公司行政接待工作操作手册附图

XXXXXXXXX企业行政接待工作操作手册一、目的为树立企业良好形象，扩大企业对外联络和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节省、对口接待，严格原则，统一管理”的原则。二、范围本原则合用于企业多种对外接待工作和各部门。三、管理行政后勤部为企业接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，确定重要来宾的接待计划，协调有关部门贯彻接待任务，提供后勤保障；企业各部门在接到重要来访预约后，可报行政后勤部，并协助确定接待计划，需企业领导出面、行政后勤部协调的重要接待，一般状况下应提前2天告知行政后勤部。行政后勤部在一天内负责确定接待计划并与发起部门会商同意。四、计划与准备1、行政后勤部在接到企业领导告知或有关部门来访预约时，对来宾接待，应理解来宾基本状况：来宾职务、来访详细时间、人数、生活习惯、当地逗留日期、目的和规定等。在这基础上确定接待计划，排出《行程计划单》，酌情安排接待原则。2、行政后勤部根据来宾状况按计划告知参与会面的领导、陪伴人员、贯彻会面时间及场所。3、行政后勤部根据来宾状况提前按接待原则预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐原则；需住宿的应提前按接待原则预约好来宾下榻酒店。4、行政后勤部根据拟接待来宾的等级分类及企业领导规定计划安排接待工作事项，包括：来宾用餐、入住酒店、车辆、游览路线、购物商场、娱乐项目等等。5、如接待行程安排波及会议或会谈，由行政后勤部负责提前做好有关准备工作：①保证企业环境、会议室、洗手间清洁、室温适度；②视详细状况准备及摆放企业简介或宣传册、会议文献资料、纸笔、文献袋、水果、香烟及茶水杯等；③根据需要制作领导或来宾台签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备；④一般安排在企业会议室进行，如需安排在企业外场所进行的，来访对应部门按照《企业会议管理规定》提前2天报行政后勤部。6、行政后勤部根据状况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。车辆驾驶人员由行政后勤部协调安排，统一调度。7、如有需要行政后勤部应根据状况提前为客户购置或预订车票及机票。8、现场联络人为全程陪伴客户的现场负责任，应按照行程计划单所列的事项向第一负责人，如行政（副）总监或董事会秘书，汇报每一阶段接待贯彻状况及存在问题，协调处理方案报第一负责人。五、接待原则1、一级接待原则：一级接待来宾应为：副处级及以上政府领导；学校、科研院所专家、专家；中介机构重要负责人；或企业认定为尤其重要客户、合作伙伴等；随行人员或直系亲属等。全程陪伴人员：董事会秘书或行政（副）总监、行政后勤部工作人员。⑴迎接：行政（副）总监、行政后勤部部长在机场、车站出口迎接；董事长、董事会秘书、分管副总或总监在企业楼下迎接；⑵参观：分管副总或总监、行政后勤部部长陪伴，由分管副总或总监沿途简介企业基本状况以及抵达项参观地点后详细简介有关事项的信息；⑶座谈：参照本手册第四条第5点规定执行；⑷用餐原则：消费控制在元左右/桌（10～12人）；酒水、香烟应按照礼品领用管理向行政后勤部提前领用；⑸下榻宾馆原则：行政后勤部根据状况预定四星级以上（含四星级）及同等类型酒店单间；⑹行政后勤部根据状况、来宾意愿和爱好提前安排制定旅行社计划湖南省内参观游览路线。7、行政后勤部根据领用企业已储备的礼节性礼品一般不超过1000元/份；如需要购置的按照《业务费用管理措施》提前2天向行政后勤部报批，并有行政后勤部统一购置；8、车辆：人数在两人以内的安排轿车迎接；两人以上的安排7座商务车；由行政后勤部指派驾龄超过5年的司机。如企业车辆在当时无法到位满足需要行政后勤部负责外借车辆或者向指定旅行社租用车辆；9、送往：由行政（副）总监、董事会秘书、行政部经理陪伴来宾到机场、车站送行，行政经理应提前联络并办理好登机或等车票证，协助来宾办理好行李托运手续；待来宾入闸后，送行人员方可离开。尤其重要来宾需要安排头等等待室的，应至少提前3个小时告知行政后勤部；2、二级原则：二级接待来宾应为：处级以上副厅级如下政府、学校、科研院所、事业、企业单位领导；或企业认定为重要客户的重要负负责人或重要部门负责人等。陪伴人员：行政后勤部经理、有关部门经理1、迎接：由行政后勤部人员到企业驻地门口迎接，引导来宾。2、参观：行政后勤部经理、有关部门经理陪伴，由行政后勤部经理沿途简介企业基本状况以及抵达项目地后详细简介项目的有关信息。