行政工作统筹管理

讲师：祁建华1行政工作统筹管理2常见的车辆管理漏洞固定资产管理员工宿舍管理食堂管理的外包流程社会灾害与防范意识常见的刑事案件与防范员工的应急安全保障公司选地址办公室布局管理办公室搬家管理承租办公地的三角关系与物业的关系要点对施工方的管理要点工厂厂区的环境管理公司驻在地的社区关系6，公司大型会议管理会议的流程确立会议的各项事宜应对7，职业生涯管理职业生涯路境在哪些方面提升服务满意度如何规划自己职业生涯行政工作统筹管理艺术大纲1，现代企业的行政管理特征行政管理角色认知行政管理者的成功要素行政总监工作的全景图提升行政管理专业化2，行政总监的职业规范职业规范要点礼仪规范解析事物的潜规则3，对秘书岗位范围要求如何影响老板秘书对总裁工作日程安排文档资料管理管理总裁签字流程4，公司的采购管理采购管理的原则采购员的任用原则采购案例分析采购中的强势地位5，内部关键事物控制点集团的电话与手机管理集团的复印机管理3现代企业的管理特征建立完善的制度与流程坚持按照游戏规则办事管理者理性思维高度授权管理的系统性人性化的管理亲情化管理的氛围严密的时间优先的效率管理4了解企业的组织结构扁平化直线制网络结构矩阵制直线职能制5企业家的思维模式跳跃性思维理性思维讲师：祁建华6六种职业角色角色典型特征追求目标主要职业领域标准员工依赖组织，怕被解雇，按组织要求行事，不想独立创业，无远大抱负。稳定、安全、整合良好的家庭/工作环境。教师、医生、幕僚、研究人员、行政人员专家注重技术或职能内容。即使提升，也不愿做全面管理，只愿在技术职能区提升。在本技术区达到最高管理位置，保持自己的技术优势。工程技术、财务分析、营销、计划、系统分析等开拓者有创见和个人才能、冒险求新。喜好转换职业。建立或创造某种东西，完全属于自己的杰作。风险投资者、研发人员、创业者，企业家社交家热情大方，乐于交际，关心他人。联系广泛。对枯燥的技术性工作不感兴趣。总是在寻求机会，发挥自己的社会作用。市场营销和客户服务人员；社团骨干、公关人才、培训人员。管理者重视规章，乐于承担责任。有独立工作和管理人群的能力。长于分析解决问题，善于影响、控制。政府、企业各部门的主要负责人领导者具有较强的个人魅力，有独立见解，重视个人时间、生活方式和习惯。工作中享受快乐。学者、职业研究人员、手工业者、企业家讲师：祁建华7行政管理的角色认知讲师：祁建华8行政管理者的成功要素清为你的成功要素打分：1－10分专业技能1--10企业全景1--10服务意识1--10洞察能力1--10人际沟通1--10协调能力1--10指挥能力1--10各种常识1--10忍耐能力1—10了断能力1－10讲师：祁建华9行政管理者的苦衷讨论同行的苦衷讲师：祁建华10行政管理者面对投诉投诉是天经地义的分析投诉的目的不当面理论倾听站在对方立场上思考来者是对事，不是对你的视为帮助道歉讲师：祁建华11变被动为主动询问过失点头称是换位思考事后检讨感谢对方提升管理讲师：祁建华12行政管理者的情商自我激励人际关系管理了解自我情感了解他人的情感自我控制情感讲师：祁建华13供应商管理行政管理的全景图提供优质服务实施科学管理行政管理制度秘书管理办公室办公设备电话采购车辆管理卫生安全保险办公室搬迁员工宿舍固定资产员工管理社区关系场址布局邮局电话局选址搬家维修商装饰店装修扩建建筑商装修队消防局公安局饭店餐饮旅游公司印刷公司讲师：祁建华14管理与服务的区别管理服务上级对下级下级对上，平级，客户是工作基础是一种境界是目的是手段对事，对人只对人可以量化只凭感觉带来约束带来舒适文字描述经验，修养具体化无止境，一直变化制度化手段化讲师：祁建华15制定规章制度一般规章着装规定名牌规定吸烟管理印章管理电话礼仪邮政管理用车制度接送规定设备，设施场地管理采购规定安全保卫电话系统讲师：祁建华16专业化的行政人员着装语气语调工作流程走路姿势部门会议笑容与举止事项记录善于倾听同理心主动询问效率跟进安排讲师：祁建华17如何提升专业化素质多观察严