是时间管理的重要环节。2）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题谈论会”等。对于自己能够决定能否召开的会议，必定要预先评估开会的必需性。3）预先正确通知参会人员，即便是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简洁的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单调句“下午开会”就把大家招集起来。4）严格会议纪律。5）参加他人招集的会议，可恳求招集人确认会议规则，免得浪费时间。扰乱要素剖析目的剖析哪些要素扰乱了正常的时间安排，以便追求治理的举措。方法运用《扰乱要素剖析表》。表5-6扰乱要素剖析表姓名：日期：年代日剖析扰乱者排序结果对策扰乱要素缺少自律文件杂陈迟延不会说不职责混杂忽然约见当下想干的事太多常常“救火”条理不清计划不周无效会议不请自来电话扰乱1）列出扰乱要素扰乱要素能够分为两大类：一类是实发性扰乱，一类是迟延性扰乱。2）对扰乱要素排序经过对扰乱要素的排序，每次找出排在前三位的扰乱要素加以战胜。甚至能够找出排在第一位的扰乱要素加以战胜。每次不要多，但求找出扰乱最大的要素，果断战胜掉。（3）对突发性扰乱的剖析突发性事件是职业经理工作时间的最大扰乱要素。因为职业经理角色的特别性，会碰到上、下、左、右全方向的扰乱。研究表示，扰乱者次序为：4）排列出扰乱所带来的结果5）追求对策追求前三位扰乱要素的对策，其余则能够缓一步。扰乱要素剖析法的启迪1）经过对扰乱性要素排序，找出最需要战胜的要素。2）在迟延性扰乱中，最需