管理信息案例分析

“企业（组织）应用管理信息系统获得回报”案例研究飞毛腿”应用管理信息系统获得回报案例研究案例：2022年5月31日，福州马尾区的飞毛腿工业园厂房因意外发生火灾，大部份存货及生产原料均被销毁，惟其大部份生产线并无受到波及。从飞毛腿公司发生火灾到确定赔付金额，只用了不到半年的时间，这让飞毛腿公司的总裁郭泉增很是欣慰：”之所以能这么快确定赔付金额，信息系统功不可没。”据估计，飞毛腿公司因火灾损失达2.2亿元摆布，火灾发生后，承保方太平洋财产保险福建分公司与飞毛腿共同委托了罗便士保险公估公司对此次事故损失进行查勘理算，通过三方共同努力，2022年9月底就确定了5220.8万元的赔付金额。这也是福建省保险市场上单一事故赔付金额最多的理赔案。据郭泉增介绍，由于公司的信息系统对存货的管理十分规范，因此，在罗便士保险公估公司对事故损失进行勘查理算时，公司相应的损失一清二楚，这也是理赔金额能够这么快确定的重要原因。飞毛腿公司成立于1996年，公司真正迎来快速发展是在2000年之后。那时候，国内手机市场日渐蓬勃，市场对手机电池的需求给飞毛腿带来了跳跃式发展。最初，飞毛腿公司的组织机构为金字塔式的职能型层次结构，机构较臃肿，管理人员配备较多，严重影响了办事效率。让飞毛腿电子有限公司头疼的还有业务流程的弊端，“2002年10月份摆布，车间物料囤积成堆，仓库物料阻塞，连带销货、计划、采购、财务都变得不很顺畅。”信息管理部经理陈耀书说。为此，飞毛腿公司以财务管理为中心组建了管理会计部，可是每一个业务部门依然是自主运行的模式，对业务流程的梳理也不够彻底。“谁控制了成本，谁就控制了整个行业”，由于业务流程不规范，飞毛腿公司对成本的管控也存在问题。公司内部管理尚且如此，更不用说对营销的管理了。那时候，公司是建立在以Excel、Word和财务软件之上的流程平台，已显得不堪重负，导入ERP系统的需要变得迫切起来。为了确保二次上线的成功，ERP项目小组决定抛弃以往的“一单制”方式（即在同一张进货单上由各个部门人员填写审核或者检验意见并记帐），增加品管部门的职责（不单检验质量，还清点数量），对流程中每一步完成的操作都要求打印出书面单据。为满足打印工作的需要，飞毛腿公司还专门投入资金在相关环节购买了7台针式打印机用于书面单据的打印，先后花费3万余元。后来这个经历也被ERP项目组戏称为“7台打印机事件”。经过这件事之后，管理层和员工开始真正意识到公司高层推行ERP的决心。在2003年底公司已经彻底抛弃手工作业，ERP系统的运行也逐步稳定了下来。数据增长带来新挑战2004年，飞毛腿进行战略调整，并投入巨资实现公司产品从OEM向自主品牌的转型。2022年，公司的销售额已经从2002年的三、四亿增加到十几亿，材料也从ERP刚上线时的8千多个上升到21万多个。而每一个月都有新手机出来，飞毛腿要跟上市场的脚步就要不断地推出新的电池和充电器。“这样一来，过去用起来很顺畅的系统开始变慢了。”信息管理部的一位工作人员说。于是，飞毛腿开始寻求新的软件解决方案，2022年10月，飞毛腿公司ERP系统升级。新系统不仅解决了数据增长带来的挑战，由于新系统的代码是对企业开放的,在飞毛腿公司，只要生产管理部门向信息管理部提出某种个性化的需要，信息管理部就可以跟据需求进行定制开辟。从2003年到2022年，飞毛腿的ERP系统已经应用了四年多的时间，企业也积累了强大的数据。如何利用这些数据对整个企业的前期经营情况进行分析，为后期企业发展做一个预测，成为飞毛腿ERP要解决的新问题，为此，飞毛腿已经开始转向BI（商业智能）的应用，希翼把历史数据利用起来，作为飞毛腿进行集团决策的依据。