要求定标准多培训多讨教讲师：祁建华18《一流服务一流员工》看到顾客就算是演戏，也要演出象对待好友般的热情老板率先给员工提供一流服务，员工才能领略什么是一流的服务10步内和客人眼神接触，4步内开口致意传送与顾客相关的文章供他参考顾客接到商品后，电话跟踪了解品质是否符合需要在顾客订单里增加免费样品帮顾客把东西提到车旁边倾听客户的抱怨，诚恳，不找借口，直接道歉为无法开门的顾客开门一开始就要好好招呼顾客，比草率开始再事后祢补要容易得多决不轻易对客户说NO，任何上门的顾客，可能就是忠诚的顾客《金爵曼》餐厅合伙人阿里。维恩兹威格讲师：祁建华19制度规范与作业流程更新频度各类流程行政工作操作手册各类申请表格新员工相关流程固定资产报废流程讲师：祁建华20送礼与收礼接受礼物要当面打开赞美礼物收礼品时的诚挚感谢送礼考虑对方携带关键在形式，而非内容送礼要当众人的面最具代表性的礼品男人礼品女士礼品讲师：祁建华21宴请西方人禁忌当众整理衣服规则让酒不劝酒不备烈性酒葡萄酒开瓶后的变质期注意对方的禁忌如何询问对方喜欢的口味让菜与菜礼仪吃饭，喝汤的禁忌蔬菜与肉片原则荤菜中的动物头脚与内脏鹅肝的特例海鱼原则饭后甜点讲师：祁建华22吃西餐程序与规则头盘（开胃品）汤副菜主菜蔬菜类菜肴甜品与咖啡（头盘，主菜与咖啡为必不可少的）左手用叉右手用刀单手使用时右手用叉不可用叉指指点点叉子用完立即放下手肘不可放在桌上餐巾对折后放在膝上放好的餐具不可乱动不可大声说话讲师：祁建华23员工职业着装办公室着装西服，以深色为宜女士宜穿西服裙周末（星期五）可便装男士不得着无领衫女士不得超短裙，松糕鞋不依规则着装应回家换装工厂着装销售应着西服装其他管理员工无明确要求，但可着生产装生产线人员必须着工作服工作鞋必须统一讲师：祁建华24解析潜规则服务业餐饮业房地业股市证券业销售物业政府关系企业家遭遇5星饭店洗手间银行贷款讲师：祁建华25如何影响老板人品端正专业知识了解老板为他着想汇报时仔细准备良好的私人关系数据、图表以方案导向以不同方式建议讲师：祁建华26对总裁秘书工作要求时间管理每日日程会议安排提醒服务机票预定旅程安排饭店安排文档管理费用报销委托旅行社核实行程翻译安排护照签证接送服务讲师：祁建华27秘书接听电话原则语音语调令人感到微笑自我介绍记录要事告知约定时间不要一次接听多个电话不要听电话同时又和同事讲话不要在他人休息/休假时因公务打扰不要使用学生时代或个人的口头禅不要告知外人同事的家庭电话不要在挂电话后谈论对方讲师：祁建华28秘书对总裁日程管理查看日程安排日程询问请示时间督促届时提醒讲师：祁建华29管理总裁文档按职能划分按部门划分按业务划分按流程划分按姓名划分按类别讲师：祁建华30管理签字文件审核应签字人审核报销单据文件的齐备报销签字本记录报批文件通知报签人签字时间固定化讲师：祁建华31管理采购原则类别租赁购买审批资金入帐做帐管理管理性质闲置率性质所有权讲师：祁建华32管理采购原则采购审核小组构成多样化供应商标准制定供应商审核供应商考察供应商教育采购标准制定采购程序制定讲师：祁建华33管理采购相关方印刷厂文具供应车辆修理办公设备机票代理旅行社饭店/酒楼电信局图片社礼品公司百货超市送水公司物业管理快递公司保洁公司保险公司装修商家具厂邮电局保安公司外卖服务加油站房屋中介广告公司医院菜市场律师事物所搬家公司花卉租赁汽车运输服装厂废品收购礼仪庆典影院剧场文艺团体新闻媒体包装服务卫生防疫各种协会讲师：祁建华34供应商筛选原则公司新办公楼需进行楼体玻璃幕墙工程1，工期要求很紧，2，对材料要求很高3，对施工方的资质要求严4，工程量约5千平方米。公司新办公楼需进行楼体玻璃幕墙工程1，工期要求很紧，2，对材料要求很高3，对施工方的资质要求严4，工程量约5千平方米。