3、座谈：企业人员保证企业环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将企业简介或有关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。4、用餐原则：消费控制在1000元左右/顿；酒水、香烟应按照礼品领用管理向行政后勤部提前领用；5、下榻宾馆原则：行政后勤部根据状况预定四星级或同等类型酒店；6、行政后勤部领用礼节性礼品，原则不超过500元。7、行政后勤部根据状况、来宾意愿和爱好提前安排周围参观游览路线。8、送往：行政部经理陪伴来宾到机场、车站送行，行政经理应提前联络并办理好登机或等车票证，协助来宾办理好行李托运手续；待来宾入闸后，送行人员方可离开。尤其重要来宾需要安排头等等待室的，应至少提前3个小时告知行政后勤部；10、二级接待的来回交通费由来宾承担；住宿费用及游览计划费用由企业承担。三级原则：三级接待来宾应为：处级如下政府、学校、科研院所、事业、企业单位领导；或企业认定为一般客户的重要负负责人等。陪伴人员：有关对口的部门经理及人员1、迎接：有有关部门一般员工到场迎接；2、用餐原则为：500元以内/顿；3、住宿为三星级或同等类型酒店。4、三级级接待可由行政部安排200元原则礼品；5、送往：由有关部门一般员工同来宾到机场、车站送行，陪伴人员应提前联络并办理好登机或等车票证，协助来宾办理好行李托运手续；待来宾入闸后，送行人员方可离开。6、车辆：由申报部门向行政后勤部按照车辆管理规定使用企业工勤车辆；7、三级接待住宿费一般由客户承担，经申报部门主管副总经理同意可报销住宿费用。四级原则：四级接待来宾应为：非企业在册企业客户及其关系人、总经理室组员的一般关系人等。四级接待不设接送及招待环节。行政后勤部可按申报部门规定协助预订交通工具票证、联络酒店及旅行社。六、接待礼仪：1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时:提前等待与企业门口或车站机场，接待人员引见简介主宾时，要注意次序。注意把握迎候时间，提前等待于迎接地点，接待人员引见简介主宾时，要注意次序（遵守简介时的先后次序。正规的做法，是要先简介主人，后简介客人；先简介职务低者，后简介职务高者；先简介男士、后简介女士；先简介晚辈、后简介长辈；先简介个人，后简介集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一种，则为其双方进行简介时，要先简介主人一方，后简介来宾一方。不过在简介各方人士时，一般应当由尊而卑，按照其职务的高下，依次而行。来访时主人先伸手表达欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为程度，初次会面时，时间一般控制在3秒内。简介时就把身份、地位低的一方简介给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。）6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：一般走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。10、送客时：根据身份确定规格，若送至企业门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。七、注意事项接待中波及机要事务、秘密文献、重要会议，要尤其注意保密，接待中既要纯熟简介企业状况，又要内外有别，严守我司商业机密，对不适宜摄影摄像的场所，应向参观人员阐明。安排一级及二级接待应提前指定全程陪伴人员作为现场联络人，如无特殊状况不得离场，因故离场的应立即更换现场联络人，保证一二级接待全程皆有现场联络人。八、信息反馈现场联络人应及时安照行程计划表汇报时间，向第一负责人汇报行程进展状况，并负责撰写接待状况简报报企业总经理室。九、商务接待中的座次安排1、有关宴席座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按一般宴席掌握，假如场景有特殊原因，应视情而定。图图1中餐桌座次安排示意图图图2西餐桌座次安排示意图2、典礼的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。3、有关乘车的座次安排（商务车参照）

小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（假如后排乘坐三人，则3号座