分析"飞毛腿''应用管理信息系统影响工作效率飞毛腿ERP降低工作效率由于开始公司大部份员工对ERP不是很熟悉，在人工和全信息化管理之间徘徊，不能充分利用ERP的功效于是公司浮现了不少麻烦。在2003年8月易飞ERP系统上线运行前，该公司开展了两个多月的培训。那时候，他们一个星期组织开一次会，把难点一项项讨论解决，项目实施组各成员也同时在每一个部门奔忙。比如，以前没品号，而现在需要建立品号，这就等于把仓库管理重新进行梳理，基础工作量很大。不少事情因为ERP而浪费了时间和机会，让公司损失比较严重。于是浮现了是否继续ERP信息系统管理。2、2、飞毛腿ERP提升工作效率但是当管理层和员工开始真正意识到公司高层推行ERP的决心。于是在2003年底公司已经彻底抛弃手工作业，ERP系统的运行也逐步稳定了下来。慢慢的他们的公司进入了正路。各种信息也运用流畅，无论是信息储存还是信息，还是信息的分析和运用都手到擒来。不少必要的程序减少了，工作的效率得到了质的提高。飞毛腿ERP的运用提高了生产效率以前该公司不少程序都要人工控制，有时交流信息不是很流畅。于是某个生产环节跟不上导致产品的产出比较缓慢。但是运用ERP后各个环节都有效的运作，产品的定单到产出都可以大致的估定，现在飞毛腿公司的组织机构为简明型的职能型层次结构，机构明确，管理人员配备较少，大大提高了办事效率。企业应用管理信息系统增加了客户价值ERP储存了大量的客户信息，可以详细的分析：比如飞毛腿就可以很清晰的了解到某些企业什么时候需要进货，每一个季节进货的数量。哪个企业相对而言，该公司的利润大一些。在哪些季节公司可以适当增加员工，最大程度的满足客户的需要。这些运用ERP可以给公司带来巨大的利润。企业应用管理信息系统提高了赢利能力a.飞毛腿运用ERP可以控制材料采购，减少库存管理费b.飞毛腿运用ERP可以控制员工数量，减少劳动资源的浪费，节约工资的不必要开消。c.飞毛腿运用ERP可以清算各种销售渠道的利润，适当增加盈利多的销售方式，和利润高的厂家长期合作企业应用管理信息系统完善了企业经营模式从2003年到2022年，飞毛腿的ERP系统已经应用了四年多的时间，企业也积累了强大的数据。如何利用这些数据对整个企业的前期经营情况进行分析，为后期企业发展做一个预测成为飞毛腿ERP要解决的新问题，为此，飞毛腿已经开始转向BI（商业智能）的应用，希翼把历史数据利用起来，作为飞毛腿进行集团决策的依据。企业在发展，ERP系统也需要相应的发展，所以每一个企业不能盲目的运用ERP系统。应该实事求是，根据自己企业的需要决定自己需要什么样信息管理系统，这将影响你企业的发展和最终结果。关于云南白药集团ERP管理系统的分析研究（一）系统概述云南白药集团股分有限公司（以下简称云南白药）是国内传统中药企业的龙头企业，公司主营业务涉及药品、OTC和日化产品，公司2022年的营业收入、净利润、每股收益均位居全国同行业首位。云南白药还是我国中药企业中拥有自主知识产权产品品种最多的企业。2022年12月，云南白药与Oracle公司及佳邦信息咨询有限公司（以下简称佳邦咨询）合作，以OracleEBS系统为基础，实施全面集成公司各个业务领域的企业信息化管理项目，使云南白药的ERP系统从定单、仓库、生产、采购到财务的管理实现了一体化，显著提升了公司内部组织间的协同效率和工作质量，在全面提高云南白药产值的同时，有效降低了企业运营和管理的费用。（二）系统功能云南白药新一阶段企业信息化建设的关键是两个“集成”，即管理会计为核心的物流与资金流的集成和以供需平衡为核心的物流与信息流的集成，利用OracleEBS系统各模块高度集成的特点，以两个“集成”为主线，以高效快捷地构建了云南白药从定单、计划、仓库、生产、采购到财务管理的各个业务流程全面协同的ERP系统，使云南白药的企业信息化管理进入了跨领域系统集成的新阶段。