厂家资质施工质量材料工期要求紧价格万现场管理付款云霞一级优进口65天820优付全款凤翔二级优上海58天780良可留5％质押金霓裳二级良重庆60天660良可留5％质押金绯枫一级良重庆65天720良付全款兰汐二级优上海75天640优可分二期讲师：祁建华35供应商筛选原则信誉质量服务价格供货讲师：祁建华36采购产品分类风险价值高风险低价值高风险高价值低风险低价值低风险高价值讲师：祁建华37关键性谈判技巧1双赢原则质量服务引导对方置换对手抬出老板先贬后谈不经意状感谢对方对方利益讲师：祁建华38仔细准备,先预料高目标不要低估对手影响力不同成员在谈判中保持高度一致选择合适的谈判人员选择合适的谈判风格有耐心,避免匆忙成交按需要卖利益必要时推延时间不谈那些无准备问题不通过电话谈判关键性谈判技巧2讲师：祁建华39不要娶你的第一个情人保持“站起来就走”的气势每让一步就呼天喊地，再要求对方也让步让对方出价出低价，但保持弹性绝对不要主动提出“让我们对分差价”有时间压力的人先输永远不要泄漏期限不要用电话谈判注意身体语言的突然改变关键性谈判技巧3讲师：祁建华40交换条件这是1000元的支票，请你考虑一下负担风险和分享利润把问题合起来谈把问题分开来谈提出说服性的证据双方对分差距/差价关键性谈判技巧4讲师：祁建华41采购员管理原则相信人是贪婪的这一特点用制度规范比相信人更重要岗位轮换制（2年）召开供应商职业道德例会鼓励供应商与公司做生意告知供应商行贿的后果向供应商承诺不会不用他任何人一但违犯，立即开除讲师：祁建华42集团电话管理电话房的设备设施语音信箱开通UPS支持系统维修合同管理与电话公司的服务外包集团管理系统（内部通话免费）讲师：祁建华43集团电话管理电话铃响三声必接原则电话管理规范所有人员的电话点正确分机随办公桌变化更新接线员接话考核接化语言/语音质量监督节假日语音信箱接线员考勤安排讲师：祁建华44手机话费的控制要点原则管理手机购买费用归属职能导向型职位导向型限制上限节约归属原则被盗用赔偿原则遗失赔偿原则讲师：祁建华45集团复印机管理纸张的选定复印机的摆放原则复印机的承修商管理内部部门结算管理复印机的租赁合同复印服务商管理网络软件：讲师：祁建华46差旅费外包管理国内差旅费管理市场330亿占亚洲市场的17％商务旅游支出已达200亿出差有些成为福利的变味财务部门对报销真实数字头疼成为人力成本之外的第二大可控成本讲师：祁建华47车辆管理的黑洞全国公车消费4085亿（2004年）公车数量：400万辆公用/私用/司机用：各占1/3运输成本：社会8000元/万公里，机关为数万元利用效率：出租车为5，公车为1出租车的运输成本为公车的13.5%讲师：祁建华48车队管理的不同方式自有型车/人租赁/外包型租赁型讲师：祁建华49维修厂的恶意欺诈欺生宰客暗箱操作混淆视听小病大修以次充好趁火打劫暗渡陈仓偷梁换柱工无利器瞒天过海讲师：祁建华50司机的重点管理车辆采购装饰点控制燃油管理维修管理过桥路费出车时间车辆保险客人陪同司机总裁关系讲师：祁建华51固定资产管理部门资产管理员部门经理负责制固定资产盘点制固定资产采购审批程序报废程序资产审核流程讲师：祁建华52固定资产保险保险公司的信誉度保险公司的险率理赔的案例损失/丢失案值理赔过程理赔时间长度理赔期间服务保险代理人讲师：祁建华53员工宿舍管理进驻检查制度报修流程赔偿制度入住人员规则设备设施提供搬迁出的检查抵押制度讲师：祁建华54会议室管理预约制度电子化登记门前登记卡专人管理用后清理制度资料，设备笔，黑板讲师：祁建华55常见的社会灾难地震火灾水灾风灾高空物品坠落各類交通事故化学品泄漏相互践踏讲师：祁建华56员工的紧急避难演习与政府的消防局联系公司紧急疏散图员工的日常教育地震演习训练化学品泄漏演习训练火灾演习训练灭火器材置放灭火器材定期检查制度工厂钢梁的放火涂层检查火警预警系统的检查制度各个紧急疏散口管理讲师：祁建华57紧急避难演习流程请画出紧急避难的流程火灾中的避险人群拥挤避险地震避险化学品泄漏汽车安全带飞机安全讲师：祁建华58常见的刑事案件盗窃内外勾结抢劫绑架劫持信用卡诈骗电话诈骗汽车碰瓷迷幻药杀人越货计算机盗窃讲师：祁建华59食堂/咖啡厅管理企业承受能力与标准食堂管理非膳食饭厅管理用餐时间安排咖啡厅管理各种饮品与茶点讲师：祁建华60食堂外包招标流程案例共收到31人的报名资料第一阶段:招标与资质审查第二阶段:拟订合同与双方协商第三阶段:现场答辩与费用投标对31名报名者资料审查第一次筛选对7名入选者进行咨询答辩调查,第三次筛选拟订文件资料向入选者公布资料.对各食堂综合状况进行现场介绍,双方协商修订相关文件现场答辩评分费用投标与议标第四阶段:签订承包合约发布招标广告接受报名对15名入选者进行社会调查和经营场所观察,第二次筛选从中选取15人包括:合同草案.监管条例草案和人员安置政策用一星期让入选者了解各食堂状况和文件内容,然后进行下一阶段投标工作由评审小组分别就入选者的资历管理构想.人员安置.卫生措施.采购渠道.服务设想等多方面进行提问选取了资质最好的7人参加投标入选者分别对各食堂套餐单价进行投标,评审小组综合答辩得分与投标得分议标,确定中标者.潜规则？讲师：祁建华61公司选址与外界联系的交通状况区域内部交通通讯设施水电供应园区面积厂房租金供应面积运输商车队配套设施交通便利员工住房租金与给付条款讲师：祁建华62办公室布局安排设计的系统化布局管理合理化经理办公室，员工座位区，自动化办公中心，会议室，培训教室，布局设计建筑装修网络布线电气改造家具供应电脑OA区域讲师：祁建华63办公室搬家管理搬家公司选定各部门时间安排部门负责人与行政部负责人总协调人纸箱，胶带，白板笔封箱记录与物件标明纸箱运抵安排电话跳线搬家车辆清点甲地启运通知，乙地人员就位讲师：祁建华64三角游戏陷阱业主二房东承租方讲师：祁建华65与写字楼的物业关系租金的及时给付水，暖，气，电费用的审核投诉服务时的分寸空调的额外使用装修改造时的流程业主方的刁难施工时现状的改变各类线路，管道的改变原楼宇的图纸借用业主推荐的施工队修复原状原则讲师：祁建华66对施工方管理施工方类别：土建，装修，水暖，电器，网络布线，计算机房，环保工程，饮用水工程，园林工程施工方资质要求施工方资质考察对施工方的行贿手段预防对施工方钓鱼工程的防范与施工方的官司纠纷施工后图纸管理施工方的分包工程管理政府消防队的报批讲师：祁建华67物业管理的归属设备部的管辖范围水，暖，气，电管理饮用水的体系室内，室外分类社区绿化原则（30%），乔木，灌木，草坪分类种植绿化的外包环保废水处理环保废气处理消防设备，设施，通道管理装修，改造的政府报批手续废物与垃圾处理员工的应急，急救处理各类告示栏设置工厂厂区的环境管理讲师：祁建华68与公司驻在地社区关系平时的拜访，走动与联络约请官员来企业座谈，讲课各类报批手续的程序化新增建筑物审批绿化面积审批消防审批环保局的沟通再就业劳动保障部门的沟通当地工会组织的联络当地税务机关的关系公安局的关照讲师：祁建华69管理公司大型会议流程日程安排内容准备发言人核实费用请示场地落实场地谈判起草文稿核实出席人安排接送宾馆住宿礼品准备资料准备名单清单请柬制作会议记录记录整理讲师：祁建华70大型会议管理要项会议费用会议场地人员范围会议公告嘉宾邀请会议接待对外协调专题小组住宿事宜餐饮安排会场控制价格谈判文件制作讲师：祁建华71大型会议管理1会议费用人员范围文件制作场地费餐饮费茶点费住宿费租车费司机费红包横幅费临时房警察费记者费礼品费规划内容特约写稿稿件组织文本审查文本汇编文本制作文本发放总结制发市场部公关部销售部行政部人力部售后服务IT人员秘书处外包人员专题小组参加部门经验人员总指挥部礼仪制定讲师：祁建华72大型会议管理2会议场地会议公告嘉宾邀请档次确定场地选择价格谈判停车场地指示牌位桌椅摆放名签准备横幅制作音响系统音响师电脑系统屏幕系统公告起草部门确认时间地点会议要求与会人员会议日程会议事项嘉宾确认发邀请人请柬制作发言确认发言稿件机场接站住宿安排餐饮陪同返程机票讲课费用随从人员礼品颁发讲师：祁建华73大型会议管理3餐饮安排价格谈判对外协调通知记者广告公司摄影摄像数字传送礼品制作礼品发放公安部门相关部门招待晚宴桌签制作桌位安排陪同人员酒