该系统主要实现了以下几个功能：第一、实现彻底意义上的财务业务管理一体化通过实施OracleEBS系统，云南白药的财务系统与前端各业务系统之间实现了无缝集成信息得以在各模块之间传送和共享，不仅真正实现了由系统自动完成核算、记账、做报表等简单重复劳动，还使得云南白药的财务部门对任何一笔系统根据前端业务信息系统生成的账务处理都可以追溯查找到最原始、最明细的业务信息，实现了彻底意义上的财务业务一体化，最大限度地避免了财务处理中的不规范和随意性，为云南白药加速财务部门职能的转变，实现全面财务监控的提供了强有力的技术保障。第二、为GMP的贯彻执行提供保障。云南白药对GMP（药品生产质量管理规范）的实施和执行极其重视，建立了完整的质量管理程叙文件和过程规范。实施了OracleEBS系统质量模块的云南白药原生药材事业部，其来料检验、成品检验、出货证明三大检验控制点都整合和固化到系统流程中，采购物料没有检验合格系统就不允许发到车间，成品检验没有检验合格系统就不允许入库，销售出库的物料批次不合格系统就不允许发货，使GMP规范的贯彻执行获得了强有力的系统及工具保障。第三、成本管理实现精细化。实施了OracleEBS系统成本核算模块的云南白药原生药材事业部,成本核算模块上线后，系统可根据前端业务系统所做的业务，自动计算本月材料和成品的加权平均成本，自动创建所有的会计分录，如果要调整成本的计算结果，只能从前端业务系统中调整，保证了前端业务数据与后端财务数据的一致性，有效提高了会计信息生成及成本会计核算的准确性。第四、高效、严谨和全面地掌控销售业务。通过实施0rade销售定单系统，云南白药实现了通过工作流进行严谨而又灵便的销售定单审批，在审批过程中可以根据相应的规则对定单进行判断，自动将超出授权范围的定单流转给更高权限的人员审批，一旦发现问题，审批人员可以拒绝并取销定单，或者授权重新审批定单。通过新的销售信息系统，公司管理人员实现了全面和及时地掌控公司的销售业务，当浮现不规范的情况时，也能够及时发现和制止。第五、人力资源管理实现统一规范。通过实施Oracle人力资源系统，云南白药实现了集团内部主要单位的人事资料数据、人事业务处理数据、薪酬数据大集中的目标，公司的人事管理、薪酬管理制度都整合和固化到Oracle人力资源系统中，员工入职、调动、晋升、离职等每一步管理环节都实现了规范化运作，集团人力资源管理部门可以随时掌握各个下属单位人力资源分布状况、薪酬发放情况等信息，实现了集团对各下属单位人力资源管理的实时监控和指导，为云南白药的人力资源管理向更规范、更强控制力和执行力的方向转变奠定了坚实基础。(三)操作步骤1、基础信息录入(1)系统初始①系统初始化，建立账号、密码等，规划公司内部各部门管理业务流程和管理规范，制定相关的管理制度。②部门数据初始化建立部门库、人员库、地点库等基础数据，设置操作权限、管理权限。(2)各部门信息导入针对模版中的不同信息类别分别导入，进入“系统设置'模块，单击“系统初始”，点击”信息数据导入”选择要导入的数据类型(逐项类型导入)，选择数据所在的位置,“导入数据”，在“导入数据对照”栏中，对于在excel中已经填写的选项要逐个对照，对于没有填写的选项可以选择“无”，点击“导入”完成信息导入工作。2、统计数据及信息填报(1)登陆系统以各部门管理员身份进入，登陆名为“云南白药集团XX部”+“管理人员编号”，登陆初始密码为“ynbyjt”，初始密码可由系统管理员更改。(2)填制报表等操作进入各部门信息模块，然后针对各部门业务进行相关操作(3)数据上报对一些需要及时上报的数据，点击封面表的“审核”可对所有表格进行再次重审，对于审核浮现的错误需要逐项改正，点击“提交”上报到主管部门。(4)打印各部门文档完成后，请各部门核实后在电脑中进行打印，打印结束后盖公章，并对文档存档。(三)运行环境在集团局域网内各部门办公室的办公计算机，适合在windows2000/xp/7等操作系统上运行。(四)使用人员集团内部系统管理人员和各部门系统管理人员(五)系统使用对业务工作产生的影响第一、Oracle财务系统上线后，需要人工录入的工作量惟独过去的15%,其他大量的数据由系统根据前端业务信息自动产生，有效消除了多余的纸制文档工作和人工输入错误，极大地提高了会计核算的效率，使财务部门的人均信息处理能力由原来的1300多条增加到现在的4600多条，工作效率提高了3.5倍。第二、药品生产中的质量记录信息是质量管理和过程受控的重要凭证。OracleEBS系统的质量模块在云南白药原生药材事业部上线以来，其所有质量记录信息均由系统中产生，实现了质量记录信息的集中存储、全面共享、易于追溯和方便查询。第三、云南白药原生药材事业部通过实施OracleEBS系统的成本核算模块，其产成品成本核算由过去的大类核算细化到物料编码级的核算，成本核算对象由平均100个摆布细化到800个摆布，核算报表由4个细化到12个，同时成本核算时间由平均28小时缩短到平均7小时，在显著提高成本核算精细度的同时，极大地提高了成本核算的效率。第四、借助OracleEBS系统的高度集成化，云南白药还将业务部门的销售定单和仓储部门的物流发运严密的结合起来，管理人员每天都可以即时查询最新的销售定单的审批状况、定单发运状况、可用库存数量等各方面的信息，销售分析报表由过去两三张增加到十多张，分析数据不需要导出就可以直接复制到EXCEL.WORD等数据处理工具中，为管理人员提供了公司销售、发运与库存状况的全局实时视图，实现了企业销售管理的高效、规范、合理。第五、通过实施Oracle人力资源系统，云南白药实现了集团内部主要单位的人事资料数据、人事业务处理数据、薪酬数据大集中的目标，公司的人事管理、薪酬管理制度都整合和固化到Oracle人力资源系统中，员工入职、调动、晋升、离职等每一步管理环节都实现了规范化运作，集团人力资源管理部门可以随时掌握各个下属单位人力资源分布状况、薪酬发放情况等信息，实现了集团对各下属单位人力资源管理的实时监控和指导，为云南白药的人力资源管理向更规范、更强控制力和执行力的方向转变奠定了坚实基础。（六）系统不完善之处以及改进方案。第一、由于没有科学的采购决策和采购管理，集团在制定采购计划时，领导层不能及时提出比较好采购决策。因此系统必须要能够自动根据现有库存情况，历史数据（包括历史销售数据、历史最低库存数据等等），以及各销售点的销售情况，提出采购决策。第二、应收帐款居高不下，大大占用了资金，集团的发展受到了制约。集团是没有能力去改变这种环境，云南白药需要建立了一套适应这种环境的工具，简单说就是客户信誉额度管理。因此系统需要建立起一套类似银行信用管理的制度，对客户进行分级，在发生业务时，根据客户的不同级别，设置不同的赊购金额和帐龄天数，建立应收帐款的严格勾对关系，在不失去客户的前提下，尽可能地保护企业的利益。第三、由于很难与终端客户直接接触，集团的市场反映能力慢，往往不知道用户真正需要什么。云南白药需要通过Web子系统建立企业内部网络与国际互联网络的动态接口，实现企业业务信息在Internet网络上的发布与传递，采集与企业的商务及运营情况有关的数据资料，又通过EDI子系统实现在计算机网络中的商务联络。这样，系统就将企业内部管理通路与外部通路同企业的盈